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办公室管理复习资料
办公室管理复习资料
一、单项选择题
1．以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的（D应设置电脑的桌面屏幕保护功能）。
2．文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的（C较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方）。
3．以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的（A录音时需将监听开关至于“ON”位置）。
4．文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的（C每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力）。
5．以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜的（C应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系）。
6．以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪一项是不适宜的（A以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划，不用再以书面形式确认）。
7．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，以下哪一项是不适宜的（B代替上司制定约会计划）
8．以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较适宜的（D穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半步后腿虚跪，上身保持挺直，蹲下时慢悠悠地弯下腰）。
9．以下说明宴会的种类与形式的内容，哪一项是正确的（工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚举行均可）。
10．上司决定参加某个会议时，文员不应该（A只在便笺上写好会议名称）。
11．在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的（A接通电源可立即复印操作）。
12，以下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不适宜的（C.标准的零用现金单据有一个签名）。
13．文员按照“优先顺序”处理工作，以下哪一项是不适宜的（D.可以按照文员自己的习惯进行工作）。
14．文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的（A.传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见）。
15．以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的（B打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话）。
16．以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，哪一项是不适宜的（C未用完一道莱时，应将刀叉平行排放在盘了上右侧，叉尖向上，刀刃向内）。
17．以下关于预订工作的行为中，哪一项是不适宜的（D不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明）
18．文员协助举行宴会时，不用考虑（D有无休息室）。
19．以下关于说话的要领中，哪一项不适宜（B由过程先说）。
20．将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是（A骑边章）。
21．社交场合很讲究次序礼仪，一般（B以右为尊）
22．办公室人员在社交活动中应如何选择话题，哪些是属于合适的话题?
（A有共同利益的话题）
23．邮件的寄发不要考虑以下哪个因素（D．爱好）
24．文员做会议记录时，可以在会议记录写纸，以防遗失后备用中（与发言者用词不一致但意思完全一致）
25．以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的?
（C按私人公务标准分拣）
26．传真机最好用来传送以下哪种邮件?
（D．感谢信）
27．以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责（B制造）
28．文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种（A初次写信，或有过激言行的）。
29以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议．（C圆桌型）
30以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷．如问函与复函等用（D.按文种特征立卷）
31.文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（C.姓名、部门、地址、国名）
32.有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务（B发表意见）
33.以下说明文秘人员工作方法以及应给予注意的事项。
从这些事项中，请选出你认为最不适当的。
（D文秘人员应该注意的事项之一，就是上司通常都希望文秘人员能够守口如瓶，所以，为了不泄密，文秘人员最好是缩小交友范围。
）
34.电子公文的处理（C.可以印制成纸质文件分发处理）。
35.文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪些做法是错误的（D如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会）
36.以下关于名片的使用方式，哪些是错误的（D名片只能当面递送，寄去是不礼貌的）
37.文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是（A下级单位报送的报告、统计报表等）
38.值班人员不应该做以下哪类事情（A.签发文件）
39.接受忠告的反应应该是（D切勿感情用事）
40.以下哪些不是办公室事务管理的特征〔B决策性）
41．在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：
一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（B说话的技巧），了解要求约会者的心理。
42．在办公室的布置方面，（A离入口最远）的位置是上座。
43．在文员工作以及办公环境等方面，下面选项中哪种行为不合适宜?
（B较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方）
44为了防止办公室出现“瓶颈现象”下列做法中，哪项工作应该改进（工作人员工作尽可能专门化、单一化）
45．电子公文的属性是（C.具有规范格式）。
46．在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用（D“台安”、“钧安”）。
47．按照美国人类学家爱德华,霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM一120CM，应该是（A个人区）.
48以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的?
