行政部管理制度.docx
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行政部管理制度
行
政
部
管
理
制
度
汇
编
目录
第一章职位说明书…………………………………………第1页
行政部经理…………………………………………第页
行政部文员…………………………………………第页
行政部采购…………………………………………第8页
第二章管理规定…………………………………………第页
考勤管理制度…………………………………………第页
会议管理制度…………………………………………第页
办公室规范管理制度…………………………………第页
员工工作纪律及奖惩细则……………………………第页
印章管理制度…………………………………………第页
合同管理制度…………………………………………第页
电话及传真管理制度…………………………………第页
物资采购管理制度……………………………………第页
物资库存管理制度……………………………………第页
物品领用管理制度……………………………………第页
卫生管理制度…………………………………………第30页
档案保密制度…………………………………………第31页
第一章职位说明书
行政部经理
一、基本资料
职位名称
行政部经理
定员人数
1人
直属上司
总经理
直接下属
行政部员工
二、工作概要
处理公司的行政事务和对外联络事务，充分发挥行政部的协调、服务和管理功能。
协调公司内部各部门、办公室各职能主管之间以及公司外部与政府有关部门、社区有关方面之间的关系；负责公司行政部的日常工作；贯彻执行上级的指示决议，检查督促各部门的工作落实情况；做好后勤服务工作。
三、岗位职责
1．全面领导行政部工作并具体主持行政事务工作，制定本部门每年、每月和每周工作计划。
2．管理行政部人员编制。
3．负责制订公司的行政规章，经总经理签发后督促各部门贯彻执行，并注意收集执行情况，从公司的实际出发，不断完善公司的规章制度。
4．负责联络公司各部门的工作进展情况，注意收集各方面的意见、建议、先进事例和存在问题，并向总经理报告。
5．负责协调公司各部门之间的关系，努力发挥公司的整体组织优势。
6．负责安排、督导办公室各职能主管的工作，确保办公室各项功能的有效发挥。
7．负责审批各部门采购计划，组织安排人中同按计划实施物资采购。
8．根据总经理指示，负责安排公司的各类会议，做好会议记录，安排并做好会务工作，组织编写会议纪要或有关的决议，检查会议精神的贯彻落实情况，并及时编写公司的大事记。
9．负责起草、修改以公司名义送发的各类公文函件、请示、报告等。
10．指导和督导办公室有关人员做好公司文件及重要档案资料的编号、打印、收发、整理、登记、归档和保管工作。
11．按照总经理的指示搞好专项调查研究，拟写调查报告，为总经理提供决策依据。
12．负责拟写公司的阶段性工作总结和工作规划，编制行政开支预算。
13．严格管理和使用印章、介绍信，需经签字批准并进行登记后方可用印。
14．组织做好函电收发、书籍报刊征订与保管工作。
15．负责对外合同的审核盖章及对外事务协调，审查公司内部文件、记录及内刊。
16．管理公司车辆，合理调度使用，安排人员进行年审，办理车辆保险事务。
17．组织与安排公司活动。
办理经批准的公司员工的暂住证、保险福利。
18．管理公司员工及住房，管理环境卫生，负责公司防火、防盗及交通等安全管理工作。
19．安排外来宾客的住宿。
20．组织落实公司关于创建文明单位的计划和部署，抓好公司的两个文明建设。
21．负责联络政府有关部门和社区有关方面的关系，搞好对外合作，并根据总经理的要求参与有关的社会活动。
22．认真完成总经理交办的其它工作。
四、职权规定
1．有权向公司各部门索取必要的资料和询问各部门工作情况。
