购销存业务管理系统 授课内容.docx

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购销存业务管理系统授课内容

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目录

【学习目标】5

9．1购销存业务管理系统概述5

9.1.1购销存业务处理的功能与特点5

1.采购计划与管理系统5

2.销售管理系统5

3.库存管理和存货核算系统6

9.1.2购销存业务管理系统的数据流程和业务流程6

1.数据流程6

⑴采购与应付系统的数据流程6

⑵销售与应收系统的数据流程6

⑶存货管理子系统的数据流程6

2.业务流程7

⑴采购与应付系统的业务流程7

⑵销售与应收系统的业务流程7

⑶存货子系统的业务流程7

9.1.3购销存业务管理系统的基本功能结构8

1.采购与应付子系统功能结构8

（1）系统初始设置8

（2）业务单据输入8

（3）业务处理8

（4）报表输出8

2.销售与应收子系统功能结构9

（1）系统初始设置9

（2）销售业务处理9

（3）统计报表输出9

（4）转账处理9

（5）查询9

3.存货管理子系统功能结构9

（1）系统初始设置9

（2）业务处理10

（3）统计报表10

（4）转账处理10

（5）查询10

9．2购销存业务管理系统的初始设置10

9.2.1初始建账10

1.注册登录系统管理10

2.输入账套信息11

9.2.2基础信息设置12

1.存货是否分类12

2.客户是否分类12

3.供应商是否分类12

4.是否有外币核算12

9.2.3操作员和权限设置12

1.角色设置12

2.用户（操作员）设置13

3.权限13

9.2.4结算方式与付款条件设置14

1.结算方式设置14

2.付款条件设置15

9.2.5初始数据的录入16

1.应付账管理系统初始数据的录入16

（1）录入期初采购发票16

（2）录入期初应付单16

（3）录入期初应付票据17

（4）与总账对账17

2.采购期初数据录入17

3.采购期初记账18

4.应收账管理系统初始数据的录入18

5.存货期初数据录入与记账20

9．3购销存业务管理系统的应用21

9.3.1购销存业务系统的输入和输出21

1.购销存业务系统的输入21

（1）采购与应付子系统输入21

（2）销售与应收子系统的输入24

（3）存货管理子系统的输入26

2.购销存业务系统的输出28

（1）采购与应付子系统的输出28

（2）销售与应收子系统的输出29

（3）存货管理子系统的输出29

9.3.2购销存业务数据的处理30

1.采购与应付业务数据的输入处理30

2.销售业务数据的输入处理31

3.存货管理子系统数据的输入处理31

9.3.3转账凭证的定义与生成31

1.采购与应付子系统转账凭证的定义与生成31

2.销售与应收子系统转账凭证的定义与生成32

3.存货管理子系统记账凭证的定义与生成33

9.4期末处理34

9.4.1采购订单的生成34

9.4.2成本计算34

1.出入库调节业务34

2.暂估成本处理34

（1）差异率的计算34

（2）加权平均单价的计算34

