SAPERP系统物料管理模块业务流程.docx

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SAPERP系统物料管理模块业务流程

SAP/ERP系统物料管理模块业务流程研究

摘要：

企业应用sap/erp系统的目的是通过系统的计划、控制和管理等功能，结合自身的流程，优化、有效地配置各项资源，从而提高工作效率及经济效益。

在企业的管理优化过程中，物料管理是整个企业管理的基础，是将管理功能导入企业产销活动过程中，并以经济有效的方法供应组织内部所需的各种活动。

本文主要通过对sap/erp物料管理模块的业务流程的研究，分析实施sap/erp系统后给企业物料管理带来的影响。

关键词：

sap/erp；物料管理；业务流程

在信息化快速发展的时代，传统的企业管理已难以适应当今竞争激烈的社会，尤其是企业对物料模块的管理已经不能满足企业的快速运营。

物料管理是企业运营的基础，从整个公司的角度来解决物料问题，包括协调不同供应商之间的协作，使不同物料之间的配合性和性能表现符合设计要求；提供不同供应商之间以及供应商与公司各部门之间交流的平台；控制物料流动率，主要体现在对采购、仓储和库存的管理。

sap/erp所提供的信息化工作平台能全盘掌握企业物料信息，并能清晰地提供决策层所需资料的数据处理系统，帮助企业全面信息化快速运营。

sap/erp系统在企业物料管理模块中的应用包括对采购、仓储和库存的管理。

1采购管理业务中的应用

sap/erp系统能够加强采购业务的严谨性，实现采购业务标准流程化。

采购管理（procurementmanage-

ment）是从计划下达到采购预制发票到位整个采购活动的管理，包括对采购过程中物料运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督，其中还涉及对供应商的管理，完成对企业采购活动执行过程的科学管理。

1.1采购的主要内容

采购的表现形式主要是采购订单，采购订单是存货在采购业务中流动的起点，是详细记录企业物流的循环流动轨迹、累积企业管理决策所需要的经营运作信息的关键。

通过它可以直接向供应商订货并可查询采购订单的收货情况和订单执行状况，通过采购订单的关联跟踪，采购业务的处理过程可以一目了然。

sap/erp系统中共设计5种采购订单类型：

1）生产采购订单——这类订单由计划转成，用于主生产计划。

2）外协采购订单——手工创建，只能用于外协加工的采购。

3）零星物资采购订单——手工创建，采购范围是低值易耗品，需审批。

4）服务采购——手工创建，用于服务类的采购。

5）退货采购订单——手工创建，用于对收货并发票校验过的物资退货。

1.2sap/erp实施中采购的流程

一般采购流程：

需求计划→采购申请→货源与价格的确定→采购订单的批准与处理→货物接受→发票校验。

下面对采购请求制定业务流程、采购合同制定业务流程、验收入库业务流程、退货业务流程进行介绍。

1.2.1采购请求制定业务流程

在sap/erp系统中实现物料采购请求的制定，对物料采购计划制定进行管理；实现物料采购计划与生产计划的结合，制定采购计划依据生产计划产生的物料清单。

采购计划制订需依照生产计划，这样就减少了采购的盲目性和随意性，数据准确率提高，减轻了工作量，实现采购请求流程信息化管理。

1.2.2采购合同制定业务流程

在sap/erp系统中，所有的物料采购订单都要进行管理，在采购之前必须要严格审批程序，否则不允许采购；为减少招标、谈判工作量，物资管理部门要通过各种媒体掌握各种物资市场价格，当一定时期内市场价格变化较小时可参照上次招标或谈判确定的价格创建采购订单，但必须经物资管理部门确认。

使用sap/erp管理流程可以帮助在系统内外更好的进行采购订单记录和管理，采用参考合同创建，减少人工判断和查找的操作，提高工作效率和精确性，并实时查询采购订单执行情况，及时调整或追加采购计划，真正起到管理和监控采购业务的作用。

1.2.3验收入库业务流程

sap/erp系统可以实现物资采购验收入库管理和代储物资验收入库的管理，并能对采购计划进行反馈，及时反映物资到货情况。

在sap/erp系统中，所有到货物资必须有采购计划，否则不允许验收；相关部门要制定需质检物资明细或分类标准。

保管员可了解物资订货情况和物资用途，提前做好验收准备和摆放位置。

1.2.4退货业务流程

所有的退货采购订单、退货采购出库单、变更采购价格等单据都要在系统中进行管理，对退货、换货、让步接收、索赔处置必须由物资、技术、质量等部门组成的评审小组集体确定，并对处置方案严格执行报批程序，否则不允许私自确定。

