档案管理实施细则修改版.docx

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档案管理实施细则修改版

神华国华通辽风电有限公司工程竣工档案管理实施细则

前言

神华国华通辽风电有限公司自成立以来，对档案工作非常重视，几年来培训专业人员，配备档案管理设备，规范资料收集和档案管理工作，注重过程控制，在总结了前四期工程的基础上，认真贯彻执行国华能源投资公司关于档案管理办法及各项通知要求。

同时，咨询了辽宁省电力质检中心站和中电联专家。

中电联负责档案管理的专家亲临现场指导工作，提出了许多建设性的意见。

目前，我们已形成了比较成熟的档案工作程序，经征求多方人员和单位意见，制定本实施细则。

请各相关单位在执行中发现的问题，及时与我们联系，以便进一步修改完善。

1编制依据

根据国华能源投资有限公司《关于转发<神华集团公司项目档案验收办法>的通知》，以及《国华能源投资有限公司技术档案管理暂行办法（修订版）》；按照国家发改委颁发的《风力发电场项目工程验收规程》；中国电力出版社出版的《电力企业档案管理规范操作指南》；参照火电《电力建设施工及验收技术规范》和《火电施工质量检验及评定标准》等电力行业标准；结合DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求及档案整理规范》、GB/T11822-2008《科学技术档案构成的一般要求》，编制本《工程竣工档案管理实施细则》（以下简称“本细则”）予以试行。

2适用范围

本细则适用于参加本工程建设的设计、监理、施工、调试单位。

3组织管理

（1）公司主管领导负责建设单位项目档案归档等相关工作的领导和组织管理，并负责监督实施、执行本制度。

（2）公司工程部（档案归属部门）是本制度监督、实施及完善制度的负责部门，对本制度的有效性进行审查，并向公司主管领导提出标准体系建设及修订和完善本制度建议的报告。

负责检查执行制度过程中的落实情况，协助档案室开展项目档案的日常利用及管理工作。

（3）工程部档案室负责建设项目全过程项目文件材料形成、积累、整理及归档质量的业务监督与指导。

监理项目档案管理网络，组织落实制度的实施工作。

确保项目文件材料的规范性、有效性及归档案卷的完整性、系统性。

（4）专（兼）职档案管理人员是本制度监督实施的执行人，对本细则的运作情况及存在的问题提出持续改进意见。

4各方职责

4.1业主方职责：

1）业主工程部是档案归口的管理部门，负责本程序适用范围内工程技术文件的收集、接收、标识、分发、更新、记录、保管、借阅、归档工作。

2）业主工程部负责定期对各参建单位的文件管理工作实施检查，以确保本细则所确定的文件管理目标的实现。

3）遇有本细则中未规定文件的管理，由工程部负责协调。

4.2勘测设计单位职责：

1）勘测设计单位是勘测设计文件的归口管理单位，负责向业主方提供设计文件及图纸，招标技术文件，重大方案的编制选择文件，工程变更，地质勘查文件等，并对其负责整理归档。

