盛开公司技术文件资料管理制度.doc

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唐山盛开公司技术文件资料管理制度

1.目的

为使公司的技术文件得到有效的控制,确保生产现场所用的技术文件为最新有效、最准确版本，确保产品的质量保证，制定本制度。

2.适用范围

2.1本制度适用于本公司技术文件的管理工作。

3.职责

3.1技术质量科，负责全公司技术文件的编制、审核、批准、发放、使用、保管、更改和注销，资料员负责技术文件的复制、发放和归档管理。

3.2各相关部门负责本部门所使用的技术文件和资料的管理。

4.定义

本规定所述的技术文件包括产品总成图、零件图、包装图纸、工装图纸、检具图纸，工艺流程图，PDF文件、其它电子文件等文件资料。

5.程序

5.1技术资料的类型

产品图样、产品标准、工装图样、作业指导书、工艺流程图/过程图、技术通知单以及根据设计要求编制的各类技术性文件；

材料检验标准、试验标准、技术规程等文件；

顾客提供的技术图样、标准；

外来资料（图纸、电子文档，国家标准、行业标准）；

与顾客之间的关于技术信息的邮件、传真、信函等。

5.2技术文件资料的编号

5.2.1凡正式技术文件都必须制定文件编号

5.2.2文件的编号首先冠以盛开-文件类型-文件序号，盛开和文件类型采用汉语或汉语拼音字头，文件序号采用阿拉伯数字。

5.3试制阶段图纸文件的管理

5.3.1试制阶段图纸文件底图掌握在技术质量科项目负责人手上，以便随时修改和指导试制工作。

5.3.2产品的第三阶段结束，且产品合格率达到规定要求，经评审通过后，由技术质量科项目负责人将前几阶段的所有文件资料整理完毕后，移交技术文件资料员，同时下发生产用图。

各车间（部门）资料管理员在收到生产用图时，必须将试制用图收齐送交技术文件资料员，由技术文件资料员统一将试制用图存档。

5.4生产阶段图纸文件的管理

5.4.1各文件/图纸使用部门有图面污损，需要更换新图或文件时，由相应部门资料管理员填写“文件增发/复制申请单”连同污损图纸或文件一起到技术部门申请换发。

经主管领导签字批准后，由技术文件资料员负责复印和发放。

如在申请复印图纸/文件时，没有递交污损图纸/文件，技术质量科资料员不予复印换发。

5.4.2如图纸/文件丢失，由车间资料管理员填写“文件增发/复制申请单”，写明原因和责任人，到技术质量科门资料室申请复印。

5.4.3外协加工需要图纸时，由提出部门管理员填写“文件增发/复制申请单”到技术质量科资料室申请复印。

外协加工的图纸，须加盖“外协”章。

5.4.5“文件增发/复制申请单”由技术质量科资料员统一保管，保存期一年后销毁。

5.4.6各车间部门必须建立图纸文件收发台帐，以便核对。

5.5技术类文件的更改

技术文件更改权限属技术质量科。

其它任何部门或个人都没有更改技术文件的权力。

5.5.1技术文件需要更改时，应由文件更改提出部门提出“技术文件更改建议”，交技术质量科组织评审并在“反馈意见”栏中签署意见，如技术质量科同意，则由技术质量科授权人实施更改，在规定时间内将建议单反馈给更改提出部门并保存，如不同意，也在规定时间内将建议单反馈给更改提出部门并保存。

5.5.2如技术质量科自己提出文件更改，需填写“技术文件更改通知单”，并同时更改相应技术文件。

5.5.3技术文件的更改要有技术质量科负责人进行审核、批准。

a）需晒蓝图的技术文件一律在底图上更改，注明更改标记和更改生效时间，更改人需签字，版次用“A、B、C”表示，相应的修改状态用“a、b、c……”表示。

b）技术文件的多次更改（最多不允许超过5次）或文件需进行大幅度修改时应进行换版。

原版次文件作废，换发新版本。

5.5.4更改单编制者负责按更改单对底图、原件及相关文件进行更改。

试制阶段的技术类文件允许刮改，归档后的技术类文件则必须划改，并在划改处右上角作出与更改单一致的更改标记，并填写技术文件中更改栏内容。

5.5.5更改单的发放范围及数量与原文件相同。

5.5.6技术质量科负责对底图或原件之外的受控文件的更改，向相关部门发放更改通知单、调换更改页、收回的资料上盖“作废”章并保存“技术文件申请单”或“技术文件更改通知单”，接收者在“受控文件发放/回收记录”上签收。

