服装企业采购与付款环节内部控制设计毕业作品.docx

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服装企业采购与付款环节内部控制设计毕业作品

【毕论】

【业文】

（届）

服装企业采购与付款环节内部控制设计

所在学院

专业班级

会计学

学生姓名

指导教师

完成日期

摘要

采购与付款是整个企业流程当中重要组成部分，是企业公司管理控制的主要环节之一。

建立采购与付款内部控制制度，是能很好的管理企业。

内部控制也由此显得越来越重要。

内部控制能够帮助企业达到其目标，同时也在前进过程中避免各种错误和意外。

而国内对内部控制的研究很少关注到服装行业企业的内部控制问题。

本文针对我国的服装行业企业，首先阐述了服装行业内部控制中国内外研究现状，并论述了服装行业的主要内部控制原则及关键点，并以此为基础，分别从采购付款环节中的请购、订货控制、购入商品的验货、退货及折让、应付账款、付款等几个主要方面提出了构建服装行业中内部控制的建议及改进措施。

本文采用的研究方法是规范性研究和实证性研究相结合，以实证研究为主的方法。

关键词：

采购；付款；内部控制；服装；设计

Abstract

Purchasingandpaymentoftheentireenterpriseisprocessisanimportantpartofenterprisecompanymanagementcontroloneofthemainlink.Establishpurchasingandpaymentfortheinternalcontrolsystem,itcanverygoodmanagemententerprise.Internalcontrolhasthusbecomemoreandmoreimportant.Internalcontrolcanhelpenterprisestoachieveitsobjectives,andalsoinadvanceprocessavoidallsortsofmistakesandaccident.However,thedomesticresearchoninternalcontroltolessontheclothingindustryenterpriseinternalcontrolproblem.ThispaperbasedonChineseclothingindustryenterprise,firstexpoundedclothingindustryandinternalcontrolChinaresearchstatus,anddiscussesthemaininternalcontrolclothingindustryprinciplesandkeypoint,andbasedonthis,therespectivelyfrompurchasingpaymentlinkpurchase,order,pleasebuycommodityinspectioncontrol,returnandallowances,andpayables,paymentandsoonseveralaspectsinthegarmentindustrytoputforwardtheconstructionofinternalcontrolSuggestionsandmeasuresforimprovement.ThisarticleUSEStheresearchmethodisnormativeresearchandempiricalresearchwithempiricalcombination,mainlymethod.

Keywords:

Purchasing；payment；internalcontrol；clothing；design

服装企业的材料现状是材料品种多，采购渠道繁杂多变，市场行情不稳定，服装材料以次充好现象也普遍存在，在价格中是否认真负责或存在营私现象也直接加大了材料的隐形成本。

同时，在服装企业中材料核算在整个企业会计核算中，占重要地位。

在控制材料采购中也经常出现漏洞和许多失控的现象，或者营私舞弊或者腐败利己，导致整个成本管理失去控制。

采购是企业供应链的源头，对于企业来说，采购活动一项很重要的行为和活动，采购过程中的任何一个环节出现偏差，都会影响到采购预期目标的实现。

为了更好地实现使企业的采购目标某企业应该规范采购业务流程和采购人员行为，实行采购绩效评估制度，与供应商保持长期供应双赢的伙伴关系，加强采购供应链的科学管理，全面改善和大力提升企业物流采购供应链管理水平，以降低采购物流成本。