2）负责工程竣工验收设计文件的整理、移交。

4.3项目监理部职责：

1）项目监理部是工程项目监理文件的归口管理单位，负责工程监理过程文件的建立、整理、归档。

向业主方移交合格的监理文件。

2）项目监理部监督、管理、审核、签署、指导、协助、配合施工单位建立、整理、完善、归档工程档案。

3）负责工程竣工档案中监理文件的整理、移交。

4.4施工单位职责

1）施工单位是工程项目施工活动过程质量验收评定、各种记录、检验试验、技术性文件等等的归口管理单位。

负责工程项目施工过程全部文件的整理、归档工作。

2）施工单位在合同期间应按业主方要求建立文件管理机构，与业主方及其它有关单位之间的联络，文件信息传递。

3）按业主方质量保证大纲的要求，以及自身质量管理手册程序建立文件受控系统。

保证使用文件的版本一致、数据一致。

4）对工程各类文件资料负有保密责任，按业主方和项目监理部的要求对资料使用、保管、封存、归档。

5）负责竣工验收阶段的档案归档工作，按照业主方的有关规定，负责整理施工过程中形成的技术文件，向业主方移交合格的竣工文件。

5处罚措施

1）《档案法》第二十四条第二款、第三款规定的罚款数额，根据有关档案的价值和数量，对单位为1万元以上10万元一下，对个人500元以上5000以下。

2）违反《档案法》和本《细则》，造成档案损失、归档不全等情况的，由我公司档案主管部门根据档案价值责令其赔偿损失，并在工程款中直接扣除。

6本细则解释权最终归我公司档案主管部门所有

7本细则主题内容

本规定分为四大部分：

第一部分为工程档案收集与整理的前期工作规定，第二部分为档案整理要求，第三部分为竣工档案归档要求，第四部分为本细则中的有关附件，第四部分为国华能源投资公司档案管理办法暂行规定。

第一部分工程档案收集与整理的前期工作规定

3.1工程项目开工前，各承包单位根据承包合同范围、设计图纸目录、《风力发电场项目工程验收规程》等，提出工程项目验收评定划分表，报项目监理部和业主工程部。

3.2项目监理部汇总、整理、调整各承包单位所包工程项目验收评定划分表，并同业主工程部共同商定，确定本工程项目验收评定划分表并下发至各单位，在项目实施中执行，并对其使用做出规定。

3.3业主工程部会同监理，根据国华能源投资公司关于《国华能源投资有限公司技术档案管理暂行办法（修订版）》、《风力发电场项目工程验收规程》、《电力企业档案管理规范操作指南》、《电力建设施工及验收技术规范》、《火电施工质量检验及评2；定标准》、《国家重大建设项目文件归档要求及档案整理规范》等标准规程，进行工程档案的收集与整理，做出规定文件。

3.4设计、监理、施工、调试单位的工程资料应与施工进度同步进行。

杜绝后补资料，或搞“回忆录”。

第二部分整理要求

1竣工档案的整理

1.1整理原则

遵循工程文件形成规律，保持卷内文件的有机联系和成套性的特点，符合档案归档要求。

1.2立卷方法

1.2.1施工单位在施工过程中形成的竣工资料，以单位工程为单元，把分部或分项工程组成若干卷，一般把文字性文件放在第一卷，组成综合卷，然后按分部分项工程次序依次组卷。

