11RCPMIS实施指导手册之七合同管理.docx

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11RCPMIS实施指导手册之七合同管理

铁路建设项目管理信息系统V2.0

RailwayConstructionProjectManagementInformationSystem

实施指导手册

之七

合同管理

铁道部信息技术中心

2007年3月

第一章合同管理1

1.1序言1

1.2合同管理概述1

1.3总体流程2

1.4功能框架2

第二章系统介绍3

2.1合同相关信息管理3

2.1.1客户管理3

2.1.2供应商管理3

2.1.3工程建设合同种类4

2.1.4基础数据类别表5

2.2合同基本信息5

2.2.1合同基本信息管理5

2.2.2合同关键条款8

2.2.3合同细项信息8

2.2.4合同审批流程10

2.2.5合同文件11

2.3合同支付管理12

2.3.1支付管理流程12

2.3.2建立支付计划12

2.3.3支付清单13

2.3.4结算15

2.4合同奖惩管理16

2.4.1合同奖惩管理信息17

2.5合同索赔18

2.6合同统计管理20

2.6.1功能描述20

2.6.2功能描述20

2.7合同变更22

2.7.1变更设计分类22

2.7.2合同变更流程和附件23

2.7.3合同变更信息23

2.7.4其他25

2.8合同收尾25

2.8.1合同验收信息25

2.8.2尾工清单信息26

第三章系统实施27

3.1概述27

3.2功能流程27

3.3职责划分28

3.4数据整理29

3.4.1系统培训29

3.4.2数据整理29

3.5数据责任体系29

3.6编码规范31

3.6.1EPS结构编码31

3.6.2承包商编码33

3.6.3合同编码33

3.6.4合同子类别34

3.6.5票据台帐编号35

3.6.6支付申请单号35

3.7报表规范36

第四章系统操作42

4.1基本信息42

4.1.1封面信息42

4.1.2合约方45

4.1.3合同文件47

4.1.4合同清单49

4.1.5文件登记54

4.1.6文件发放56

4.2合同支付57

4.2.1合同支付57

4.2.2支付申请细项61

4.2.3支付申请61

4.3统计分析62

4.3.1统计分析62

4.3.2报表打印63

4.4数据维护64

4.4.1字典维护64

4.4.2范本维护66

4.5相关资源68

4.5.1合同范本68

4.5.2业务资料68

4.6结算台帐70

4.6.1结算台帐70

4.6.2新增结算台帐70

4.7预收预付台帐72

4.7.1预收预付台帐72

4.7.2预收预付台帐历史记录73

4.8票据台帐74

4.8.1票据台帐74

4.9预警设置75

4.9.1预警设置75

4.9.2预警浏览76

4.10授权操作说明76

4.10.1授权管理说明76

4.10.2分级授权77

4.10.3功能授权81

第五章系统推进85

5.1问题分类85

5.2支持方式85

第一章合同管理

1.1序言

合同管理子系统作为RCPMIS工程项目管理系统的重要组成部分，其实施规范由功能流程、职责划分、数据整理、数据责任体系、报表规范、编码规范五部分组成。

在功能流程部分详细描述了系统所反映的合同管理的关键业务流程逻辑；职责划分则是确定流程中的各个业务活动的完成部门；明确了活动完成部门后，通过数据整理，将系统运行所必须的基础数据及业务活动中涉及的业务数据分类整理录入系统，使系统能够正常运行，并为后续的报表提供准确、及时的数据来源；数据责任体系部分是用以明确活动的执行人和参与者；报表规范则是明确定义了各个业务部门的关键报表的格式、内容；编码规范定义了各业务涉及的主要业务编码的结构及形式。

1.2合同管理概述

合同管理子系统必须保证用户在进行工程项目合同管理时依法签订合同，保证合同的合法性；切实履行合同，提高合同的履约性；及时处理合同，维护合同各方的合法权益。

并且系统的管理流程必须在遵守国家法律、法规、政策规定和业主的有关规章制度的前提下，坚持平等、自愿、公平、诚实信用的原则，以上级批准文件、经过审批的设计文件、招标投标文件及其他论证资料等为依据而建立。

