公文管理系统.docx
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公文管理系统
摘要1
2
2
第一章公文管理系统分析3
1.1 公文管理系统简要分析3
1.2公文管理系统业务流程分析6
1.3 公文管理系统数据流程分析7
1.4 公文管理系统数据字典9
1.4.2 数据流的定义16
1.4.3 数据存储的定义18
1.4.4处理逻辑的定义20
1.5公文管理系统分析报告22
1.6公文管理系统分析报告24
第二章 公文管理系统设计25
2.1 系统目标设计25
2.2 新系统功能结构设计25
2.3 公文管理系统流程设计28
2.4 代码设计29
2.5系统物理配置方案设计30
2.5.1系统硬件配置30
2.6 输出设计30
2.7存储文件设计32
2.8 输入设计35
第三章 公文管理系统实施36
3.1 试验资料的准备36
3.3程序设计38
3.3.1 系统启动引导表单的实现38
3.3.2 来文登记处理表单的实现39
3.3.3 发文拟稿处理表单的实现39
3.5 系统使用说明书40
致谢41
参考文献42
摘要
随着计算机网络技术的快速发展，建立办公室公文管理系统是企业当前管理工作的迫切需求。
本文根据四川现代公司办公室自动化管理的需求而进行开发。
文中参考了当前国内公文管理的发展现状及管理模式，采用信息系统对办公室公文管理进行了总体设计，可以实现办公室公文管理标准化、规范化和自动化的日常管理工作。
该公文管理系统的开发，对提高办公室公文管理水平具有十分重要的意义。
经实际应用表明，该公文管理系统用户界面良好，操作灵活方便，可极大的提高办公室自动化水平和工作效率，是一个科学适用的公文管理系统。
关键词：
公文管理信息系统
：
..,,,,..,,,a.
:
第一章 公文管理系统分析
1.1 公文管理系统简要分析
1.1.1 该系统开发的可行性分析
从20世纪70年代，中国开始创建办公自动化以来，我国的自动化进程日新月异。
很多企事业单位的都用计算机来代替了传统的以手工为主的办公方式和生产方式。
计算机已经深入到了生产、管理等各个生产和管理的重要环节。
其正确率高，速度快，存储量大，和信息传输快捷等特点，是现代信息化社会中必不可少的信息收集、传输、存储工具。
四川现代公司根据企业的信息量大、管理复杂、业务繁多等特点，认为传统的手工劳动已经难以适应。
打算从管理层开始，逐渐以计算机为主的自动化管理模式取代传统办公模式。
经过领导的批准，要设计一套公文管理系统。
本人作为该系统的分析设计人员，通过初步调查了解了该公司的办公室公文管理情况。
四川现代公司下属部门并不多，员工大约在100人左右。
公司办公室的公文管理是公文管理工作的重要组成部分，但该公司的公文处理一直依靠手工方式，不能及时提供各类有关的信息，从一定程度上影响了公文处理的效率。
为此公司总经理拨出专款，希望建立一套能动态反映公文管理信息的管理信息系统，通过开发公文管理系统可以给出公文处理的各种信息及其变化，以及这些信息的各种台账，使管理人员能及时、快速、准确的提供各种公文处理信息。
并以此带动公司信息化管理的步伐，提高员工素质。
由于该公司规模较小，管理方式集中统一，数据处理量不大，可考虑开发以批处理为主要数据处理方式的单机式信息系统。
因此投资不大，公司完全可以承担。
因此该信息系统的开发是必要和可行的，可以立即进行开发。
根据公司办公室的公文管理业务的特点，要求设计操作方便，数据安全，易于维护和升级。
能应付本公司办公室的公文管理的日常工作。
1.1.2 该系统的业务流程调查
目前，该公司办公室只有四个人，公司的管理人员共有36人。
