OA办公自动化发展概述.docx
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OA办公自动化发展概述
OA办公自动化发展概述
办公自动化系统〔OfficeAutomationSystem，OA〕是指：
基于先进的网络互连的分布式软件系统，通过有效的资源共享和信息交流、公布，达到提高工作效率，降低劳动强度，减少重复劳动的目的。
它强调人与人之间、各部门之间、企业之间的协同工作，以及相互之间进行有效的交流、沟通。
1.1OA的背景
1.2OA的历史
1.3中国需要什么样的OA？
1.4办公自动化--企业信息化的核心
1.1OA的背景
办公自动化的产生背景
办公自动化是70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生庞大阻碍问题的背景下，进展起来的一门综合性技术。
它的差不多任务是利用先进的科学技术，使人们借助各种设备解决对一部分办公业务的处理，达到提高生产率、工作效率和质量，方便治理和决策的目的。
OA的知识领域覆盖了行为科学、治理科学、社会学、系统工程学等学科，同时OA表达了多学科的相互交叉、相互渗透性，因此OA的应用是企业治理现代化的标志之一。
办公自动化的处理范畴
OA的核心问题是如何提高日常的办公效率。
因此我们日常工作的所有内容都能够归入OA处理的范畴，如文字处理、文件抄写、、申请审批、办公用品、公文治理、会议治理、资料治理、档案治理、客户治理、订货销售，库存治理，生产打算，器材需求，技术治理，质量治理，成本、财务运算、劳资、人事治理等等，这些差不多上办公软件的处理范畴。
由于OA承载过多，以至于我们无法定义和处理这么丰富的内涵的名词，又由于它如此耳熟，更换一个名词的成本太高，我们现在还不得不和那个有着丰富内涵的变色龙一样的名词打交道，同时通过上下文来揣摩它的确切含义。
一样情形下，假如有两个人在讨论办公自动化的问题，我们对双方达成对该名词的一致意见的可能性表示悲观。
实际上完全可能的是，大伙儿都在使用同一名词，但谁也听不清谁在说什么。
1.2OA的历史
1.2.1第一代办公自动化：
个体工作自动化
1.2.2第二代办公自动化：
实现工作流程自动化
1.2.3第三代办公自动化：
以知识治理为核心〔一〕
1.2.4第三代办公自动化：
以知识治理为核心〔二〕
1.2.1第一代办公自动化：
个体工作自动化
1972年,靠磁芯储备技术起家的美籍华人科学家王安博士开创了王安公司,并推出了2200文字处理系统〔WordProcessingSystem，WPS〕，从此WPS一词正式显现。
WPS把王安公司推向了事业的顶峰，使办公自动化进展到一个崭新的时期。
之后，由于微处理器速度和性能的不断提高，使个人电脑走向辉煌，为办公自动化制造了更加有利的硬件环境。
1995年8月微软推出了Windows95,1998年又升级为功能更加强大的Windows98以及后来的Windows2000。
在这些争奇斗艳的操作平台上，Lotus公司第一推出了闻名的表格处理软件Lotus1－2－3；Lotus合并到IBM后，先后开发了Lotus1－2－3Office、OfficePro。
操作系统的更新换代和办公套件的不断升级，为办公自动化提供了越来越多的功能，包括文字处理、电子表格、数据库、简报和幻灯片制作等功能，为办公自动化制造了专门有利的软件环境。
第一代办公自动化的特点是：
a） 要有一台中档以上的个人〔或商用〕电脑并安装一个高版本的操作系统〔如Windows98或OS/2WarpServer〕和一组跨平台的办公套件〔如MSOffice97或LotusOfficePro〕。
b） 它是面向办公室治理层和事务处理人员的治理信息系统〔MIS〕，它基于传统的关系型数据库，以结构化数据为要紧处理和储备对象，只限于企业内部数据的运算和统计。
