精通Word技巧.docx
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精通Word技巧
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一.常见问题4
1.当打开某一文档，出现内容混乱及乱码，解法4
2.打开修改的文档,快速锁定到上一次修改的位置4
3.将文档小部分提到上一页4
4.利用不间断空格使两个单词保持在同一行文字里4
5.十进制字符与Unicode字符的转换4
6.巧用“选择性粘贴”中的“无格式文本”4
7.WORD字体随身携带4
8.换页时不再频繁敲回车键5
9.将文字快速转为图片5
10.为保护Word文档设置两道门槛5
11.三步搞定纵、横页面的混合打印5
12.在Word中创建虚拟文本5
13.WordXP的自定义应用提高工作效率5
14.MicrosoftWord之应用妙招6
15.巧用播放功能来欣赏MP3音乐7
二.段落7
16.附加段落格式的去除7
17.让光标在段落间快速移动7
18.修改Word2000标尺7
19.微调各边距7
20.Word“分节”的妙用8
21.让Word文本边界整齐的技巧8
22.使用通配符进行模糊替换8
23.使用Word字体隐藏功能制作模板9
24.快速显示文字格式9
三.样式9
25.附加字符格式的去除9
26.巧用多级列表功能编号9
27.让字体转换随心愿9
28.鼠标“双击”在Word编辑中的应用9
29.利用合并字符功能设置上下标10
四.宏10
30.Word宏10
31.用宏进行文本的选择性粘贴10
32.在Word中快速启动其它程序10
33.Word自动宏应用简明攻略11
34.追加自定义的宏13
35.怎样取得与真实打印完全一致显示效果14
五.域15
36.Word域15
37.你会用Word域代码吗？
15
六.表格公式16
38.巧用Alt键调整表格16
39.修改表格的垂直对齐方式16
40.将公式完整显示出来17
41.表格计算17
42.灵活调度Word字处理表格17
43.教你在Word中绘制组织结构拓扑图18
44.“表格”特殊应用技巧18
45.Word表格编排的几则小技巧19
46.解决Word表格粘贴的“错位”问题20
47.让文字自动适应单元格大小的设置方法20
七.图形20
48.将图片移到合适的位置20
49.去除绘图时出现的画布21
50.如何对齐图形21
51.让文档中的图片更瘦一些21
52.用Word绘图时如何选择多个对象21
53.绘图技巧21
54.WordXP中的图片也能随意旋转22
55.巧用压缩功能来减少图象尺寸22
56.轻松解决Word中的微调增加绘图精确度22
八.超链接22
57.去除自动添加的超级链接22
58.超级链接的直接插入23
59.利用自动更正功能将网址转化为超级链接23
60.清除超级链接的下划线24
61.更改超级链接文字的外观24
62.取消超级链接的转换24
63.利用超级链接快速调出指定文档25
九.Word输与其它软件25
64.Word文档与RTF文档的互换问题25
65.如何将Word文档转换成为幻灯片25
66.Word文档转换为HTML文档后的变化26
67.让Word与WPS“资源共享”26
68.在Word中通过传真发送文档27
69.用Word2000直接把文件存放到FTP上27
70.妙用Word“邮件合并”功能28
71.Word的复印机缩放功能29
72.怎样防止打印信封时打偏29
73.在Word中打印海报29
74.怎样创建自己的电子邮件签名或电子邮件信30
一零.杂合30
75.“文本框”也能输入多重幂指数30
76.在Word中插入当前的日期和时间31
77.锁定插入的日期和时间31
78.快速输入特殊符号31
79.为WORD文本加注解32
80.快速输入特定的短语32
81.在屏幕提示中显示快捷键32
82.快速删除Word不常用的按钮和菜单32
83.将同一高度和宽度应用于不同对象32
84.不在任务栏上显示多余文档图标32
85.自定义新符号33
86.2字变13字的进化33
87.打印出的日期有误34
88.巧用“修订”功能帮朋友修改文章34
89.利用摘要功能快速显示摘要34
90.Word中同一页面显示不同页码34
91.状态栏用处35
92.查找、替换的妙用35
93.呆板的编号方式：
一段一个编号35
94.利用office工具实现PDF文字转为Word文档35