2仓储管理业务中的应用

仓储管理在物流管理中占据着核心的地位。

物流中的仓储功能已经从单一的物资存储保管，发展到现在能担负起物资的接收、分类、计量、包装、分拣、配送、存盘等多种功能。

物流的研究开始是从解决“牛鞭效应”开始的，经过多环节的流通过程后，由于每个环节对于需求的预测存在一定的误差，因此随着流通环节的增加，误差被放大，库存也就越来越偏离实际的最终需求，从而带来保管成本的提高和市场风险的扩大。

为了解决这个问题，应从合理管理安全库存开始，到改变流程，再建立集中的配送中心，以致到改变生产方式，实行订单生产，将静态的库存管理转变为动态配送，实现降低库存数量和周期的目的。

2.1仓储管理的内容

仓储管理的内容主要包括三个部分：

仓储系统的布局设计、库存最优控制、仓储作业操作。

2.1.1仓储系统的布局设计

仓储系统布局既是顶层设计，也是整个供应链设计的核心，就是要把一个复杂纷乱的物流系统通过枢纽的布局设计改造成为“干线运输，区域配送”的模式，枢纽就是以仓库为基地的物流配送中心。

在仓储管理的信息系统设计中，分为集中式、分布式和混合式三类管理模式，其中配送中心的选择和设计是整个系统布局的关键。

2.1.2库存最优控制

仓储的最优控制部分是确定仓库的商业模式的，根据上一层设计的要求确定本仓库的管理目标和管理模式。

仓储控制过程中若所涉及的物资品种单一，则不允许出现缺货现象，采购条件中不规定价格折扣条款；若是物资品种繁多，则要严把物资量的多少。

物资量确定的时候，每次订购量就变小，订购费用就会增大，而保管费用则变小；反之，订购数量大，订购费用就会变小，而保管费用增多。

因此，保管费用和订购货用两者是相互制约的，确定条件下的经济订购批量，就是要选择一个最适当的订购批量，使有关的保管和订购费用的总和为最低。

2.1.3仓储作业操作

仓储作业的操作是仓储管理部分最基础的部分，仓储作业的操作信息化部分成为仓库管理系统与其他管理软件如进销存等相区别的标志。

这部分内容不仅要根据上一层确定的控制目标和管理模式落实为操作流程，还要与众多的专用仓储设备自动控制系统相衔接。

2.2仓储管理的流程

仓储管理是仓储机构为了充分利用所具有的仓储资源提供高效的仓储服务所进行的计划、组织、控制和协调的过程。

总的来说，仓储管理主要包括仓储资源的获得、仓储商务管理、仓储流程管理、仓储作业管理、保管管理、安全管理多种管理工作及相关的操作。

仓储流程管理如下图：

仓储管理流程图

3库存管理业务中的应用

库存管理是实现财物跟踪的依据。

3.1库存管理的内容

库存管理系统是生产、计划和控制的基础。

sap/erp系统通过对仓库、货位等财务管理及入/出库类型、入/出库单据的管理，及时反映各种物资的仓储、流向情况，为生产管理和成本核算提供依据。

通过库存分析，为管理及决策人员提供库存资金占用情况、物资积压情况、短缺/超储情况等不同的统计分析信息，通过对批号的跟踪，实现专批专管，保证质量跟踪的贯通。

3.2库存管理的业务流程

库存管理业务涉及很多方面，包括日常业务需求设计、出入库管理、调拨管理、盘点管理等。

3.2.1需求设计

1）规范和统一仓库管理业务处理流程及流转单据。

2）对各种仓库管理日常业务进行有效的区分，便于进行统计和分析。

3）对于各类出入库业务，实现业务与财务的实时集成，实现及时成本费用归集。

4）实现对机械厂库存数量和资金的实时查询，及对货物移动情况的监督和跟踪。

3.2.2出入库管理

实施sap/erp系统方案设计完全依据需求而定，具体说明如下：

1）统一出入库业务流程，规范输入输出控制。

供应商送货后，组织相关部门进行验收，合格后出具质量验收单据。

保管员依据采购合同、质量验收单等，按照系统标准的物资采购入库功能进行系统操作，自动将采购订单行项目信息带出，实现单据的自动流转。

2）统一单据格式和流转程序。

物资入库后，从系统内打印《物资验收入库单》四联，财务、库管、稽核、经营部门各留一联。

3.3调拨管理

对于企业内部的物资移库，根据企业实际情况，结合未来业务的扩展性，设置了库存地点，对于库存地点之间的移库要及时地在系统中反映出来，主要涉及到库房之间的移动。

应用系统标准的库存地点之间一步移库法实现，移库过账后，系统内打印《物资调拨单》。

3.4盘点管理

sap/erp系统设计时依据需求分析而进行，设计要点包括：

1）盘点时应用系统中的库存数据，实时打印《仓库盘点表》，作为物资盘点的依据，既减少人为工作量，又避免出错。