【本章小结】35

【本章习题】36

【本章实训】37

【学习目标】

●掌握采购与应付业务管理系统初始化设置。

●掌握采购与应付业务管理日常业务的处理流程以及具体操作。

●掌握采购与应付业务管理期末处理。

●掌握销售与应收业务管理系统初始化设置。

●熟悉销售与应收业务管理系统日常业务的处理流程，掌握具体操作。

●掌握销售与应收业务系统管理期末处理。

●了解采购管理、销售管理、库存管理和存货核算系统的功能。

●掌握采购业务、销售业务和存货管理业务的处理，并生成记账凭证。

9．1购销存业务管理系统概述

9.1.1购销存业务处理的功能与特点

购销存管理系统是管理软件中重要的组成部分，它是企业级会计软件从财务部门延伸到业务部门并实现财务一体化管理的最明显的表现形式。

购销存管理系统的应用，从根本上解决了将财务数据与业务数据割裂开的做法，使资金流与物流同步，并相互制约，加快了企业对市场的反映速度，提高了决策的有效性。

购销存管理系统分为三部分：

即采购计划与管理系统、销售管理系统、存货管理核算和库存管理系统。

1.采购计划与管理系统

采购计划与管理系统包括了采购全过程的业务处理。

从基本供应商问价到采购单据处理、采购入库、采购业务跟踪、采购汇总统计、采购分析。

系统主要动态反映采购订单处理及执行情况；处理各种采购入库业务，开具采购发票，及时反映采购业务情况。

根据采购发票确认采购入库成本。

采购管理系统如果与应付账款管理系统联结使用，可以掌握采购业务的付款和应付情况。

若与库存管理系统、存货核算系统联接使用，可以随时掌握存货的信息，减少盲目采购，实现合理库存。

为存货核算提供采购入库成本，便于财务部门及时掌握存货的采购成本。

采购管理系统还提供各种采购汇总统计、账表输出及采购分析，包括采购成本分析、供应商价格分析、采购资金比重分析、采购类别分析，以及采购货龄分析等。

2.销售管理系统

销售管理系统一般包括了整个销售业务全过程。

从基本的报价到开出销售发票，所进行的正常销售业务和委托代销等业务的处理。

系统主要处理销售订单，掌握其执行情况；处理各种销售发货、销售开票、委托销售、发货结算调整等业务；动态反映各种销售业务数据，便于企业及时了解销售相关信息，进行销售信用控制。

销售管理系统如果与库存管理系统联用，销售发货单、销售发票或委托代销发货单等新增后会自动冲减库存管理系统中的存货存量，经审核后自动生成销售出库单传递给库存管理系统。

同样，库存管理系统为销售管理系统提供可用的存量。

如果存货核算系统与销售系统联用，存货核算系统将把计算出的存货销售成本传递给销售管理系统。

如果与应收管理系统联用，则该系统为销售系统提供销售发票、销售调拨单的收账结算数据以及代垫费用核算数据。

3.库存管理和存货核算系统

库存管理系统的主要功能是管理好材料、半成品和产品等存货，避免材料积压或材料短缺，以利于生产计划的制订安排和组织销售。

库存管理系统处理各种类型的出入库业务，能够支持辅助计量单位、批次、保质期等业务的管理，并进行库存安全性控制。

通过对存货的收、发、存业务的处理，及时动态地掌握存货各种详细资料，提供各种库存汇总统计，输出账表，进行储备分析，进行保质期和安全库存预警提示，便于企业进行存货控制。

