学员手册费用管理.docx
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学员手册费用管理
培训教材手册
—财务管理
费用管理
用友软件股份有限公司
2014年
版权
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用友软件股份有限公司©2014。
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目录
1.概述4
1.1产品概述4
1.2产品价值5
2.应用场景6
2.1员工直接报销6
2.1.1业务描述6
2.1.2系统操作步骤6
2.2员工借款报销12
2.2.1业务描述12
2.2.2系统操作步骤13
2.3供应商报销16
2.3.1业务描述16
2.3.2系统操作步骤16
2.4代理报销18
2.4.1业务描述18
2.4.2系统操作步骤19
2.5跨组织报销22
2.5.1业务描述22
2.5.2系统操作步骤22
3.初始准备26
3.1参数26
3.2用户关联人员28
3.3审批流设置29
3.4交易类型管理31
3.5报销类型和费用类设置33
3.6常用单据设置34
3.7报销标准设置34
3.7.1报销标准设置34
3.7.2单据模板设置报销标准35
3.8借款控制设置36
3.9费用预算控制39
3.10期初单据41
附录42
附录1：
费用管理查询报表42
附录2：
跨组织生成凭证的配置及分析43
4.业务演练61
1.概述
1.1产品概述
费用管理支持员工自助报销和授权代理报销，提供对借款、报销费用进行预算、资金计划的控制，提供借款余额、借款和费用明细、费用汇总查询，及借款账龄分析报表，从而强化费用费用管理、提高资金支付效率，降低运营和管理成本。
通过提供共享服务模式的跨单位借款、跨单位报销，可满足集团级企业对资金集团管控、有效运用资金的需求。
NCV6.3强化了对费用管理与核算方面的应用，增加了对费用申请、费用分摊与结转、待摊费用摊销等业务的支持，并提供更多的查询统计报告，体现在：
可跨多个组织分摊费用（含事后结转）；支持待摊费用处理；提供“费用申请——借款——报销”的费用报销流程，对费用申请环节实现事前控制；在项目预算方面，报销单可受项目预算控制等。
在费用管理中设有费用申请单及借款单、报销单的单据大类，预置了常用的借款报销单据类型及模板，业务人员可自主填报借款单、报销单，由管理人员及财务人员对借款、报销单据进行审核、冲销等后续操作。
产品同时还支持共享服务模式的跨单位借款、跨单位报销。
费用管理的解决方案如下图所示，每个企业可以根据自身情况，将费用管理和网上报销结合使用，或者单独使用费用管理模块。
费用管理解决方案
1.2产品价值
1.帮助企业员工基于互联网进行费用报销，简化手工报销方式的繁琐程序；
2.规范报销流程，提高费用报销透明度；
3.凭证自动生成，减轻财务人员工作量；
4.网银实时支付，降低库存现金量及出纳人员工作量；
5.彻底解决报销排队情况；
6.报销人员可以实时查询报销情况及历史记录；
7.帮助集团中、高层管理人员了解各项费用支出情况，控制各项费用的规模；
8.通过事项审批和预算控制，完善报销过程管理，实现集团财务的事前控制；
9.支持待摊费用和跨组织分摊，加强企业财务管理。
2.应用场景
2.1员工直接报销
2.1.1业务描述
由业务人员自己登陆NC系统或网上报销系统录入单据，完成报销业务的全过程。
员工直接报销的业务流程如下图所示：
2.1.2系统操作步骤
员工直接报销业务涉及到如下节点：
领域
产品模块
功能节点
企业建模平台
客户化配置
模板设置
财务会计
费用管理
报销标准设置
差旅费借款单
差旅费报销单
单据管理
资金管理
现金管理
结算
网上转账
初始设置
1、流程管理
以集团管理员身份登陆系统，进入【企业建模平台】→【流程管理】→【审批流定义】节点，为企业应用场景中的员工直接报销和跨组织报销2个场景的差旅费报销单配置审批流，如图所示：
差旅费报销单审批流
1）员工直接报销场景，即报销单位和费用承担单位为同一组织时，执行分支①，分支条件表达式的配置如图所示：
分支①的条件表达式配置
2）跨组织报销场景执行分支②，分支条件表达式的配置如图所示：
分支②的条件表达式配置
3）参与者“上级经理”和“费用单位负责人”都关联了同一个角色：
组织主管，但是上级经理的限定模式为：
同组织，如图所示：
“上级经理”的限定模式
4）参与者“费用单位负责人”的限定模式为：
费用单位负责人，如图所示。
“费用单位负责人”的限定模式
2、角色权限设置
设置具有报销相关权限的职责和角色，并分配给相应的人员。
3、报销标准设置
登录NC系统，进入【财务会计】→【费用管理】→【报销标准设置】，为差旅费报销单设置2条报销标准，如图所示：
报销标准设置
4、模板设置
登录NC系统，进入【企业建模平台】→【客户化配置】→【模板设置】，设置“交通费金额”字段的验证公式为：
$Message->iif（defitem7>defitem10,"出差补贴超标准",""），如图所示，然后保存模板，并把模板分配给相应的用户或角色；
第一步：
报销人填写差旅费报销单
用户登录NC系统，进入【财务会计】→【费用管理】→【差旅费报销单】，新增报销单，可以看到单据上显示已经设置的报销标准，如图所示：
报销标准显示
录入大于报销标准的报销单据，当单据保存时，系统提示“交通费超标准”，如图所示：
交通费超标准提示