这一时期的办公自动化系统即为第一代办公自动化系统，它是以个人电脑和办公套件为要紧特点，应用基于文件系统和关系型数据库系统，以结构化数据为储备和处理对象，强调对数据的运算和统计能力，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质向电子的飞跃，实现个体工作的自动化。
1.2.2第二代办公自动化：
工作流程自动化
从信息技术的进展来看，基于关系型数据库的第一代办公自动化系统存在着以下不足：
a） PC的负担过重，且价格偏高；
b） 由于缺乏公共的基础通信平台，不仅通用性差、可再用性低，而且没有通信和协同工作的能力，不能建立统一的集成办公平台；
c） 系统自适应能力差，只能按开发时确定的思路、流程和功能处理信息；
d） 信息治理只限于企业内部，没有或缺少外部信息来源。
随着局域网、广域网和因特网的高速进展，办公自动化的内涵也发生了变化。
1999年底全球联网的运算机增至1.5亿台。
全世界越来越多的个人电脑联到了Internet上扫瞄世界各个地点的信息资源。
在这种大环境下，人们开始考虑把个人电脑联到因特网上，来解决第一代办公自动化所存在的诸多不足，并扩展办公自动化的功能。
个人电脑联了网，专门多软件资源能够通过ISP的服务器从网上免费或廉价下载，瘦客户机、胖服务器的研究大大减轻了个人电脑的负担。
使用基于对象－关系型数据库〔ORDB〕和数据仓库〔DataWarehouse〕，增强了数据的通用性和可再用性。
基础通信平台的使用，大大提高了通信和协同工作的能力。
1995年，IBM公司CEO郭士纳〔Gerstner〕提出〝以网络为中心的运算〞〔Network－CentricComputing〕模式，极大地阻碍了办公自动化的进展趋势，显现了以网络为中心，以信息〔或工作流〕为要紧处理内容的第二代办公自动化系统。
第二代办公自动化系统具有以下特点：
a） 以网络为中心，以非结构化数据的信息流〔或工作流〕为要紧储备和处理对象；
b） 有利于在企业内部建立通信基础平台，不仅提高了办公的效率，减少了扯皮和内耗，还增强了系统的安全性。
这一时期的办公自动化系统更多地承担了一个信息通道的责任，建立和完善各个职能部门之间的沟通和信息共享机制，建立协同工作的环境。
在办公自动化覆盖到的办公机构内，所有职员都能够通过办公自动化系统，依照自己的权限，了解自己需要完成的工作，包括上级交办的情况、需要交给别人做的情况、需要与别人合作的情况、自己需要的信息以及与别人共享的信息，也确实是说，通过办公自动化系统，职员能够对自己所要实施的任务和目标〝知其然〞。
与第一代相比，第二代办公自动化系统前进了一大步，但缺少的是对知识的治理，这与知识经济的进展不相适应。
1.2.3第三代办公自动化：
以知识治理为核心
（一）
从20世纪80年代中期至今的短短10多年时刻内，国内办公自动化应用系统差不多经历了三个进展时期，实现了两个革命性的飞跃。
从80年代中期起步的第一代办公系统以个人电脑、办公套件为要紧标志，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质方式向电子比特方式的飞跃。
从20世纪90年代中期开始，随着以LotusNotes为代表的工作流群件技术的面世，以及网络通讯技术的长足进展，办公自动化系统发生了第一次革命性演进，第二代办公自动化系统以网络技术和协同工作技术为要紧特点，实现了工作流程自动化，实现了收发文从传统的手工方式向工作流自动化方式的飞跃。
随着21世纪知识经济时代的来临，知识已成为经济增长和社会进展及企业成长的关键性资源，最大限度地把握和利用知识越来越成为企业与机构信息化建设的核心。
对知识前所未有的重视使以工作流为中心的办公自动化系统面临着严肃的挑战，在知识经济时代，企业与机构不仅要求职员对他所要实施任务目标能够〝知其然〞，更要求职员—专门是治理者—能够〝知其因此然〞。
在上述背景下，办公自动化领域不可幸免地孕育着一场新的革命：