存货核算系统主要是针对存货的收发业务进行核算，掌握存货的耗用情况，及时将各类存货成本归集到各种成本项目和成本对象。

如果与成本核算系统联用，可为成本核算系统提供材料采购，计算出产品的单位成本。

如果与总账系统联用，则可将各种单据生成的凭证传递到总账系统中进行账务处理。

9.1.2购销存业务管理系统的数据流程和业务流程

1.数据流程

⑴采购与应付系统的数据流程

数据有两类：

第一是反映各种业务发生的业务数据，可以说是动态数据，包括生产计划、采购订单、采购发票、入库单和付款单等。

各种单据直接输入或经过其他方式形成后，首先存入各自临时文件，待审核确认后，再分别存入各自正式文件中，这样做的目的是为了保证各种业务数据的安全可靠。

临时文件中的采购发票与付款单数据经审核确认后更新应付账款文件。

第二类是基础数据，包括供应商、人员、部门、结算方式、付款条件、存货、产品结构、税率等的基本信息，可以说是静态数据，这类数据输入后，直接存入各种基础信息文件。

系统对各种文件进行相应的数据处理。

第一，系统根据输入的生产计划数据、产品结构数据和库存存货管理系统中的库存余额文件，生成采购订单。

第二，系统对采购订单、采购发票、入库单、付款单和应付账款文件中的数据进行各种比较和统计分析处理后，输出满足用户需要的各种统计报表。

第三，采购发票和入库单文件中的数据要传递到存货管理系统。

第四，系统依据采购发票、入库单和付款单文件中的数据生成记账凭证文件，然后再传递到账务处理系统。

数据流程图如图9-1。

⑵销售与应收系统的数据流程

销售与应收系统的数据处理从原始数据的输入开始，对于输入的销售合同和客户资料直接进入相应的数据库。

输入的销售发票、收款单据和退货暂时存放于临时凭证文件中，待审核确认后由系统自动更新产品销售和应收账款主文件。

在处理销售业务时如果需要，可以调取存货管理子系统的有关数据。

一笔销售业务处理完毕，系统将根据设置自动生成相应的记账凭证存放于记账凭证文件中，以备输送到账务系统进行必要的账务处理和更新存货管理子系统的库存数据。

期末或在必要时，系统可以根据产品销售主文件、应收账款主文件和客户资料文件输出用户需要的各种统计报表。

用户还可以对产品销售主文件和销售计划文件记录的数据进行对比、分析，以便得到相应的销售统计分析和销售预测数据。

销售与应收子系统的数据流程如图9-2所示。

⑶存货管理子系统的数据流程

输入到存货管理子系统的数据包括：

各种出入库单、存货的初始数据、存货和仓库等档案资料、盘点单数据。

各种不同的数据存放在不同的数据库文件中，做相应的处理。

各种出入库单数据出入后，首先存在一个“临时文件”中，待审核确认后，再存入正式的“出入库单文件”，同时更新“存货库存余额文件”。

“出入库单文件”不仅包括可直接输入的出入库存货信息。

而且包括需要系统经过一定处理后才形成的出库成本信息，这个文件从数量和金额两个方面反映存货出入库的情况。

存货的初始数据输入后，可直接存入“存货库存余额文件”，这个文件从数量和金额两个方面反映结余存货的情况。

存货、仓库等档案资料数据输入后，分别存入各自“档案资料文件”，这些文件存储着关于存货、仓库等各种基本信息，例如，存货编码、存货名称等。

盘点单数据输入后，存入“盘点单文件”。

系统根据“出入库单文件”中的出入库成本数据，形成记账凭证传递到总账系统，或直接传递到成本核算系统。

系统根据“出入库单文件”、“存货库存余额文件”、“各种档案资料文件”，通过统计分析等数据处理后，输入反映存货收发存情况的各种账簿与报表。

“盘点单文件”与“存货库存余额文件”相比较后，形成盘盈、盘亏数据存入“盘盈、盘亏单文件”。

存货管理子系统的数据流程如图9-３所示。

2.业务流程

⑴采购与应付系统的业务流程

采购与应付系统的业务流程如图9-4所示。

①采购订货。

当企业各部门提出采购请求时，请购单送到采购部门，采购部门审核后，选择供应商，编制采购定单，一式数联，送达供应商、财务部门、验收部门等。

②验收。

当存货或商品送到验收部门后，验收部门提取该批货物的采购订单，逐一核对后，编制验收报告，开具入库单，据此登记库存明细账，并将验收报告送达财务部门。

③编制记账凭证，登记账簿。

当财务部门收到供应商传递而来的发票和其他单据时，将其与验收报告、采购订单进行核对，计算存货成本，编制记账凭证。

④付款。

在付款到期时，财务部门签发支票付款时，并编制记账凭证。

⑤根据采购执行情况，动态编制已发订单数、已到货数、应付账款等统计资料，送交有关部门。

总之，采购与应付的核算及管理包括四个业务处理环节，围绕着采购订单、材料入库、采购货款结算而进行，在这四个环节中，即包含物流的流动，又包含资金流的流动，同时还含交易数据在账务处理系统和存货系统的传递，使四个环节建立了单据传递的内在联系，构建了采购与应付子系统。

⑵销售与应收系统的业务流程

企业的销售活动是由销售部门与客户签定合同，开出销售订货单开始，并经过客户信用部门审核后传递到仓储、运输、开单和财务部门，由运输部门运送货物、财务部门开出销售发票并收回货款或登记相应的往来账而告终止。

