公文写作格式规范.docx

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公文写作格式规范

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公文写作格式规范

（四）行款格式

文字排列，字序是自左而右，行序是自上而下。

其它款

式如下：

1.页码

凡超过一页的文稿，每页都必须先标页码。

页码用阿拉伯数码，写在右上角紧靠框线处。

如印有文头、函头，也可标在地脚靠框线处，居中或在右下角均可。

2.标题

标题可以占一行，也可以上下各空一行，长文章的标题上

下可以多空几行，甚至独占一页。

标题在一行里有两种写法。

一是居中，字数少的，各字中间可以空格；二是前面空四格，字数过少不宜采取这种写法。

副标题是对正标题的补充，可以在前面加一个破折号；如果是新闻，有引题的，副题不加破折号。

弓I题、正题、副题，

开头排列不要纯齐。

小标题，即分题，也要写于一行居中，与正标题一样；上下可以空行，但不能超过正题所空行数。

标题字数过多，可以转行；转行时要照顾一行里词或词组的完整，又要在长短上搭配匀称。

3.作者署名

作者署名，不论个人还是单位，如系文章，就放在标题下面，占一行；如和标题隔一行，下面正文也要隔一行。

署名在一行中要与标题对应而居中，名字是两个字，当中要空一格。

如系机关应用文，署名与日期自有规定。

下编要讲到。

4.正文

正文每个字占一格，标点也占一格；每段开头要空两格。

文章如分几大部分而不加小标题和序码时，为了醒目各部

分之间可以空一行；用了小标题或序码，全文结尾无法加小标题或序码时，也可以空一行。

5.序码

文章分条目，要用序码，较常见的有如下几种：

（1）大写汉字（壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾）,小写汉字（一、二、三、四、五、六、七、八、九、十）。

其中小写汉字数码最常用。

（2）天干（甲、乙、丙、丁、戊、己、庚、辛、壬、癸），

地支（子、丑、寅、卯、辰、巳、午、未、申、酉、戌、亥）。

天干较常用。

（3）阿拉伯数码（1、2、3、4、5等）。

（4）拉丁文字母：

大写（a、b、c、d、e等），小写（a、b、c、d、e等）。

（5）罗马字码（iiiiiiivvvivii诚ixx）。

这些数码还可以加括号、方括号、圆圈等，再与编、章、

节等配合，是用不完的，当然不要因此而“开中药铺”式地

去著书写文章。

现在用得最多又经规定为标准的四级是：

一、二、三、四，

（一）、

（二）、（三）、（四），1、2、3、4,⑴、⑵、⑶、

（4）。

不够四级的可选用，超过的可增加。

6.引文

（1）段中引文：

凡不是强调性的引文都写在行文之中。

如果引的是原文、原话，要加冒号、引号；如引的是原意，只加冒号即可。

（2）提行引文：

重要的、强调性的引文（有时是较长的引文）可提行引出，即另起一行，比正文缩两格，即开头缩四格，其他前后各缩两格，或前面缩两格，后面不缩。

这是通用格

式。

另外也可以采取改换印刷字体而不缩格，或加引号提行不空格（只在开头空两格）的办法。

这两种方式现已不多见。

7.附注

对正文中的一些词汇或引文出处要作说明时，用“附注”。

在要注的词汇或引文右上角加“注码”，用小写阿拉伯数码

加圈或加方括号，如①、②、③或［1］、［2］、［3］等。

如果

注释很少，也可以用［注］或米花*标出。

附注大体有三种。

（1）夹注：

简短的说明、注释，就写在欲注的词语、引文后面，用括号括住。

因为就在段落当中，又叫“段中注”。

如果数量多、注文长，不宜采用。

（2）脚注：

即页中附注，把附注放在本页下端所谓“地脚”处，所以叫“脚注”。

目前使用较普遍，因阅读方便。

（3）尾注：

把附注集中在全文全书的末尾，或者把一章一

节的附注集中在章节尾部，又叫“章节附注”。

8.时间、数字等的规范化写法

1987年1月1日国家语言文字工作委员会等七单位联合发布《关于出版物上数字用法的试行规定》，要求使用汉字和

阿拉伯数字时体例统一。

总的原则是：

“凡是可以使用阿拉

伯数字而又很得体的地方，均应使用阿拉伯数字。

遇到特殊情形，可以灵活变通，但应力求保持相对统一。

”1993年11

月21日国务院办公厅发布修订的《国家行政机关公文处理办法》规定：

“公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码”。

两

相对照就可以明了数字使用规范和在公文中的特殊要求。

（1）公历世纪、年代、年、月、日和时刻，应当使用阿拉伯数字，如，20世纪80年代，1987年1月1日7时30分;中华民国纪年和日本年号纪年也使用阿拉伯数字，^口，民国38年（1949年），昭和20年（1945年）等。