公司办公室的公文管理的过程是，一方面当来文时，公司办公室秘书接收文件，进行来文登记，并送办公室主任处请示处理，办公室主任批示送某公司领导阅批，领导阅批后由秘书下发到相关部门执行。
处理完成后文件存入档案。
另一方面当发文时，由相关部门人员拟稿，由公司办公室秘书进行登记处理，相关人员进行审稿，相关公司领导会签后发行，然后文件存档。
1.1.3 该系统中的数据输入、资料输出和资料存储调查
经对办公室公文管理业务流程的调查分析，该系统中的数据输入单据为来文登记单、领导阅批下发单、发文登记单，其格式如下：
表1.1 来文登记单
表1.2 发文登记单
该系统中的资料存储是来文数据库、来文存档库、发文数据库、发文存档库，其格式如下：
表1.3 来文数据库格式
表1.4 来文存档库格式
表1.5 发文数据库
表1.6发文存档库
该系统中的资料输出为来文台账、发文台账，其格式如下：
表1.7 来文台账
表1.8发文台账
1.1.4 该系统中的组织机构图和管理职能图
1.1办公室公文管理组织机构设置图
图1.2 公文管理职能图
在实际管理活动中，各种各样的需求随时都可能发生，如：
根据文件编号可以查询相关公文处理信息。
文件存档后如果需要修改，可以进行取消存档的处理。
1.2公文管理系统业务流程分析
根据对学校考试管理流程的调查，画出该系统的业务流程图，如图1.3所示。
图1.3 公文管理的业务流程图
1.3 公文管理系统数据流程分析
文件档案
图1.4 公文管理系统的顶层数据流程图
秘书
P1
来文登记
P2
领导阅批
P5
发文登记
P6
审核处理
P7
发行处理
P8
发文存档
P3
下发处理
P4
来文存档
领导
相关人员
P9
来文查询
P10
发文查询
阅批后来文登记单
来文登记单阅批后来文登记单
下发处理后登记单
来文台账
来文登记单
文件存档
发文登记单
发文台账
发行处理后登记单
发文登记单审核后发文登记单
审核后发文登记单
图1.5 公文管理系统的数据流程图
D1：
来文登记单
D2：
阅批后来文登记单
D3：
下发处理后登记单
D4：
发文登记单
D5：
审核后发文登记单
D6：
发行处理后登记单
D7：
发文台账信息
D8：
来文台账信息
1.4 公文管理系统数据字典
1.4.1 数据项的定义
数据项编号：
X01
数据项名称：
发文编号
类型：
字符型
长度：
20
数据项编号：
X02
数据项名称：
文件编号
类型：
字符型
长度：
20
数据项编号：
X03
数据项名称：
发文单位
类型：
字符型
长度：
80
数据项编号：
X04
数据项名称：
文件字号
类型：
字符型
长度：
40
数据项编号：
X05
数据项名称：
文件标题
类型：
字符型
长度：
80
数据项编号：
X06
数据项名称：
主题词
类型：
字符型
长度：
40
数据项编号：
X07
数据项名称：
文件类别
类型：
字符型
长度：
4
数据项编号：
X08
数据项名称：
文件密级
类型：
字符型
长度：
4
数据项编号：
X09
数据项名称：
加急
类型：
字符型
长度：
4
数据项编号：
X10
数据项名称：
份数
类型：
数值型
长度：
3
小数字：
0
取值范围：
1—999
数据项编号：
X11
数据项名称：
拟稿部门
类型：
字符型
长度：
16
数据项编号：
X12
数据项名称：
拟稿人
类型：
字符型
长度：
16
数据项编号：
X13
数据项名称：
拟稿时间
类型：
日期型
长度：
8
数据项编号：
X14
数据项名称：
登记人
类型：
字符型
长度：
16
数据项编号：
X15
数据项名称：
公司领导1
简述:
发文时会签的领导
类型：
字符型
长度：
10
数据项编号：
X16
数据项名称：
公司领导2
简述:
发文时会签的领导
类型：
字符型
长度：
10
数据项编号：
X17
数据项名称：
公司领导3
