行政办公室日常管理制度.docx

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行政办公室日常管理制度

行政办公室日常管理制度

行政办公室日常制度遵循公司一切管理制度。

一、考勤制度

1、请假必须填写请假条，并请相关领导签字批准。

假期结束按时上班并要提前找办公室主任销假。

如果假期结束还不能上班，必须按规定续假，否则视为旷工。

2、不准代替请假，特殊原因也必须电话请假，再请别人代填假条。

3、必须在当日班前会前请假，否则视为迟到。

4、请假每个月不能超过3天（婚丧、分娩、大病等除外）。

5、班前会和当日总结会前签到签退，凡迟到早退半小时扣除半天考勤，迟到超过一小时，视为旷工。

6、无故旷工1日内由行政办公室处理，停职反省写出深刻检查，1日以上者交公司处理。

二、现场管理制度

1、行政办公室各分办公室实行现场5S管理，保证办公室清洁，物品摆放整齐有序。

2、各办公室的设备禁止外人操作，保证设备完好。

3、行政办公室人员着装要雅致大方，举止文明，礼貌待人，集体活动时必须统一穿工作服，女员工把头发盘起。

4、在公司范围内行走不准勾肩搭背，严禁串岗。

5、办公室电脑不准用来上网玩游戏、听音乐、聊天等，做与工作无关的事情。

不准围成一团、嬉戏、打闹、闲聊。

6、上班时间禁止吃东西。

7、讲话要文明，有礼貌。

上门办事的要热情接待，接电话时必须说“您好、再见”，杜绝“不知道、不清楚”等词语。

如有涉及公司机密，不可告知的内容要委婉的拒绝。

三、值班制度

1、为进一步加强和规范公司行政办公室值班管理制度，结合实际情况，制定本规定：

2、行政办公室所属行政科长、宣传科长、档案科长及行政科人员。

3、科长全天候值班，每人一天轮流值班。

4、行政科人员每天早7：

30至晚21：

00除正常工作时间外的其余时间。

5、值班科长负责主持办公室班前会和班后会，落实办公室当日工作完成情况后向办公室主任汇报，以便按计划安排第二天工作。

6、行政科值班人员必须坚守办公室，负责值班时段的电话接听、客房和会议室安排、会议通知、领导临时交办的事务等。

遇到突发事件和职责外事件要立即向办公室主任报告。

特别是紧急会议通知，必须立即通传。

7、行政科值班员下班后负责清理办公室卫生，走后关好门窗和楼道电灯。

8、值班人员要做好值班记录。

9、值班人员要按照“值班表”编排轮流值班，需要调整时，提前向办公室主任请示。

10、值班人员实行交接班制度。

四、例会制度

1、每天召开班前会和班后会，每月召开一次工作总结会。

2、班前会上午8：

00召开，班后会下午5：

50召开。

每月总结月底下午召开。

五、邮件收发管理制度

1、为保障公司全体员工的个人信件、订阅报刊能及时收到，根据需要，特制定本制度。

2、办公室内勤每天负责收取分发信件、报刊，并对各类信件采用不同的收发办法，并做好登记。

3、属于挂号信、包裹单、汇款单等由办公室内勤及时通知本人或家属，收件人或其家属直接到办公室签字领取。

4、收件人委托工作人员代收的信件或特殊信件，如：

国外或境外信件，破损信件等，工作人员要特殊收管，及时通知收件人或其家属，并直接面交收件人。

5、一般信件，要及时通知收件人领取。

6、查无收件人的信件，要注明情况退回。

7、凡是只写明“山西通洲煤焦集团收”的信件，由办公室文书负责拆阅，视情况处理；写明董事长收的信件，由办公室主任拆阅后视情况处理。

8、凡收到信件、报刊须及时分发，不得积压，造成信件延误或遗失按有关规定追究责任。

六、电视台设备管理制度

1、电视台全部设备及器材均为公司资产。

2、各类设备及器材均应有专人保管，使用前须征得保管人的同意，遇有特殊情况，须经电视台领导批准方可动用。

3、保管人不得私自出借、互换或拆御设备。

保管人对设备要定期清洁、养护、检修并做好记录，保证设备完好率。

4、摄录像系统、编辑系统、照相机、电视节目收转系统等属贵重设备，确定专人使用，其它人员不得擅自动用设备。

5、使用设备应严格遵守操作规程，及时作好使用情况记录，使用中发生异常情况或事故，应立即停机、断电并迅速报告，由办公室指定专人查明原因，进行处理，做好情况记录，属违章操作或人为事故，要追究当事人责任，并按学校有关规定处理。