5.5.7技术质量科编制“技术文件更改状态记录表”，以防止使用失效和/或作废的文本。

5.5.8更改文件审批后，主管部门按“技术文件发放/回收记录”对该文件进行换页，并在“文件更改履历表”上作好记录。

5.6图纸资料的发放管理

5.6.1图纸文件的收发必须履行规定的手续，并建立生产、试制图纸文件发放记录（记录保存期一年，一年后销毁）。

图纸文件的发放范围和数量按规定。

5.6.2试制阶段的图纸文件必须加盖“试制”章，写明有效日期（有效日期最长不超过三个月）和发放编号后，由技术质量科资料员发放到各有关车间资料管理员。

5.6.3批量生产阶段图纸文件发放，由技术质量科资料员发放盖有红色“受控”章（并作发放编号）的图纸文件。

5.6.4换发图纸文件时，同时收回相应的旧图，由技术文件资料员负责将换发下的图纸文件的底图盖上“作废”章及写明作废日期后存档（存期为一年，一年后销毁。

）

5.6.5其它技术文件（三级文件）发放时，由技术文件资料员在文件每页上加盖红色“受控”章和发放编号后，再发放到各有关车间（部门）。

5.6.6外发图纸除在技术部部长审核后，再经总经理或主管副总批准后执行。

5.7文件的换版

5.7.1技术类文件的换版，由原编制者（或原部门）以技术文件更改的方法来实施。

技术文件的封面和每页页面上均应有适宜的版次号。

5.8技术类文件的回收、作废、销毁

5.8.1试制阶段的失效或作废的文件由技术质量科负责收回。

底图或原件按产品分类登记、存放，直至该产品文件归档后，方可销毁。

底图或原件之外的受控文件收回后即可销毁，严禁留在其它场所。

5.8.2归档后的失效或作废的文件由技术质量科负责回收。

底图或原件分类集中存放并列出清单，清单上需注明作废依据。

底图或原件之外的受控文件收回后即可销毁，严禁留在其它场所。

若因法律或积累资料而需保存的文件，由技术质量科在文件的每页页面上做好标记。

5.9生产现场工艺文件管理规定

5.9.1车间工艺负责人负责本车间生产现场工艺文件的管理配置，并负责向操作者进行技术交底，使操作者在生产前就熟悉有关质量要求及操作要求，并对生产现场工艺文件的有效性负责。

5.9.2操作者应掌握工艺文件及有关标准要求，严格按工艺文件进行操作，发现问题及时向班组长汇报，并负责保管好自己所用的工艺文件。

5.9.3车间班组长负责保管本班组所用的工艺文件，生产作业时将工艺文件放置在生产现场。

应保证工艺文件不丢失、不损坏、不乱涂乱画，干净整洁，发现问题及时向工艺工程师汇报。

5.9.4生产现场的工艺文件的更改权属技术质量科，其它任何部门和个人均无权更改。

5.9.6操作者及车间有关人员应保管、使用有效的工艺文件，不得使用复印文件或是未经受控的文件。

5.9.7操作员领用文件时必须经过车间文件管理人员认可，并做好领用记录，填写“领用/归还记录”。

5.9.8车间换产品生产时，操作员换领相应文件并必须将原来领用的文件归还车间文件管理员，车间文件管理员接到归还文件时做好记录，填写“车间文件领用记录”。

5.9.9所有车间各工位在生产时必须悬挂相应的文件图纸，并且一个工位只可以有一种现行生产产品的相应文件。

5.10 顾客提供的技术类文件和外来文件的管理

5.10.1 顾客提供的工程图样、规范及其他更改文件及产品标准，行业标准等，由技术质量科进行评审、确认、归档。

并建立“外来文件一览表”实施动态管理。

5.10.2 为使顾客和本公司利益不受侵犯，需强化技术文件的保密性管理。

顾客提供的产品图样、技术规范、设计数据和本公司的有关技术工艺规范数据应妥善保存，不得外传，如遇特殊情况需供外来人员查阅的，则需经总经理批准。

5.11文件的管理

5.11.1 技术类文件在产品进入批产时经相关人员签定后，目录应完整、准确、系统地归档。

5.11.2归档后的技术类文件由技术质量科资料员将盖“试制”章的受控文件调换为盖“技术资料专用”章的文件,并按需要进行发放。

技术类文件的原稿均由技术质量科保存。

各部门应对保存期限、存放规则、地点进行检查，并包括防火、防水、防潮、防霉措施，电子文件还应采取防磁、防病毒措施。

5.12文件借阅

有关部门因业务需要借阅已经归档的文件或资料时，应填写“文件资料借阅记录”以备查询，文件借阅者需保持文件完整，并按期归还，到期借阅经办人要催还并收回文件。

5.13技术文件的保密

5.13.1技术类文件为本公司重要机密,非必要时，一律不对外发放。

若需对外发放，需经董事长批准。

5.13.2工作人员对自己所负责的纸质文件、电脑资料等技术类文件不得进行私自拷贝和复印，更不得进行随意删减，对计算机里原有的文件要进行有效保护。

5.13.3不得将无关人员带入技术部门。

5.13.4不得向同行谈及公司技术机密的话题或来往信函。

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