简述:
发文时会签的领导
类型：
字符型
长度：
10
数据项编号：
X18
数据项名称：
审稿人1
简述:
发文时进行审核的相关人员
类型：
字符型
长度：
10
数据项编号：
X19
数据项名称：
审稿人2
简述:
发文时进行审核的相关人员
类型：
字符型
长度：
10
数据项编号：
X20
数据项名称：
审稿人3
简述:
发文时进行审核的相关人员
类型：
字符型
长度：
10
数据项编号：
X21
数据项名称：
签发人
类型：
字符型
长度：
10
数据项编号：
X22
数据项名称：
主送
类型：
字符型
长度：
100
数据项编号：
X23
数据项名称：
抄送
类型：
字符型
长度：
100
数据项编号：
X24
数据项名称：
抄报
类型：
字符型
长度：
100
数据项编号：
X25
数据项名称：
下发时间
类型：
日期型
长度：
8
数据项编号：
X26
数据项名称：
存档时间
类型：
日期型
长度：
8
数据项编号：
X27
数据项名称：
存档地点
类型：
日期型
长度：
8
数据项编号：
X28
数据项名称：
来文编号
类型：
字符型
长度：
20
数据项编号：
X29
数据项名称：
公司领导1
简述:
来文时阅批的领导
类型：
字符型
长度：
10
数据项编号：
X30
数据项名称：
公司领导2
简述:
来文时阅批的领导
类型：
字符型
长度：
10
数据项编号：
X31
数据项名称：
公司领导3
简述:
来文时阅批的领导
类型：
字符型
长度：
10
数据项编号：
X32
数据项名称：
部门人员1
简述:
来文时进行阅办处理的相关人员
类型：
字符型
长度：
10
数据项编号：
X33
数据项名称：
部门人员2
简述:
来文时进行阅办处理的相关人员
类型：
字符型
长度：
10
数据项编号：
X34
数据项名称：
部门人员3
简述:
来文时进行阅办处理的相关人员
类型：
字符型
长度：
10
数据项编号：
X35
数据项名称：
拟办意见
类型：
字符型
长度：
200
数据项编号：
X36
数据项名称：
领导批示
类型：
字符型
长度：
200
数据项编号：
X37
数据项名称：
附注
类型：
字符型
长度：
100
数据项编号：
X38
数据项名称：
处理时间
类型：
日期型
长度：
8
数据项编号：
X39
数据项名称：
处理结果
类型：
字符型
长度：
200
1.4.2 数据流的定义
数据流编号：
D1
数据流名称：
来文登记单
简述：
接收来文处理的情况
数据流来源：
公司办公室秘书输入
数据流去向：
来文登记处理功能
数据流组成：
来文编号+文件编号+发文单位+文件字号+文件标题+主题词+文件类别+文件密级+加急+份数+收到时间+登记时间+登记人
流通量：
5份/每天
数据流编号：
D2
数据流名称：
阅办后来文登记单
简述：
领导阅批后相关部门阅办后的来文登记单
数据流来源：
领导和相关人员
数据流去向：
存档处理功能
数据流组成：
来文编号+文件编号+发文单位+文件字号+文件标题+主题词+文件类别+文件密级+加急+份数+收到时间+登记时间+登记人+公司领导1+公司领导2+公司领导3+部门人员1+部门人员2+部门人员3+拟办意见+领导批示+附注
流通量：
5份/每天
数据流编号：
D3
数据流名称：
下发处理后登记单
简述：
返回处理结果后的登记单
数据流来源：
相关人员
数据流去向：
来文台账
数据流组成：
来文编号+文件编号+发文单位+文件字号+文件标题+主题词+文件类别+文件密级+加急+份数+收到时间+登记时间+登记人+公司领导1+公司领导2+公司领导3+部门人员1+部门人员2+部门人员3+拟办意见+领导批示+附注+处理时间+处理结果
流通量：
5份/每天
数据流编号：
D4
数据流名称：