业务流程图如9-5所示。

①当销售部门收到客户订货请求，开出销货订单，并经信用部门审核后，传递给存储、运输、开单等部门；

②运输部门根据提货单从仓库提货，并送达客户，发运汇总资料传递给开单部门；

③开单部门根据销售订单、发运汇总资料，依据产品价格或销售合同开出销售发票，传递给客户、财务部和存货管理部门，同时根据销售发票登记销售日记账。

发票一般记录销售物品品种、价格、运费、销项税、销售折扣与折让、付款方式等；

④财务部门根据发票登记客户往来明细账及总分类账，存货管理部门记录存货发出数量。

⑶存货子系统的业务流程

存货子系统的业务流程如图9-6所示。

①出入库单处理。

存货子系统的数据处理起点是各种出入库单。

入库单包括采购入库、产品入库单和其他入库单。

出库单包括销售出库单、材料出库单和其他出库单，材料出库单一般是针对工业企业。

大多数的单据由存货子系统首先处理，但也有一些单据可参照其他子系统传递的记录输入，如采购入库单可参照采购子系统传递的采购订单。

②出入库成本确定。

出入库成本确定对存货核算是非常重要的。

在实际成本法下，入库成本以发票上的金额为准，对于货到票未到的存货，可先暂估入库，以后再进行调整。

在计划成本法下，入库成本按计划价计算，期末按采购发票结转成本差异。

同样，出库成本也按计划价计算，期末结账时，一次结转差异。

③输出各种账簿及报表。

根据输入的各种出入库单登记存货账，并进行各种统计分析，提供管理需要的账表，如出入库流水账、库存账、收发存汇总表、库存资金占用情况表等。

④向其他子系统传递数据。

在出入库成本确认的基础上，根据不同的出入库业务，生成相应的凭证传递到账务处理子系统。

对于材料出库。

可传递到成本核算子系统，以进行产品成本核算。

⑤期末盘点处理。

在存货盘点的基础上，编制盘点单，并审核确认后，系统自动与库存台账进行核对，形成盘亏和盘盈单。

9.1.3购销存业务管理系统的基本功能结构

1.采购与应付子系统功能结构

（1）系统初始设置

采购与应付子系统初始设置的主要作用是为软件的日常使用建立一个基础，其中包括初始建账、初始数据输入和基础资料的建立。

这些基础资料包括产品结构资料、供应商资料、与采购业务有关的公共码表和与采购业务相关的结算方式、付款方式等。

这些公共码表有采购部门、采购人员等。

除了利用这些资料进行方便、快速的输入外，更主要的作用是作为各种数据分类统计的分类依据。

如果采购与应付子系统不与存货管理子系统集成运行，则一般还应有存货代码等设置。

如需要进行存货代码设置则应与存货管理子系统的存货代码保持一致，以使各子系统输入的信息具有一致性，系统存在这种一致性控制。

（2）业务单据输入

采购与应付子系统需要输入的原始单据有：

生产计划、采购订单、采购入库单、采购发票、付款单和退货单等。

这几个单据尽管是分别输入的，但它们之间是有关系的，也正是这种关系把采购与应付子系统的各业务环节联系在一起。

另外，对输入的各种业务单据可根据用户的要求，按条件进行查询。

（3）业务处理

包括采购订单生成、采购结算和往来账核销三个功能。

采购订单生成是系统根据生产计划、产品的结构资料、库存余额信息及企业的管理要求，最终生成采购订购单。

采购结算功能把采购入库单和采购发票联系在一起，通过比较入库单数据和发票数据，反映两者的差异，也就是反映资金流与物流之间的差异。

往来账核销功能是把采购发票和付款单联系在一起，通过比较采购发票数据和付款单数据，形成正确的与供应商之间的往来账。

（4）报表输出

此功能可以输出用户需要的各种报表，包括对生产计划情况、订购情况、采购情况、入库情况、结算情况、货到票未到情况、票到货未到情况、采购费用发生的情况、增值税抵扣情况、与供应商的往来账和账龄分析情况等的统计分析表。

