公文处理工作规则doc.docx

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公文处理工作规则doc

公文处理工作规则

为确保公文处理及时、准确、安全、简便、规范，根据《党政机关公文处理工作条例》、《上海市国家行政机关公文处理实施细则》规定，结合本局实际，制定本规则。

一、公文处理原则

公文按照“及时、准确、安全、简便、规范”的原则进行处理。

（一）及时:

上传下达迅速,解决问题及时,做到“四不”，即:

不积压、不拖拉、不误时、不误事。

（二）准确:

保证质量,不出差错;事实清楚,数据精确；措施可行,符合实际;手续完备,把关严格。

（三）安全:

严守秘密,不使公文资料毁损和散失。

（四）简便:

尽力减少审批的中间环节,缩短公文运转周期，提高工作效率。

（五）规范:

严格执行有关规定,规范处理,按章办理。

二、公文处理程序

（一）收文处理程序

收文是指本局收到的公文。

收文处理一般按如下程序进行：

1.登记初拟。

对OA系统流转的文件,应及时进行收文登记;对非OA系统的来文,应扫描后在OA系统中登记。

机要秘书根据局领导的职责分工范围和部门的职能，对来文逐件提出拟办意见。

原则上当日来文应当日处理完毕,对急办件应即刻办理,以防压误。

2.审核。

办公室负责人在1个工作日内对机要秘书提出的拟办意见进行复核，将来文送分管局领导批示，主要领导及分管领导B角阅知。

3.局领导批办及收阅。

分管局领导一般应在2个工作日内批办。

主要领导及分管领导B角一般应在5个工作日内收阅。

4.承办。

主办部门在收到来文后须仔细阅读公文内容,领会领导的批办意见,结合本部门实际,在2个工作日内拟定办理意见，认真办理。

协办部门应当在5个工作日内收阅。

5.办复。

需书面办复的，承办部门应根据来文要求，尽快起草办复文稿，报局领导审签后，送来文机关及有关部门。

如需行文的，按发文程序办理。

6.归档。

办理结束2个工作日内，承办部门在OA系统填写办理结果、完成归档。

办公室负责掌握文件流向，并负责催办。

（二）发文处理程序

发文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

除区局会同外单位联合发文以及局领导认为需要通过纸质文件流转的外，其他发文一律通过OA系统流转。

发文处理一般按如下程序进行:

1.草拟及会签。

由主办部门经办人起草、负责人核签。

遇有涉及其他部门职权事项的,主办部门应主动与有关部门协商,提请有关部门会签，会签部门一般应在2个工作日内提出会签意见。

2.核稿。

办公室秘书应在2个工作日内对文稿进行初审，办公室负责人应在2个工作日内完成核签后报局领导签发。

核稿的主要内容有:

是否确需行文，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，文字表述是否准确、恰当,汉字、标点符号、计量单位、数字的用法是否符合《国家行政机关公文处理办法》的规定等。

办公室可根据公文涉及职权事项,追加会签部门。

3.局领导签发。

上行文原则上由主要领导签发,若涉及分管局领导分管业务的,应先由分管领导在2个工作日内阅签,再由主要领导在5个工作日内签发。

平行文和下行文原则上由分管领导在5个工作日内签发,但涉及以下重要事项的,分管领导阅签后转请主要领导签发:

（1）发布创设权利、义务的业务类规范性文件的；

（2）涉及局重要工作、重大决策、重大项目等重要事项的;

（3）涉及机构设置、编制核定、职责划分、人事任免的;

（4）涉及干部奖惩的;

（5）涉及变更或撤销下级不适当决定的;

（6）区局主办的联合发文；

（7）局内部相关部门会签有分歧意见的;