2．有权检查督促对总经理指示的贯彻执行情况。
3．有权催促各部门按要求完成公司下达的工作任务。
4．有权催促各部门及时做好文件与资料的立卷、归档工作。
5．有权按总经理的指示，协调各部门之间的工作关系。
6．有权安排、调度公车的使用。
7．对各部门以总经理办公室名义起草的文件有审核和校正权。
8．对不符合规定，或质量不高、效果不大的文件、资料，有权拒绝打印发放。
9．对要求各部门主管参加的会议，有综合平衡或精简压缩的权力。
10.有权根据总经理的指示，对办公用品、用具标准化进行检查、督促。
五、职责规定
1．对得知公司出现重大异常情况后未及时向总经理反映，以致造成重大损失负责。
2．对总经理办公室行文的差错，收集与整理资料失实而造成的后果负责。
3．对机密文件和文书档案管理不严，发生失密、泄密或丢失、损失负责。
4．对公文、函件、报刊传递不及时，或发生误传现象，影响工作负责。
5．对印章、介绍信管理不严或使用不当而造成的不良后果负责。
6．对下属工作质量造成的不良影响负责。
7．对未及时根据公司方针目标的有关要求，编制好本室方针目标或未及时检查和落实负责。
行政部文员
一、基本资料
职位名称
行政部文员
定员人数
1人
直属上司
行政部经理
直接下属
二、工作概要
根据行政部经理指示，负责收集信息，整理各类文件资料，做好资料、书籍保管及文书打印工作，完成办公室日常事务工作。
三、岗位职责
1、负责前台接待、登记、引见、接送来访宾客。
2、负责接转电话，做好电话记录。
3、负责请假及加班申报单的保管、汇总、造表。
4、熟悉各类物品的品种、性能、规格、物价，掌握库存物品的使用情况。
5、负责办公用品、电脑耗材等物品的库存保管工作，熟悉各类物品的品种、性能、规格、物价，各种用品、零配件分类清楚，排列整齐，存取方便。
履行领用签字登记手续。
6、保管、登记和按规定发放公司办公文具与器材。
7、负责采购办公用品。
（采购程序如下第8页）
8、负责维护电脑、打印机、复印机、传真机等文印设备，保管保修卡、驱动程序等资料，发现故障，及时通知维修人员或供货商修复，确保设备正常使用。
9、负责监督打卡和汇总考勤。
10、负责卫生监督，前台卫生管理。
11、负责完成卫生安排表，早晚班值班表。
12、完成领导交办的其他工作，做好其它部门的协助工作。
六、注意事项
1．在工作中要谦虚谨慎，勤备踏实。
2.要坚持原则，秉公办事，遵守纪律，严守公司机密。
行政部采购
一、岗位职责
1．汇总各部门主管和仓库保管员填制的《采购计划清单》，经上报领导审批后及时进行采购。
2．严格执行货物验收入库制度，确保货物的品种、规格、质量、数量与请购要求相符，与发票内容相符。
3．严格执行财务报销制度。
采购后及时办理结帐手续，做到单据清、帐款清、手续清。
4．认真做好采购记录，对计划表上采购不到的物资要及时向需用部门说明情况，提出解决的办法。
5．广泛收集与本公司有关的各类产品信息，及时提供给有关的使用部门参考。
6．坚持“货比三家”和“质优价廉”的原则，既保证质量又节省支出。
7．经常主动了解库存情况，及时做好各类物品的补缺，避免供应中断。
8．对于管理上急需的物品，即需即购，确保供应，但采购手续要完备。
第二章管理制度
考勤管理制度
第一条本公司除教学部外，其余部门均实行每天8小时、每周48小时，每周休一天工作制。
第二条作息时间：
各部门由主管完成工作时间安排表，分早晚班。
（周六、周日必须上班）
星期一至星期五早班8:
30---18:
00，晚班13:
30---21:
30
午休12:
00—13:
30晚饭时间：
18:
00---18:
45
星期六至星期日早班8:
00——17:
30，晚班13:
30---21:
30
午休12:
00—13:
30晚饭时间：
18:
00---18:
45
教学部：
