青岛市建设工程竣工档案整理的基本要求.docx
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青岛市建设工程竣工档案整理的基本要求
附件1
青岛市建设工程竣工档案编制要求
A建设工程纸质档案编制的基本要求
1、建设、施工单位应根据《归档内容》的要求，将报送城建档案馆的工程资料按《归档内容》中要求的顺序排好。
2、建筑类建设单位须将“工程准备阶段及竣工验收文件”按《归档内容》中要求的顺序，填写到“青岛市建设工程前期档案材料报送目录”上，“青岛市建设工程前期档案材料报送目录”可以到qd82879324@163.COM电子邮箱中下载，邮箱密码为82879324，一式两份，加盖公章、签字后，随同文件一起报送，同时报送其电子版。
3、建筑类归档内容第五部分（节能材料）应按整个工程单独组卷，即整个工程有多个单体时，应将各单体节能材料汇总统一组卷，并做好汇总表（汇总表格式详见附件2）。
4、建筑类各种建筑材料须填写汇总表，如果一张不够用时，可填写多张，但须在右上角注明“共**页第**页”，在最后一张的下面并加盖建设单位、施工单位、监理单位公章（汇总表格式详见附件1）。
5、地下管线类建设、施工单位须按要求填写《青岛市地下管线工程竣工档案移交目录》（在邮箱qd82873118中下载，邮箱密码82873118），并同时提交电子版和纸质版，纸质版一式两份，建设单位和档案接收单位各执一份。
附件：
1.各种材料汇总表
2.建筑节能材料汇总表
1.文件材料应完整齐全符合案卷质量要求
（1）建设工程归档文件材料的内容，应是从建设项目的提出到竣工投产，交付使用全过程中形成的有价值的建设工程文件材料。
（2）向市城建档案馆归档的纸质工程文件应为原件，档案必须同时向市城建档案馆和其它档案管理部门移交的，原件由市城建档案馆保存。
房地产权属档案收集范围内的文件材料与市城建档案馆收集内容发生冲突的，原件应存放在市城建档案馆，房地产部门保存文件材料原件的复印件，归其保存的复印件应由市城建档案馆加盖市城建档案馆证明专用章，效力等同于原件。
（3）工程文件的内容及其深度必须符合国家现行有关工程勘察、设计、施工、监理等的标准的规定。
（4）勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据市城建档案馆的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。
审查合格后向有关部门移交。
（5）工程文件的内容必须真实、真确、完整、齐全，与工程实际相符合，做到图、物相符，签字盖章手续完备。
（6）归档建设工程文件材料应做到纸质优良，应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，应采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料，不得使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色的书写材料绘制书写。
计算机输出文字和图件应使用激光打印机，不应使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机。
（7）工程文件中文字材料幅画尺寸规格宜为A4幅面（297mm*210mm）。
图纸宜采用国家标准图幅。
（8）工程文件的纸张应采用长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新晒蓝图，图样清晰。
2.建设工程竣工图的编制
（1）在施工过程中，完全按图施工，没有变动者，可在原施工图上加盖“竣工图”标志章，填写有关栏目，在“变更情况”一栏填写“无变更”字样，作为竣工图。
（2）在施工过程中有一般性设计变动，能在原施工图上修改补充，且不影响图面质量，可不重新绘制竣工图，把在施工过程中修改变更的内容，用碳素墨水笔在施工图上修改、补充、注记变更依据，在注记变更依据的起始部位画一个圆圈，原则上以直径10毫米为宜，一张施工图的变更按先上后下，先左后右的顺序在圆圈内用阿拉伯数字编顺序号，然后再修改注记后的施工图上加盖“竣工图”标志章，填写有关栏目，在“变更情况”一栏填写该张图纸“变更×处”字样，作为竣工图。
修改施工图一般有如下两种情况：
以图纸会审记录、设计变更通知单、技术和订单、隐蔽工程验收记录等形式出现的变更，用碳素墨水笔将原施工图变更部位用细实线杠改划掉（用直尺），使被杠改的部分能够看清楚变更前的情况，然后绘上真实反映实物的图形，注上真实反映实物的尺寸，写上真实反映实物的文字，并在靠近变更部位的适当空白处注记变更依据。
例如：
见设计变更第5号第3条。
变更部位出正式变更蓝图，用碳素墨水笔将原施工图变更部位打叉划掉，并在靠近变更部位的适当空白处注记变更依据。
例如：
见建变1.