（8）主要领导明确由其签发的。

如主要领导认为需经党委会议或局长办公会议审议的，公文需上会审议通过后发文。

4.排版成文及付印分发。

办公室机要秘书根据《国家行政机关公文处理办法》关于公文格式的规定进行排版,办公室负责人复核后产生文号成文。

办公室机要秘书按照分发范围予以付印、分发。

排版、复核、付印、印发应在2个工作日内完成。

5.办结归档。

主办部门在公文办结后2个工作日内进行归档。

办公室负责掌握文件流向，并负责催办。

三、公文翻印、借阅

（一）由需要翻印公文的科室提出申请，予以翻印。

翻印时，应当登记翻印的部门、日期、份数。

（二）需要借阅使用的公文，向办公室办理借阅手续，明确责任人、借阅时间和归还时间。

四、公文立卷、归档和销毁

（一）公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》

和有关规定归档，收集公文定稿、正本和会签稿、重要修改稿等，保证有关材料的齐全、完整，及时整理（立卷）、归档。

（二）联合办理的公文，区局为主办机关的，应对公文原件整理（立卷）、归档；区局为会办机关的，保存文件复印件，并视同正式文件妥善保存。

（三）公文应当确定保管期限，按照有关规定期限移交档案部门归档，个人不得保存应当归档的公文。

（四）阅办完毕没有归档和存查价值的公文，须经机关科室鉴定后报办公室集中销毁，任何人不得擅自销毁或以其他方式处置。

五、其他

本规则所称“公文”指非涉密文件；密级文件的管理按照相关保密规定执行。

本规则由办公室负责解释。

本规则自印发之日起实施。

政务信息网站和微信公众号维护管理规定

为了贯彻落实党的意识形态工作责任制的要求，进一步加强新形势下互联网、微信公众号对市场监管重点工作、重大活动的宣传力度，并为社会公众提供信息发布、业务查询、网上办事等便民服务，根据《徐汇区政府网站信息内容常态化监管实施办法》等相关规定，制定本规定。

一、政务信息网站的维护管理

（一）网站设置

政务信息网域名为

（二）栏目设置

区局政务信息网站设置下列栏目：

1.部门动态：

主要发布区局重点工作、重大活动等信息。

2.政府信息公开：

主要发布政府信息公开目录规定应予公开的内容，设19个子栏目：

（1）主要职能（固定内容，发生变化后调整）

（2）领导分工（固定内容，发生变化后调整）

（3）内设机构（固定内容，发生变化后调整）

（4）部门文件（规定时间内及时更新）

（5）政策解读（规定时间内及时更新）

（6）规划计划（规定时间内及时更新）

（7）办事指南（固定内容，发生变化后调整）

（8）权责清单（固定内容，发生变化后调整）

（9）产品质量监督检查（规定时间内及时更新）

（10）食品药品安全标准（固定内容，发生变化后调整）

（11）食品药品监督检查（规定时间内及时更新）

（12）财政信息（规定时间内及时更新）

（13）医疗器械监督检查（规定时间内及时更新）

（14）城市综合执法（规定时间内及时更新）

（15）应急管理（规定时间内及时更新）

（16）双随机（规定时间内及时更新）

（17）公示公告（规定时间内及时更新）

（18）公开年报（规定时间内及时更新）

（19）其他（规定时间内及时更新）

3.网上办事：

链接至上海“一网通办”官网

4.相关链接：

主要供市民投诉、反馈信息，设3个子栏目：

（1）我要咨询：

由办公室负责通过后台网站及时接收、分发至各相关科室，咨询答复内容由各科室负责起草并反馈至办公室，由办公室通过后台网站在接收后5个工作日内予以答复。

（2）我要信访：

由办公室通过后台网站及时接收进行分类处理，并按信访规定流程予以答复。

（3）我要投诉：

由办公室通过后台网站及时接收，并流转至消保科作后续处置。

栏目设置由区政府统一规划、管理、设置，如非遇特殊情况，一般不予更改。

（三）日常维护

1.部门动态类栏目由办公室对区局OA首页信息进行筛选发布，每两周至少更新1条信息。

2.政务公开类栏目中，相对固定内容的一般在内容发生变更后10个工作日内予以更新，主动公开类公文一般在10个工作日内上网发布。

（四）技术维护

区局网站由与“上海市徐汇区人民政府”政务信息网签约公司进行技术维护。

二、微信公众号的维护管理

（一）运作媒介

全局统一使用唯一微信公众号“徐汇市场监管”，已注册认证，属于普通订阅类的微信公众号。

（二）功能模块设置

1.e查询：

子模块10个，其中“企业注册登记信息”“企业信用查询”“食品许可查询”“药品许可查询”“法律法规查询”“餐饮安全分级查询”“国家标准信息查询”均采取链接方式链接国家局、市局相关页面；“我身边的餐厅”数据由食品监管科负责提供、更新辖区餐饮企业“动态等级分布”信息；“我身边的药店”由药化科负责提供、更新辖区药店信息；“我身边的商城”由消保科负责提供、更新辖区“满意商城”创建主体信息，由办公室交软件公司进行数据更新维护。