（把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做）
49．下列接受名片时唯一正确的做法是（A接受名片时要用双手）。
50．上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（A通知上司家人把衣服送达）。
51.对新情况、新问题，无章可循时，上司又没有明确的指示，文员可参照有关政策，作出合乎情理的处理。
这是采用的（C变通）方法。
52.文员在为上司筛选电话时，以下做法不正确的是（来电者寻找你的上司，应弄清对方的身份再通报上司）
53.办公室，顾名思义，是办公的场所。
下列诸项中（B实验室）应不属于办公室范畴。
54.请示是文员工作上有疑难，无法处理时，向上司请求指示，或无权处理时，向上司请求批准。
下面请示中（C越级请示）是不当的。
55.以下关于办公室职能的说法，那一种是正确的（C.办公室管理具有集中性和整体性）
56.文员进行会议的计划和准备时,不应该做的是（会议场所的选择,要根据会议时间长短、花费多少作决定）
57.以下餐巾的使用方法正确的是（B用来擦嘴唇嘴角）
58、文员打印寄往欧美国家的信封，寄信人姓名、地址应该打印在（B左上角）
59.文员如果误拆了非本公司的信，应该（A在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去）
60.文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字，应该（D请教对方“可否请问一下，这个字怎么念?
”）
61会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理，这时文员应（征求主持人意见,停止笔录,关录音机）
62.“四分四注意”立卷方法不包括（D.分纸型）。
63.文书立卷的归档制度包括三方面:
归档范围、（A.归档时间）和归档要求。
63.在收文过程中,可以由办公室人员启封的信件是（D.公开出版的杂志的贈阅信件）。
64.以下哪点不是办公室事务管理的特征？
（B．决策性）。
65.办公室布置要注意（D各种沟通、保密）。
66.以下关于文员对办公室布置的情况，哪一个是错误的？
（B办公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整齐，东西可放得满一些）。
67在办理发文时,经复核,对于不符合要求的公文应该（B.退交起草部门补充成修正）。
68传真机的使用哪一项是不对的？
（B．随时随地可向对方发送）。
69以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的？
（B．让员工们随意领取办公用品）。
70以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的？
（B．文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力）。
71文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的？
（B应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己）。
72以下哪个接打电话的行为是不正确的？
（A受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击）。
73文员在接打电话时，正确的做法是（在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就能立即记录下来）。
74文员在拆邮件时，不正确的做法是（A．拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开）。
75邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪项事情与文员的工作要求不一致？
（D．应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办）。
76以下关于握手的礼节，不正确的是（C．双方有很多人时，可以交叉握手）。
77文员从事信访工作，在处理顾客或其他人的来信时，不应（C．处理信件按照“分级负责、归口办理”原则，进行转办、交办或自办）。
78在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的？
（作会议记录时离开会议室接听电话）。
79以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的？
（A．审查功能）。
80文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应避免？
（D日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，可以废弃）。
81上司出差，文员预订机票时，以下哪一种做法不正确？
（不必提前在取票前或出发前再用电话予以确认）。
82照料上司身边琐事的说法，哪一种是不正确的（应酬需要更换衣服,这是上司个人的需要,不必给予协助）
83以下关于文员的宴会礼仪中，哪一项是正确的？
（D吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去）。
84接受忠告的正确反应是（D．切勿感情用事）。
85文书立卷归档要求遵守一定的制度，包括以下方面（B．归档范围、归档时间、归档耍求）。
86当文员获各婚丧喜庆的消息后，首先应（D查证消息的可靠性）
87文员必须管理好金钱，学会节约开支，以下行为中哪一项是不恰当的（A最好到价格便宜的商店去购买，质量并不重要）。
88以下哪项不是办公室事务管理的特征（B主动性）
89意向书的特点不包括（C.的東性）。
90文员工作过程中，以下合作方法中哪一项是不适宜的（B．应该有自己的个性，尽可能表现的与众不同）
91文员在收取邮件时，不正确的做法是（D为提高办事效率，应带着邮件去办理其他事情）。
92文员接听电话时，应该（C．接到电话应首先把己方的基本信息告知对方，如公司名称、本人身份等）
93文员打出业务电话时，下列哪项是正确的（ A．首先自报家门 ）
94传真机传送以下哪种文件尤其有优势？
（D手工制作的图表和手工签名的文本）
95若上司拒绝接见来访者，文秘人员在接待时，下列哪个做法欠妥（简洁明了地告诉对方上司不愿接见）
96文秘人员在将信访信件拆封时，应该避免下列哪种做法（ C．拆开信件后要将来信信纸装订起来，信封则可以丢弃）
97以下关于文员在差旅预订工作中的行为，哪一项是不适宜的（D．不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明）
98文秘人员在差旅结束后，应该（B．整理好出差过程中的单据、凭证，及时办理报销、结算事宜）
99一般而言，文秘人员是特定上司的直属员工，其业务具有从属性，从属性意味着（B文秘人员照料好上司，能够使得上司专心工作，提高其工作效率）