95.同时保存多个被打开的文档35
96.快速移动文档35
97.快速删除行首行空格36
98.快速选择多页36
99.快速选中文章段落36
100.Word文档修复工具docrepair36
101.Word2007文件格式36
102.通过插件支持PDF和XPS文件36
103.纸张的知识36
104.其它36
105.索引37
106.快速插入一对大括号37
107.快速输入大写中文数字37
108.将姓名按姓氏笔划排序38
109.利用拖放的方式复制网页38
110.在Word中用另类方法复制文本38
111.自动滚动，我可以38
112.用格式刷重复复制格式38
113.快速删除表格中的行列38
114.选中整句38
115.ctrl+z特殊作用38
116.利用多级符号来插入编号38
117.将编号转换为数字38
118.“多级符号”应用技巧（试卷等）38
119.刊物设计38
120.统计文本框中的字数39
121.用一个公式计算很多行的值39
122.WORD中录入生僻字39
123.设置段落格式39
124.不自动生成序号39
125.让Word中误删的菜单命令“重见天日”39
126.合并Word2000文档四法39
127.巧用断字功能实现美观排版40
128.Word也要唱起来动起来40
129.Word快捷键41
1.常见问题
1.当打开某一文档，出现内容混乱及乱码，解法
①文档格式法
将损坏的Word文档转为另一种格式，然后再将其转回Word文档格式。
文件——另存为选择“RTF格式”保存；打开保存的RTF文件，另存为Word文档。
②重设格式法
Word文档中最后一个段落标记关联各种格式设置信息。
特别是节与样式的格式设置。
可将最后一个段落标记之外的所有内容复制到新文档。
就可将损坏的内容留在原始文档中。
工具——选项——编辑标签，取消“使用智能段落选择范围”复选框的勾选。
选定最后一个段落标记之外的所有内容
“CTRL+END”然后按“CTRL+SHIFT+HOME”，复制粘贴到一Word空白文档。
2.打开修改的文档,快速锁定到上一次修改的位置
Shift+F5
3.将文档小部分提到上一页
①打印浏览
Word会自动缩小文档中所有字的字号，使文档少去最后一页
②把“缩小字体填充”按钮添加到工具栏中
工具/自定义/命令/工具/减少一页
4.利用不间断空格使两个单词保持在同一行文字里
一个由多个单词组成的词组（如人名）被分隔在两行文字里，可以通过一个不间断空格使该词组保持在一行文字里。
选中词组中每个单词（除最后一个单词）后的空格并按下Ctrl+Shift+Space组合键即可。
5.十进制字符与Unicode字符的转换
Unicode字符是UnicodeConsortium开发的一种字符编码标准。
输入一个需转换的十进制字符后，将光标移至它的右侧，按下Alt+X组合键，该字符就转换为Unicode字符了，反之亦然。
如2460①2461②2462③2469⑩246a⑪246f⑯2470⑰。
6.巧用“选择性粘贴”中的“无格式文本”
直接粘贴的文本有时会出现不希望的格式，如从复制的网页文字粘贴到文档后，四周留下了表格边框；从其它文档粘贴过来的文字延续了源文件中的格式。
通过“选择性粘贴”我们可以让这些文字按照设置好的格式出现。
将需要的文字复制到剪贴板后，执行“编辑”菜单上的“选择性粘贴”命令，在弹出的对话框中选择“无格式文本”。
7.WORD字体随身携带
打印时如果采用的是另外安装的字体，而另一台电脑上又未安装该字体，那么就会变成宋体了。
解法：
执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，点击“保存”标签，选中“嵌入TrueType字体”，这样就可以把创建此文档所用的TrueType字体与文档保存在一起，当在另一台电脑上打开此文档时，仍可用这些字体来查看和打印文档。
注意：
①如果想实现此目的，必须对该文档使用一种新的样式；②你想嵌入的字体只能是TrueType字体；③这样的文档容量比较大，为了减小文档的体积，可同时选中“只嵌入所用字符”选项；④在另一台电脑上打开该文档时，不能对嵌入的字体文本进行修改，否则会使嵌入的字体丢失。
8.换页时不再频繁敲回车键
在编辑文档时，经常会遇到换页的情况。
编辑到需要换页的位置时，按住“Ctrl”键后再按下回车键，插入一个分页符，这样就完成了换页的工作。
9.将文字快速转为图片
1将编辑文件存为doc格式，关闭，再新建一个，把刚存的文件拖到新建的文件中。