从以工作流程为中心的第二代办公自动化系统提升到以知识治理为核心的第三代办公自动化系统。
以公文流转为例，第二代办公自动化实现了收发文和档案治理一体化的自动处理，第三代办公自动化在此基础上更为文件处理的每一个环节提供了该步骤所需要的相关知识，包括在线的专家、文件背景资料及企业其他的有关信息，确保每一个使用者都能够随时随地依照需要向专家学习、向企业现有知识学习，使职员在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变，从而在提升每个职员制造能力的过程中，大大提高了企业与机构的整体创新和应变能力。
Lotus第三代办公自动化系统的理念
知识经济时代的办公差不多不再是简单的文件处理和行政事务了，其目的在于达到整个企业的最终目标，这就需要依靠先进的治理思想和方法。
在办公治理中，工作人员之间最差不多的联系是沟通、和谐和操纵，这些差不多要求在以知识治理为核心的办公自动化系统中都将得到更好的满足。
所谓知识治理，实际上是一种系统，是关心企业发觉明白什么，如何定位拥有专门知识的人，如何传递这些知识，以及如何有效利用知识的系统。
通过利用先进的协作技术，能够在恰当的时刻，将正确的知识传给正确的人，关心企业提高整体业务水平。
办公自动化系统的进展恰好与数据、信息和知识的演变同步，即由以数据为要紧处理内容的第一代办公自动化进展到以信息为要紧处理内容的第二代办公自动化，再进展到以知识为要紧处理内容的第三代办公自动化。
在办公自动化系统的进展中，使用办公自动化系统的人员范畴逐步扩大，由企业行政人员扩展到企业的治理层，再扩展到企业的全体职员。
另外，在运作机制上，也是从办公室的结构化数据处理到企业内部和外部信息的处理，再到有用知识的处理。
从简单的电子邮件、群件，到构建Web应用等各种方式中猎取、储备、提炼和再用知识。
在部署实施基于知识治理的第三代办公自动化系统过程中，企业与机构需要：
a）把知识治理融入BPR〔业务流程重组〕
将知识制造与公布同企业的业务流程相结合，不仅能够节约大量开支，更重要的是能够产生庞大的价值，通过知识治理实现对业务流程中无序的知识进行系统化治理，实现知识共享和再利用，从而提高业务水平和效率。
b）改造企业文化
知识治理的成功第一取决于鼓舞信息共享的企业文化。
改造传统的企业文化、建立有利于知识共享的新型企业文化，是企业能够在知识经济时代不断进展的关键因素。
c）通过知识治理提高企业的核心能力—建立学习型企业
所谓学习型企业，是指通过不断的学习来改进企业自身、提高企业竞争力的企业，善于不断地学习是它的本质特点。
那个地点所说的学习并不仅仅是单纯的看书、办学习班，而是包括了企业在系统研究项目和产品开发、营销、技术支持过程中学习，它强调全员学习、全程学习和团队学习。
全员学习，从决策层、治理层到具体操作层都要全身心地投入学习；全程学习，任何企业的运作都包括预备、打算、推行3个时期，把学习融入企业运作的所有时期；团队学习，不仅重视个人学习和个人智力的开发，更重视团队学习和群体智力的开发。
Lotus第三代OA的架构
自Lotus公司11年前首创〝群件〞概念并推出世界上第一个实现群件概念的软件产品LotusNotes至今，群件技术获得了长足的进展。
随着Internet技术的迅速进展，Lotus进一步将Internet/Intranet/Extranet（因特网、内联网、外联网）的技术和应用与群件技术进行成功的集成，从而形成了新一代的以知识治理为核心的信息技术。
在底层是企业的差不多信息支撑环境，它包括MRPII、MIS系统对企业内部各种层次生产经营治理过程的信息化支撑，以及对企业外部Internet的信息猎取。
通过设计与实现优秀的Internet信息猎取工具，能够有效地利用外部的有用信息为企业内部的经营治理过程服务，关心企业更好地把握来自市场的机遇与挑战。
