行政部门办公管理工具制度.docx
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行政部门办公管理工具制度
第4章行政办公管理制度
4．1日常接待工作规范
4．1．1客户接待制度
制度名称
客户接待制度
受控状态
编号
执行部门
监督部门
考证部门
第1章总则
第1条目的
为规范接待工作，提高接待水平，本着“热情\周到、规范、节约”的原则，特制定本制度。
第2条客户接待分类标准
1．A类：
公司贵客，指对公司高层的重要客人的接待。
2．B类：
贵宾接待，指对公司重要客户的接待。
3．C类：
业务接待，指对营销客户的接待。
4．D类：
普通接待，指对一般来客的接待。
第3条管理部门
1．行政管理部是公司接待客户的主管部门，负责协调公司的客户接待活动。
2．公司其他职能部门的客户接待活动，由所在部门自行承办，行政部予以必要的协助。
第2章客户接待管理
第4条接待人员要求
接待人员需真诚热情，注重文明用语，做到规范化服务。
前台人员应配合部门业务人员提供周到的服务，原则上根据具体业务事项由相关业务负责人接待。
第5条接待场地环境标准
1．物品摆放整齐，且表面无灰尘。
2．地面干净无污物，空气流通清新。
3．室温适宜，灯光合适。
第6条接待用品管理
1．接待用品由部门经理负责把关。
2．接待用品采购依照公司的物资管理制度进行，由行政部具体实施。
第7条接待费用控制事项
1．接待规格：
根据客户的分类，安排相应的接待方式。
详情如下表所示。
客户接待费用标准表
客户类型
接待人员
接待费用标准
A类客户
公司高层
____元/人
B类客户
部门总监
____元/人
C类客户
部门经理
____元/人
D类客户
部门主管或业务负责人
____元/人
注：
销售部门客户接待费用由本部门负责；企业客户接待需填写“业务接待申请单”
2．接待费的使用遵循勤俭节约，效能优先的原则。
3．接待人员在完成招待任务之后须及时（____小时之内）凭“请款单”和接待费用的正式发票到财务部办理报销手续。
第3章附则
第8条行政部对本制度拥有解释权。
第9条本制度自公布之日起实施。
修
订
记
录
修订标记
修订处数
修订日期
修订执行人
审批签字
4．1．2参观接待规范
制度名称
参观接待规范
受控状态
编号
执行部门
监督部门
考证部门
第1条目的
为规范参观接待工作，保证参观接待工作有序进行，特制定本规范。
第2条参观接待种类
参观接待可以分定时接待和临时接待两类，详情如下图所示。
先以公文或电话预先约定参观的时间与范围
定时接待
因业务关系需临时决定来公司参观
临时接待
团体参观
贵宾参观
普通参观
＋
参观接待种类
第3条参观接待人员要求
1．接待人员必须使用文明、规范的语言，以友好的态度对待来访人员。
2．接待人员必须了解企业文化，熟悉公司的发展状况。
3．接待人员应仪表整洁、着装职业。
第4条参观接待程序规定
1．凡欲参观公司者，需事先和本公司行政部取得联系，并填写“参观申请表”。
2．行政部对“参观申请表”进行审核，经批准后由行政部或承办部门安排专人负责参观接待工作。
（1）贵宾参观及团体参观接待：
由公司核准，并于参观前日将“参观通知单”填送交各部门，作为办理接待的凭证，如事出紧急可先以电话通知后补“通知单”。
（2）普通参观接待：
由各部门经理核准，并于参观前日将“参观通知单”送各部门，作为办理接待的凭证。
（3）临时参观接待：
由各部门经理核准，并于参观前小时以电话通知各部门安排好接待事宜。
3．对于未经核准的参观人员，一律谢绝参观。
第5条本规范由公司行政部负责解释。
第6条本规范自年月日起实施。
修
订
记
录
修订标记
修订处数
修订日期
修订执行人
审批签字
4．1．3前台礼仪规范
制度名称
前台礼仪规范
受控状态
编号
执行部门
监督部门
考证部门
第1章总则
第1条目的
为规范前台接待的职业形象，充分发挥前台接待的窗口展示作用，维护良好的公司形象，特制定本规范。
第2条适用范围
本规范适用于前台接待礼仪管理。
第2章仪容规范
第3条要求员工头发梳理整齐，面部保持清洁；男员工不留长发，女员工不化浓妆；保持口气清新，以适合近距离交谈；手部干净，指甲修剪整齐，男员工不留长指甲，女员工不涂抹鲜艳的指甲油；宜使用清新、淡雅的香水。
第4条员工服饰礼仪要求参照公司《员工着装管理规定》。