本场景演示的是同组织报销，即其报销单位和费用承担单位相同，如图所示：
同组织报销
第二步：
上级业务经理审批报销单
审批用户登录NC系统，可以在【消息中心】→【工作任务】中看到待审批的任务，双击该消息进入单据管理界面，还可以进入【财务会计】→【费用管理】→【单据管理】中审批该单据，如图所示：
上级业务经理审批报销单
同时，审批人还可以联查审批情况，如图所示；
联查审批情况
还可以联查该单据生成的凭证，如图所示：
联查凭证
第三步：
财务经理审核报销单
财务经理用户登录NC系统，同样可以在【消息中心】→【工作任务】中看到待审批的任务
双击该消息进入单据管理界面，还可以进入【财务会计】→【费用管理】→【单据管理】中审批该单据；
第四步：
出纳通过NC系统进行结算和网上支付
出纳登录NC系统，进入【资金管理】→【现金管理】→【结算】，可以看到该单据的状态为“审批通过”，结算状态为“未结算”，出纳可以点击〖结算〗按钮进行结算，然后进入【资金管理】→【现金管理】→【网上转账】，进行网上支付，如图所示：
2.2员工借款报销
2.2.1业务描述
费用管理支持在报销时进行冲借款操作，报销人在录入单据时，可以选择是否冲借款。
员工借款报销的业务流程与员工直接报销相同，区别在于员工报销时可以选择冲借款，除了可以冲销当前报销人所有已审批未两清的借款，还可以冲销自己有代理权限的本单位范围内的其他人的借款。
冲借款的业务流程如下图所示：
冲借款业务流程
2.2.2系统操作步骤
员工借款报销涉及到如下节点：
领域
产品模块
功能节点
财务会计
费用管理
差旅费借款单
差旅费报销单
还款单
单据管理
资金管理
现金管理
结算
网上转账
初始设置
1、流程设置
员工借款报销的业务流程与员工直接报销相同，区别在于员工报销时可以选择冲借款，除了可以冲销当前报销人所有已审批未两清的借款，还可以冲销自己有代理权限的本单位范围内的其他人的借款。
2、角色权限设置
设置具有报销相关权限的职责和角色，并分配给相应的人员。
3、借款控制设置
为会议费借款单设置了借款控制规则，如图所示，币种：
美元；控制类型：
提示；控制方式：
允许借款总额为50000；结算方式：
现金支票。
借款控制设置
第一步：
填写借款单
登录NC系统，新增会议费借款单，币种：
美元，结算方式：
现金支票，保存时，系统弹出提示框，如图所示：
提示型借款规则
演示该场景时，需要预先录入一张或多张借款单，员工报销冲借款时可以用来冲销的借款单需要审批通过，本演示环境预置了2张已审批过的会议费借款单，如图所示：
会议费借款单
第二步：
填写报销单
1）登录NC系统，填写报销单时，可以进行冲借款，例如下图所示，冲销了2张借款单，其中一张借款单只冲销了部分金额；
报销充借款
2）在报销单据的冲销明细页签可以查看冲销记录，如图所示；
冲销记录
3）接下来的流程与员工直接报销的流程相同。
2.3供应商报销
2.3.1业务描述
由采购人员登陆NC系统/网上报销系统录入单据，完成对供应商付款业务的报销过程。
报销单的单据模板增加了供应商和客商银行账户2个字段，可以实现对公支付的功能。
供应商报销的业务流程与员工直接报销的业务流程相同。
2.3.2系统操作步骤
供应商报销涉及到如下节点：
领域
产品模块
功能节点
财务会计
费用管理
差旅费借款单
差旅费报销单
还款单
单据管理
资金管理
现金管理
结算
网上转账
初始设置
1、基础数据
本场景需要录入供应商及供应商银行账号，进入【企业建模平台】-【基础数据】-【供应商-业务单元】，录入一个供应商数据，如图所示：
2、流程设置
供应商报销的业务流程与员工直接报销的业务流程相同。
3、角色权限设置
设置具有报销相关权限的职责和角色，并分配给相应的人员。
第一步：
录入报销单
登陆NC系统，录入一张差旅费报销单，选择供应商字段，收款信息选择客商银行账户信息，如下图所示：
注意：
供应商字段信息和收款人字段信息不能同时录入。
第二步：
审批报销单
1）以审批用户登录NC系统，进入【财务会计】→【费用管理】→【单据管理】中审批该单据；
2）以第二审批用户登录NC系统，审批该单据；
第三步：
出纳通过NC系统进行结算和网上支付
出纳登录NC系统，进入【资金管理】→【现金管理】→【结算】，可以看到供应商的账户信息，如图所示：
供应商账户信息
可以看到该单据的状态为“审批通过”，结算状态为“未结算”，出纳可以点击〖结算〗按钮进行结算，然后进入【资金管理】→【现金管理】→【网上转账】，进行网上支付。
2.4代理报销
2.4.1业务描述
报销员工委托他人登陆NC系统录入借款报销单据，完成借款报销业务的全过程。
费用管理支持助理代理报销和临时个人授权代理报销。
针对领导和不具备全员报销条件的企业，支持通过授权代理设置助理，代理领导和员工进行报销单据录入。
系统支持按角色进行助理设置，方便代理授权；同时提供代理部门、代理所有人员的便捷设置。
针对个人临时授权，支持设置在特定的时间范围内，由其他人员代理自己进行具体交易类型的报销单据录入。
流程图如下：
2.4.2系统操作步骤
代理报销涉及到如下节点：
领域
产品模块
功能节点
财务会计
费用管理
授权代理设置
个人授权设置
差旅费借款单
差旅费报销单
单据管理
资金管理
现金管理
结算
网上支付
初始设置
1、流程设置
代理借款/报销的审批流程与全员代理借款/报销的业务流程基本相同，只是流程的发起者，即借款单/报销单的填报人不是报销人本身，而是其所委托的代理人。
2、角色权限设置
设置具有报销相
升级会员 