第二层是企业多维知识仓库，存在于底层企业信息支撑环境中的企业信息资源是庞杂而海量的，需要在数据挖掘与模式提取的工具支持下，挖掘其中有价值的模式与知识，进行紧密而科学的组织，这是支持知识治理系统实现的有利依据。
知识治理的目的就在于更好地支持各个层次企业职员的工作流过程，包括：
（1）职员与企业知识仓库之间的个人知识挖掘与融合过程，用于完成职员不断依照个人需求在知识仓库中的映射与知识提取，以及职员个人知识不断融合进入企业整个知识仓库的过程；
（2）职员之间的知识流转与共享过程，提供了不同知识映射集合之间共享与交叉的可能，同时也提供了无法进入企业知识仓库中的非结构化个人头脑知识的交流与互动的机会，从而可能引发新的知识的产生；
（3）个人知识支持的工作过程与信息回馈过程，是在个人知识平台支持下指导实现职员的工作过程，以及工作结果的信息回馈过程。
充分利用这一过程，能够及时地收集知识利用的反馈信息，为闭环知识治理系统的完善与操纵提供了必要基础。
基于企业多维知识仓库还能够通过进一步的知识支持与决策分析过程建立面向决策的企业决策支持系统。
通过建立决策模型与先进系统理论的应用，支持企业决策者高层次的治理决策过程，从全然上决定与引导企业的进展演变过程。
在上述分析中，我们看到知识在企业内部的纵向提取过程、职员与知识系统的发散性融合作用、企业职职员作环境中职员知识的相互交叉作用、相增相长，以及职员知识在企业信息治理中的循环更新过程，这正是知识治理系统的逻辑实现模型。
上面的Lotus解决方案框架（LotusSolutionsFramework）描述了九种不同的基于LotusDomino/Notes和I-Net技术的应用解决方案类型：
（1）工作组通信：
在工作组的成员间提高信息交换的效率，如电子邮件、在线日历等。
（2）企业级通信：
跨过企业内部门间的界限，提供全企业的复杂的信息传递系统。
（3）企业间通信：
企业间邮件、EDI、电子化文档交换（例如基于Web公布文档）。
（4）工作组协作：
利用在线讨论组和共享资源，发挥工作组中每个人的技能达到共同探究和集体决策。
（5）企业级知识治理：
跨过企业内部门间的界限，更好地利用企业内的各类智力资源，幸免企业内各种宝贵的体会和专长埋没于个人或某个部门内部。
将这些智力资源与企业的工作环境相集成，形成能够指导职员的实际工作和学习培训的〝知识〞。
（6）电子社区开发：
跨过企业间的界限，在某些方面具有共同利益的实体形成虚拟的电子化共同空间，利用该空间为各个参与者服务，例如在线交换创意和分布式的学习工具。
（7）工作组级流程创新：
将工作组内部的信息流和知识流应用于工作流程中，以制造新的或改进现有的工作方式和流程（例如销售自动化）。
（8）企业级流程创新：
打破部门间的界限，在企业内重新和谐工作流程，以实现减少停赶忙间、幸免冗余和相互抵触的目标和鼓舞机制。
例如专门多企业在改造〝从概念到市场〞的产品制造流程，使其更加有效和迅速。
（9）价值链创新：
将企业级的流程创新扩展到企业之间，从企业所处的社会和经济价值链入手，改造企业间的工作流程，为所有的企业带来收益。
1.3中国需要什么样的OA？
中国的办公自动化软件系统起源于政府的公文和档案治理。
由于打算经济体制的阻碍，政府对企业的治理出了依靠法律、法规之外，还有大量的行政指令和指示。
企业在进行许多决策的时候，也经常需要向主管的政府部门请示汇报。
另外，当时的政府官员和企业领导经常是你来我往难以辨论，同时存在着比较严格的对应关系，即企业领导和政府官员行政级别挂钩，因此在企业应用红头文件就比较自然。
现在的办公自动化系统的特点：
以公文处理、档案治理为核心的办公治理系统。
办公确实是办文，其要紧的功能包括：
收文治理、发文治理、会议治理、档案治理等内容。
治理的中心内容是依据国家的公文治理方法和档案治理法规以及各部委或者行业的档案治理规定的需要存档的文件以及企业内部的其他文件等。