（1）原材料出厂证明、质保书、试验报告等按专业结合单位工程可单独立卷；

（2）钢筋、水泥、焊条等原材料有追溯性要求的，必须编制材料跟踪记录，试验报告必须编制单位工程使用情况一览表。

（3）原材料不合格项的问题处理应完整闭环。

（4）钢筋、水泥等建材一览表（跟踪记录）主要内容应包括：

编号、厂家名称、到货日期、规格、数量、出厂合格证编号、报验单和复试报告编号、领用单位、领用数量、使用部位、库存数量等。

1.2.2设计变更、工程联系单等文件按专业与编号单独立卷。

每卷必须编制执行情况一览表。

主要内容包括：

变更单编号、变更原因、变更内容、图号对照、核定单编号、执行情况等。

1.2.3焊接、金属检验记录单独立卷。

1.2.4分别由两个或两个以上施工单位承包的单位工程，其竣工文件的编制整理方法：

先由各分包单位编制其承建部分的竣工文件的编制整理；再由建设单位委托监理单位组织各标段的参建单位进行汇总，组成完整的一个单位工程竣工档案案卷。

1.2.5监理文件可按专业、分阶段结合文种立卷。

1.2.6调试文件单独组卷。

1.3案卷厚度不宜太厚，每卷页数一般不得超过200页。

1.4组卷时应保证文件闭环。

1.4.1文件形式上的闭环，即表格的空白栏和没有填满内容的地方必须划线标识或盖“以下空白”章。

1.4.2文件内容上的闭环，指整改通知单和回复单、消缺（不合格项）通知与消缺处理与验收记录等。

1.5供应商提供的钢筋、水泥、砂石原材料及半成品质量证明文件为复印件的，供应商必须盖章确认，或加盖施工单位项目部公章，并在空白处标明原件所在处。

1.6厂家提供的质量证明（报告）签署为印章和代号章的，可参照焊接工程文件归档的做法，即厂家应提供检验人员资格证复印件或证件一览表。

1.7归档原材料文件时，应把报验单与附件合在一起组卷；

1.8表示记录数据有修改的，更改人应在旁边空白处签字确认责任。

1.9案卷及卷内文件不允许重份；封面、目录、备考表不编页码。

1.10外文资料应将题名译成中文，译文稿与原文一起归档。

1.11由施工单位形成的施工测量记录归入所在单位工程，由专门测量单位形成的厂区平面控制网、高程控制网灯记录应独立组卷。

1.12案卷的保管期限分为永久、长期、短期三种。

永久为50年以上，长期为16-25年，短期为15年以下。

确立保管期限的原则是：

有长远利用价值的档案应永久保存；在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

1.13案卷编号：

各单位做好目录后，统一编号（档号编号规则见附件八）。

（注：

1密级：

均为“公开”；2编号：

暂用铅笔填写）

1.14每个单位工程施工单位应提交一套影像资料归档。

1.15各施工单位、调试单位、施工监理部、设计监理部在编制纸质项目（工程）竣工档案的同时应相应制作一份竣工档案的电子备份（全部文件均扫描成PDF）提交给建设单位归档。

1.16照片资料和电子备份的档案按《特殊载体档案管理制度》（见附件六）执行。

2．卷内文件的排列

2.1工程前期文件、工程管理性文件一般按问题、时间或文件的重要程度组卷，依据文字在前、图样在后；请示在前、批复在后；译文在前、原文在后；正件在前、附件在后；印件在前、定（草）在后的组卷原则进行排列组卷。

2.2单位工程竣工文件，根据编制内容依次排列：

签字页、编制说明、开竣工报告、技术交底、图纸会审、施工组织设计、施工安全措施、计强条执行划、施工方案（含绿色施工、节能减排方案）、作业指导书、施工（安装）记录、隐蔽工程验收记录、设备调试及试验报告、不合格/不符合报告、事故缺陷处理报告、质量评定记录等。

2.3设计变更、工程联系单、原材料出厂证明文件及试验报告、焊接与金属检验记录等单独组卷；卷内文件的排列，各种一览表、汇总表等说明文件排列在前，记录排列在后。

2.4竣工图，按设计专业、图号排列

2.5设计监理文件，或按专业、文件编号结合文种，依据设计顺序排列；施工监理文件，按专业结合工程阶段（进度）或单位工程的划分排列。

3编写要求

3.1案卷题名

拟写题名要正确概括卷内文件材料的主要内容，文字简明扼要，切忌笼统冗长

3.1.1一个单位工程的竣工文件组成一卷时，案卷题名由“项目（机组）名称+文种名称”构成案卷题名{注：

国华科左中旗前四井风电场49.5MW工程}

3.1.2一个单位工程的竣工文件组成若干卷时，案卷题名由“项目（机组）名称+单位工程名称+分部分项工程名称+文种名称”构成案卷题名。

3.1.3一个单位工程由两个以上单位施工时，单位工程竣工文件的案卷题名由“项目（机组）名称+单位工程名称+承包标段项目名称+文种名称”构成案卷题名。

3.2竣工档案编制说明

各参建单位编制完竣工文件后，应撰写竣工档案编制说明。

内容应包括：

工程范围、主要设备及系统特点、承建单位、质量验评概况、施工（安全）措施、作业指导书、单位工程大事记、安装于设备消缺情况等内容。

3.3卷内目录

卷内目录应按《科学技术档案案卷构成的一般要求》《电力企业档案管理规范操作指南》编写，并注意序号。

责任者、页次的编写。

3.3.1序号：

从“01”开始，注意各案卷之间不得连续编号，即每卷序号都是从01开始。

3.3.2责任者：

填写文件形成单位的名称，注意要填写单位全称或者规范的简称。

3.3.3页数：

注意对装订成册的文件，要求对其页码进行重新标注，填写每份文件首页上的页号，可连续编号，最末份文件必须标注首尾页号；对不装订的文件应加盖档号章，填写卷内文件的总页数即可，不需对页码重新标注。

