最新工程资料管理制度.docx

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最新工程资料管理制度

最新工程资料管理制度|

工程资料管理制度第一章

总则

一、为适应公司组织架构，明确资料管理程序,按照国家规范、标准和地方的有关规定，结合公司的实际情况，特制定本管理办法。

二、工程资料指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括基建文、监理资料、施工资料、竣工图及声像资料等内容。

三、工程资料是建筑施工的一个重要组成部分，是建筑工程进行竣工验收的必备条，也是对工程进行检查、维修、管理、使用、改建和扩建的重要依据，是城建档案的重要组成

部分。

四、工程资料的编制、整理，依据国家、地方现行的有关工程建设的法律、法规、规范、标准执行。

五、本制度适用于公司、子公司、控股公司所属全部建设项目。

第二章建设单位资料管理

一、工程准备阶段资料管理:

项目资料管理人员须在项目开工一周内将本项目在工程准备阶段资料（国土证、施工许可证、规划许可证、可行性研究报告等）,将复印报至工程管理部进行存档备案，并按规定将原报公司档案室存档，完善相关交接手续。

项目部与相关单位签订合同后，须同时将合同原及电子版报送至工程管理部。

建设单位在施工准备阶段应具备资料：

1、立项文（包含项目建议书、项目建议书审批意见及前期工作通知书、可行性研究报告及附、可行性研究报告审批意见、关于立项有关的会议纪要、领导讲话、专家建议文、调查资料及项目评估研究材料等）

2、建设用地、征地、拆迁文（包含选址申请及选址规划意见通知书、用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书、拆迁安置意见、协议、方案等、建设用地规划许可证及其附、划拨建设用地文、国有土地使用证等）

3、设计文（包含变更）

4、勘察、分析、规划类文

5、招投标文

6、合同文等二、工程施工阶段文管理:

（一）项目部人员应随时掌握工程进度情况，督促监理单位、施工单位做好各项工程资料的制作、收集、整理、报送等，保证资料与工程同步，发现滞后情况时，应依据项目部及公司

资料管理制度进行报告、催交、整改。

（二）项目部正式图纸出图后，须一周内将一份完整的施工图纸原（包含建施、结施、水施、电施、设施、市政景观绿化总平图纸等）及电子版报送至工程管理部。

（三）项目部须按月（每月最后一个工作日前）将项目月报、项目施工检查记录（质量、进度、安全文明等）报送至工程管理部。

（四）项目部每月资金计划、支付情况等工程款项拨付资料，待审批通过后同时将复印报送至工程管理部。

（五）项目部工程负责人定期（按月或阶段）组织工程技术人员对工程资料进行自检，留下检查记录，发现问题，及时整改。

工程管理部定期（按月或阶段）或不定期对所属在施项目部的工程资料进行检查，对存在的问题填写检查记录并限期整改，并跟踪验证整改结果，确保工程资料的完整性、真实性、及时性、准确性。

建设单位在施工过程中应具备资料：

1、监理文（月报、细则、会议纪要、通知及整改单等）

2、施工方文（签证单、工程联系单、各项材料报告，报验资料等）

3、施工图

4、设计变更（技术核定）资料

5、相关单位来往文

6、各项施工方案及防范措施等

三、工程竣工验收文管理:

工程竣工验收前，项目工程部负责督促总承包单位汇总整理各分包单位编制的全部工程资料，统一管理。

并按照当地政府职能部门工程技术资料管理规定，完成工程技术资料的收集、整理、组卷工作，为工程竣工验收提供必要条。

工程竣工验收备案通过后一月内，项目部应将一套完整的工程资料原（含竣工验收资料）交于工程管理部档案管理室。

在该工程竣工验收备案时，原需交政府职能部门保存的资料，应将复印存档，并在复印上注明原去处。

建设单位竣工验收应具备资料：

1、竣工图

2、各项实体检测（含竣工验收）报告

3、地勘报告4、消防、环保、规划、档案馆、质监等部门验收资料

5、竣工验收备案、综合验收等资料

6、空气、土壤氡、白蚁等验收（检测）报告

6、结算资料

7、工程质量保修书、住宅使用说明等第三章

监理单位资料收集及管理

一、监理单位相关资料收集及管理：

工程施工前期，项目档案人员督促监理单位提交监理规划、监理实施细则、监理控制计划等到项目部资料室存档；工程施工过程中，项目档案人员督促监理单位及时将每周监理会议纪要、监理月报、监理通知单等资料报送项目部资料室存档，工程管理部定期或不定期对监理资料进行检查。