2.e助手：

子模块7个，其中“在线验证”“在线预约”链接至区行政服务中心统一服务平台；“在线答题”“在线测评”“在线调研”由相关科室负责提供测试、调研内容，办公室负责后台题库、调研库内容维护、发布、后台归集统计数据并反馈至业务科室；“在线督查”由相关科室负责提供督查内容，办公室对督查内容进行发布、数据统计，并反馈督查结果；“在线签到”由相关科室负责提供会议内容，办公室负责发布、后台归集签到数据并反馈至科室。

3.e发布：

子模块4个，“科普e站”链接至徐汇区食品安全科普e站，由食品协调科负责维护；“公告公示”“处罚信息发布”“监管信息”发布由相关科室提供数据，办公室负责更新维护。

（三）日常维护

1.微信公众号的信息采集、编辑和推送由办公室牵头各科室进行日常维护。

2.微信公众号每周（除国定节日）一般至少推送发布信息1次，每次信息数量一般为2条及2条以上，第一条为主推信息。

如遇重大活动、重要工作、临时紧急需要发布的内容，及时增加、及时推送。

3.结合工作实际，及时做好区政府、市局官方微信公众号微信推送的转发工作，一般转发栏目跟于区局发布的工作内容之后。

4.各科室报送拟推送信息应注重时效性，文字内容简明扼要、符合微信阅读习惯，另外要尽量多提供与信息相关的照片，并注重照片的拍摄质量（文件大小2m以上，长宽比3:

2，长边像素至少1600以上）。

各科室、所队的信息报送情况将列入绩效考核，由办公室负责考核。

5.微信公众号的信息推送采取分级审核制，每期编辑完毕后由相关业务科室初审、办公室复审，经分管领导审阅，报局主要领导审定后发布推送。

三、附则

1.本规定由办公室负责解释。

2.本规定自印发之日起实施，原《政务信息网站和微信公众号维护管理规定》同时废止。

保密工作制度

为加强区局保密工作，落实保密工作责任制，根据《中华人民共和国保密法》及有关规定，制定本制度。

一、区局全体干部都有保守党和国家及区局秘密的义务，应认真执行有关保密规定，严防泄密情况的发生。

二、区局成立以主要领导为组长的保密工作领导小组。

区局成立以主要领导为组长的保密工作领导小组。

办公室负责全局保密工作，并指定专人负责保密制度

三、密级文件和刊物收发保管指定专人负责，严格办理登记手续，专柜存放，并按规定予以清退。

各单位（部门）对记有保密事项的工作手册及不需归档的文书材料、内部刊物等资料，应妥善保管或定期上交办公室统一作保密废纸销毁。

四、密级文件的传递应标明醒目标记，在规定或领导指示的范围阅读或办理。

秘密文件的印刷、复制由保密员办理，并做好记录，不得多印，废页应及时用粉碎机处理销毁，防止泄密。

五、不在普通传真机上传递密件。

转递各种秘密文件、资料和其他物品，必须通过机要通信部门投递或派专人递送，严禁通过普通邮政传递。

六、召开属于秘密内容的会议，必须选择具备保密条件的会议场所，不准使用无线话筒。

七、加强信息保密工作。

防止资源泄漏，各类软件和信息未经有关领导同意不得拷贝外传；主动公开、依申请公开的政府信息须通过办公室保密审查后方可传递和处理；涉密、存有内部信息和使用内部局域网的计算机不得上公众网，实行内、外网物理隔断，严禁互联网与内网在同一台电脑上交互使用。