发文登记单
简述：
发文时的情况
数据流来源:
办公室秘书输入
数据流去向：
发文登记处理功能、相关人员。
数据流组成：
发文编号+文件编号+发文单位+文件字号+文件标题+主题词+文件类别+文件密级+加急+份数+拟稿部门+拟稿时间+登记人
流通量：
5份/每天
数据流编号：
D5
数据流名称：
审核后的发文登记单
简述：
包含审核、会签处理的发文登记单
数据流来源：
发文登记处理功能、相关人员、公司领导
数据流去向：
发行处理功能
数据流组成：
发文编号+文件编号+发文单位+文件字号+文件标题+主题词+文件类别+文件密级+加急+份数+拟稿部门+拟稿时间+登记人+公司领导1+公司领导2+公司领导3+审稿人1+审稿人2+审稿人3
流通量：
5份/每天
数据流编号：
D6
数据流名称：
发行处理后登记单
简述：
包含发行处理信息的登记单
数据流来源：
审核处理功能
数据流去向：
秘书
数据流组成：
发文编号+文件编号+发文单位+文件字号+文件标题+主题词+文件类别+文件密级+加急+份数+拟稿部门+拟稿时间+登记人+公司领导1+公司领导2+公司领导3+审稿人1+审稿人2+审稿人3+签发人+主送+抄送+抄报+下发时间
流通量：
5份/每天
1.4.3 数据存储的定义：
数据存储编号：
F1
数据存储名称：
来文数据库
简述：
来文的来文编号、文件编号等信息，保存未存档来文信息。
数据存储结构：
来文编号+文件编号+发文单位+文件字号+文件标题+主题词+文件类别+文件密级+加急+份数+收到时间+登记时间+登记人+公司领导1+公司领导2+公司领导3+部门人员1+部门人员2+部门人员3+拟办意见+领导批示+附注+处理时间+处理结果+存档时间+存档地点
结果关键词：
来文编号
相关的处理：
P1，P2，P3，P4，P9
数据存储编号：
F2
数据存储名称：
来文查询数据库
简述：
来文信息查询，暂时保存未存档和已经存档来文信息。
数据存储结构：
来文编号+文件编号+发文单位+文件字号+文件标题+主题词+文件类别+文件密级+加急+份数+收到时间+登记时间+登记人+公司领导1+公司领导2+公司领导3+部门人员1+部门人员2+部门人员3+拟办意见+领导批示+附注+处理时间+处理结果+存档时间+存档地点
关键词：
来文编号
相关的处理：
P4，P9
数据存储编号：
F3
数据存储名称：
来文存档数据库
简述：
保存已经存档来文信息
数据存储结构：
来文编号+文件编号+发文单位+文件字号+文件标题+主题词+文件类别+文件密级+加急+份数+收到时间+登记时间+登记人+公司领导1+公司领导2+公司领导3+部门人员1+部门人员2+部门人员3+拟办意见+领导批示+附注+处理时间+处理结果+存档时间+存档地点
关键词：
存档地点
相关的处理：
P4
数据存储编号：
F4
数据存储名称：
发文数据库
简述：
发文的发文编号、文件编号等信息，保存未存档发文信息。
数据存储结构：
发文编号+文件编号+发文单位+文件字号+文件标题+主题词+文件类别+文件密级+加急+份数+拟稿部门+拟稿时间+登记人+公司领导1+公司领导2+公司领导3+审稿人1+审稿人2+审稿人3+签发人+主送+抄送+抄报+下发时间+存档时间+存档地点
结果关键词：
发文编号
相关的处理：
P5，P5，P7，P8，P10
数据存储编号：
F5
数据存储名称：
发文查询数据库
简述：
发文信息查询，暂时保存未存档和已经存档发文信息
数据存储结构：
发文编号+文件编号+发文单位+文件字号+文件标题+主题词+文件类别+文件密级+加急+份数+拟稿部门+拟稿时间+登记人+公司领导1+公司领导2+公司领导3+审稿人1+审稿人2+审稿人3+签发人+主送+抄送+抄报+下发时间+存档时间+存档地点
关键词：
发文编号
相关的处理：