2②在Word中选中需要变为图形的文字或表格，执行复制或剪切命令，然后选好插入点，单击“编辑→选择性粘贴”命令，在“选择性粘贴”对话框中选取图片类型，即可。
10.为保护Word文档设置两道门槛
①当你编辑好文档后，选取“视图→工具栏→窗体”，在弹出的“窗体任务栏”上选取“保护窗体”，。
这时，当前Word文档中的内容已经不能选取，光标也停留在文档起始的位置，工具栏上和菜单中的相关功能按钮及鼠标右键菜单（复制、粘贴等）也不可用，即使用“文件→另存为”把文档存成其他文件名，再次打开也照样无法操作，使文件不能修改和复制。
②将要保护的文档打开，选取“工具→保护文档”，在“保护文档”对话框中选取“窗体”，并输入密码。
当你再次点击窗体任务栏中“保护窗体”时，就得提醒你输入密码，没有密码当然只有被拒之门外。
但是，密码只能用一次！
也就说：
你自己修改了“窗体保护”的文档后，要重新设置“窗体保护”，否则，该文档与普通文档一样了。
11.三步搞定纵、横页面的混合打印
第一步：
在需要横向方式打印的页的前面一页，将光标移至该页的末尾，从“插入”菜单中选择“分隔符”，然后在“分节符”下面选择“连续”。
第二步：
在需要横向方式打印的最后一页，将光标移至该页的末尾，从“插入”菜单中选择“分隔符”，然后在“分节符”下面选择“连续”。
第三步：
将光标移至要以横向方式打印的页面上，在“文件”菜单中选择“页面设置”，然后单击“纸张大小”标签。
选择“横向”，并单击“确定”。
12.在Word中创建虚拟文本
输入＝rand（1,1），然后回车，看到文档中显示了这样的文本：
Thequickbrownfoxjumpsoverthelazydog.
再输入＝rand（1,2），回车，看到了这样的文本：
Thequickbrownfoxjumpsoverthelazydog.Thequickbrownfoxjumpsoverthelazydog.
输入＝rand（1,2），回车，文本又变成了这样：
Thequickbrownfoxjumpsoverthelazydog.
Thequickbrownfoxjumpsoverthelazydog.
这是Word中的一个非正式的功能，用来创建虚拟文本来，以便从事新闻通讯或版面设计工作的用户在设计版面的过程中，能看到整个版面填满文字时的效果。
“=Rand（p,s）”，其中p表示段数，s表示句数。
例如可键入“=Rand（20,5）”，回车后Word将自动在文本中插入20个段、每段5句的虚拟文本。
其中所有的句子都是由“Thequickbrown
foxjumpsoverthelazydog.”这句话组成的。
里面包含着26个字母！
再输入=rand（）试试！
13.WordXP的自定义应用提高工作效率
①自定义播放MP3音乐
利用的WordXP插入对象功能和自动更正功能，就能巧妙实现在WordXP程序中快速播放MP3音乐，在播放之前，还要进行如下自定义设置：
1、在WordXP程序界面中，大家可以在菜单栏中依次执行“插入”/“对象”/“由文件创建”/“浏览”命令，在弹出的文件选择对话框中选中需要播放的一首MP3音乐；
2、同时选中“链接到文件”和“显示为图标”这两个选项，接着再用鼠标选中插入的图标；
3、返回到WordXP程序的主菜单栏上，用鼠标依次单击“工具”/“自动更正”命令，在随后出现的设置框中大家可以设置图标的替换词，例如“相信自己”；
4、完成设置以后，大家只要输入“相信自己”时，WordXP就能自动插入MP3音乐的链接图标，伺候大家只要双击对应的图标，就能聆听到美妙的音乐了。
②自定义隐藏文件纪录
在Word界面中，当用鼠标单击菜单栏中的“文件”时，弹出的下拉菜单会在缺省情况下将最近访问过的4个文件名称显示出来，这样容易会给文件的访问带来安全威胁；为了保密的需要，我们很有必要将自己最近访问过的文件从“文件”下拉菜单中删除
1、在主菜单栏中依次执行“工具”/“选项”/“常规”标签；
2、在该标签页面中，将“列出最近所用文件”选项取消选中；
3、返回到Windows系统桌面，依次执行“开设”/“设置”/“任务栏和开始菜单”/“高级”命令，在随后的设置页面中单击“清除”按钮；
4再打开注册表编辑器窗口，依次访问HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Windows/CurrentVersion/Policies/Explorer分支；