监理单位应具备资料：

1、监理规划、监理实施细则

2、项目有关质量、进度、安全文明施工检查记录及问题记录

3、监理会议纪要、监理月报

4、进度、质量、造价控制文

5、分包资质文

6、监理通知单及处理回复资料

7、、合同及其他事项管理文

8、监理工作总结文等第四章

施工单位资料收集及管理

一、施工单位相关资料收集及管理：

工程施工前，项目档案人员督促施工单位根据施工情况完善施工技术准备文，如测量放线方案、土方开挖专项方案、护壁降水专项方案、地下室防水专项方案、脚手架专项方案、安全防护专项方案、卸料平台专项方案、混凝土浇筑方案、施工电梯方案、外墙保温专项方案、门窗（栏杆）施工专项方案、分户验收检测方案，施工总进度计划等资料，完善签字程序后，在施工前将原提交项目部，并同时报送一份原至工程管理部。

在施工过程中，如果发生设计变更、技术核定、图纸会审等情况，项目部须同时将设计变更、技术核定单、图纸会审纪要报送一份原至工程管理部，因设计变更等原因，产生经济签证的情况，须将完善签字盖章手续的施工指令单及经济签证单同时报送一份原至工程管理部。

项目部应及时收集工程施工过程中产生的质量证明文及试验报告、各种图纸变更记录、施工记录、施工中来往函等相关资料，并对其进行原存档。

施工单位应具备资料：

一、建筑安装工程

（1）建筑（建筑与结构）工程

1、施工技术准备文2、施工现场准备

3、地基处理记录

4、工程图纸变更记录

5、施工材料预制构质量证明文及复试试验报告

6、施工试验记录

7、隐蔽工程检查记

8、施工记录9、工程质量事故处理记录

10、工程质量检验记录

（2）安装工程文

1、一般施工记录（施工组织设计，技术交底，施工日志）2、图纸变更记录（图纸会审，设计变更，工程洽商）3、设备质量检查、安装记录（质量合格证，设备说明书、开箱报告，设备安装记录，设备试运行记录）4、预检记录

5、隐蔽工程检查记录

6、施工试验记录（电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等系统调试、试运行记录；电梯接地电阻、绝缘电阻测试记录，空载、半载、满载、超载试运行记录，平衡、运速、噪声调整试验报告。

）7、质量事故处理记录

8、工程质量检验记录

9、竣工图10、竣工验收文

（3）室外工程1、室外安装2、室外建筑环境

二、市政景观绿化总平等基础设施工程

1、施工技术准备

2、施工现场准备3、设计变更、洽商记录设计变更通知单，洽商记录

4、原材料、成品、半成品、构配设备出厂质量合格证及试验报告

5、施工试验记录

6、施工记录

7、竣工图等第五章

竣工验收资料管理

一、竣工验收文管理：

工程竣工验收前，项目部应按照政府职能部门工程技术资料管理规定，将施工全过程及竣工验收阶段产生的资料收集、整理、装订后报送至质量监督站、档案馆及相关部门进行工程竣工验收备案。