采用修改施工图作为竣工图的方法时，修改、说明和注记应当在适当空白处，不得与原施工图内容重叠，不能破坏原施工图的内容。
（3）凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及有其他重大改变不宜在原施工图上修改、补充者，应按改变后的实际情况重新绘制竣工图，并加盖“竣工图”标志章，填写有关栏目，在“变更情况”一栏填写“重新绘制”字样，作为竣工图。
利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据。
凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。
（4）所有竣工图均应加盖“竣工图”标志章。
竣工图章的基本内容应包括：
“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、总监理工程师、监理工程师、变更情况。
竣工图章中所列各项签署章应为第一责任人，原则上不能代签，由竣工图的编制和修改单位负责把关。
其中，技术负责人对该项目工程直接负责的技术人员。
竣工图章示例如下：
竣工图章示例（单位为mm）
竣工图章尺寸为：
50mm×80mm
竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。
（必须在图纸正面，不能压盖图纸的内容。
）
3.立卷的原则
（1）立卷应遵循建设工程文件材料的自然形成规律和工程专业的特点，保持卷内建设工程文件材料有机联系，便于城建档案的保管和利用。
（2）建设工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、工程竣工验收文件、监理文件、施工文件、竣工图5部分立卷。
材料较少时，可将2个以上的阶段组为一卷；材料较多时，亦可将一个阶段形成的材料按问题分为数卷。
（3）一项建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程立卷。
（4）图样材料按建筑、结构、水、暖、电等顺序排列，视其材料的多少组成1至数卷。
（5）案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。
（6）不同幅面的工程图纸采用“手风琴”式，统一折叠成A4幅面（297mm*210mm）。
应面向朝内，首先沿标题栏的短边方向以W形折叠，然后在沿标题栏的长边方向以W形折叠，并使标题栏露在外面（右下角）。
（即按标题栏方向从上往下翻，图纸背面在外，0#图纸往下翻后长出的部分再往上翻按与上边对齐，左右折叠时从左边开始。
）
（7）案卷不宜过厚，文字材料卷厚度不宜超过20mm，图纸卷厚度不宜超过50mm。
4.卷内文件的排列
（1）文件材料按事项、专业顺序排列。
同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不应分开，并应按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、附件在后的顺序排列。
（2）图纸应按专业排列，同专业图纸应按图号顺序排列。
（3）当案卷内既有文字材料又有图纸时，文字材料应排在前面，图纸应排在后面。
5.案卷编目
（1）编制卷内文件页号应符合下列规定：
①卷内文件均应按有书写内容的页面编号。
每卷单独编号，页号从“1”开始。
②页号编写位置：
单面书写的文件在右下角，双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。
折叠后的图纸一律在右下角，以打号机打字显示。
（页号须打在右下角纸张两个边缘量起10毫米处。
）
③成套图纸或印刷成册的文字材料，自成一卷的，也须从第一页重新编写页码。
④案卷封面、案卷目录、卷内备考表不编写页号。
（2）案卷封面的编制应符合下列规定：
①案卷题名应简明、准确揭示卷内程文件的内容，案卷题名的主要内容包括：
建设单位名称、工程项目名称、卷内建设工程文件的归纳内容。
②编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。
工程准备阶段及工程验收文件案卷填写建设单位，施工案卷填写施工单位。
③起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。
④保管期限应根据卷内文件的保存价值在永久、长期、短期三种保管期限中选择划定。
密级应在绝密、机密、秘密三个级别中选择划定。
⑤案卷封面所有数字一律用阿拉伯数字。
年月日用点隔开。
（3）卷内目录的编制应符合下列规定：
①卷内目录排列在卷内文件首页之前。
②序号应以一份文件为单位编写，用阿拉伯数字从1起一次标注。
③文件编号应填写文件形成单位的发文号或图纸的图号，或设备、项目代号。
④责任者应填写文件的直接形成单位或个人。
有多个责任者时，应选择两个主要责任者，其余用“等”代替
⑤文件题名应填写文件标题的全称。
当文件无标题时，应根据内容拟写标题，拟写标题外应加“[]”符号。
⑥日期应填写文件的形成日期或文件的起止日期，竣工图应填写编制日期。
日期中的“年”应用四位数字表示，“月”和“日”应分别用两位数字表示。
年月日用点隔开。
⑦页次应填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件应填写起止页号。
⑧卷内目录的所有数字一律用阿拉伯数字。
⑨备注应填写需要说明的问题。
（4）卷内备考表的编制应符合下列规定：
①卷内备考表要标明卷内文件的总页数、各类文件页数或照片张数及立卷单位对案卷情况的说明。
②立卷单位的立卷人和审核人应在卷内备考表上签名；年、月、日应按立卷、审核时间填写。
③卷内备考表排列在案卷内建设工程文件材料的尾页之后。
6.案卷装订的要求与装具
（1）案卷可采用装订和不装订两种形式。
文字材料必须装订。
文字材料及图纸合订一卷时应装订立卷。
装订应采用白线绳三孔左侧装订的办法，装订线不得压字，装订应整齐、美观、牢固。
装订线离左边10mm，上孔离上边75mm,三孔间距75mm。
每卷厚度不得超过2cm。
（2）装订时必须去掉金属物。
（3）图样材料单独立卷时，一律不装订。
（4）卷盒外表尺寸应为310mm*220mm，厚度可为20、30、40、50mm.