5、在对应该分支的右边窗口中新建一个名为“NoRecentDocsHistory”的DWord值，将其键值设置为1，这样可使“文档”菜单中的内容不再改变。
③自定义“打开文档”的位置
当您使用WordXP来打开文档文件时，您会发现系统程序会自动弹出一个文件选择对话框，让您来选择需要打开的文件，但是WordXP的默认打开文档目录为C盘，而许多用户认为存放在C盘下面的文件没有保存在其他硬盘来得安全。
如果您真的要想让WordXP的默认打开文档目录为其他硬盘的话，您可以按照下面的自定义设置进行操作：
1、在Word的操作界面中，用鼠标依次单击菜单栏中的“工具”/“选项”/“文件位置”命令；
2、在随后弹出的设置对话框中，选择“文档”；
3、接着再用鼠标单击“更改”按钮，在的“查找范围”设置栏处选中其他硬盘分区符号；
4、选择好目标后，再单击对话框中的“确定”按钮来使设置生效。
14.MicrosoftWord之应用妙招
1妙用Word中的自动图文集输入个人信息
“自动图文集”的使用步骤如下：
1首首先选择需要存储在自动图文集中的文字（可以包括图片、段落格式等）。
姓名：
蔬菜
家庭地址：
中国
电话：
1234567
电子信箱：
feiyang@
QQ号码：
88888888
②单击菜单项“插入”→“自动图文集”→“新建”。
在弹出的创建“自动图文集”对话框中，输入“自动图文集”的名字，如你的名字。
在本例中假设你输入的是“个人信息”。
③现在，请你在Word中键入“个人信息”。
刚一输入完毕就会弹出一个浅黄色提示框，此时按F3键，预定义的图文格式就会自动输出在光标所在位置。
如果不需要该定义的格式，继续键入其他内容即可跳过。
在你新建了“个人信息”这个“自动图文集”之后，它会出现在“插入”菜单中的“自动图文集”→“正文”中，通过点击该菜单也可以输出您自定义的图文格式。
2快速排列图形
一般我们在一篇文档中要使图形与文字之间排列整齐与美观，可能需要费一番工夫，这时我们可以应用以下技巧。
先按“Shift”键并依次单击想对齐的每一个图形。
然后单击绘图工具条上的“绘图”按钮，选取弹出菜单中的“对齐或分布”选项，并选择一种对齐或分布的方式即可。
3在工具栏中添加特殊符号栏如果我们想要的特殊符号能像“常用”和“格式”那样直接显示在工具栏上该有多好呀。
将c:
\ProgramFiles\MicrosoftOffice\Macros文件夹下的Symbar.dot模板文件复制到c:
\ProgramFiles\MicrosoftOffice下的Startup目录下。
再次进入Word，就会看到如图所示的符号栏了，而且你还可以从“视图”菜单的“工具栏”命令中暂时关闭它。
4制作图片水印页面
①打开“插入”菜单，单击“图片”选项，单击“来自文件”命令，插入的图片。
②单击插入的图片，使Word弹出“图片”工具栏。
③单击“图像控制”按钮，选择“水印”，此时图片的颜色变淡。
④单击“文字环绕”按钮，选择“衬于文字下方”。
15.巧用播放功能来欣赏MP3音乐
利用WordXP插入对象功能和自动更正功能
1、在WordXP的程序界面中，大家可以在菜单栏中用鼠标单击“插入”菜单项，从打开的下拉菜单中依次执行“对象”/“由文件创建”/“浏览”命令，然后在打开的文件选择对话框中，选中需要欣赏的一首MP3音乐；
2、同时用鼠标选中“链接到文件”和“显示为图标”这两个选项，然后再用鼠标选中插入的图标；
3、返回到WordXP程序主程序界面上，用鼠标依次执行“工具”/“自动更正”命令，在随后打开的设置框中，大家可以设置图标的替换词，例如“同一首歌”；
4、完成上面的设置后，大家只要输入“同一首歌”时，WordXP程序就能自动插入MP3音乐的链接图标，此后大家只要用鼠标双击对应的图标，就能欣赏到美妙的音乐声音了。
2.段落
16.附加段落格式的去除
若想去除附加的段落格式，我们可以使用一组快捷键Ctrl＋Q。
此时，如果对某个使用了正文样式的段落进行了手动调节，增加了左右的缩进，那么增加的缩进值就属于附件的样式信息。
若想去除这类信息，可以将光标置于该段落中，并按Ctrl＋Q快捷键即可。
17.让光标在段落间快速移动
在编辑Word文档的时候，如果需要在段落之间移动，只需按住Ctrl键，然后再按下方向键中的向上或向下键，这样就可以使光标依次向上或向下移动一个段落。
18.修改Word2000标尺
默认标尺为2、4、6……38，它是以字符为单位，在宋体五号字的格式下，每行约可输入38个中文字符。