竣工验收应具备文：

1、工程竣工验收申请表

2、工程竣工验收会议纪要

3、工程竣工验收整改意见

4、工程验收整改意见处理报告

5、竣工验收备案表

6、工程质量评估报告

7、勘查文质量检查报告

8、设计文质量检查报告

9、建筑工程室内环境质量检测报告

10、建筑工程土壤氡浓度、空气检测报告

11、房屋建筑工程竣工验收报告12、消防工程验收意见书

13、电梯（扶梯）等设施设备验收结果通知单14、燃气工程竣工验收报告15、竣工图

16、规划验收合格证及建设工程竣工验收测量报告及房屋建筑面积测绘报告等

第六章

档案立卷、销毁

l档案立卷的要求

1、档案材料归档时，以A4（即210mm

x

297mm）规格为标准，不足A4规格的应用A4白纸粘贴，过大的要折叠为A4规格。

2、档案材料中的金属物应去掉，对因复写而透底的材料，应垫上白纸，以确保档案材料的安全。

3、文字材料组卷时，厚度不得超过4cm，一卷内有多种材料时，应用彩色薄纸隔开。

4、装订时，用棉绳三孔一线方式装订成册，入档案盒。

5、纸质竣工图（或其他归档的纸质图），归档组卷时以手风琴式折叠为4#图幅，连同图纸目录，散装入统一的卷盒。

6、立卷档案必须装订整齐，以相关流水号打印页码。

7、立卷档案每卷必须有独立的页号和卷内目录。

8、立卷档案必须统一使用现行的封面、卷盒和目录。

9、为使档案管理更有序、便于使用，各种档案资料均应以项目分类编号。

l档案立卷方法：

1、工程文可按建设程序划分为工程准备阶段的文、监理文、施工文、竣工图和竣工验收文5部分。

2、工程准备阶段文可按建设程序、专业、形成单位等组卷。

3、监理文可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。

4、施工文可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。

5、竣工图可按单位工程、专业等组卷。

6、竣工验收文按单位工程、专业等组卷。

7、工程档案编号由工程档案管理员负责，每一个文夹须有《文卷目总索引》、《文卷目索引表》、《文目录表》此三级索引表，以便对存档文进行检索；《文卷目总索引》列明归档文各卷目编号及名称；《文卷目索引表》列明本卷目归档文的分类及名目；《文目录表》作为文的最终目录，在文归档时须列明项目全称、文的编号、主题及归档时间、保管期限、密级、档号等。

对已分类和编号的文，应在档案盒上进行标识，标识应简单清晰、明了、易懂。

l档案的鉴定

1、档案根据档案重要性及密级分为永久保管、长期保管、短期保管。

（具体详见工程资料归档范围和保管期限表全表）

2、随着档案保管时间的增长，或保管期限到期，或保存价值发生变化，应重新筛选调整，一般五年进行一次，在工程管理部及公司综合办公室主持下，档案室和有关部门组成鉴定小组共同进行，重新确定档案保管期限及密级。

l销毁

对超出存档期限的工程资料，工程管理部档案管理人员需提前进行造册并列出清单，经工程管理部经理及工程分管领导和公司组成的档案鉴定小组审查批准后，方可销毁，销毁清单应予以保存，档案销毁必须有两人或两人以上相关人员清点核对、监督实施，监销人员要在销毁清单上签名。

第七章工程管理部内部资料管理

1、收到上级有关单位发放的文后，工程管理部档案人员做好《文收文登记表》，并及时呈报工程管理部领导。

根据文性质及重要程度，逐级上报，如须回复的，经办人及时督促相关领导批阅处理回复。

如须发放到项目部，复印后及时发放并做好《文发文记录》，并督促项目部严格按照文执行落实，并给予材料反馈，并组织人员进行检查。

2、收到公司内部发放的文后，工程管理部档案人员做好《文收文登记表》，并同时呈报工程管理部领导。

如须组织部门员工学习的，及时组织部门员工进行学习交流，并报送相关材料。

3、对工程管理部发放到项目部的通知文等，做好对原存档及发放工作，做好《文发文登记》、《文存档记录》，并负责监督、督促项目部贯彻落实。

4、对项目部提交的文、报告等，做好《文收文登记》，如要回复的，经办人应同时呈报工程部领导，根据文性质及重要程度，逐级上报，如须回复的，经办人及时督促相关领导批阅处理回复。

5、所有文、书籍、资料等，须经部门负责人及分管领导同意后方可借出，并应填写《借阅登记》，借阅人须妥善保管所借文资料，如若遗失将承担相应责任。

6、完成有关会议及电话通知的记录、处理工作。

7、严格按照印章使用程序使用印章。

8、根据实际情况，对上述工程技术资料由档案人员统一进行计算机信息管理，以便查阅。

保持对外联络畅通，以便及时处理有关临时事务。

第八章附则本制度尚不完善、清晰的地方参照集团或公司档案管理办法执行，本制度由公司工程管理部（项目管理中心）负责管理和解释。

本制度自印发之日起执行。

附：

工程资料归档范围和保管期限表序号归档文

保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆工程准备阶段文一立项文1项目建议书永久√2项目建议书审批意见及前期工作通知书永久√3可行性研究报告及附永久√4可行性研究报告审批意见永久√5关于立项有关的会议纪要、领导讲话

永久

√6专家建议文永久√7调查资料及项目评估研究材料长期√二建设用地、征地、拆迁文

1选址申请及选址规划意见通知书永久√2用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书永久√3拆迁安置意见、协议、方案等