P8，P10
数据存储编号：
F6
数据存储名称：
发文存档数据库
简述：
保存已经存档发文信息
数据存储结构：
发文编号+文件编号+发文单位+文件字号+文件标题+主题词+文件类别+文件密级+加急+份数+拟稿部门+拟稿时间+登记人+公司领导1+公司领导2+公司领导3+审稿人1+审稿人2+审稿人3+签发人+主送+抄送+抄报+下发时间+存档时间+存档地点
关键词：
存档地点
相关的处理：
P8
1.4.4处理逻辑的定义
处理逻辑编号：
P1
处理逻辑名称：
来文登记
输入：
数据流D1，由公司办公室秘书输入
输出：
数据流D1，去向来文数据库、领导阅批功能
描述：
将来文信息进行进行修改录入，以备后用。
激发条件：
接收来文时发生
处理逻辑编号：
P2
处理逻辑名称：
领导阅批
输入：
数据流D1，来自来文登记功能、来文数据库
输出：
数据流D2，去向下发处理功能、来文数据库。
描述：
将领导阅批和部门阅办情况输入来文数据库中。
激发条件：
领导阅批后部门阅办后发生
处理逻辑编号：
P3
处理逻辑名称：
下发处理
输入：
数据流D2,来自领导阅批功能、来文数据库
输出：
数据流D3,去向来文数据库
描述：
将下发处理信息输入到来文数据库。
激发条件：
文件下发处理后发生
处理逻辑编号：
P4
处理逻辑名称：
来文存档
输入：
数据流D123,来自来文数据库
输出：
数据流D9，去向来文存档数据库
描述：
将存档的记录由来文数据库转移到来文存档数据库，
激发条件：
存档处理时发生
处理逻辑编号：
P5
处理逻辑名称：
发文登记
输入：
数据流D4，由公司办公室秘书输入
输出：
数据流D4，去向发文数据库、审稿功能。
描述：
将来文信息进行进行修改录入，以备后用
激发条件：
接收发文时发生
处理逻辑编号：
P6
处理逻辑名称：
发文审稿
输入：
数据流D4，来自发文登记功能、发文数据库
输出：
数据流D5，去向发行处理功能、发文数据库。
描述：
将审稿和领导会签情况输入发文数据库中。
激发条件：
相关人员审稿和领导会签后发生
处理逻辑编号：
P7
处理逻辑名称：
发行处理
输入：
数据流D5,来自审稿功能、发文数据库
输出：
数据流D6,去向发文数据库
描述：
将文件发行处理信息输入到来文数据库。
激发条件：
文件发行处理后发生
处理逻辑编号：
P8
处理逻辑名称：
发文存档
输入：
数据流D456,发自来文数据库
输出：
数据流D9，去向发文存档数据库
描述：
将存档的记录由发文数据库转移到发文存档数据库，
激发条件：
存档处理时发生
1.5公文管理系统分析报告
并提出新系统逻辑模型如图1.6所示
图1.6 公文管理系统逻辑模型
1.6公文管理系统分析报告
通过对现行系统的全面调查与分析，本系统数据流向是合理的，系统功能能够满足实际管理工作的需要。
本系统的输入边界是来文登记单、发文登记单和查询条件；输出边界是发文台账、来文台账和查询结果。
通过对数据字典中数据量、数据处理和数据存储分析，该系统的总数据量较小，适宜于采用普通商用微机按批处理方式进行数据处理。
第二章 公文管理系统设计
2.1 系统目标设计
通过系统分析报告，制订本系统目标如下：
（1）采用统一的人机对话方式，方便的数据输入性能，良好的人机界面，编辑修改方便。
（2）数据输入方便，人机界面良好，编辑修改方便。
（3）数据库维护简单，快速灵活的查询功能，能够满足不同的查询需要。
（4）系统维护容易，操作简单，不需要过多的专业知识。
2.2 新系统功能结构设计
综合考虑新系统逻辑模型和设计的新系统目标的要求，绘制的新系统功能结构如图2.1所示
图2.1 公文管理系统功能结构图
对上图中各项功能说明如下：
1.来文处理
（1）来文登记处理。
提供接收文件登记，将有关信息记入来文数据库功能。