系统应该能对工程项目合同的签订、履行、变更和解除进行监督检查，对合同履行过程中发生的争议或纠纷进行处理，以确保合同依法订立和全面履行。

合同管理子系统的主要功能如下：

（1）建立合同管理流程，包括合同信息管理、合同变更、合同索赔、合同奖惩、合同支付、合同统计分析、合同规整及合同验收等。

（2）作为RCPMIS系统的子系统，合同管理系统必须与其他子系统共享数据及信息，包括：

与进度管理系统（形象进度和工程量进度完成情况及预测等信息）、成本管理系统（预算费用完成情况及预测等信息）、工程财务与会计管理系统（工程价款、费用支付等信息）共享数据、验工计价系统（工作量清单信息）。

（3）收集合同的执行信息，实现对合同的过程监控。

（4）具有合同评审、变更、索赔及奖惩功能。

（5）具有合同信息的统计、分析、预警的功能。

（6）具有合同关键条款管理功能。

（7）具有合同范本管理功能。

1.3总体流程

图1-1合同管理流程

1.4功能框架

图1-2合同管理模块总体功能框架

第二章系统介绍

2.1合同相关信息管理

合同信息管理模块主要是对合同管理系统的一些基础数据信息进行管理，主要包括客户管理、供应商管理、合同范本管理、合同基础数据管理、合同用章使用记录等子功能。

2.1.1客户管理

客户管理子模块是为合同管理系统提供必要的客户基本信息。

针对销售类或收款类合同，涉及到客户的管理，在客户管理中，记录每个客户的基本信息、资质等。

在OA系统中有相应的单位管理，客户管理信息从OA系统中的单位管理引入，然后在引入的基础上增加客户资质管理。

（1）客户基本信息

客户的基本信息主要对客户的名称，行业，助记码，地址，信誉等级等基本信息提供增加、修改、删除、浏览功能。

客户基本信息如下：

客户编号、客户名称、简称、助记码、法人代表、性质、行业、信誉等级、重要程度、电话、传真、邮件、网址、地址、邮编、开户银行、帐号、税号、联系人姓名、联系人职务、联系人工作电话、联系人邮箱、概况、责任人姓名、登记日期、备注。

（2）资质管理。

资质管理用来记录客户的各种资质信息。

对客户的资质类别、资质等级、资质文件等提供增加、浏览等功能。

资质管理的信息如下：

资质编号、资质名称、资质类别、资质等级、资质文件、文件提供者、责任人、部门编号、部门名称、发证单位、发证时间、备注。

2.1.2供应商管理

在采购类或付款类合同中，一般会涉及到供应商的管理。

供应商管理模块是为这类合同提供供应商基本信息，便于进行合同决策。

在供应商管理中，记录每个供应商的基本信息，包括供应商的资质管理，供应商与资质是一对多的关系，每个供应商都可以具有多种行业的多种资质。

（1）供应商基本信息

供应商的基本信息包括供应商名称，行业，助记码，地址，信誉等级等，供应商基本信息管理提供对这些信息进行增加、修改、删除、浏览等的功能。

供应商基本信息如下：

供应商编号、供应商名称、简称、助记码、法人代表、性质、行业、信誉等级、重要程度、地址、邮编、电话、传真、邮件、网址、开户银行、帐号、税号、业务范围、类型、来源、概况、责任人姓名、登记日期、备注。