注意：

年份不能简写，如1980年不能写作80年。

夏历和

中国清代以前历史纪年用汉字，如，正月初五，秦文公四十四年（公元前722年）。

公文中成文的年月日，一般用小写汉字书写。

（2）记数与计量（包括正负整数、分数、小数、百分比、约数等），用阿拉伯数字。

例如，415230，一25，1/16，4.5倍，34%,18万公里，4000克，200亿，45.5万元，50岁，12个月，125种，等。

注意：

一个数值书写时要照顾上下文，不是出现在一组表

示科学计量和具有统计意义数字中的一位数，可以用汉字。

如，一个人，三本书，六条建议，读了九遍。

4位及4位以上数字，采取国际通用的三位分节法，节与节空半个阿拉伯数字，非科技专业书可以不分节，用“，”

号分节不符合国际标准和国家标准，应废止。

一个用阿拉伯数字书写的多位数。

不能移行。

公文中的分数，一般用汉字。

（3）弓I文标注中的版次、卷次、页码，除古籍要与所据版

本一致外，应使用阿拉伯数字。

女口，*马克思、恩格斯：

《共产党宣言》，《马克思恩格斯全集》第4卷人民出版社1958年第1版第493页。

（4）数字作词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的语句，用汉字书写。

例如，一律，十滴水，

三叶虫，八国联军，十月革命，二万五千里长征，五四运动，二商局，第一书记，相差十万八千里。

（5）邻近的两个数字（一、二……九）并列连用，表示概数，

要用汉字书写，两数字之间不要用顿号隔开。

^口，二三里，

四五家，六七十吨，四十五六岁，七八十种，一千七八百元，十之八九。

（6）避免交代不清的时间概念。

女口“上月以前”“明年以后”等。

（7）关于数量的增加或减少，要注意以下概念：

a.增加为过去的二倍，即过去是一，现在为二；增加到过去的二倍，即过去为一，现在为二；增加二倍，即过去为一，现在为三，增加了二倍，即过去为一，现在为三。

b.超额80%,即原来是100,实际达到180;降低到80%,即原为100，现在只达到80;降低了80%，即原来为100,现在是20,

c.不可用“降低X倍”“减少X倍”的提法，只能用“降低百分之几”或“减少百分之几”。

（8）“左”的错误，左字要加引号；极左的左，不加引号。

党的代表大会，如，八大，十二大，不加引号；“文化大革

命”要加引号。

9.校对

书写之后要校对；打字、排印还要校对，除校对员校对外，重要文章或文件，执笔或书写的同志要亲自校对。

校对要有严肃认真的态度和一丝不苟的作风。

古代叫“校雠”：

“一人读书，校其上下得谬误为校；一人持本，一人读书，若怨家相对为雠”（［汉］应邵：

《风俗通义》）。

我们应该像对待敌人一样把错误之处“抓”出来、消灭掉。

毛泽东同志1938年发表《抗日游击战争的战略问题》时，给中央军委编

译处处长郭化若同志写信，特地提出：

“校对须注意，你自

己至少校一次。

”

校对的方式有三种：

（1）对校法：

原稿放左方，校样放右方，先看原稿后看校样，逐字逐句对下去。

（2）折校法：

把原稿放在桌上，把校样上部折到背面，留下要校的那一行文字，然后压在原稿上，把校样上要校的那一行和原稿上相应的文字紧排在一起，进行校对。

（3）读校法：

两人合作，一人读原稿，一人看校样。

标点符号、另行、另起、空行、重点等都要读出来，进行校对。

10.书写十忌

一忌字迹潦草，二忌标点混乱，三忌规格不一，四忌生造汉字，五忌抄写不校，六忌外文草写，七忌铅笔抄改，八忌画改太乱，九忌符号不明，十忌加工不好。

（摘编于多种《编辑手册》）

（选自孙乃沅《干部写作讲义》，中央党校出版社1986年版；个别地方按孙乃沅《写作概论》，中央党校出版社1998年版，做了改动。

）

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