（5）卷盒应采用无酸纸制作。
7.报送时间和交接手续
（1）列入城建档案管理机构档案接受范围的工程，竣工验收时，城建档案管理机构应对工程档案进行预验收。
（2）城建档案管理机构在进行工程档案预验收前，应查验下列主要内容：
工程档案齐全、系统、完整、全面反映工程建设活动和工程实际状况；
工程档案已整理立卷，立卷符合本规范的规定；
竣工图的绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章；
文件的形成、来源符合实际，要求单位和个人签章的文件，其签章手续完备；
文件的材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求；
电子档案格式、载体等符合要求
声像档案内容、质量、格式符合要求。
（3）列入城建档案管理机构接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后3个月内，必须向城建档案管理机构移交一套符合规定的工程档案。
（4）停建、缓建建设工程的档案，可暂由建设单位保管。
（5）对改建、缓建和维修工程，建设单位应组织设计、施工单位对改变部位据实编制新的工程档案，并应在工程竣工验收后3各月内向城建档案管理机构移交。
（6）当建设单位向城建档案管理机构移交工程档案时，应提交案卷目录，办理移交手续，双方签字、盖章后方可交接。
B建设工程声像档案的编制要求
（一）建设工程声像档案拍摄基本要求：
1.工程声像档案拍摄的一般步骤：
①根据拍摄计划，确定拍摄的内容。
②根据需要拍摄的内容，建设单位与监理单位工作人员对照图纸，确定拍摄的位置。
③必须视频拍摄监理人员现场解说。
解说词包含工程名称、拍摄的位置及拍摄内容。
④拍摄要拍摄的具体内容。
每次先拍摄全景，再拍摄监理人员验收过程。
⑤最后拍摄监理人员验收结论。
⑥拍摄完毕后，监理人员在声像档案工作单上签字。
2.按照工程施工顺序进行拍摄。
拍摄工程的每一分部分项，必须有不少于全景、中景、特写三个景别，并以保持景别之间的有机联系；同时，尽量采用不同的拍摄机位和拍摄角度。
3.声像档案拍摄时，一般要达到构图完整、主题明确、图像清晰稳定、色彩真实、声音清楚等基本要求。
4.视频拍摄时，一律采用PAL制式，一般使用固定镜头，并保存拍摄过程的同期声。
（二）建设工程声像档案归档标准和技术要求
1.建设工程分部分项声像档案归档标准
①工程开工前原貌、工程拆迁过程各有3—10张照片档案
②有关工程的重要会议或重大活动有3—10张照片档案。
③工程桩基验收有不少于3张照片档案及1—2分钟的视频档案。
④工程基础防水施工、验收各有不少于3张照片档案及1—2分钟的视频档案。
⑤工程钢筋验收：
范围包括工程±0.00以下的每层、主体首层、主体标准层及主体屋面，内容包括它们应有的梁、板、柱及剪力墙钢筋验收，标准是不少于3张照片档案和不少于1分钟的视频档案。
⑥屋面保温施工、防水施工及验收各有不少于3张照片档案及1—2分钟的视频档案。
⑦外墙保温施工有不少于3张照片档案，保温板粘结及锚栓拉拔试验有不少于1—2分钟的视频档案。
⑧幕墙施工及验收各有3—10张照片档案。
⑨给排水、采暖工程施工及验收各有3—10张照片档案。
⑩室内卫生间防水验收有不少于3张照片档案及1—2分钟的视频档案。
⑪电气空调电梯工程安装及验收各有3—10张照片档案。
⑫新材料新工艺的应用情况有3—10张照片档案。
⑬工程竣工验收及竣工后的全貌各有不少于3张照片档案及1—2分钟的视频档案。
（二）、建设工程声像档案归档技术要求
①归档的声像档案必须是原版、原件。
照片与底片应同时归档，归档的照片与底片影像应一致；归档的声像档案是数码材料的，应当带有原始属性的声像资料，不能进行任何形式的后期编辑和处理；以视频录像带的原始素材应与其它形式的视频材料一致。