（2）资质管理

供应商资质管理记录客户的各种资质信息，如资质编号，资质名称，归属行业，资质附件等。

并对资质信息提供增加、浏览功能。

2.1.3工程建设合同种类

工程建设合同种类繁多，分类标准主要有计价方式、合同标的，依据不同的分类标准，工程建设合同的分类如下：

（1）按照合同的计价方式类型：

①总价合同：

固定总价合同与调值总价合同；

②分包合同

③成本加酬金合同

（2）按照合同的“标的”类型：

a）工程勘察合同

b）工程设计合同

c）工程总体施工合同

d）工程单项施工合同

e）物资采购或加工合同：

设备购置合同、设备租赁合同、材料购置合同、建筑构件购置合同、零部件加工合同；

b）劳务合同

c）技术服务合同：

技术咨询合同、技术培训合同、技术服务合同、技术中介合同；

d）工程监理合同：

工程监理合同、工程监督合同；

e）承建合同：

包干合同、承建合同；

f）国际建设工程承包合同

g）工程咨询合同

h）工程安装合同

i）工程保证合同

j）工程借款合同

k）工程保险合同

l）其他

在本系统中，工程建设合同采用两种分类属性的方法，第一种分类属性是按照计价分成三类，第二种分类是按照标的分成如上所属类型。

2.1.4基础数据类别表

基础数据类型维护表的设置是为了方便信息的录入，这里先简单列出一些常用的基础数据类型，其他详细的信息可由用户添加，并在系统中进行维护。

1）合同变更原因：

不可抗力、政策因素、第三方违约、资金不足、时间不足、增加项目内容（见合同变更）

2）合同变更类别：

（见合同变更）

3）币种类别：

人民币、美元

4）采购来源：

单一采购、招标、竞争性谈判

5）文件类别：

变更设计附件、合同文本、合同附件、补充协议

6）结算方式：

现金、支票、银行接口

7）结算性质：

预付款、质保金、押金、违约金、进度付款、竣工结算、最终结算

8）发票类型：

增值税发票、普通发票

2.2合同基本信息

合同信息管理模块主要对合同的基本信息进行管理，包括合同基本信息、合同细项信息、合同审批及合同文件等，并对这些信息提供增加、查询、浏览等功能。

图2-1合同信息管理

2.2.1合同基本信息管理

合同基本信息管理主要管理合同的文本信息，并提供增加、浏览、查询等功能。

合同基本信息如下：

合同编号：

合同原始编号：

合同名称：

合同基础类别：

分为施工类合同和非施工类合同

其中施工类合同主要的报价单项为工作量清单；

非施工类合同主要的报价单项为商品和服务；

合同基础分类：

分为固定总价合同、可变总价合同、固定单价合同、可变单价合同、成本加补偿合同五大类。

合同类别：

监理咨询合同

办公和生活家具采购合同

服务合同

租赁合同

征地拆迁合同

勘测设计费

施工合同

综合类

物资采购合同

虚拟合同

空采购合同

物资采购合同

建安工程合同

勘测设计合同

框架协议合同

科研咨询试验监测及技术服务合同

监理合同

虚拟施工合同

虚拟合同

征地移民合同

其它合同

合同类型：

项目编号：

项目名称：

合同甲方：

其他合约方：

供应商：

从基础信息的供应商信息中选取。

客户：

从基础信息的客户信息中选取。

合同标的：

招标类型：

公开招标

国际公开招标

国内公开招标

邀请招标

国际邀请招标

国内邀请招标

非招标

301

独家议标

302

非招标

303

询价

304

议标

305

委托

签订日期：

开始日期：

结束日期：

合同金额：

结算方式：

在基础信息表中定义。

收付方向：

收款或者付款。

货币类别：

在基础信息表中定义。

登记日期：

合同状态：

合同签订部门：

责任人：

正本数：

原件存放位置：

副本数：

附件编号：

备注：

注：

（1）在此，合同中的项目信息与PBS树相关联，即合同所挂的节点。

（2）合同标的为合同标的的概括描述，如监理合同中，对于合同标的的叙述包含两个部分：

一是对所委托项目概况的描述，二是对监理单位所提供的服务内容的描述，监理单位为业主提供的监理服务包括正常的监理工作、附件的工作和额外的工作。

（3）合同状态可分为：

未签订、已批准、开始、执行、未执行、完成、废弃。

用于查询和归档。

（4）已经批准的合同只能通过合同变更来进行修改。

已完成的合同也必须保留在系统中，所有合同处理过程必须保留痕迹。

（5）一般情况下，合同均为甲乙双方合同，习惯上称业主或委托方为“甲方”（在铁路工程中，也称发包方，即协议条款约定的、具有工程发包资格和支付工程价款能力的当事人，本条件指铁路工程的建设单位或项目法人），称承包单位、监理单位或供应商为“乙方”（在铁路工程中，指协议条款约定的、符合工程承包资质并被发包方接受的当事人）。

在另外一些情况下可能会是三方合同或多方合同，在合同属性字段里，我们用三个字段，甲方、乙方、其他合约方加以区分，便可在多方合同中准确定位系统使用方在合同中的位置，三方合同或多方合同中的其余方信息，可以在其他合约方信息中体现，其他合约方信息可以不填，也可以填写多个单位。

2.2.2合同关键条款

合同的关键条款包括支付条款、技术条款、结算条款等，

1）支付条款

在用户建立合同记录时录入合同文档规定的相关支付条款，以合同合同编号相关联。

2）技术条款

在用户建立合同记录时录入合同文档规定的相关技术条款，以合同合同编号相关联。

3）结算条款

在用户建立合同记录时录入合同文档规定的相关结算条款，以合同合同编号相关联。

合同关键条款的信息如下：

条款编号：

合同编号：

条款类别：

支付条款、技术条款、结算条款。

条款说明：

2.2.3合同细项信息

工程项目合同即建设工程承包合同，是指业主（发包方）与勘察、设计、施工、器材供应等单位（承包方），为完成一定的建设工程任务而签订的合同，旨在明确相互权利、义务和责任关系的合法协议。