100文秘人员要关心上司的健康，如果上司生病初愈后，文员的行为中哪一项是恰当的（D．注意安排好上司的饮食）
101领导人签名章是将领导人员的亲笔签名制成的印章，下列相关说法错误的是（B领导人签名章一般由领导人随身携带）
102无纸化办公过程中，应该（A对电子文件采取严格的安保措施，保证其不被非正常改动）
103电子文档存储归档时，应该（B．TIFF、JPG格式图片的电子文档可以直接存储，有特殊压缩参数的需要备注说明）
104级别高的办公室一般称为（B办公厅）
105、中央机关风别采用分理制和宗理制设置下属机构，其办公厅属于分理制的是？
（D国务院）
106、办公室的核心功能是（A塑造出组织文化及价值观）
107、办公室的本质属性是（C服务性）
108、办公室工作的第一要义是（A服务）
109、常用办公用品中属于办公文具的是（A中性笔）
120、发主办公用品的人员要求是（D发放人员要提醒使用部门和人员节约办公用品）
121、办公用品库存管理中的再订货量是指（C判定需要订购新的办公用品的库存余额）
122、正确选择办公设备和易耗品供应商不必考虑的因素是（B名牌和高档）
123、有权对政府采当重同进行监督和管理的是（A.国家级或省部级财政部门）
124下面属子文书的是（A.书信）。
125.在公文行文中,下级向上级行文时,错误的是（C.抄送下级机美）。
126.公文写作的规范要求（C.異有规范体式,行合公文橋式标准）。
127.向上级做请示时,下面哪个做法不妥（C.地级市政府越过省政府直接向国务院行文请示）。
二、判断题（正确打“√”，错误打“X”）。
1．同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。
√
2．如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。
√
3。
文员代替上司传达不利消息时，因为当这个信差很困难，所以要拖到最后一刻行动因为上司震怒，自己转达口信的语气也应该变成上司的语气。
X
4当上司要求文员协助私人事务时,就把它当作是上司利用文员下属同事关系来协助他解决私人的事务√
5．文秘人员开出的介绍信的正本和存根必须一致，可以出具空白介绍信。
X
6．面对突发事件，值班人员有时在领导人未指示前就要采取临时应急措施。
X
7．注办是指文秘人员在《文件处理单》上或文尾的下角注明公文办理的结果。
√
8．即使客观形势发生变化，也不应变更档案的密级、期限。
X
9．女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅面有一个拳头大小距离。
√
10．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。
X
11．文秘人员对上司主要工作的辅佐主要有提神醒脑的服务、私事方面的协助、财物管理及其他活动。
（√）
12．凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位。
（X）
13．值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志，直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理。
（X）
14．档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。
（√）
15办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度，但没有岗位责任制度。
X
16.如果两位来访者均未预约，应该按照先来后到的原则引见给上司。
X
17．受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。
（√）
18．宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。
（X）
19无论何种礼服都应考虑宴会的地点,时间,形式。
请帖上指定打“黑领结”，便表示穿无尾正式礼服。
√
20．拜访长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名片，以作通报。
（√）
21.办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。
（X）
22.文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。
（√）
23.文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。
（X）
24.如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上门。
（√）
25.文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。
（X）
26.假如司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。
（X）
27.代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。
（√）
28．文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。
（X）
29．交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。
（√）
30.不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣.（√）
31。
没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。
（√）
32．文员应有效利用时间，可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。
（X）
33．男女之间，女士先伸手了，男士才能与之相握。
（X）
34．要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。
如果上司不加采用，应说服上司。
（X）
35．文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。
（X）
36．文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有归档范围和要求，但没有期限。
（X）
37．办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是“样样事必躬亲”。
（X）
38．日常交往中的上下级角色关系不应淡化。
（X）
39．如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。
（X）
40．列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。
（√）