3.4每个单位工程的第一卷应有签字页，签字页按如下要求填写：

施工编制：

由负责编制本案卷的专业技术人员签名。

施工审核：

由负责本单位工程项目的专业工程师签名。

监理审核：

由负责本单位工程的监理工程师签名。

3.5不宜与文件组合在一起的某些图纸、影像资料等要统一整理，分别存放，并在以后进行编目时注明互见号。

3.6卷内备考表

在备考表上填写案卷内文件材料的数量，注明与本卷材料有密切关系但不能保存在一起的材料或实物的互见号，以及写出需要说明的组卷质量和其他情况，并说明负责本卷立卷的责任者及检查人。

3.7其他关于案卷封面、脊背、备考表的填写，严格按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《电力企业档案管理规范操作指南》执行。

4编制质量的具体要求

4.1文件材料归档，其总的要求必须做到系统、完整、准确、齐全。

4.2原件必须字迹清楚，图样清晰，图标整洁，签字认可手续完备。

4.3所有打印字体、字号必须统一（详细规定见监理交底表式），符合字迹耐久要求。

4.4竣工图应修改规范、到位，真实反应实际情况，竣工章的内容、尺寸与使用应符合国家规范要求。

4.5所有文件材料必须用签字笔签字，不能以盖章和打印代之，并要注明日期。

4.6文件或表格的空白栏和没有填满内容的地方必须划线标识或盖“以下空白”章。

4.7电子版文件的制作应使用不可擦除型光盘。

4.8移交的两份文件，原则上要求一份是原件，一份是正本。

如果原件只有一份，写必须留在文件形成的单位，移交的档案必须为正本。

4.9竣工档案案卷的装订、制成材料和卷皮规格必须符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》和《国家重大建设项目（工程）竣工文件编制及档案管理规范》标准要求。

4.10纸张左边为装订线，页边距为：

上2.54cm下2.54cm左2.5cm右2.6cm。

横向文件字头朝向装订线方向。

4.11页码一律用号码打印机打印，扣在字头朝向的右下角，即横向文件与竖向文件所扣的页码位置不同。

考虑到档案装订时要进行切割，所以要求归档人员必须将页码扣在正确位置，以防装订时切割掉。

5建设项目（工程）档案验收与移交

5.1竣工档案的移交审核内容与要求

5.1.1技术方面的审核：

建设单位、监理单位、质监部以及施工单位的专工应对竣工档案进行技术方面的审核，核查施工技术文件的表式是否符合《火电施工质量检验评定标准》的要求；审核施工记录数据和竣工图的准确性以及是否与现场实际相符；检查移交文件的完整、系统以及文件审批程序完备情况等与施工技术有关的内容。

5.1.2档案方面的审查：

归档文件应图表整洁、字迹清楚，签字、印章认可手续的完备；书写材料的规范性、耐久性不易褪色；文件的闭环情况；档案组卷是否合理；符合标准档案管理方面的要求。

6竣工档案的移交审查程序

根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》第7.9款要求，建设项目（工程）档案验收分三个步骤进行：

6.1施工单位自检

竣工文件的自检，一般以单位工程为单元。

施工单位在完成竣工档案遍编制后，应由各编制单位负责档案工作的领导组织本单位的档案人员会同相关技术人员对其编制的竣工文件严格按照国家、行业等有关规定和要求，对文件的完整、准确情况和案卷质量进行自检，并填写《（单位）工程竣工文件验收记录表》，在检查人员签字后，提交监理单位和质监部门审查。

6.2监理单位、质监部门预验审查

竣工文件在编制方自检后，连同《（单位）工程竣工文件验收记录表》依次提交监理单位、质量部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行预验审查。