秘密数据载体（移动存储介质、磁盘、磁带和打印纸等）不得由个人擅自传递和处理。

八、区局党政公务文件管理归口部门为办公室，由其指定专人负责运转、处理、管理。

九、区局人事档案由人事科指定专人负责管理，做好保密工作。

十、在处理群众来信来访工作中，对检举、揭发、控告材料和情况反映，不得向外扩散，对检举、揭发人要保密。

十一、凡属保密范围的文件、信访件、案件材料、财务报表、统计资料等档案资料，不得随意放置、任意传阅扩散。

上述各类文件处理完毕，应及时归档。

十二、各部门涉密人员工作调动或变动时，必须把秘密文件移交清楚，进行造册、清点、核对，并办理签字手续。

十三、凡因公出国人员必须经过审查，并在出国前接受保密教育。

十四、凡违反保密制度或规定，造成失、泄密事件的，应迅速查明被泄密的内容和可能造成危害的范围及有关责任者，及时采取补救措施，并报告区局保密工作领导小组，按《中华人民共和国保密法》规定对有关责任人予以责任追究。

十五、本制度由办公室负责解释。

十六、本制度自印发之日起实施。

档案管理制度

为加强档案工作的规范管理、科学管理，提高档案管理的质量和水平，根据《中国人民共和国档案法》、《上海市档案条例》及区档案局、各市局有关档案工作的规定，结合实际情况，制定本制度。

一、专业档案移交、接收

（一）专业档案主要包括行政许可类档案、行政处罚类档案、其他行政行为档案等三类。

每年初由局档案室根据法律法规修订更新的情况，对三类档案目录进行调整后实施移交和接收。

（二）行政许可类档案的移交分定期和不定期两种方式进行，周期按照该类档案的数量确定。

1.企业登记档案，由审批科负责审核材料后向档案室移交，每周至少移交2次，移交的档案材料按设立、变更、注销进行分类，分别移交。

档案室负责完成后续的档案组卷、扫描、编订索引目录、上架等工作。

2.企业行政许可档案，由审批科负责档案组卷、编订索引目录、审核材料后向档案室移交，一般每季度1次。

档案室负责完成后续的上架等工作。

3.个体工商户的登记档案、食品生产经营许可档案由各市场监管所统一管理和归档。

（三）行政处罚类档案的移交定期进行。

案件材料由执法大队、各市场监管所及其他相关科室在完成立卷的基础上，在第二年的6月底之前，将上一年度结案的全部案件档案随移交目录向档案室移交，由档案室集中归档。

（四）其他行政行为档案的移交定期进行。

由相关部门完成规范立卷的基础上，在第二年的6月底之前，将上一年度立卷的档案随移交目录向档案室移交，由档案室集中归档。

二、文书档案移交、接收

（一）办公自动化系统电子文件由主办部门在公文流转和处理程序结束后的5个工作日内点击归档，纸质文件由部门内勤在第二年6月底之前向档案室移交归档。

（二）信访材料采用办公自动化系统归档方法，分“转归档”和“自行归档”两种，由信访部门负责确定。

“转归档”的信访件由信访部门负责移档打印，随同纸质原件向档案室移交归档，“自行归档”的信访件不用移交档案室，由信访部门自行保管。

（三）会计档案由财务科完成立卷保管三年后，分“凭证、帐册、报表”三类，随同移交清册向档案室移交，由档案室集中保管。

（四）办公自动化系统外的文书材料，各部门应在第二年的6月底之前收集整理，向档案室移交，由档案室完成立卷归档工作。

（五）照片、视频档案由相关科室以电子形式随时向信息中心移交，移交时每组照片、视频应标明拍摄时间、地点、人物、内容、拍摄人等，每年底由信息中心将当年照片档案汇总后，制作成光盘及其他固态介质，统一交档案室集中保管。

（六）荣誉档案由本部门保存展示一年后，向档案室移交（包括奖状、奖杯、锦旗）。

（七）设备档案由购买使用部门在购买后一年内，向档案室移交归档（包括购买产品的有关材料）。

（八）基建档案待工程结束审计完毕后一年内，向档案室移交归档。

三、档案借（查）阅

（一）本局干部因工作需要查阅本单位（部门）的档案材料或跨单位（部门）的档案材料，需先填写《内部人员查档登记表》，经所在单位（部门）领导签字同意后，方可至档案室登记查阅档案。