2）对于盘点差异的处理，通过系统的集成功能，实现业务处理与财务处理的实时集成，减少财务核对的工作量，提高工作效率。

4实施sap/erp系统物料管理模块的影响

sap/erp将先进的管理思想用信息化平台表现出来，它在企业的实施过程中不仅仅是信息化改造过程，更重要的是企业管理思想变革的过程。

sap/erp的应用给企业带来的是物料管理上的规范化和标准化，更是发展上的规模化。

4.1实现财物的一致性

采购管理业务包括跟踪请购单、采购订单，完成订单收货确认等一系列业务活动，与应付账款、收货和成本核算部门相互集成形成有意义的信息通道，在采购部门完成采购业务后，业务数据与财务管理系统的应付账款业务及成本核算业务形成有效的数据通道，实现了采购业务处理与财务处理的同步过程。

库存管理与仓储管理在为企业提供准确的库存数据和最有效的库存吞吐量的同时，出入库物料随时提供给财务管理子系统，特别是采购入库、生产领料、销售出库信息，便于财务部门及时掌握库存状态，核算产品成本中产生的各种直接费用。

此外，库存管理还为其他业务提供库存信息。

以便其他部门随时查询各种物品的库存状况，库存变化历史遗迹发展趋势，提供基本的库存分析报告，随时动态的调整库存，实现一体化的管理模式。

4.2实现物料管理与其他模块的集成

sap/erp是个较完整的集成化管理信息系统，实现了销售管理、生产管理等业务与物料模块及采购系统的集成。

4.2.1物料模块与生产管理的集成

sap/erp的生产模块通过运行mrp（物料需求计划），即根据生产计划计算出对物料的需求计划，通过物料模块的集成，物料模块能自动生产相应的采购计划。

这种集成的计划生成体系，促使物资采购部门与生产部门之间保持紧密沟通，在大大提高采购计划制作效率的同时，也使采购计划在物质类型、数量和采购时间上更符合生产计划的需求，确保计划之间的协同性，对企业缩短采购周期、降低物料库存、提高对供应商的协商能力等都大有帮助。

4.2.2物料模块与销售管理的集成

销售业务主要针对市场和客户，它的日常业务包括对销售订单、发货、开票的日常业务处理，以及对产品的价格管理、市场分析管理等功能，并且整个系统与物料管理、财务核算紧密相连。

销售部门在下达销售订单时，就会涉及到下一步的采购活动；为销售订单提货时，要通过物料模块的库存去实现。

借助sap/erp系统，通过物料管理与各部门管理的集成，实现了企业物料、资金流以及信息流的综合集成管理，基本消除了企业的信息孤岛，大大缩短了财务处理业务量和财务结算周期，同时提高了企业整体运营的工作效率，保证了财务数据的准确，加强了财务分析功能，同时采购能及时满足企业的部门运营需求，也加强了企业各部门间信息的高度集成、及时处理。

4.3整合企业供产销价值链

随着企业竞争范围的扩大，企业为了应对竞争，不仅需要掌握自身的资源信息，同时需要将供应商和销售商信息进行整合形成相对完整的供销体系信息，以应对变化的市场和多变的竞争手段，力争实现集体的竞争优势，达到共赢的目的。

在sap/erp供产销的管理模式下，需方和供方是合作伙伴关系。

采购作业通过sap/erp系统，可以把需方的采购订单转换为供方的销售订单，供方的产品库和需方的材料库合二为一，仅在需方生产需要时，才把供方的产品直接发货到需方的生产线，并付款结算，减少供需双方各自分别入库再领料的流程。

依靠先进的信息技术和sap/erp，使企业有了实现整合价值链信息的技术平台，增强了运营竞争力。

sap/erp系统所具有的管理思想和手段，有效地对企业的内外资源进行有效的整合。

改善了企业的管理和运营模式，也直接提高了企业的竞争能力。

企业管理的高效化主要在于物料管理的精确化，而sap/erp物料管理系统又适时地给各个企业的物资部门提供一个广阔的平台，物料管理模块的人员应该在整个系统的实施过程中承担起执行的重任，促进sap/erp物料管理系统的规范化，改变了企业管理的传统思想，整合企业供产销价值链，提升企业绩效。

5结论

sap/erp系统在企业物料管理中的应用为整个企业的管理带来了便利，sap/erp系统使企业的组织结构扁平、业务流程重组、管理流程优化，实现了物料管理模块与各个模块的集成，信息沟通更加合理，实施后的效果不仅体现在工作效率的提高，企业利润的增加上，更多的是体现员工的意识理念跟上了现代企业的管理模式，为企业升级发展奠定了坚实的基础。

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