第3章电话接听礼仪规范
第5条电话接听
1.接电话中，要勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。
2.在电话铃响后的第二、第三声的时候接起电话。
接起电话首先要说“您好，×××（公司名称，如果公司名称较长，应用简称）”，如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”。
对知道分机号码或者转至具体人员的电话，可以礼貌地说“请稍等”，并马上转接过去。
第6条代接电话
1.代接电话时，对方如有留言，应用纸笔记录。
2.电话接听完毕之前，不要忘记复诵一遍来电的要点，防止因记录错误或者偏差而带来的误会。
第7条做好电话记录
前台工作人员在接电话时，要随时记录电话内容，这些记录应简洁完整，最好具备以下六点内容：
何时、何人、何地、何事、为什么、如何进行。
第8条礼貌挂断电话
通话完毕后，可以询问对方：
“还有什么事吗？
”或者“还有什么要吩咐吗？
”既表示尊重对方，也是提醒对方。
谈话结束时，要表示感谢，并让对方先挂断电话。
第4章来访接待礼仪规范
第9条接待预约来访人员时应礼貌大方、热情周到。
第10条客人到来进行来访登记后，要立即通知被访者，如需前台接待人员引导，则应使用正确的引导方法和引导姿势。
第11条为来访人员安排接待地点时，应遵循以下原则。
1.对于普通来宾，一般安排在公司会议室内接待。
2.对于贵宾来访，根据接见对象级别安排接待地点。
3.对于面试人员，在会议室允许的条件下，尽量安排在会议室内接待。
4.对于来公司学习培训的人员，由行政部协助相关部门进行接待。
第12条预约人员到达后，若公司已预约人员由于种种原因不能马上接见时，一定要说明理由与等待时间，若来访人员愿意等待，则应向其提供饮料和杂志，如果可能，还应该不时为来访人员更换饮料。
第13条如果预约来访人员要找的负责人不在，要明确告知预约人员的去向及回公司的时间。
请来访人员留下电话、地址，并明确是来访人员再次来公司，还是由本公司人员到来访者单位。
第14条未进行预约人员来访时，应首先明确对方姓名，婉转询问对方来意。
前台人员经过初步判断后，并不能直接回答“在”或“不在”，而应使用“让我看看他是否在”等言辞，及时与相关人员进行沟通，最后决定是否安排被访者进行接待。
第5章附则
第15条本规范的最终解释权归行政部。
第16条本规范自年月日起实施。
修
订
记
录
修订标记
修订处数
修订日期
修订执行人
审批签字
4．2行政会议管理制度
4．2．1会议管理制度
制度名称
会议管理制度
受控状态
编号
执行部门
监督部门
考证部门
第1章总则
第1条目的
为规范公司会议管理，提高会议质量和效率，实现会议管理的规范化、制度化，特制定本制度。
第2条适用范围
公司召开的各种会议均应参照本制度进行管理。
第2章会议组织
第3条公司级会议，是指公司员工大会、全公司技术人员大会及各种代表大会，应由总经理批准，各相关部门组织召开，公司领导参加。
第4条专业会议，是指公司的技术、业务综合会议，由分管公司领导批准，主管业务部门负责组织召开。
第5条各车间、部门召开的工作会议由各车间、部门领导决定并负责组织。
第6条班组（小组）会议由各班组长决定并主持召开。
第7条上级或外单位在公司召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或公司之间的业务会（如联营洽谈会、用户座谈会等）一律由公司组织安排，相关部门协助做好会务工作。
第3章会议安排
第8条为避免会议过多或重复，公司一律将正常性的会议纳入例会制，原则上要按照例行规定的时间、地点和内容组织召开。
第9条凡涉及多部门负责人参加的会议，均需于会议召开前日经部门或分管公司领导批准后，报办公室汇总，并由公司办公室统一安排方可召开。
第10条行政部每周六应召开全公司例会和各种临时会议，统一编制会议计划并装订，分发到公司相关部门。
第11条对于已列入会议计划的会议，如需改期或遇特殊情况需安排其他会议时，召集部门应提前天报请公司行政部，并经公司相关领导同意。
第12条对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，公司有权安排合并召开。
第13条对于准备不充分、重复性或无多大作用的会议，行政部有权拒绝安排。