若不合格，提出整改意见，退回编制单位限期整改。

合格后，在《（单位）工程竣工文件验收记录表》上签字认可。

6.3验收移交

经施工单位、监理单位、质监部门自检和审查合格后，建设单位对竣工档案进行确认，然后办理交接手续。

移交时，《（单位）工程竣工文件验收记录表》作为签证书的附件一同移交，建设单位、监理单位、施工单位三方责任人必须在档案验书上签署验收意见，并签字盖章。

7竣工档案验收表的填写

7.1验收表主要栏目内容：

工程名称；合同号；移交档案种类和数量；项目档案概况；施工单位自检意见；监理单位验收意见；建设单位档案部门验收意见。

7.2项目档案资料情况的填写：

项目档案编制概况简介，提交归档电子备份相关信息（机读目录，交代相关软件情况）说明，自检情况以及自检中存在的问题和整改情况说明，还有整理过程中其他需要说明的问题等，并附有《（单位）工程竣工文件验收记录表》和移交目录清册。

7.3《建设项目竣工档案验收表》（见附四）一式三份，三方人员核对清册，责任人签字各留一份以备查考。

第三部分归档要求

1第一卷册单位工程质量综合文件

1.1文件排列顺序

1.1.1封面

1.1.2卷内目录

1.1.3档案内容

1.1.4卷内备考表

1.2档案内容

1.2.1开工报告、竣工报告（含停工、复工报告）

1.2.2图纸会审纪要（内部及设计院两种）

施工质量验收及评定项目划分报审表

1.2.3工程创优实施细则

强制性条文执行计划

强制性条文执行记录

施工组织设计

施工组织设计交底记录

安全文明施工组织设计

安全文明施工二次策划报审

1.2.5施工技术措施

一般（重大）方案报审

施工技术交底

施工方案

作业指导书

1.2.6危险源辨识

较大因素危险源应急预案

自然灾害应急预案

1.2.7主要施工机械、工器具、安全用具报审

主要测量计量器具、试验设备检验报审

（包括土建搅拌站秤等其他计量控制设备的校验检验单）

1.2.8企业资质报审

分包单位资格报审

项目管理实施规划报审

管理体系报审

施工管理人员资质报审

特殊工种/特殊作业人员资质报审

1.2.9试验检测单位、主要材料/构配件/设备供货商资质报审

试验（检测）单位资质报审

主要材料、构配件及设备供货商资质报审

1.2.10设计变更申请单

设计变更执行报验单

1.2.11工程联系单（包括整改通知单及整改报验单）

1.2.12施工进度计划报审

二级网络计划

施工进度计划及调整计划、变更工期计划

施工月计划

说明：

根据本工程项目划分情况，33台风机为一个单位工程（即一台风机为一个子单位工程），其开工报告及竣工报告分别由风机基础和吊装单位填写，然后组成一份，并且要分别填写分部工程开工报告。

单位工程质量综合资料包括但不限于以上内容，在装订时按照顺序号排列。

2第二卷册出厂证件及试验文件

2.1文件排列顺序

2.1.1封面

2.1.2卷内目录

2.1.3档案资料

2.1.4卷内备考表

2.2档案内容

2.2.1工程原材料/构配件进场报审

原材包括：

水泥、钢筋、砖、砂石、混凝土泵送剂、粉煤灰、铁构件、塑料；钢筋、铁塔、电杆金具、水泥杆、导线、绝缘子、通信光缆、地线、安普线夹

内容包括：

数量清单

进场检验记录

材质证明（合格证等）

自检结果（出厂检验/试验报告）

复检报告（如钢筋物理性能试验、混凝土配合比、混凝土砂浆试块、砂、碎石试验报告、回填土干密度试验；底拉卡盘砼试验、铁塔基础砼试验、电杆焊接试验，导线、拉线拉力，压接管，焊条）