在制表、作图时，很不直观，用起来很不方便，有必要修改成以厘米为单位标尺。
从工具菜单中，打开“选项”对话框，选取“常规”卡片，其中有一"度量单位"选择条，在它的下面有一个打レ的“使用字符单位”的选择项，把这个小方框中的レ去掉。
19.微调各边距
用户在进行排版时，通常都会使用鼠标左键来调整页边距、左右缩进、制表符、表格边框线等，这时可以在调整的过程中加按鼠标右键来进行微调或用ALT精确定位。
20.Word“分节”的妙用
在Word中，“节”是文档的一部分，可以在其中单独设置某些页面格式设置选项。
如果需要修改属性，例如行编号、列数、页眉和页脚时，可创建一个新的节，并对这个新的节应用新的页面设置选项。
除非插入分节符，否则Word会将整个文档视为一个节。
分节符是为表示节结束而插入的标记。
分节符中保存有节的格式设置元素，如页边距、页的方向、页眉和页脚以及页码的顺序。
分节符在文档中显示为包含有“分节符”字样的双虚线。
21.让Word文本边界整齐的技巧
正确设置中文版式
文档中出现参差不齐往往是在中、英文混合输入的情况下，默认时，Word是不允许西文（英文）单词在中间断开的，这就很可能会导致：
因为行尾已经写不下一个单词，所以提前换行，也就造成了行末不齐整的现象。
如想严格对齐，可以选择[格式]→[段落]→[中文版式]，然后选中“允许西文在单词中间换行”复选框。
处理好断字和连字
当Word将多余的字符转到下一行时，会用空格或连字符来分割行。
1.插入不间断空格和可选连字符
如果不希望Word用空格来断行，比如上述情况：
为了说明上一行行末的字母与本行行首的字母属于同一个单词，可以在行末最后一个字母的后面使用不间断连字符[Ctrl+-（减号）]。
另外当全角的标点符号出现在一行的行末时，如果不加控制，该行的右边界也会留出不小的空白区。
此时我们可以使用不间断空格，在上一行的行末按下[Ctrl+Shift+空格]键即可保证右边界的严格对齐。
如果你希望下一行的第一个字符出现在上一行的行末，也可以使
用该技巧。
另一种插入不间断空格的方法是单击[插入]→[符号]→[特殊字符]标签，在“字符”栏内选取“不间断空格（或可选连字符）”选项。
单击[插入]即可。
2.使用自动断字功能
这样逐一为断字单词添加连字符有些麻烦，Word还提供了一个很有用的工具，能够自动为断字单词“添加连字符”，步骤如下：
●将插入点放置到文件的起始处（这步不是必须的，但有时可以加快断字速度）。
●单击[工具]→[语言]→[断字]命令，Word会显示出“断字”对话框（如图1）。
●勾选“自动断字”选项，这样Word会在你输入的过程中，凡需要断字的地方都自动插入连字符。
如果此后对文档进行了修改，Word会重新对文档进行断字。
22.使用通配符进行模糊替换
如果想把整篇文档中引号（“”）内的文本全部设置成黑体，可以采用通配符替换的方法实现：
①用“编辑→替换”命令，打开“查找与替换”对话框，并点击下面的“高级”按钮，再选中“使用通配符”选项；
②在“查找内容”框中填入：
“*”后（*号代表任意字符，？
号代表1个字符），点击“替换为”框，再按下端的“格式”按钮，并选“字体”选项，在弹出的“查找字体”对话框将字体设置为黑体后确定；
③按“全部替换”按钮，即可将全文引号内的文本一次性设置为黑体了。
23.使用Word字体隐藏功能制作模板
隐藏文字的方法：
选中要隐藏的文字，然后，单击“格式→字体→效果”，将隐藏”复选框打上钩，如图1.4.5所示，然后单击“确定”按钮。
隐藏文字后，怎样设置能看得见它们呢？
方法如下：
单击“工具→选项→视图→非打印字符”，选中“隐藏文字”复选框，这样我们就可以看到哪些被隐藏的字符了！
24.快速显示文字格式
在用户编辑文档的时候，有时需要确定某一段文字应用了何种格式（如字体、大小等）。
用户还可以按下Shift+F1组合键，然后单击需要查询格式的文字。
如果不需要文字格式的显示，可以按下Esc键取消。
3.样式
25.附加字符格式的去除
有的人喜欢在自己编辑的文档中试验各种字符外观，比如加粗、下划线等等。
这是与专业的字符排版原则相违背的。
专业的字符排版原则中，正文的字体及样式都会被限制在很有限的种类之内。
这里有两组功能相同的快捷键。
一个是Ctrl＋Space；另一个是Ctrl＋Shift＋Z。
前一组对于中文Windows的用户是无效的。
Ctrl＋Space，是中文Wind
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