（二）借阅档案要保持档案材料的整洁与安全，不得擅自拆散、抽取、复印、折叠、涂改、曝晒、受潮、污损等，外借档案归还后档案室要及时复查，如发现上述损坏情况要及时追查，对情节严重者，要依法处理。

（三）借阅档案的干部不得擅自对外提供档案材料复印件，不得擅自更改档案文字，不得任意抽换档案内容，如有违反上述规定的，造成的后果由借阅人员负责。

（四）借阅档案或资料的，需先填写《借阅档案（资料）审批单》，经本单位（部门）负责人审批，报办公室审批，报分管局长批准后方可借阅。

要严格办理借阅登记手续，外借时间一般不超过7天，到期仍需借阅的，须办理续借手续。

档案不得转借，借出和归还须当场验收签字。

（五）外单位查阅档案的，档案室在开放利用范围内按《上海市企业登记档案查阅办法》的有关规定进行查阅和利用。

四、档案保管

（一）本单位所形成的档案（文书档案、专业档案、会计档案、荣誉档案、声像档案）应当由档案室集中统一管理。

（二）档案库房管理必须严格遵照档案库房管理工作的相关规定执行。

（三）档案管理人员调动工作时，要严格履行移交手续。

五、档案统计

（一）档案统计工作的要求：

要有明确的目的性、正确性、连续性、及时性，并注意分析研究。

（二）档案统计的内容：

库藏统计、清查统计、鉴定统计、接收移交统计、借阅统计、查档利用统计。

（三）档案统计的办法：

绝对数的统计，相对数的统计，平均数的统计。

（四）档案统计的时间：

对库藏、接收、借阅、利用效果等情况进行定期统计。

并按阶段需要，进行不定期统计。

（五）档案统计的重点：

库藏统计、鉴定统计和利用效果的统计。

六、档案保密

（一）档案管理人员必须认真贯彻执行上级有关保密的指示规定，严格执行党和国家的保密制度。

（二）档案管理人员不得借工作之便，私自将机密档案材料带出库房或提供给无关人员传阅。

（三）档案管理人员不得在公共场所和私人来往信件中泄漏党和国家机密。

（四）由于工作需要使用档案，应妥善保管，用后及时归还。

新闻媒体借阅需经分管局长同意。

（五）严禁向废品收购部门出售档案文件资料，销毁档案必须严格遵守鉴定销毁制度。

（六）提供利用档案，要严格执行档案借阅制度，并注意保密。

（七）对故意、过失丢失档案或泄密者，将依法追究责任。

七、档案鉴定销毁

（一）档案室的档案鉴定、销毁工作，由档案室组织实施。

（二）档案室销毁的档案，一般指保管期满，经鉴定无保存价值的档案材料。

（三）档案销毁一般由档案管理人员提出初步意见，再由档案鉴定小组逐卷进行鉴定。

（四）经鉴定为销毁的档案，由鉴定小组负责编制销毁清册，并上报销毁档案的请示，经分管局长审查批准后执行。

（五）为慎重起见，准备销毁的档案，经领导批准后应继续保存一年后再执行销毁。

（六）对批准销毁的档案，必须化为纸浆或焚毁，不得出卖或移作它用。

（七）销毁档案时，应派两人监销，销毁后，监销人应在销毁清册上注明“已毁”字样和销毁日期及方式，并签名以示负责。

（八）销毁清册一式两份，分别归入“全宗卷”和上报档案局备案。

八、附则

1.本制度由办公室负责解释。

2.本制度自印发之日起实施。

值班管理制度

为进一步加强区局值班工作，确保下班、双休日和节假日期间紧急情况的信息畅通，及时、有效地处置突发事件，制定本制度。

一、值班人员范围

1.在职59周岁以下男干部、54周岁以下女干部，都应参加值班（女干部一般安排日间值班）。

2.女干部孕期、哺乳期不安排值班。

确因个人身体或家庭原因不能参加值班的，由个人向所在单位（部门）提出申请，所在单位（部门）负责人同意后，报干部人事科审核。

二、值班要求

1.全局值班点位设在区局机关。

2.双休日和夜间均实行两名干部值班。

节假日和重要活动期间，由一名正职科长（主任），以及两名四级主任科员以上干部值班。

区局领导按照上级要求带班。

3.值班干部必须按时到岗，不得迟到、早退。

值班时间：

白天为8:

30至17:

00；夜间为17:

00至次日8:

30；如有特殊安排，值班时间另行通知。

4.值班安排不得随意更改，值班干部如有特殊情况需要调班的，必须安排好代班干部，报办公室备案。

5.值班干部应随时关注电脑、电话、传真等通讯情况，及时登录值班系统，值班结束应填报值班情况，并退出系统。

6.值班干部应认真阅知值班工作规定和值班室公告栏张贴的通知要求，掌握突发、应急事件处理程序，遇情况及时请示、汇报，并做好情况记录。

7.值班期间不准擅离岗位，不准由无关人员替班，不准邀外来人员进入值班室，不准在值班室内进行打扑克、下棋等娱乐活动。

三、值班岗位职责

1.认真做好值班系统登录、退出，值班情况报送和值班情况记录等工作。

2.对突发、应急事件，按规定时限和渠道及时报告。

3.接听来电询问，接待来访人员，妥善处理来电来访有关问题。

4.按要求及时、准确上报值班情况和有关数据。

5.办公室为值班工作主管部门，负责做好值班工作的总体安排和协调管理，定期对值班情况进行检查，及时发现和纠正值班工作中存在的问题，并报告局领导。

四、值班情况处理程序

1.一般情况的处理。

根据来电来访内容，认真做好记录，分别登记《消费者投诉信息预登记表》和《举报信息预登记表》，对能当即答复或处理的，应立即处理；不能当即处理的，值班结束后移交办公室，办公室根据记录内容分类处理；对上级交办的，要在值班系统的“回复”栏中说明处理情况，及时回复上级。

2.重大或突发应急事件的处理，按区局《紧急、重大信息报送制度》相关规定执行。

五、值班失职的责任追究

值班干部应严格遵守值班规定，凡有下列情况的，将视情作出必要的纪律处分或经济处罚：

1.无故不参加值班的；

2.迟到、早退或擅离值班岗位的；

3.不按规定程序、时限处置问题和报送情况，造成后果的；

4.未及时登录或退出值班系统，不认真做好值班情况记录，被上级通报批评的。

六、值班补休按照《中华人民共和国公务员法》相关规定执行，具体由组织人事部门制定细则。

七、本制度由办公室负责解释。

八、本制度自印发之日起实施。

固定资产管理制度

第一章总则

第一条为进一步加强固定资产管理，维护资产的安全和完整，促进资产合理配置，提高资产使用效益，保证各项工作顺利开展，根据《上海市市级行政单位固定资产管理暂行办法》（沪财行［2010]62号）及《徐汇区区级行政单位固定资产管理暂行办法》（徐府发［2012]14号）等有关规定，特制定本制度。

第二条本管理制度适用于局属各单位（部门）的固定资产管理。

第二章固定资产的标准和范围

第三条固定资产是指使用期限超过1年，单位价值在规定标准以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。

具体包括：

（一）单价在1000（含）元以上，使用期限在一年以上的一般设备；

（二）单价在1500（含）元以上，使用期限在一年以上的专用设备；

（三）单位价值虽未达到规定标准，但使用期限在一年以上，年累计金额超过10000（含）元的大批同类物资。

第四条固定资产范围包括房屋及建筑物、专用设备、一般设备、文物和陈列品、图书及其它固定资产。

馈赠物品符合固定资产价值标准的，列入固定资产管理范围。

第三章固定资产的日常管理

第五条办公室是固定资产实物管理部门，具体负责：

（一）组织实施本单位的固定资产管理，制订固定资产配置标准和使用管理规定；

（二）拟定固定资产采购计划，建立固定资产管理档案；

（三）审核固定资产的新增、更新、购置、验收、入库、保管、发放、调配、报废、处置及清查核对工作；

（四）登记固定资产实物账，确保固定资产帐物相符；

（五）监督、检查、指导各单位（部门）固定资产实物管理工作。

第六条财务科是固定资产价值管理部门，具体负责：

（一）固定资产登账、对账和会计核算，确保固定资产总账和明细账相符；

（二）编制固定资产购置预算，办理有关控购和政府采购的申报手