跟踪管理台账

2.2.2公共试验文件：

混凝土抗冻、抗渗；回填土击实（三七、素土）；

混凝土含氯、含碱；配合比（C15、C35）；

钢筋机械连接；

说明：

出厂证件及试验文件包括但不限于以上内容，装订时须按照顺序号排列。

3第三卷主要施工技术记录

3.1文件排列顺序

3.1.1封面

3.1.2卷内目录

3.1.3档案内容

3.1.4卷内备考表

3.2档案内容

3.2.1测量放线记录、沉降观测记录及高程控制记录

3.2.2地基处理及桩基施工记录

工程测量、定位记录

（箱变工程包含全线路杆塔基位各转角坐标及档距工程测量表）

桩位测量记录

桩基施工记录

管桩平面位置、标高偏差记录

3.2.3混凝土工程施工记录

砼搅拌、浇灌、养护记录

砼工程冬期施工热工计算及施工记录

大体积混凝土温控计算及施工记录

大体积混凝土测温记录

风电机组、升压站、场内线路工程设备安装等单位工程及之下的分部工程施工技术记录

3.2.4隐蔽工程记录

3.2.5地基验槽记录（应能体现建构筑物及其基础深度）

3.2.6钢筋工程检验记录

3.2.7地下砼工程检验记录

3.2.8地下防水、防腐工程检验记录

3.2.9隐蔽工程验收通用记录

3.2.10设备安装验收记录（逐项填制）

说明：

对于风机基础工程，以上记录均按子单位工程组卷，若页数少，则可每三个子单位工程组成一册。

主要施工记录包括但不限于以上内容，在装订时须按照顺序号排列。

4第四卷工程质量检验评定记录

4.1文件排列顺序

4.1.1封面

4.1.2卷内目录

4.1.3档案资料

4.1.4卷内备考表

4.2档案资料的内容

4.2.1工程验评范围表

单位（子单位）工程质量报审

分部（子分部）工程质量报审

4.2.2单位、分部、分项、检验批工程质量评定记录

工程质量中间验收申请表（跟在分项后面）

4.2.3土建交付安装验收申请表

4.2.4工程初步竣工验收申请单（附东汽12张自检表格）

4.2.5工程质量验评

4.2.6单台风机终检报告

4.2.7安装交付调试验收申请表

说明：

4.2.1至4.2.3为土建部分，4.2.4至4.2.7为安装部分。

各单位分别组卷，编号时土建在前，安装紧跟其后。

工程质量检验评定记录包括但不限于以上内容，在装订时须按照顺序号排列。

5第五卷册工程质量事故及主要质量问题

5.1文件排列顺序

5.1.1封面

5.1.2卷内目录

5.1.3档案内容

5.1.4卷内备考表

5.2档案内容

5.2.1工程事故调查处理记录

5.2.2质量问题处理记录

工程质量事故及主要质量问题包括但不限于以上内容，在装订时须按照顺序号排列。

6第六卷册其他工程文件

6.1文件排列顺序

6.1.1封面

6.1.2卷内目录

6.1.3档案内容

6.1.4卷内备考表

6.2档案内容

6.2.1混凝土开盘鉴定及浇注通知单

7第七卷册试验报告

7.1文件排列顺序

7.1.1封面

7.1.2卷内目录

7.1.3档案资料

7.1.4卷内备考表

7.2档案内容

7.2.1站内一二次电气设备试验报告

7.2.2风机调试大纲、调试方案、调试报告

7.2.3箱变、集电线路试验报告

7.2.4试桩报告

7.2.5桩基检测试验报告

7.2.6螺栓、电缆检测报告

7.2.7主变局放试验报告、主变油化验报告

7.2.8电能表校验报告

7.2.9交接试验报告

试验报告包括但不限于以上内容，其中由甲方直接委托试验单位所出具的报告，由甲方存档，归于8045中；由乙方委托试验单位所出具的报告，如站内一二次试验、箱变试验等则归于8044中。

另外风机调试方案、大纲、报告等于归于8044中。

8第八卷册设备报审

8.1文件排列顺序

8.1.1封面

8.1.2卷内目录

8.1.3档案内容

8.1.4卷内备考表

8.2文件排列顺序

8.2.1出厂证明文件

设备合格证

说明书

出厂试验报告

技术图纸

8.2.2主要设备开箱申请表

设备开箱检验记录

设备缺陷通知单及处理单（有则存，没有则不存）

设备开箱检验记录四方签字单，附设备清单（必须要有）

说明：

（1）站内电气设备所有文件均参照《国华能源投资公司档案管理暂行规定》放在93系列中，其设备开箱检验记录只涵盖以上四点内容，所有设备可归为一卷，合格证出厂检验报告等文件单独组卷，可按设备名称及文件厚度进行组卷。

（2）基础环：

将开箱记录及检验报告归为一卷放于8042中，命名为XX#基础环设备开箱检验记录及检测报告；

（