对于一般的报表都可以打印，还可以多种格式输出到文件中，以便进行其他处理，例如，可以文本格式或EXCEL格式输出到文件中。

另外，对报表的格式用户可以进行灵活定义。

采购与应付子系统功能如图9-7。

2.销售与应收子系统功能结构

销售与应收子系统的功能结构一般包括：

系统初始设置、销售业务处理、查询、统计报表输出、转账处理和系统维护等功能模块。

系统功能结构如9-8所示。

（1）系统初始设置

销售与应收子系统初始设置的主要作用是建立客户资料和设置与销售业务有关的公共码表。

这些公共码表有些如销售部门、销售人员等除了可以方便、快速的输入外，更主要的作用是进行各种数据分类统计的分类依据。

另一类码表是为了业务处理使用，例如，税率、销售方式、结算方式和付款条件。

如果销售与应收子系统不与存货管理子系统集成运行，则一般还有产品代码等设置。

如需要进行产品代码设置则应与存货管理子系统的产品代码保持一致，以使各子系统输出的信息具有一致性。

（2）销售业务处理

销售业务处理主要是销售订单、销售发票的输入和货款结算及退货处理。

根据销售方式的不同，用户可以从输入销售订单开始，也可以从输入销售发票或收款单开始销售业务。

一般为了方便用户使用，保持数据一致性，销售订单、销售发票、收款单应该可以相互生成。

（3）统计报表输出

统计报表输出功能可以输出用户需要的各种统计报表。

对常规报表，系统一般设置模板供用户使用。

由于销售与应收子系统的报表主要供企业内部管理使用，因此对系统内置的模块可以进行少量的修改和项目增删。

由于系统不可能在每一个子系统中都设置完善的报表设置功能，因此比较理想的处理方式是在系统中设置标准数据输出功能，该功能可以输出EXCEL等表处理软件可以接受的数据格式。

使用这一功能可以在EXCEL编制自己需要的各种报表并可以进行各种数据分析。

（4）转账处理

转账处理功能的基本目的是根据输入的业务数据生成记账凭证，以便进行有关的账务处理。

由于销售与应收的会计核算科目与结算和交易方式有明确的对应关系，因此记账凭证设置一般在结算方式、交易方式中设置对应科目来完成。

记账凭证生成一般在业务确认处理中自动生成并进行确认，在与账务系统集成运行时，生成的记账凭证一般是实时传送到账务系统。

在系统功能结构图中将转账处理单独列出，是为了强调这是系统必不可少的基本功能，理论上记账凭证的生成与业务处理也是两个相对独立的功能。

当然，为了用户的方便也有一些系统除了在业务确认的同时自动生成记账凭证外还设置了单独的记账凭证设置功能，以便用户方便地处理某些难以自动生成记账凭证的特殊业务。

（5）查询

所有会计信息系统的各个子系统都设有查询功能。

一般凡是输入和输出的内容都应有对应的查询功能。

较为理想的查询功能应该可以根据用户的查询条件对记录进行筛选，而且可以按条件组合进行模糊查询。

3.存货管理子系统功能结构

存货管理子系统的功能结构一般包括：

系统初始设置、业务处理、查询、统计报表输出、转账处理和系统维护等功能模块。

存货管理子系统功能结构图如9-8所示。

（1）系统初始设置

存货管理子系统初始设置的主要作用：

第一是为该子系统的日常运行建立一个运行环境，这种运行环境首先是指建立日常业务处理所需数据库文件的基本结构，第二是指设置处理日常业务的方式和方法，这通过初始建账来完成。