各地政府机关和企业主管部门一样依照国务院下发的关于公文治理的行政法规制作出相应的执行措施，差不多保持系统内的一致性，规范了办公中的公文处理和档案治理流程。
同时也起到了的内部信息沟通、上行下达以及和上级主管部门的沟通作用。
因为采纳电脑和网络进行处理，提高了工作效率，减少了纸张白费。
尽管如此，由于大部分企业的组织架构都有明显的层级结构，传统的办文程序，从文件起草、批阅、会签、签发、下发到归档、借阅等各个环节，存在流程复杂，流转时刻长，导致办公效率低，决策缓慢等问题。
由于在机构和流程上专门难作专门大的改动，因此解决之道确实是采纳先进的运算机和网络技术，不仅将办文内容电子化，而且实现整个办文过程电子化，从全然上改变了传统的工作模式。
办文者可随时了解文件到达哪里，办理的情形如何样，对逾期没有办理的文件，能够自动催办，文件办理完毕，能够自动归档，归档后的文件可供借阅和调阅等，排除手工工作过程中的存在流转时刻长，文件去向不明以及不便于跟踪等问题。
在此种情形下，办公自动化作的所有工作只是是将手工工作搬到运算机网络上，并利用了运算机技术的一些先进特点，却没有增加任何先进的治理理念和方法。
另外办公自动化的处理的信息范畴实在有限。
假如我们认真观看市面上的办公自动化产品，所提供的附加功能的深度和广度也是专门让人败兴的。
这确实是我们目前的办公自动化系统所处的差不多现实和逆境，这也是我们的客户对办公自动化不中意的焦点所在。
面对如此逆境，我们会问：
客户怎么说需要什么样的办公自动化系统？
办公自动化会进展到哪里去呢？
当我们的目光移开办公自动化系统，我们就会发觉，在企业除了办公自动化系统之外，还有财务、库存、生产、销售、人力等治理系统。
由于大量的信息孤岛式的建设，他们之间专门少能够紧密和谐起来。
就前端来说，我们经常需要进行退出一个系统然后再进入另一个系统，同时发觉数据常常不一致，我能够比较确信地说，目前中国具有信息系统的企业绝大部分差不多上这种情形。
他们往往具有多个供应商提供的多个系统，但专门少集成。
也有少数企业采纳ERP套件，集成了其中的一部分，全部集成的企业凤毛麟角。
关于后台数据的完全集成，由于集成的工作量和供应商数量成非线性增长，在一定时期内，我们几乎不抱信心。
因此期望能够由前台〔界面〕集成这些信息，假如能够从办公自动化系统能够获得所需的全部信息，就太好只是了。
办公自动化在那个地点变成了一个黏合剂，把所有的系统集成在一起〔与其说是集成，不如说是拼凑〕。
让我们有了整体的感受，尽管还有遗憾，总算进了一步。
集成，这是第一点需求。
从目前用户的使用技能和同意程度以及系统的爱护成本考虑，Web界面最容易同意。
另外从集成方面来讲，必须采纳人人支持的Web标准如HTML，JavaScript，Activex，IIOP，DHTML，XML,JAVA等才能在一个界面下容纳，否那么的化，技术难度就会导致集成不可能实现。
完全基于Web，这是第二点需求。
关于流程，熟悉办公自动化系统的人就会想起收发文的流程。
那是专门完善的、符合层级结构的、效率低下的流程。
关于如何优化该流程，假如我们局限于原有的思维模式和知识领域，我们无法获得更多。
必须基于现代的流程治理思想对目前的业务流程进行重组。
流程优化，这是第三点需求。
进入知识经济时代，我们人人差不多上知识工作者，要求办公自动化系统必须具有知识内涵，或者说是基于知识。
提供知识治理所需的最差不多的IT工具，知识储备库和知识交流场所，更高级的意义上提供，基于知识的岗位要求和评估体系。
治理知识的，这是第四点需求。
总之我们要求的办公自动化系统系统是和其他应用系统紧密集成的，完全采纳Web技术的，流程优化以及具有知识治理功能的办公治理系统。
1.4办公自动化企业信息化的核心
当今，办公自动化软件已进入到第三代了，即以知识治理为核心的办公自动化，其目的是把企业长期储存下来的信息资源，连同专家、知识职员积存的实践体会和创新思想进行有效地整理、挖掘、共享和利用，使企业了解自己拥有哪些专门的知识，以及如何利用这些知识来进一步进展、壮大。