第14条各部门会期必须服从公司统一安排，各部门会议不应安排在与公司例会同期召开（与会人员不发生时间冲突的除外），应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。
第4章会场纪律
第15条开会前分钟与会人员必须到达会场，同时将手机调到振动状态或关闭。
第16条会场内严禁吸烟，未经批准，不得在会议期间进行私自讨论。
第17条与会人员因为特殊原因不能按时出席会议的，须在会前向会议组织部门请假，并以书面形式说明不能按时出席会议的原因（特殊情况可以采取口头形式请假），得到组织部门批准后才能请假。
第18条会议中途与会人员如有急事需离开，要向会议主持人提出申请，得到批准后方可离开。
第5章会议室管理
第19条会议室由行政部指定专人负责管理，各部门如因会议需要使用会议室，须事先向行政部提出申请，由行政部统筹安排。
第20条会议室的卫生由行政部安排人员维护，在每次会议召开前后均要进行打扫，并做好日常保洁工作。
第21条会议室电子设备的管理、使用和维护由专人负责，其他人不得随意操作，否则如造成设备损坏应按价赔偿。
第6章附则
第22条行政部负责本制度的起草工作。
第23条总经理负责本制度的核准工作。
第24条本制度自发布之日起实行。
修
订
记
录
修订标记
修订处数
修订日期
修订执行人
审批签字
4．2．2会议室使用制度
制度名称
会议室使用制度
受控状态
编号
执行部门
监督部门
考证部门
第1条为加强会议室的规范化管理，确保会议室合理有效使用，特制定本制度。
第2条公司会议室的使用与管理均应参照本制度执行。
第3条会议室使用应遵循先全局后部门、先紧急后一般的原则。
如遇会议室被占用，行政部将负责协调。
第4条会议室由行政部派专人管理。
各部门若需使用，需提前向行政部提交申请，由行政部统一安排。
第5条一般情况下，会议室按照申请的先后顺序使用。
特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。
第6条如部门或个人临时取消会议室的使用申请，再使用时需重新申请。
第7条部门及个人应在所预约的时间到达会议室，如超过分钟未达到会议室，行政部有权对会议室的使用另作安排。
第8条参会人员应自觉保持会议室的清洁、卫生，禁止随地吐痰和乱扔杂物、废纸、饮料瓶等。
第9条参会人员要爱护会议室内的公共设施，损坏公物由使用单位按价赔偿。
第10条会议室的所有设施设备，未经允许，不得带出会议室。
第11条会议结束后，使用会议室的人员应及时与会议室管理员联系，关好门窗、空调、投影仪和音响设备。
第12条本制度由行政部负责解释。
第13条本制度自下发之日起执行。
修
订
记
录
修订标记
修订处数
修订日期
修订执行人
审批签字
4．2．3会议设备管理制度
制度名称
会议设备管理制度
受控状态
编号
执行部门
监督部门
考证部门
第1条为加强对会议设备的管理，确保会议设备的正常使用，特制定本制度。
第2条公司各项会议设备管理均应参照本制度执行。
第3条会议设备的使用与管理
1．公司会议设备由行政部统一管理，其他任何部门或人员未经行政部主管人员同意，不得接触和使用会议设备。
2．相关部门和人员在会议室召开会议时，应爱护室内各项设备，不得随意挪动会议室的设施设备；如确需挪动位置，应在会议设备保管人员的技术指导下进行，否则造成的后果由当事人承担。
3．会议服务人员发现会议设备因使用者操作不当及人为造成损坏的，应及时向行政部报告，分析原因，明确责任，并要求责任人作出赔偿。
第4条会议设备的保管与维护
1．行政部指定专人负责办公设备的保管工作，当会议设备保管人员因离职、调动等发生变化时，应及时指派其他人员接管。
2．会议设备保管人员应定期开展检测工作，一般每周检查一次，并做好检查记录，发现问题及时处理，以确保会议设备正常运行。
3．会议设备保管人员发现会议设备出现问题时应及时上报，严禁未经批准私自修理、拆卸。
4．会议设备因老化、损耗及其他原因报废时，由行政部提出申请，经专业人员检测后，报单位主管负责人审批，审批通过后方能办理报废手续。
第5条本制度由行政部负责制定。
第6条本制度自公布之日起执行。
修
订
记
录
修订标记
修订处数
修订日期
修订执行人
审批签字
4．3文件收发管理规范
4．3．1收文操作规范
制度名称
收文操作规范
受控状态
编号
执行部门
监督部门