②归档的声像档案不能重复。
反映建设工程同一内容的、不同角度、不同景别、不同时间（阶段）的声像材料一般只归档一份。
③归档的声像档案一件载体只能录制同一工程项目的内容。
工程项目如果为多个单体工程，各单体工程的名称必须标示清楚。
④归档的照片档案和视频档案不能放置在同一档案载体上。
⑤归档的声像档案载体必须是清洁、材质完好，没有变形、断裂、发霉及磁粉脱落、磨损、划伤现象。
⑥归档的声像档案载体记录的信息必须是无病毒、可读文件。
⑦归档的声像档案应当分类，其中每一分部作为一个文件夹，声像档案的每一个内容都必须有相应的文件名加以文字说明。
文字说明应当包括人物、时间、地点、事由等要素
⑧以磁性材料为载体的声像资料，应当将其制成光盘。
光盘与磁性材料同时归档，分类整理、编目、保管，并注明互相参见号；光盘应当简要说明存贮文件的机读目录或存储内容等。
⑨工程档案照片可以使用胶片相机或数码设备拍摄。
使用普通相机拍摄的照片，底片使用普通胶片（彩色100ISO）；使用数码设备拍摄的照片，使用JPEG（2M以上）或TIFF（15M以上）格式，相机光学分辨率400万像素以上（拍摄尺寸应设定为2400X1920以上）。
归档时，应挑选有代表性的数码照片洗印成6寸光面彩照。
⑩工程视频资料可以使用DV、数码摄像机或其它设备拍摄，在PAL制式下可以采用MPEG-2或AVI格式，图像像素尺寸应设定为720×576以上。
视频光盘必须是数据刻录方式制成。
C地下管线工程竣工测量成果编制标准
（一）地下管线工程竣工测量成果要求
1.地下管线竣工测量成果须满足《青岛市地下管线探测与信息化建设技术导则》的要求。
2.地下管线竣工测量成果以MicrosoftAccess2003或以上版本的mdb数据库文件格式存储，并以DVD光盘形式提交。
3.提交的竣工测量成果中管线点的物探点号必须具有唯一性。
4.提交的地下管线数据库须满足青岛市地下管线信息管理系统对管线数据的要求，做好与系统已有管线数据库的接边处理。
（二）地下管线数据库格式
1.地下管线数据库文件以工程为单位提交，命名方式为xx.mdb（xx为“工程名称-工程起止时间”）。
2.xx.mdb文件包括管线点属性表和管线线属性表，按不同管线类别分别成表。
3.地下管线数据库结构参照《青岛市地下管线探测与信息化建设技术导则》执行。
注：
以上未尽事宜执行《城市地下管线探测技术规程》（CJJ61-2003）、《城市测量规范》（CJJ/T8-2011）等相关规定。
D青岛市建设工程电子档案基本要求
（一）基本原则
1、凡是记录与工程建设有关的具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件和相关数据等都属于建设工程电子文件的收集范围，文件著录应符合国家现行标准《电子文件归档与电子档案管理规范》CJJ/T117-2007有关规定。
2、建设工程电子档案的形成、整理等工作由建设单位负责，设计单位应积极配合建设单位做好竣工图电子文件的编制工作。
3、建设工程电子档案成果内容必须与工程实际相符合，目录及内容应与纸质档案保持一致，并建立准确的标识关系，文件格式应采用通用格式。
4、建设工程电子档案要做到移交时数据完整、内容准确、编目规范、账目一致、手续清楚，移交清单一式两份，交接双方签字后各执一份（附录A）。
5、归档移交的建设工程电子档案应为两套，一套封存保管，一套查阅利用。
成果须以DVD只读性光盘形式提交，文件载体上编制封面，封面内容的填写应符合附录B的要求。
（二）技术标准
1.电子文件存储路径及命名规则
1级目录————工程项目文件夹
2级目录————案卷文件夹
3级目录————卷内目录文件夹
电子文档结构：
命名规则：
“工程项目文件夹”的命名：
序号（年度+顺序号）+工程项目名称
“案卷文件夹”的命名：
顺序号+案卷名称
“卷内目录文件夹”的命名：