6、新到设备开机前必须熟读说明书，掌握使用方法和操作规程，否则不可使用，验收设备的技术人员有责任向使用人员介绍新设备的性能及使用方法。

7、私人不得借用电视台的设备、仪器。

七、有线电视管理制度

1、闭路电视系统安装维护工作实行统一管理，所有安装维护及改造工作都需要事先与办公室联系并进行登记。

2、办公室将在2日内做安排，技术人员将进行系统安装维护。

3、安装维护完成后，将在5个工作日内派人对安装维护情况回访。

4、凡未经办公室许可私自进行安装维护工作，由此所产生的一切后果由当事人负责，情节严重的上报相关部门追求责任。

5、维护人员必须详细记录安装时间、工作过程、所用材料。

6、如遇特殊情况须立即进行安装维护工作的，则事后要补填安装登记表。

7、维护人员需熟悉闭路电视系统的工作原理、线路分布、连接。

8、维护人员需随时注意设备工作状态，并做好运行记录。

9、负责闭路电视系统为正常维护工作，认真对待用户反映的问题。

10、雷雨季节，强雷天气需关闭系统所有电源，待雷雨过后重新启动设备。

11、设备摆放科学、合理、整齐，做到防漏电、防雷击，防静电、方便操作使用，保证设备安全正常运行。

12、室内设备每周维护检查一次，使之经常保持良好运行状态。

13、对千线放大器和分支分配器每半年维护检查一次，维护时间和设备运行状态应做详细纪录，如发生雷击，电击而导致设备损坏的，应急时维修更换。

14、临时需要购买的材料，急时向公司申请，领导批准后方可购买。

15、设备出现故障时，应及时排除，个人不能解决的应急时向有关部门反映。

进行维修或更换。

16、每年检查一次设备运行状态，不能使用的应及时报废，做好低质易耗品登记。

八、会议室管理制度

1、会议室音响设备、器材等由行政办公室宣传科负责管理。

2、会议室卫生、供水、会标等实际会务工作由行政科负责。

3、各个会议室的用电设备、音响设备安排专人管理，掌握会议室设备的操作要领，对近期会议安排心中有数。

重要会议须提前到达会场，检查落实会议室准备情况。

4、音响设备管理人员应熟练掌握会议室内各种设备的使用操作方法，保持其经常处于良好状态，发现故障及时报告处理。

5、会议室音响由专人管理，任何无关人员未经许可不得进入，更不可随意操作相关设备（包括投影议）。

6、连接自带设备（如IT、电台录音等），请在会议室预定时向管理员提出相关要求，根据设备的兼容性、连接线接口是否匹配等情况，需提前30至60分钟到场。

7、会议结束后，办公室应安排人员做好卫生清扫、关闭所有电器设备，关严窗，锁好门。

8、会议室音响设备管理人员应本着认真负责的态度去做好音响设备的日常维护和管理工作。

每季度应对音响设备进行清点和检查，平时应不定期做好日常检查和维护工作，确保设备有较高的完好率。

发现失窃，及时报案。

9、音响设备使用前，应检查线路连接是否正确，电压是否正常，确保设备用电安全。

未经管理人员同意，严禁私自改动设备线路的连接。

音响设备使用完毕后，要关闭音响，切断电源，做到人走电断。

各音响设备和场地的保管单位应由指定专人负责保管，所借音响设备场地的钥匙应由借用人或指定专人负责保管。

10、新设备交付使用，要把说明书、保修卡、供应商、验收单等设备资料及时收集和保存，配合公司档案管理部门做好建档工作；对各套设备按场地分类，在保管人员变动时，做好设备和档案资料移交工作；年终对音响设备使用记录进行总结统计，统计结果存入设备管理档案。