每周工作六天，由教学部主任安排休息时间（周六、周日必须上班）
第三条员工上下班时必须签到、签退。
遇公事外出迟到公司，提前向直属上司说明。
外出管理
①员工因个人原因或因公外出影响正常打卡或签到后，应尽快向部门主管申明理由，并填写《未打卡或签到证明单》，部门主管核查签字后送人力资源部/人事部/校区人事专员备案。
因公司原因未打卡者，考勤按正常出勤统计。
如发现弄虚作假、虚报《未打卡或签到证明单》者，公司将给予员工及其部门主管每人500元/次的扣发工资处罚。
②员工在工作过程中因公外出，不影响上下班打卡或签到的，在前台填写《外出登记表》。
若员工因公外出没有登记，视为缺勤。
第四条员工考勤包括迟到、早退、事假、病假、旷工。
迟到：
凡超过规定上班时间的视为迟到；凡未经领导批准，无故提前下班离开公司的，按早退论处。
迟到、早退处罚如下：
岗位
高层管理干部
中层管理干部
普通员工
罚款
30元
20元
10元
①当月迟到和早退时间累计20-30分钟，扣发工资50元
②当月迟到和早退3次以上（含3次）或时间累计31-60分钟，扣发工资100元
③当月迟到和早退5次以上（含5次）或时间累计61-120分钟，扣发工资200元
④当月迟到和早退8次以上（含8次）或时间累计121-180分钟，扣发工资500元
⑤当月迟到和早退共10次以上（含10次），或迟到、早退时间累计超过180分钟（含180分钟），扣发工资1000元。
此种情形，公司有权解除劳动合同并扣发相应迟到和早退时间工资。
旷工：
下列情况之一，按旷工处理：
①未获得提前书面请假批准手续或未经部门负责人书面批准，不上班或离开工作岗位单次超过1小时不满2小时者按旷工半天处理；超过2小时者按旷工一天处理
②假期届满后无特殊原因，也未经部门负责人书面批准而不按时上班者
③不服从分配，不到新岗位报到者
④工作调动过程中，不按调动手续要求时间报到者，或调动及介绍手续未办理完毕擅自离开原工作岗位者
旷工处罚：
①当月旷工1-2天扣罚旷工时间三倍全额工资
②当月连续旷工3天以上者（含3天）或一年之内累计旷工5天（含5天）以上者，公司有权解除劳动合同
特殊情况：
由于下列原因使员工不能上班时，经本人申请，部门负责人审核和人力资源部/人事部确认后，按公假处理（视为员工正常出勤）。
①由于所在区域发生自然灾害、传染病（本人患病除外）等致使交通中断或须隔离时，
•视具体情况给假
•②学校召开家长会，凭通知给假半天
•③送子女参军，凭有关证明给假1天
•④员工进行婚前检查、接受婚前教育和优生指导，给假半天
•⑤怀孕女员工进行检查，怀孕2-6个月的，每月给假1天；怀孕7-8个月的，每月给假2天；怀孕第9个月，给假4天
•⑥依法参加的社会活动。
病假：
1、病假审批：
员工非因公身体不适无法上班者，可请休病假。
员工须在病假当天公司上班 两小时内电话通知直接经理，取得口头批准，未经批准擅自不上班者按旷工处理。
员工请病假一天以内由直接经理审查批准、两天和三天需由隔级经理批准、四天（含四天）以上需报人力资源总监/人事经理和总裁/分公司总经理批准。
•2、病假补批：
员工需于病假结束返岗2个工作日内补办请假手续，否则按事假处理。
员工办理病假手续时，需提供医院诊断证明，否则按事假处理。
•3、续假审批：
员工请、休病假期满应按规定时间上班，如确因身体原因需要延长假期，需在原假期届满前办理书面续假手续后方可延长，否则按事假处理。
•4、病假待遇：
•①病假期间工资按当地最低工资标准计发
•②员工依法享有医疗期，医疗期期限如下：
•③医疗期满后，仍不能从事岗位工作的，公司有权解除劳动合同
事假：
1、事假审批：
员工请、休事假须至少提前一天提出申请经权限主管批准后方可休假，未经书面批准擅自休假者按旷工处理。
员工请假一天以内由直接经理审查批准、两天和三天事假需由隔级经理批准。