长期

√4建设用地规划许可证及其附永久√5划拨建设用地文永久√6国有土地使用证永久√三勘察、测绘、设计文

1工程地质勘察报告永久永久√2水文地质勘察报告、自然条、地震调查

永久

永久√3建设用地钉桩通知单（书）

永久√4地形测量和拨地测量成果报告永久永久√5申报的规划设计条和规划设计条通知书永久长期√建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆序号归档文保存单位和保管期限6初步设计图纸和说明长期长期7技术设计图纸和说明长期长期8审定设计方案通知书及审查意见长期长期√9有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文或取得的有关协议

永久

√10施工图及其说明长期长期11设计计算书长期长期12政府有关部门对施工图设计文的审批意见永久长期√四招投标文1勘察设计招投标文长期2勘察设计承包合同长期长期√3施工招投标文长期4施工承包合同长期长期√5工程监理招投标文长期6监理委托合同长期长期√五开工审批文1建设项目列入年度计划的申报文永久√2建设项目列入年度计划的批复文或年度计划项目表永久√3规划审批申报表入报送的文和图纸永久4建设工程规划许可证及其附永久√5建设工程开工审查表永久6建设工程施工许可证永久√7投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明

长期

√8工程质量监督手续长期√六财务文1工程投资估算材料短期2工程设计概算材料短期3施工图预算材料短期4施工预算短期七建设、施工、监理机构及负责人

1工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单长期√2工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单长期长期√3工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单长期长期√建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆序号归档文保存单位和保管期限监理文1监理规划

（1）

监理规划长期短期√

（2）

监理实施细则长期短期√

（3）

监理部总控制计划等长期短期2监理月报中的有关质量问题长期长期√3监理会议纪要中的有关质量问题长期长期√4进度控制

（1）

工程开工/复工审批表长期长期√

（2）

工程开工/复工暂停令长期长期√5质量控制

（1）

不合格项目通知长期长期√

（2）

质量事故报告及处理意见长期长期√6造价控制

（1）

预付款报审与支付短期

（2）

月付款报审与支付短期

（3）

设计变更、洽商费用报审与签认

长期

（4）

工程竣工决算审核意见书长期√7分包资质

（1）

分包单位资质材料长期

（2）

供货单位资质材料长期

（3）

试验等单位资质材料长期8监理通知

（1）

有关进度控制的监理通知长期长期

（2）

有关质量控制的监理通知长期长期

（3）

有关造价控制的监理通知长期长期9合同与其他事项管理

（1）

工程延期报告及审批永久长期√

（2）

费用索赔报告及审批长期长期

（3）

合同争议、违约报告及处理意见

永久

长期√

（4）

合同变更材料长期长期√10监理工作总结

（1）

专题总结

长期短期

（2）

月报总结

长期短期

（3）

工程竣工总结

长期长期√

（4）

质量评价意见报告长期长期√施工文一建筑安装工程建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆序号归档文保存单位和保管期限

（一）

土建（建筑与结构）工程1施工技术准备文

（1）

施工组织设计长期

（2）

技术交底长期长期

（3）

图纸会审记录长期长期长期√

（4）

施工预算的编制和审查短期短期

（5）

施工日志短期短期2施工现场准备

（1）

控制网设置资料长期长期√

（2）

工程定位测量资料长期长期√

（3）

基槽开挖线测量资料长期长期√

（4）

施工安全措施短期短期

（5）

施工环保措施短期短期3地基处理记录

（1）

地基钎探记录和钎探平面布点图永久长期√

（2）

验槽记录和地基处理记录永久长期√

（3）

桩基施工记录永久长期√

（4）

试桩记录长期长期√4工程图纸变更记录

（1）

设计会议审记录永久长期长期√

（2）

设计变更记录永久长期长期√

（3）

工程洽商记录永久长期长期√5施工材料预制构质量证明文及复试试验报告

（1）

砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料试验汇总表

长期

√

（2）

砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料出厂证明文

长期

√

（3）

砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、轻集料、焊条、沥青复试试验报告

长期

√

（4）

预制构（钢、混凝土）出厂合格证、试验记录

长期

√

（5）

工程物质选样送审表短期

（6）

进场物质批次汇总表短期

（7）

工程物质进场报验表短期6施工试验记录

（1）

土壤（素土、灰土）干密度试验报告

长期

√

（2）

土壤（素土、灰土）击实试验报告

长期

√

（3）

砂浆配合比通知单长期

（4）

砂浆（试块）抗压强度试验报告长期√建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆序号归档文保存单位和保管期限