（2）领导阅批和下发。
提供领导阅批和部门阅办处理功能。
（3）督办处理。
提供将来文处理结果输入来文数据功能。
（4）来文存档，提供文件存档功能。
2.发文处理
（1）发文拟稿处理。
提供发文信息登记，将有关信息记入发文数据库功能。
（2）审稿处理。
提供文件的相关人员审核和领导会签的功能。
（3）发行处理。
提供文件发行处理信息输入功能。
（4）发文存档。
提供文件存档功能。
3.文件查询
（1）发文台账查询。
提供发文信息显示功能。
（2）发文台账打印。
提供发文信息打印功能。
（3）来文台账查询。
提供来文信息显示功能。
（4）来文台账打印。
提供来文信息打印功能。
4.系统维护
实现文件存档取消处理、数据库清理、数据库备份和数据库恢复等功能。
5．退出
退出本系统。
2.3 公文管理系统流程设计
根据系统分析阶段提出的系统逻辑模型，考虑数据处理的方便性，进行了相应改进。
图2.2 公文管理信息系统流程图
2.4 代码设计
1.来文编号的代码设计
来文编号的代码采用复合码，并用11位字符表示。
设计方案如图2.3所示。
XX XXXXXXXXX
顺序号
日
月份
年份
图2.3 来文编号代码设计方案
2.发文编号代码设计
发文编号的代码采用复合码，并用11位字符表示，采用方案如图2.4所示。
XX XXXXXXXXX
顺序号
日
月份
年份
图2.4 发文编号代码设计方案
2.5系统物理配置方案设计
2.5.1系统硬件配置
最低硬件环境为200，64内存，2硬盘，3.5英寸软驱；
推荐硬件环境为500，128内存，20硬盘，3.5英寸软驱；
打印机一台。
2.5.2系统软件配置
操作系统：
98中文版98中文版,中文版2000中文版中文版&中文版；
数据库系统：
6.0中文版及以上。
2.6 输出设计
本系统的输出报表来文台账查询输出、来文台账打印、发文台账查询输出、发文台账打印，输出格式设计成图2.5、表2.1、图2.6、表2.2所示的基本形式。
图2.5来文台账查询输出
表2.1来文台账打印输出
图2.6发文台账查询输出
图2.2发文台账打印输出
2.7存储文件设计
根据系统分析和设计的要求，本系统中建立四个基础数据库，如表2.3、表2.4、表2.5、表2.6所示。
为了便于阅读理解，库文件中的字段名均用汉字命名。
表2.4 来文表结构
表2.5 来文档案库表结构
表2.6 发文数据库表结构
表2.6 发文存档库表结构
2.8 输入设计
本系统的来文登记单、发文登记单办输入格式设计成表2.7和表2.8所示的基本形式。
表2.7 来文登记单
表2.8 发文登记单
第三章 公文管理系统实施
3.1 试验资料的准备
为应用程序调试准备的试验资料如表3.1和表3.2所示。
表3.1 来文数据库的试验资料
表3.2 发文数据库的试验资料
3.2 程序框图设计
来文登记处理功能模块设计程序框图
3.3程序设计
3.3.1 系统启动引导表单的实现
系统启动引导表单是为整个系统设计一个启动的画面，为配合办公室使用环境，加入办公室背景图片的效果。
其步骤如下：
在表单上加10个形状控件做出明暗方框相互叠加的效果，再为表单加上背景画面，设定表单的属性为希望加入的图片文件所在的路径及名称c:
\\\。
设置表单的属性为关闭。
为表单添加六个标签控件，标签控件属性分别填写“软件作者:
王雁萍”、“出品日期:
2006.05”、“公文管理系统”、“982000”和版权等信息。
为表单添加一个计时器控件，它的属性表明间隔时间设置值为2000。
在计时器的事件中编程使该表单释放并调用主控界面表单。
事件是在从表单运行到属性规定的时间间隔过后被触发的。
表单中计时器控件的事件的代码如下：
此表单的界面如图3.1所示。
图3.1 系统启动引导表单
升级会员 