公司不批准连续四天（含四天）以上事假，超过审批事假期限的天数按旷工处理。
2、事假补批：
员工如因突发情况（例如个人遇紧急事务需处理、上班途中发生意外事件等）来不及提前请假，应当于当天上班的一小时内电话通知本人直接经理，以便公司安排工作；并于返岗后2个工作日内补办请假手续，否则按旷工处理。
3、续假审批：
员工请、休假期满应按规定时间上班，如确因情况特殊需要延长假期，需在原假期届满前办理书面续假手续后方可延长，否则按旷工处理。
4、事假待遇：
①工作日请事假，事假期间扣其基础工资、岗位工资和福利的全额
②5+1工作制的员工在单休加班日请事假，事假期间扣其单休加班工资全额
③事假全年累计超过15天（含15天）公司有权解除劳动合同
婚假：
1、婚假条件：
①在公司工作期间办理结婚登记手续
②男年满25周岁，女年满23周岁者，享受法定婚假3天，另可享受4天的晚婚假
③凡符合婚姻法规定，但男不满25周岁，女不满23周岁者，可享受3天的法定婚假
2、婚假审批：
员工符合条件需休婚假者，需至少提前5个工作日凭结婚证复印件申请（婚假期间办理结婚登记的，休假结束返岗后需提供结婚证复印件），人力资源部/人事部核准、直接经理和隔级经理审批后方可休假。
否则，按事假处理。
婚假需一次休完，不能分多次休假。
3、婚假待遇：
婚假为带薪休假，视为员工正常出勤。
产假、丧假：
1、女员工生育休产假者，按国家规定执行。
法定正常产假为90天 ；难产者，增加产假15天；若系多胞胎生育，每多生育一个婴儿增加产假15天；对于已婚妇女年满二十四周岁后初育为晚育，晚育的女职工，除享受国家规定的产假外，增加奖励假30天。
流产产假以4个月划界，其中不满4个月流产的，根据医务部门的证明给予15至30天的产假；怀孕满4个月以上流产时，给予42天产假。
2、产假审批：
员工需休产假者，凭医院检查（诊断）证明提前3天进行申请，人力资源部/人事部核准、直接经理和隔级经理审批后方可休假。
3、产假待遇：
产假为带薪休假，视为员工正常出勤。
丧假——员工亲属亡故，凭书面证明可请休丧假。
1、 直系亲属包括配偶、父母、子女去世，员工享有3天的假期
2、 其它亲属包括兄弟姐妹、配偶之父母去世，员工享有2天的假期
3、 丧假待遇：
丧假为带薪休假，视为员工正常出勤。
第五条附则
1、本《考勤管理制度》解释权归行政部。
2、本制度自二0一一年十一月一日起施行。
会议管理制度
会议是公司议事、决策的主要方式，是保证企业正常运行的必要手段。
会议的目的在于集思广益，促进沟通，统一思想，提高行动能力，进而解决问题。
过多的会议必然导致形式主义、官僚主义，既耽误工作时间，影响工作效率，又增加行政管理费用。
因此，必须加强对公司会议的管理，精简数量，讲求质量，提高会议效率，为此，特制定本制度。
第一条会议构成
公司会议由总经办会议、中层管理干部会议、各部门例会、专业会议、部门会议及其它会议构成。
第二条会议内容
1、总经办会议：
每周至少召开一次，由公司总经理主持，参加人员为总经理、总经理秘书、校区校长等核心领导成员。
会议内容：
1讨论、制定公司一定时期经营策略。
并就一定时期工作事项做出研究、决策、部署和安排。
2研究、分析公司在近期在经营发展中出现的重大情况和重要问题，并制定解决措施与方案。
3研究制定总业务目标、长期、近期规划及执行计划。
4评估各部门的工作表现，检查及修正各经理及其所属人员的委任。
5部署各部门工作，并予以支持引导。
2、中层管理干部会议：
每周一召开一次，每周一下午2点举行，由校区校长主持，参加人员为公司总经理、校区校长、校区各部门中层管理干部、行政文员、出纳。
会议内容：
①校长传达总经办会议精神，贯彻落实做出的决议、安排。
②部门主管汇总本周的工作情况，汇报成绩，指出错误，并提出改进措施，以及需请校长或其他部门协调解决的问题。