考证部门
第1条为进一步规范收文管理工作，提高公文处理的效率，特制定本规范。
第2条收文范围
1.外部单位与公司之间关于管理、检查、监督、业务衔接等事务的所有往来公函。
2.公司内部公文。
第3条收文承办、催办
1.承办人员应按要求办理。
急件应马上处理，小时内予以答复；一般要办理的文件，天应办理完毕，最迟不能超过天；承办人员在规定期限内办不完的，应说明理由，并告知行政部。
2.已办结的收文，由承办单位在“收文阅办单”上注明处理结果，并在签署姓名、日期后及时交回行政部。
3.收文的催办由行政部负责，对送交有关职能部门办理的重要文件，要定期进行跟踪检查。
4.收文的处理、传阅，最多不能超过一周，阅文者应在当日返还行政部。
第4条收文整理归档
文书人员对来文每月进行一次正常性清理，每季度进行一次系统性清理，并按档案管理的规范化要求保存、立卷、归档。
第5条收文保密工作
1.各部门文管人员应严格遵守保密制度，严防文件散失、泄密和失密。
2.对发生文件丢失、被盗、泄密、失密事件者，要严肃处理，并追究部门领导的责任。
第6条本规范由行政部负责解释。
第7条本规范自颁布之日起实行。
修订
记录
修订标记
修订处数
修订日期
修订执行人
审批签字
4．3．2发文操作规范
制度名称
发文操作规范
受控状态
编号
执行部门
监督部门
考证部门
第1条为规范公司发文管理，提高发文效率，确保发文质量、文书安全、传递及时，特制定本规范。
第2条行政部统一负责公司文件的审核、发布工作。
第3条文稿起草
1.文稿要求言简意赅、观点鲜明、主题突出、结构严谨，符合发文格式和行文规定。
2.文稿起草完毕后，需仔细审核，并打印，填写“发文签批单”，经相关部门负责人签字后送行政部审阅。
第4条会签
对于内容涉及多个部门的文件，发文前由拟稿人组织相关部门会签。
行政部负责对会签情况进行审核。
第5条签发
文稿核校无误后，送分管副总和总经理签发。
对于一般性业务文件，可由发文部门分管副总签发；涉及公司重要事项的发文由总经理签发。
第6条装封、分发和递送
1.核送装订好的文件份额后，分别装入信封，写好收文单位，并按需要加盖密级、急件、挂号等印章。
2.发出文件之前应填写“发文登记表”。
第7条文件存档
对已印发的文件，发文部门应将发文底稿、文件签发单、两份正式文件及电子文件等资料及时交行政部整理归档。
第8条本规范的最终解释权归行政部。
第9条本规范自发布之日起执行。
修
订
记
录
修订标记
修订处数
修订日期
修订执行人
审批签字
4．4员工出差管理规定
4．4．1员工出差管理制度
制度名称
出差管理制度
受控状态
编号
执行部门
监督部门
考证部门
第1章总则
第1条目的
为了进一步规范公司员工出差管理工作，强化成本管理意识，合理控制差旅费开支，特制定本制度。
第2条适用范围
本制度适用于公司内部因公出差的各级员工。
第2章出差程序与审核
第3条出差程序
1．员工出差前应填写“出差申请单”，出差期限由遣派主管视情况需要限定日期，予以核定。
如遇特殊情形事前无法及时办理，亦应在出差完毕后尽快补办手续。
2．拟出差人员将填写好的“出差申请表”送行政部留存、记录考勤。
3．拟出差人员凭核准的“出差申请表”、“借款单”，可向财务部暂借相当数额的差旅费。
待出差结束后日内结清暂借款项，超过日，财务部可将该员工预借差旅费在当月薪金中先予扣回，待其报销时再行核付。
第4条出差的审核
1．当日出差：
如果出差当日可能往返，一般由部门经理核准。
2．远途国内出差：
____日内由部门经理核准，____日以上由主管副总核准，部门经理以上人员一律由总经理核准。
3．国外出差，一律由总经理核准。
第3章出差费用报销规定
第5条住宿费、午餐费按费用标准报销，超标自付，欠标不补；由对方接待或公司安排的，午餐费、交通费、交际费不得重复报销。
第6条差旅费用一律凭证报销，不得虚报、冒领，否则一经查出，除追回报销款外，并视其情节轻重给予不同程度的处罚。
第7条不同级别的员工共同出差，住宿、交通工具可按高级别员工的标准执行，其他费用标准不变。
第8条国内外出差人员在同一城市出差停留____天以上的，自第____天起，住宿费、午餐费按____折给付，特殊情况由总经理审批。
第9条若国内出差应报销住宿费而无相关凭证者，则按相应住宿费标准的一半支付。
第10条出差当日返回的不报销住宿费。
第4章附则