（5）

混凝土配合比通知单长期

（6）

混凝土（试块）抗压强度试验报告长期√

（7）

混凝土抗渗试验报告长期√

（8）

商品混凝土出厂合格证、复试报告

长期

√

（9）

钢筋接头（焊接）试验报告长期√

（10）

防水工程试水检查记录长期

（11）

楼地面、屋面坡度检查记录

长期

（12）

土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验报告汇总表

长期

√7陷蔽工程检查记录

（1）

基础和主体结构钢筋工程长期长期√

（2）

钢结构工程长期长期√

（3）

防水工程长期长期√

（4）

高程控制长期长期√8施工记录

（1）

工程定位测量检查记录永久长期√

（2）

预检工程检查记录短期

（3）

冬施混凝土搅拌测温记录短期

（4）

冬施混凝土养护测温记录短期

（5）

烟道、垃圾道检查记录

短期

（6）

沉降观测记录长期√

（7）

结构吊装记录长期

（8）

现场施工预应力记录长期√

（9）

工程竣工测量长期长期√

（10）

新型建筑材料长期长期√

（11）

施工新技术长期长期√9工程质量事故处理记录永久√10工程质量检验记录

（1）

检验批质量验收记录长期长期长期

（2）

分项工程质量验收记录长期长期长期

（3）

基础、主体工程验收记录

永久长期

长期√

（4）

幕墙工程验收记录永久长期长期√

（5）

分部（子分部）工程质量验收记录永久长期长期√

（二）

电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程

1一般施工记录

（1）

施工组织设计长期长期

（2）

技术交底短期

（3）

施工日志短期2图纸变更记录建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆序号归档文保存单位和保管期限

（1）

图纸会审永久长期√

（2）

设计变更永久长期√

（3）

工程洽商永久长期√3设备、产品质量检查、安装记录

（1）

设备、产品质量合格证、质量保证书

长期

√

（2）

设备装箱单、商检证明和说明书、开箱报告

长期

（3）

设备安装记录长期长期√

（4）

设备试运行记录长期√

（5）

设备明细表长期√4预检记录短期5隐蔽工程检查记录长期长期√6施工试验记录

（1）

电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末端等测试记录

长期

√

（2）

楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调试记录

长期

√

（3）

变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录

长期

√

（4）

给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道强度、严密性、灌水、通水、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验记录

长期

√

（5）

电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等系统调试、试运行记录

长期

√

（6）

电梯接地电阻、绝缘电阻测试记录；空载、半载、满载、超载试运行记录；平衡、运速、噪声调整试验报告

长期

√7质量事故处理记录永久长期8工程质量检验记录√

（1）

检验批质量验收记录长期长期长期

（2）

分项工程质量验收记录长期长期长期

（3）

分部（子分部）工程质量验收记录永久长期长期√

（三）

室外工程1室外安装（给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等）施工文

长期

√2室外建筑环境（建筑小品、水景、道路园林绿化等）施工文

长期

√二市政基础设施工程

（一）

施工技术准备1施工组织设计短期短期2技术交底长期长期建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆序号归档文保存单位和保管期限3图纸会审记录长期长期√4施工预算的编制和审查短期短期

（二）

施工现场准备1工程定位测量资料长期长期√2工程定位测量复核记录长期长期√3导线点、水准点测量复核记录

长期长期

√4工程轴线、定位桩、高程测量复核记录

长期长期

√5施工安全措施短期短期6施工环保措施短期短期

（三）

设计变更、洽商记录

1设计变更通知长期长期√2洽商记录长期长期√

（四）

原材料、成品、半成品、构配、设备出厂质量合格证及试验报告

1砂、石、砌块、水泥、钢筋（材）、石灰、沥青、涂料、混凝土外加剂、防水材料、粘接材料、防腐保温材料、焊接材料等试验汇总表

长期

√2砂、石、砌块、水泥、钢筋（材）、石灰、沥青、涂料、混凝土外加剂、防水材料、粘接材料、防腐保温材料、焊接材料等质量合格证书和出厂检（试）验报告及现场复试报告

长期

√3水泥、石灰、粉煤灰混合料；沥青