工程合同分为施工类合同和非施工类合同，施工类合同如工程承包合同；非施工类合同如监理合同、采购合同等。

合同细项管理的基础是报价单项，报价单项是合同管理的核心内容，系统处理报价单项类型的方法与处理合同类型的方法有很大不同，本系统提供的报价单项类型有：

1）普通报价单项：

这些报价单项含有合同金额，分为合同支付项和汇总项；

2）预测项：

由于合同签订过程中某些报价单项无法定价，故这些项目不含合同金额，是用于预测非合同成本的；

3）税项：

系统将根据合同总价计算确切的税额。

报价单项有两个关键属性：

承诺方式和成本发生类型。

1）合同承诺方式：

说明生成合同或报价单项的合同成本的方法。

有两种承诺方式：

‘A’——根据实际发生额自动生成合同额，启动这一功能时，合同金额将始终与已发生金额相等。

可用于行政合同（如工资和大宗货物的采购）。

这一功能不会更改预测金额，除非已发生成本超过预测金额，在这种情况下，用户必须手工更改预测金额，使之等于或大于已发生金额。

‘R’——正常，在已发生金额超过合同金额的情况下通过合同变更生成合同实际成本。

2）成本发生类型：

说明业主确认合同和报价单项实际发生成本的方法。

一般有六种成本发生类型：

’M’——人工直接输入：

通过人工维护的备份和（或）审计追踪直接输入已发生成本；

’A’——自动：

通过验工计价系统直接生成；

’O’——其他：

通过其他方法计算，如外部财务系统；

设计成本

设计进度

发票

（1）工程量清单

在施工类合同中，合同细项即工程量清单，且须与验工计价、合同变更、支付预警相关联。

工程量清单中有一个工程量清单基础表，录入合同时，首先在工程量清单基础表中录入清单信息，在录入合同时根据工程量清单编号从工程量清单基础表中读取工程量清单的基本信息。

然后再对其他属性进行设置。

工程量清单基础表的信息如下：

编号、名称、章号、合同单元编号、计价单位。

在合同信息中录入工程量清单信息时，首先从工程量清单基础表中选取工程量清单的基础信息，在基础信息的基础上增加合同的信息。

合同中工程量清单的信息如下：

编号、名称、章号、合同编号、计价单位、合同单元编号、单价、数量、价值、币种、备注。

注：

1、合同单元编号的设置是为了与工程结构相关联，通过合同单元编号挂到工程结构相应的等级节点上。

2、合同中的工程量清单与验工计价关联，验工计价从合同中的工程量清单读取数据，如单价、数量、价值等。

3、现有的验工计价系统中已定义好工程量清单。

（2）合同商品

在非施工类合同中，合同细项即合同中的商品交付项，具体可能为产品、服务、设备、物资等。

需要作出说明的是，物资和设备可与物资管理子系统相关联。

合同商品交付项的信息由三个基础信息表支撑，行业信息基础表、商品分类基础表、商品基本信息表。

三个表之间的关系为：

一个行业对应多种商品分类，一种商品分类对应多种商品。

1）行业信息基础表用于定义通用的行业信息，主要信息如下：

行业编号

行业名称

备注

2）商品分类基础表用于描述商品的分类，商品大致可分为产品、服务、设备、物资等。

其基本信息如下：

分类编号

分类名称

行业编号

备注

3）商品基本信息表用于描述合同的商品信息，在合同商品信息录入前，首先在商品基础表中录入商品的基础信息；在合同录入商品信息时，根据商品编号从商品基础表中读取商品的基础信息，然后再对合同商品的其他信息进行设置。