41．文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。
（X）
42．无论是什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送，因而文员传递信息应首选传真。
（X）
43．当与人擦肩而过，或越过长辈、上司前面，或因事中途离坐时，都要招呼一声。
（√）
44．受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。
（√）
45．即使是上司私人的应酬，文秘人员也应该积极、乐意地去协助。
（√）
46．如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。
（√）
47.办公室桌、椅，特别是客人的椅子应放在直对光源的地方。
（X）
48.办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。
（√）
49.请示与报告可以合并使用，如“关于XXXX问题的请示报告”。
（X）
50.小办公室的配置，打字、复印间应离上司办公室稍远一些。
（√）
51.文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。
（√）
52.上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握。
（X）
53.口头语言视时间、场合唱对象的不同而有所不同，对上司或长者说话，应文雅些;对一般同事或顾客说话，就可通俗。
（X）
54.办公室环境布置的目的之一是为了有利于保密工作。
（√）
55.小办公室的优点是节省空间，空气流通，联系方便。
（X）
56.文员应有效利用时间，可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。
X
57.对于紧急而重要的事，文员应作书面请示，留档备查。
（X）
58.文员在接听电话时，如果投诉者无端辱骂，可把他使用的字眼写下来，以做证据，再慢慢地向他解释:
“邓先生，如果你一直说脏话，我就没有办法再跟你谈下去了。
”（√）
59.女性文员应留短、薄式的发型，以免妨碍工作。
（√）
60在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。
（X）
61善于合作指每一个文秘人员都要谦虚、谨慎，对同事尊重和理解，即不能违反同事的意愿。
（X）
62文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻来转达。
（X）
63文员在工作时间如需要补妆，应该去洗手间。
（√）
64按英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。
（X）
65如果会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入。
（X）
66如果会客室的门是拉开的，先让来访者进入会客室后，文员立即换手握住室内的门把手，以轻盈的步伐进入室内，轻轻关上门。
（√）
67介绍地位相同的人时,应按照到职的先后,先介绍新进的职员；若同时到职,就先介绍年纪较轻的人。
√
68文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。
（X）
69文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人开始介绍。
（√）
70如果是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，如果以后出现问题，可以查看笔记，证实某一天你曾给某人安排了某件工作等。
（√）
71为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要弄清有多少人数即可。
（X）
72假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。
（X）
73如果会议气氛紧张，且对上司立场不利时，文员可借奉茶为名，态度和蔼，轻柔缓慢地端出茶点，以消除紧张的气氛。
（√）
74会议租用的设备，文员必须确保宾馆（或其他供应者）把所需用设备都送过来，并在会议开始前有足够的时间布置好，这些设备应由文员具体操作和负责。
（X）
75代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。
（√）
76如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。
（√）
77如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空档，自己决定优先顺序。
（X）
78上司自己安排的约会忘了事先告诉你，出现约会冲突，解决方法是让上司先见他自己安排的那一位。
（X）
79文员因为已经打过电话，并给对方留了言，即是已经完成任务了。
“做过某项工作”和“完成某项工作”是完全相同的。
（X）
80对于误投邮件，文员可先拆开看看，然后在信封上写上“该地址不对”，并把它退回去。
（X）
81假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不可独断地拒绝，应该问明上司的意思，因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情。
（√）
82如果是沿着人行道走，两个人并行，“尊贵的位置”是在右边，三个人并行，则在中间。
（√）
83．文员坐下时，脚尖在膝盖垂直线以内，也可稍向左侧后右侧，膝盖与大脚可分开。
（X）
84宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必须有反映我国传统风味的土特产品，如茅台等烈性酒。
（X）
85用叉、匙进食西餐时，可将餐具的整体放人嘴里，或用舌头去舔。
（X）
86鸡尾酒会一般要安排好座次，在请柬上注明对着装的要求。
（X）
87合适的话题可以有双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。
（X）
88监印员可把印章携带出办公室，去其他地方盖章。
（X）
89文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的对应条款归人卷内，即为年终归卷工作。
（X）
90两个电话铃同时响起时，文员要同时对两个电话讲话。
（X）
91.任何办公室,都是指的单位里的综合办事机构。
（√）
92.省府的办公厅比其他厅的行政级别要高。
（√）
93.信息调研是办公室的一项具体职能。
（√）
94.办公室的工作具有综合性特点。
（√）
95.办公室管理要严格按既定条条框框办事,不能引用弹性原理。
（X）
96.发放办公用品的时候,不需要对用品库存进行记录。
（X）
97.办公电话应定期检查并核对电话账单以控制开销。
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