实际上，应用好第三代办公自动化软件，将大大地提高企业内部信息化水平，促使企业内部信息资源重新整合、配置，以适应于电子商务时代的到来，使企业在市场竞争大潮中始终立于不败之地。
然而，纵观国内大部分企业，真正能把OA软件用好的依旧为数不多的，那个地点面涉及到方方面面，综合因素较多。
OA进展的瓶颈：
〔1〕OA〔OfficeAutomation〕概念普及宣传力度不够：
目前在报刊杂志、电视广播、广告、市场策划等方面对OA的宣传专门有限，OA涉及知识面较广，如群件平台、工作流治理、协同办公、安全权限、知识治理等等，让企业职员一下子同意这些概念，需要一个过程，关于非IT企业的领导来说，要使他明白得这些概念，并非易事。
〔2〕企业领导对本企业实施OA系统重要性认识不够：
许多企业的领导人认为电子商务要紧是与生产有关的原料的购进、产品的卖出以及市场的开拓，只注意到了网络信息对降低原料、推广成本的作用，却没有意识到当市场这一外在环境透亮后，企业竞争力的源泉确实是内部治理的成本降低。
〔3〕企业实施OA外部软硬件环境不够：
OA重点在于协同办公、工作流，因而要求在企业网络平台运行。
然而在IT行业飞速进展的今天，有些企业电脑尚未联网。
单机工作，无法运行网络环境、共享信息，更谈不上运行OA；有的企业即使组建了局域网，但也仅是摆设而已，缺乏网络操作体会、缺乏网络治理人才。
〔4〕企业职员素养参差不齐，电脑操作技能差、电脑知识不够：
企业OA建设是个系统工程，需要多人的参与与协作，人人要明白电脑，要会操作，否那么系统信息流如何流转？
〔5〕缺乏对企业网络化、信息化、规范化的评估体系：
一个企业在实施OA系统时，其企业内部在网络化建设、信息治理规范化方面需要达到一定程度，方能使OA系统顺利实施，许多企业不规范内部治理，忽略了对治理的改革，基于网络运行规那么的标准化、流程化的治理模式还没有建设起来。
领导一拍板，就一窝蜂上，而不管OA实施成效。
〔6〕缺乏对OA的统一定义：
OA是干什么的？
国内没有一个权威的定义，许多传统企业的决策者在适应思维、传统模式的框框下还没跳出来，关于OA能给企业带来什么、企业需要OA做什么，没有做深层次的摸索。
〔7〕缺乏OA软件开发标准：
目前国内开发OA软件的公司相当多，大伙儿各显神通、百花齐放，有的是专业公司开发，有的是企业内部组织开发，各自为战，尚未形成统一的开发标准，因而OA软件的通用性、适用性较差。
〔8〕缺乏OA软件产品化：
由于各企业对OA认识不同、需求不同、标准不同，一些开发公司开发的OA软件只是专为某些客户订制的，或是仅适应一小范畴的企业，不具备产品化的特点，因而OA软件的产品化道路是曲折的。
对进展OA产业的几点看法：
〔1〕加大力度推广OA：
宣传OA理念，传播OA知识，让OA得到全社会的认识和支持，使企业具备实施OA系统的环境和条件。
〔2〕尽快规划、定义OA：
国家相关单位如能出台有关OA标准性定义文档、有关OA产业政策，将对OA产业的进展起到推波助澜的作用。
〔3〕加强对客户的实施培训工作：
实施企业OA是一个庞大的系统工程，要求企业内部治理规范化，制定严格的实施打算，坚决执行；上至总经理，下至一般职员，均应积极参加培训，积极参与OA系统的实施建设。
建立一个强有力的客户支持中心，专职为客户进行OA系统培训及系统实施，为客户排忧解难，并不断反馈客户运行OA系统的信息。
〔4〕加强OA开发商之间的合作与交流：
强强联合，有利于开发水平的提高、开发周期的缩短，幸免低水平的重复，提高产品的竞争能力。
群雄时代合那么强。
企业OA系统应实现的功能
我们认为一个企业的OA系统的成熟度是衡量一个企业是否成功地实行了办公自动化、建立起企业内部信息治理系统、为迎接新世纪电子商务做好了预备
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