第11条本制度由行政部负责解释。
第12条本制度自发布之日起执行。
修
订
记
录
修订标记
修订处数
修订日期
修订执行人
审批签字
4．4．2出差报销管理制度
制度名称
出差报销管理制度
受控状态
编号
执行部门
监督部门
考证部门
第1章总则
第1条目的
为规范员工出差报销管理工作，合理控制差旅费用开支，参照公司相关规定，特制定本制度。
第2条适用范围
公司内部所有人员出差费用的报销管理均参照本制度执行。
第2章差旅费报销管理
第3条交通费报销
1．出差人员乘坐汽车、飞机、轮船及火车，原则上应出具运输部门的车船发票。
2．对于出差人员乘坐飞机要从严控制，若因任务紧急需乘坐飞机，事前须经公司总经理审批，机票由公司直接联系订购。
3．如出差人员随车到目的地，未发生车船票，则不报销交通费。
4．出差人员出差期间，城市公共交通费凭票报销，但须说明事因，注明起点至终点。
第4条住宿费报销
1．出差人员的住宿标准依岗位级别确定，高层管理人员____元/天，中层管理人员____元/天，基层人员____元/天；如有特殊情况经总经理批准，可提高住宿标准；身兼多职的，按职别最高的标准执行。
2．由接待单位免费接待或无住宿费收据的，一律不予报销住宿费。
第5条其他费用
1．出差人员的伙食补助费不分途中和住宿，按不同地区差异给予补助；一线城市每人每天补助____元，二线城市每人每天补助____元，三线城市每人每天补助____元。
2．市区内出差不论时间长短，均不发给出差补助费。
可发给午餐补助费，超出市区范围的，发给出差补助费____元/天。
第6条外出参加培训、重大活动或参加有关会议的人员，交纳的会务费、培训费已经包含食宿费用或由公司安排食宿的，不得再报销该期间的食宿费用和获得出差补助。
第3章差旅费报销有关注意事项
第7条凡公司开展业务需发生费用时，均应事先申请，经部门经理同意，报公司分管副总批准后方可办理或执行。
未经批准或超过预算范围内的费用、支出，财务部门有权拒绝办理，且费用由个人自理。
第8条车票遗失的须书面说明情况（注明乘坐的交通工具、起迄地点、时间和票价等）并由其部门经理签字证实后予以报销。
第9条出差人员应在回公司后____天内报账，需延期报销的应有书面申请并由主管领导审批。
第10条出差人员必须认真执行任务，在指定出差地点、区域内积极主动地完成任务，凡乘出差之机因私事绕道或往返中增加停留地点所发生的车票、住宿费一律不予报销，同时，也不享受办私事期间的伙食补助费。
第4章附则
第11条本制度的最终解释权归行政部。
第12条本制度自颁布之日起执行。
修
订
记
录
修订标记
修订处数
修订日期
修订执行人
审批签字
4．5印照使用与保管制度
4．5．1印章保管使用制度
制度名称
印章保管使用制度
受控状态
编号
执行部门
监督部门
考证部门
第1章总则
第1条目的
为保障公司的合法权益，规范印章管理，减少因印章使用不当而带来的损失，依据国家的相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第2条适用范围
公司内部所有印章的刻制、使用和保管等均应遵循本制度。
第3条印章的种类
1.正式印章，是指公司章、董事会章、监事会章以及公司所属分支机构印章。
2.专用印章，是指公司财务专用章、人事专用章、各职能部门章、董事会办公室章、总裁办公室章、监事会办公室章、保卫工作专用章以及分支机构财务专用章、分公司人事专用章等用于指定用途的印章。
3.人名用章，是指公司法定代表人、分支机构负责人以个人名义刻制的用于公务的签名章或印鉴章。
第2章印章的刻制
第4条印章刻制依据
1.公司印章、董事会和监事会印章，由公司行政部根据有关单位核发的证、照及有关批准文件制发。
2.分公司印章，由分公司根据有关批准单位核发的证、照及有关批准文件制发。
3.公司内部各部门之间的信函往来，以部门负责人签字或内部网上部门信箱为准。
若部门因工作需要而要求刻制印章，应另行申请，限定使用范围，经公司领导批准后方可刻制。
4.印章不能继续使用的，使用单位应向上级主管部门提出书面申报。
第5条印章的规格和材质
1.公司印章、董事会印章、监事会印章，外直径为毫米，圆形，带五角星，塑质。
2.公司专用章（除财务专用章外）和分公司印章，外直径
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