其基本信息如下：

编号

名称

助记码

类别编号

描述

品质

规格

在合同中录入合同商品信息时，可从商品基础表中读取商品的基础信息，再增加合同商品的其他属性，商品的信息如下：

编号：

合同中的商品顺序号。

商品编号

助记码

计价单位

单价

数量

币种

备注

2.2.4合同审批流程

在本系统中，合同审批的管理只涉及合同审批申请的提出以及审批结果的记录，具体的审批流程在办公系统（OA系统）中完成。

本系统中的合同审批流程，主要包括起草生成合同和记录合同审批结果。

图2-2合同审批流程

1）在起草合同时，调用相应类别的合同范本，如设计合同、咨询合同、监理合同、施工合同、物资设备采购合同、征地拆迁合同等。

2）合同审批必须遵守相应的流程。

在本系统中，只负责起草合同，提出合同审批申请，具体的合同审批流程在OA系统中完成，然后在本系统中记录审批结果。

2.2.5合同文件

合同文件管理，主要是对合同的各种相关文件进行管理，合同与合同文件是一对多的关系。

在合同文件中通过合同编号与合同相关联，也可以通过合同编号查询给定合同所包含的合同文件。

合同文件的主要信息如下：

文件编号

文件名称

文件类别从基本信息的文件类别中选取。

合同编号

文件内容

责任人

登记日期

备注

2.3合同支付管理

2.3.1支付管理流程

图2-3合同支付流程

合同的支付是合同在执行过程中合约方进行合同金额按量清算的过程，包括合同支付计划安排（非工程类）款项支付、工程阶段验工完成量款项支付、索赔款项支付、奖惩款项支付。

支付过程产生时形成支付清单，支付清单包含了该次支付的支付项，所有支付项的总和值为支付清单的支付金额，本次支付清单的支付金额加已支付金额不允许超出合同总金额范围。

支付清单建立后可以针对支付单做结算，一次可对相同币种的多份支付单做一次结算，也可对同一支付单分多次做结算，在结算时可以按需要对支付进行扣款。

结算建立后同步建立结算的发票台帐，记录每笔支付款的发票号。

2.3.2建立支付计划

1）建立合同基本信息时根据合同的支付条款建立合同的支付计划安排合同的支付金额与日程，支付安排的开累金额控制在合同总金额的范围内不得超过合同总金额，设定日程的提示时间（默认为7天，可以按需设定），在支付计划设定的天数前通过即时通向操作员发布信息提示用户准备对计划进行支付结算。

2）支付计划信息

属性

备注

计划编号

自动编号，每个计划的唯一标识

合同编号

支付计划对应的合同号

合同名称

与合同编号相对应

审批状态

表明支付是否真正成立，通过审批流程设定，属性包含：

未审批、审批中、已审批

合同金额

已安排总金额

已安排计划的金额

已结算金额

已结算完的金额

结算比例

金额

本次计划金额

收付方向

结算日期

结算性质

结算方式

结清标志

责任人

登记日期

备注

3）支付计划审批流程

支付计划建立后需要走支付计划审批流程，审批流程审批通过后正式成为合同的支付计划。

2.3.3支付清单

（1）支付单的建立分三类：

支付种类

备注

计划安排支付清单

在计划安排日程到来时由用户根据实际的支付需要手工建立。

验工支付清单

工程类合同在每验工成立时自动建立本次验工的支付清单。

索赔支付清单

当发生索赔时，在索赔申请审批通过时自动建立本次索赔的支付清单

奖惩支付清单

当发生奖惩时，在奖惩申请审批通过时自动建立本次奖惩的支付清单。

支付单建立时需要进行校验处理：

a）支付总金额不能超过合同待支付金额

b）支付总金额不能超过投资计划

c）支付总金额不能超过公司支付能力

d）支付付项必须属于合同、变更、索赔、奖惩的支付项，且不超过该项的待支付金额。

1）相关属性

支付单由支付单基本信息、支付项组成,支付单的总金额等于所支付项金额的和

a）支付单基本信息

属性

备注

工程名称

合同编号

支付单对应的合同编号

支付单编号

手工填写的编号

审批状态

合约方

支付的对象

支付方式

现金、银行

应付总金额

支付金额

币种

收付方向

收款或付款

支付项数目

支付单对应的支付项总数

预警信息

当支付金超标时记录预警信息

日期

b）支付项信息

属性

备注

支付项编号

系统生成，唯一标识

支付单编号

对应的支付单号

支付项名称

支付的项目名称

单价

总数量

完成数量

应付金额

需要支付的金额

币种

收付方向

收款或付款

预警处理

处理流程：

图2-4支付处理流程

在建立支付清单时，本次的支付金额需要与投资计划、合同待支付金额、公司支付能力相校验，当支付超出规定时提示用户，用户在预警出现的情况下建立支付单并且提交审批时，在该支付单上记录预警日志说明超支情况。

2.3.4结算

1）结算清单根据支付单建立，其结算项来源于支付单，每一笔结算可以含有多个使用相同币种的支付清单，但一个支付单只能在一个结算中出现。

2）结算成立后建立结算发票台台帐。

3）结算清单信息

属性

编号

结算单编号

手工填写

工程名称

结算的工程

合同编号