③各部门主管概述下周工作计划，具体实施步骤与完成日期。
④由校长对本周各部门的工作进行讲评，提出下周工作的要点，进行布置和安排。
3、专业会议：
即公司各部门开展的学习交流会、技能培训会等会，根据具体需要不定期举行。
由具体分管的校长批准，主管部门负责组织，参会人员为相关部门人员。
4、部门会议：
每周至少举行一次。
由部门负责人主持。
5、其它会议：
突发事件、重大问题等需临时开会解决的，由事件的主管部门组织临时召开。
第三条会议安排
1、总经办会议及中层管理干部会：
由行政部提前将会议内容通知参会人员。
专业会议、部门会议及其它会议由部门召集人通知。
2、会议主持人和召集部门分别做好有关准备工作，拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案等材料，落实会场。
3、会后两天之内整理、发布《会议纪要》或《会议记录》。
总经办会议由总经理助理整理记录，校经办会议由行政人员记录，部门会议由部门负责人指定人员记录，专业会议由参会部门整理记录，《会议纪要》或《会议记录》发放后，报行政部备案一份。
第四条会议要求
1．开会前，会议召集人需明确会议议题，并将此议题通知会议人员。
2．参会者提前拟好会议发言提纲，发言时简洁明了，严格遵守会议的限定时间。
3．会议参加者在会上要畅所欲言，各抒己见，允许持有不同观点和保留意见。
但会上一旦形成决议，无论个人同意与否，都应认真贯彻执行。
4．严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前不得私自泄露会议内容，影响决议实施。
5．控制会议人数，与会议内容无关者，不必参加会议。
6．控制会议时间，公司会议时间为2——3小时；部门一般会议时间为30——60分钟。
7．校经办会议期间，应统一着工装，带工牌。
8．会议期间，与会人员关闭手机，确因急事需会议期间联络，应将手机或呼机设置于静音状态，接听手机时应自觉离开会议室，以免影响会议进程。
9．会议结束时，主持人要与全体参加人员确定会议结论。
10.参加会议人员不允许迟到，迟到者按公司考勤制度予以处罚。
确因急事不能参加者，应在开会前20分钟内通知会议召集人。
第五条此规定自二0一一年十一月一日起执行，解释权归行政部。
办公室规范管理制度
为使公司办公管理及文化建设提升一个新层次，特制定如下管理制度。
第一条着装管理制度
目的：
为统一和提高公司形象，规范公司员工着装礼仪，并保证对员工着装的行为管理，特制定本制度。
对象：
学尚教育所有员工。
•着装时间要求。
代表公司形象，参与公司日常经营活动和市场活动时；具体包括：
在公司上班工作时间；员工在周五、周六、周日须穿着工装。
拜访和服务公司客户时间；参加公司对外会议时间；参加公司市场活动时间；其它代表公司出席的活动时间；活动有特殊要求除外，特殊情况包括主办方特别要求或公司活动负责人特殊要求着装。
着装时间要求。
着装形式要求：
•男士
–外套：
以纯色为主，可以带暗条纹和少量花纹配饰，不可穿牛仔。
–衬衫：
员工自行选择，要求员工穿着西装时必须穿着衬衫，衬衫色彩花纹简单鲜亮；衬衫以浅、亮色彩为主，如白色底纹衬衫。
–配饰：
要求配饰不可以超过三件，穿着衬衫时必须佩戴领带；建议领带色彩花纹简单鲜亮，与西装和衬衫搭配协调。
•女士
–外套：
以纯色为主，可以带暗条纹和少量花纹配饰，不可穿牛仔。
–衬衫：
员工自行选择，要求员工穿着西装时必须穿着衬衫，衬衫色彩花纹简单鲜亮；建议衬衫以浅、亮色彩为主，如白色底纹衬衫；衬衫为开领衬衫。
–配饰：
要求配饰不超过三件，配饰以装点为主，不可表现过分另类个性化；建议配饰的色彩和形状与整体着装协调。
着装六大禁忌：
不可过分杂乱；不可过分鲜艳；不可过分暴露；不可过分的透视；不可过分短小；不可过分紧身。