顺序号+目录名称
卷内目录文件夹下电子文件的命名：
页码+5位备用码+文件扩展名；
顺序号及页码均为三位数，不足位数前面补0。
如001，002，011——
备用码：
00000
其中案卷封皮和卷内目录的扫描文件存储于案卷文件夹下。
2.电子文件的存储应采用以下通用格式：
文件类别
格式
文本文件
DOC、DOCX、XML
表格文件
XLS、ACCESS
扫描文件
TIFF、JPEG、PDF
图形文件
DWG
照片文件
JPEG
影像文件
MPEG、AVI
音频文件
WAV、MP3
注：
文件、图纸扫描分辨率均不低于300dpi，文件存储格式为黑白二值图TIFF或彩色、灰度图JPEG。
TIFF、JPEG文件尺寸必须与实际图纸的尺寸一致，即全尺寸文件。
竣工图电子文件采用DWG格式。
3.建设单位应提供工程中每一个单体建筑物在青岛市城市坐标系下的空间地理坐标数据。
坐标文件以工程名称命名，格式为文本（TXT）文件，结构为：
单体名称，横坐标值（X），纵坐标值（Y）。
4.移交的电子档案文件必须同时附录准确的建设项目电子目录清单。
包括：
工程目录、案卷目录、卷内文件目录，保存为一份包含此三个工作簿的Excel（XLS）格式文件。
样例如下：
工程目录：
项目
顺序号
移交责任书
编号
工程名称
工程地点
建设单位
施工单位
开工日期
竣工日期
备注
8675
和黄·小港湾改造项目1A期二标段联排别墅L1
（1）#工程
小港湾
和记黄埔地产（青岛）有限公司
天元建设集团有限公司
2012.12.07
2014.08.09
9090
和黄.小港湾改造项目4号地块车库工程
市北区小港湾片区
和记黄埔地产（青岛）有限公司
青建一建集团有限公司
2013.01.30
2014.08.03
……
案卷目录：
项目顺序号
案卷题名
建设单位
设计单位
施工单位
备注
9090
和黄.小港湾改造项目4号地块车库工程规划、施工许可证、单位工程评定表、分部工程验收记录等
和记黄埔地产（青岛）有限公司
青岛腾远设计事务所有限公司
青建一建集团有限公司
9090
和黄.小港湾改造项目4号地块车库工程给排水、采暖竣工图
和记黄埔地产（青岛）有限公司
青岛腾远设计事务所有限公司
青建一建集团有限公司
9090
和黄.小港湾改造项目4号地块车库工程电气竣工图
和记黄埔地产（青岛）有限公司
青岛腾远设计事务所有限公司
青建一建集团有限公司
……
卷内文件目录：
项目顺序号
序号
文件题名
编制日期
页次
备注
9090
1
建设工程规划许可证（复印件）
2012.07.03
1
9090
2
建筑工程施工许可证（复印件）
2013.01.30
3
9090
3
单位（子单位）工程质量竣工验收记录表（复印件）
2014.08.12
5
9090
4
单位（子单位）工程质量控制资料核查表（复印件）
2014.08.12
6
……
附录A
建设工程电子档案移交、接收登记表
载体编号
载体标识
载体类型
载体数量
载体外观检查
有无划伤
是否清洁
病毒检查
杀毒软件名称
版本
病毒检查结果报告:
载体存储电子
文件检验项目
载体存储电子文件总数
文件夹数
已用存储空间
字节
载体存储信息
读取检验项目
编制说明文件中相关内容记录是否完整
是否存有电子
文件目录文件
载体存储信息
能否正常读取
移交人（签名）
年月日
接收人（签名）
年月日
移交单位审核人（签名）
年月日
接收单位审核人（签名）
年月日
移交单位（印章）
年月日
接收单位（印章）
年月日
附录B
建设电子文件（档案）载体封面
载体编号：
类别：
档号：
套别：
内容：
地址：
编制单位：
编制日期：
保管期限：
密级：
文件格式：
软硬件平台说明：
提交人：
联系方式：
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