第三是建立系统的基础数据，为下一步日常业务处理做准备。

这些基础数据包括：

存货资料、仓库资料、出入库类型；第四是手工方式和计算机方式的接口，这通过输入初始数据来完成。

（2）业务处理

存货管理子系统能够处理的业务有各种出入库业务、调拨业务和盘点业务。

处理这些业务的一般流程是首先输入或由其他子系统传入各种业务单据，然后再审核确认。

对盘点业务除了要输入盘点单外，还要与库存余额进行核对，最后形成盘盈、盘亏单对库存账进行调节。

（3）统计报表

统计报表功能可以按各种条件输出用户需要的反映存货收发存情况的各种统计报表，例如，出入库流水账、库存台账等。

这些报表不仅可以显示，同时可以打印，还可以以多种格式输出到文件中。

（4）转账处理

转账处理功能的基本目的是根据输入的业务数据生成记账凭证，以便进行有关的账务处理。

存货管理子系统首先应设置各种出入库业务生成记账凭证所对应的会计科目，然后依据系统生成的业务单据生成记账凭证。

系统在业务确认处理中自动生成记账凭证并直接传送到总账系统。

（5）查询

所有会计信息系统的各个子系统都设有查询功能。

这里的查询主要指对各种业务单据的查询，即对输入单据的查询。

这种查询一般非常灵活，可以按各种单一或组合的条件来进行。

9．2购销存业务管理系统的初始设置

9.2.1初始建账

账套是一组相互关联的数据，每个独立核算的企业都有一套完整的账簿体系，把这样一套完整的账簿体系建立在计算机系统中就称为一个账套。

在使用购销存业务管理子系统之前，首先要建立本单位的核算账套。

建立账套的操作是在系统管理中进行。

其操作方法如下：

1.注册登录系统管理

在“系统管理”界面，单击“账套”菜单下的“建立”命令，进入建账向导，如图9-9所示。

图9-9，登录系统

2.输入账套信息

账套信息是用于记录单位新建账套的基本信息。

登录系统后，进入“账套信息”界面，如图9-10所示。

图9-10，输入账套信息

⑴已存账套：

系统将现有的账套以下拉列表框的形式在此栏目中列示出来，用户只能参照，而不能输入或修改。

其作用是在建立新账时可以明晰已经存在的账套，避免在新账套是重复建立。

⑵账套号：

用来输入新建账套的编号，可以输入3个字符（只能是001-999之间的数字），而且不能是已存账套中的账套号。

⑶账套名称：

用来输入新建账套的名称，作用是表识新账套的信息。

⑷账套路径：

用来输入新建账套所要所要被保存的路径，可以参照输入。

⑸启用会计期：

用来输入新建账套将被启用的时间，具体到“月“。

⑹会计期间设置：

因为企业的实际核算期间可能和正常自然日期不一致，所以系统提供此功能进行设置。

用户在输入“启用会计期”后，用鼠标单击“会计期间设置”按钮，弹出会计期间设置界面。

系统根据前面启用月份以后的日期（仅限于各月的截止日期，至于各月的初始日期则随上月截止日期的变动而变动）标识为可以修改的部门。

用户可以任意设置。

⑺输入完成后，单击“下一步”，进入“单位信息”界面，如图9-11所示，输入单位信息。

图9-11，输入单位信息

9.2.2基础信息设置

1.存货是否分类

如果单位的存货较多且类别繁多，可以在存货是否分类选项前打钩，表明要对存货进行分类管理；如果单位的存货较少且类别单一，也可以选择不进行存货分类。

如果选择了存货要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置存货分类，然后才能设置存货档案。

2.客户是否分类

如果单位的客户教多，且希望进行分类管理，可以在客户是否分类选项前打钩，表明要对客户进行分类管理。

如果单位的客户较少，也可以选择不进行客户分类。

如果选择了客户要分类，那么在进行基础设置时，必须先设置客户分类，然后才能设置客户档案。

3.供应商是否分类

如果单位的供应商较多，且希望进行分类管理，可以在供应商是否分类前打勾，表明要对供应商进行分类管理。

如果单位的供应商较少，也可以选择不进行供应商分类。

如果选择了供应商要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置供应商分类。

如果选择了供应商要分类，那么在进行信息设置时，必须先设置供应商分类，然后才能设置供应商档案。

4.是否有外币核算

如果单位有外币业务，可以在此选项前打勾。

输入完成后，单击“完成”按钮，系统提示“可以创建账套了吗？

”，单击“是”完成上述信息设置；单击“取消”按钮，取消此次建账操作。

9.2.3操作员和权限设置

1.角色设置

角色是指在企业管理中拥有某一类职能的组织，这个角色组织可以是实际的部门，可以是由拥有同一类职能的人构成的虚拟组织。

例如，实际工作中常见的会计和出纳两个角色，他们可以是一个部门的人员，也可以不是一个部门，但工作职能是一样的角色。

设置角色后，可以定义角色的权限，如果用户归属此角