九、邮件收发管理制度

1、为保障公司全体员工的个人信件、订阅报刊能及时收到，根据需要，特制定本制度。

2、办公室内勤每天负责收取分发信件、报刊，并对各类信件采用不同的收发办法，并做好登记。

3、属于挂号信、包裹单、汇款单等由办公室内勤及时通知本人或家属，收件人或其家属直接到办公室签字领取。

4、收件人委托工作人员代收的信件或特殊信件，如：

国外或境外信件，破损信件等，工作人员要特殊收管，及时通知收件人或其家属，并直接面交收件人。

5、一般信件，要及时通知收件人领取。

6、查无收件人的信件，要注明情况退回。

7、凡是只写明“山西通洲煤焦集团收”的信件，由办公室文书负责拆阅，视情况处理；写明董事长收的信件，由办公室主任拆阅后视情况处理。

8、凡收到信件、报刊须及时分发，不得积压，造成信件延误或遗失按有关规定追究责任。

公文管理规定

第一条为了规范公司各类公文的收发、审批、处理，特制定本制度。

第二条本规定适用于公司各部门。

第三条本公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具，由办公室实行统一管理、科学管理、保密管理，真正做到规范、准确、及时、安全。

第四条　公文管理在公司分管经理的领导下，由办公室主任、秘书、文书和档案管理员负责，对上级公文的接收、阅办、整理、归档和公司内部公文的起草、核对、签发、归档进行管理，相关部门要密切配合。

第五条上级来文、函件、传真，均由办公室文书登记编号，并附“公文阅办卡”，由办公室主任提出分送或拟办意见，及时送有关领导批阅处理。

第六条对于急件、急电，或是无法及时请示办公室主任批办的特殊情况下，文秘可视情况直接送分管领导批示或交由相关部门处理，再另行汇报。

第七条机、绝密文件不得自行处理，要单独造册，安全存放。

一般的函件，可由办公室转有关部门处理。

第八条业务往来的文件由办公室主任和文书根据文件内容要求经公司领导批示后，交有关部门处理。

第九条凡是写给“通洲集团公司”且没有具体处室和姓名的函件一律由办公室文书拆阅。

写明部门和姓名的直接转给相关部门处理。

第十条要符合国家的方针、政策、法律、法规和上级的有关办法等。

如提出新的政策规定应尽量与原来的有关政策衔接，并加以说明。

第十一条情况要确实，观点要明确，文字要简练，条理要清楚，层次要分明，篇幅要简短。

第十二条引用的公文要写明标题、发文机关、公文编号和发文时间。

公文如有附件，则在正文后注明附件及其顺序。

第十三条在使用简称时，应先用全称，再加以说明。

字体要规范，年、月、日、人名、地名、文件名称、事物名称等一般不要用简称。

约定俗成的可以用简称。

第十四条注意数字的写法，正式的文件中除文件编号、统计表、计划表、序号专用术语和百分比等必须用阿拉伯数字外，其他均用汉字书写。

第十五条公文由办公室秘书和文书根据相关会议或精神起草，由办公室主任核稿，送主管副总审批，然后安排打印，办公室盖章、发送。

分送要填写文件收发登记表。

第十六条核稿的重点：

看有无必要行文要素；是否符合国家的方针政策、法律法规；与本单位已发公文是否衔接、是否相互抵触；所涉及的要求和措施是否明确，切实可行；行文关系和公文格式是否符合相关规定或是习惯；文字叙述是否符合文法逻辑；标点符号是否合适等。

如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要内容或是原则性问题，则应退回起草部门修改。

第十七条专业性公文由相关部门起草，分管副总审批后按原程序进行。

第十八条重大决策、规章制度、人事任免、机构设置、以及其他重要公文，由董事长签发。

一般性公文由分管副总签发。

第十九条签发的公文，不得做任何修改，如需要修改的需要重新送签。

公文发送的范围、份数根据其内容确定，需要的发够，无关的不发。

第二十条每年总结完毕后，将一年来形成的文书，按相关档案管理规定和要求整理、分类、组卷归档，并确定保存期限。

第二十一条重要的会议材料，包括通知、报告、决议、总结、讲话、典型发言、会议简报、会议纪要等公司内部发文；上级机关发来的与本公司生产经营有关的决定、通知、指示、命令、条例、规定、批复等；公司对外的正式发文和与相关单位来往文书都在归档范围。

第二十二条公司内部的各种工作