女性员工着装四不露原则：
前不露胸；上不露肩；后不露背；中不露腰。
罚款：
向各级活动基金主动捐款；
•批评指导：
公司每个员工在上述规定时间场合内均有批评指导的权利。
•奖惩具体办法：
•凡是违反以上考核标准中任何一项，均要求向公司活动基金捐款。
捐款方式和数额如下：
–被直接领导发现，捐款20元；
–被人事专员发现，当事人捐款10元，其直接领导捐款10元；
–被人事经理抽查到，当事人捐款20元，其直接领导和人事专员各捐款10元。
•凡是不符合上述规定中的建议时，其直接领导有责任负责指导员工。
工服费用报销标准:
职务
工作年限
报销比例
附加
全体员工
第一年
20%
每位员工在公司只享受一套工服费用报销，每套工服费用最高可报销300元/套；
第二年
30%
第三年
50%
第二条办公室规范
1、办公桌：
桌面除电脑、打印机、鼠标、口杯、电话、文具、必备资料纸张及学校允许放得物品外，不允许放其他物品。
2、辅桌：
放文件夹、少量工具书、工作记录本。
3、坐椅：
靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正；
4、垃圾篓：
罩塑料袋，置于办公桌下右前角；
5、报刊：
必须放上报架，或阅毕后放入办公桌内；
6、饮水机：
放指定地点，不得随意移动。
第三条语言规范
1、交往语言：
您好，早上好，再见，请问，请您，劳驾您，麻烦您，关照，谢谢，周末愉快，拜拜；
2、电话语言：
电话铃响三声内接起，先报“您好！
学尚教育”。
请问，谢谢，再见。
3、接待语言：
您好，请稍候，请坐，对不起，请登记，打扰您，好的，行。
第四条行为规范
1、坚守工作岗位，不能串岗、脱岗；
2、上班时间不能看报纸、玩游戏、吃零食或做与工作无关的事情；
3、为保持地毯干净，不在办公室就餐。
4、接待来访和业务洽谈，在接待处或会议室进行。
5、不利用公司的电脑上网聊天，打游戏，做与公司无关的事，发现一次，罚款20元。
6、上班时间尽量不接打私人电话，紧急或特殊情况，通话时间不宜过长。
7、吸烟请在吸烟区，不得在办公区域内吸烟。
发现一次，罚款20元。
8、根据《清洁值日轮流表》，值日人员必须按要求打扫办公室清洁卫生。
9、纸杯是为客户提供的，故公司员工不得使用公司纸杯，饮水者自带水杯。
10、严守考勤制度，不得代人签到、签退。
11、节约用水、用电，最后一个离开公司者检查水、电、气是否彻底关闭。
12、不将公司的烟缸、茶杯等一切公物，带回家私用。
13、爱护公司花草树木，不得人为损坏。
第五条此制度自二0一一年月日起执行，解释权归行政部。
员工工作纪律及奖惩细则
一、总则
为了维护公司整体形象，提高员工整体素质，规范工作纪律，提高工作效率。
特制订本文件。
二、适用对象
学尚教育全体员工
具体细则：
（1）严禁在规定时间上下班无故迟到、早退、缺勤；
（2）严禁未经许可将公司的物品、资料和设备带出公司,包括赠品；
（3）严禁接受任何种类的贿赂；
（4）严禁在办公场所内吸烟，需要吸烟者请在指定场所或吸烟区；
（5）严禁未经公司书面许可擅取公司任何财务记录或伪造或涂改公司的任何报告或记录；
（6）严禁不尊重公司员工、老师和学生以及所有与公司有关的人员；
（7）严禁在工作时间内购物，吃零食、打瞌睡、大声喧哗、三五成群聚集闲聊；
（8）同事之间必须团结友爱，严禁在公司内发生争吵、打闹，工作场所内聚众闹事；
（9）严禁探听、传说或讨论他人工资；
（10）严禁上班期间使用电脑玩游戏、看电影、下载非业务类文件等一切与工作无关的事。
（11）严禁将私用的程序和游戏安装在公司电脑上，若由于违反规定而造成直接或间接损失，将追究其
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