不同行业、不同企业内部控制制度可能会存在较大差异，但任何企业内部控制制度均为企业管理服务，企业间在管理上有很多共性。

因此，企业内部控制制度设计中也存在一些共用的原则、方法、控制内容。

服装企业应充分发挥内部控制功能，克服常见薄弱环节，健全并严格执行相关制度、降低成本，高效利用资金，实现企业价值最大化。

本文将对服装企业采购与付款内部控制设计进行研究，可以为服装业在采购付款方面提供建议。

1采购与付款内部控制现状

1.1我国内部控制研究现状

内部控制理论是随着企业内部控制实践经验的丰富而逐渐发展起来，大致经历了内部牵制、内部控制系统、内部控制结构和内部控制整体框架四个理论。

我国在20世纪90年代以后开始对内部控制理论展开研究，同时在实务上积极进行探索。

近年来出于治理会计信息失真、遏止经济生活中的舞弊欺诈和强化企业管理的需要，内部控制被提高到非常重要的地位。

学术界对内部控制的概念、目标、方法、控制环境、设计实施、评价等方面进行比较深入的探索。

通过立法强制推行或鼓励政府绿色采购是国际上的通行做法，可为实施绿色采购提供强有力的法律支持和制度保障（闫鲁宁,2006）。

与此同时，我国政府有关部门也开始注意推动企业内部控制制度建设，财政部、中国人民银行、中国证监会等先后发布过部门或系统的有关内部控制的行政规定。

如1990年新修订的《会计法》从法律的角度对内部控制做出规定。

《会计法》第二十七规定，各单位应当建立、健全本单位内部控制会计监督制度。

2001年6月22日，财政部发布了《内部控制规范－基本规范（试行）》和《内部控制规范－货币资金（试行）》这两个关于企业内部控制的专门规范，此后又陆续推出了《内部控制规范－工程项目（试行）》、《内部控制规范－采购与付款（试行）》，对重要业务的控制环节加以规范。

1996年12月财政部发布了《独立审计准则》注册会计师执业的法律规范角度要求对被审计单位的内部控制进行审计、评价并发表相关建议，对于促进重视内部控制制度的建立和完善起到重要作用（刘哓芸,2005）。

上述制度和规范的出台旨在加强内部控制，有效防范和化解风险，维护良好的经济秩序，促进经济健康高速发展。

尽管如此，我国在内部控制研究方面仍存在很多的不足。

我国对内部控制的研究是从西方沿袭过来的，受西方影响很大，我们对内部控制的概念、目标、方法等还没有形成一致的认识，当前内部控制在我国企业管理实践中也还处于起步阶段。

但是对比美国还存在没有理论框架支撑、控制方法单一、层次还比较低的不足。

自20世纪90年代起,我国政府开始加大对企业内部控制的规范力度,制定和颁发了一系列有关法律法规、规范。

然而,对我国来讲全面认识内部控制还刚刚开始,会计信息失真、经营失败及不守法经营等在很大程度上都归结为企业内部控制的失灵。

总体来讲，我国企业普遍认识到内部控制的重要性,但对内部控制认识不够；侧重于企业外部环境的梳理,而忽视了内部各环节、各岗位的牵制；侧重于经营环节的程序控制,而忽视了企业整体的协调；侧重于内部控制制度的学习,而忽视了执行制度的人的素质提高；侧重于对货币、实物的控制,而忽视了企业文化环境的建设等（徐玉德，2009）。

1.2国外内部控制研究现状

内部控制随着经济的发展而发展，其发展经历了一个漫长的过程，凝聚着国内外的先进管理思想和实践经验。

20世纪90年代后，内部控制进入了新的发展阶段。

1992年9月，由美国注册会计师协会（AIC）、美国会计学会（AAA）、财务执行官协会（FEI）、国际内部审计协会（IIA）与管理会计学会（MAA）共同组成了全国反虚假财务报告委员会，其下属的发起人委员会（简称COSO委员会）发布了《内部控制—整体框架》，即COSO报告。

该报告认为:

内部控制是一个过程，受企业董事会、管理当局和其他员工影响，旨在保证财务报告的可靠性、经营的效果和效率以及现行法规的遵循。

内部控制整体框架包含了控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督五个相互联系的要素。

COSO报告是内部控制发展史上的一大里程碑，它将内部控制从原来的平面结构发展为立体框架模式。

现代企业对内部控制的运用大多数都是依照COSO报告中的五大要素来进行建立和完善的（时现，2009）。

《应付款内部控制》在对《萨班斯-奥克斯利法案》进行综述和对影响应付款及其相关职能的法案条款进行阐述的基础上，详细讨论了在萨班斯法案下各种支付方式（支票、采购卡、电子支付）的流程设计及其关键控制点，全面阐述了应付款部门的职能并提供了应付款部门遵循《萨班斯-奥克斯利法案》的整套指南。

《应付款内部控制》对于企业将好的管理做法固化为信息化的规则与流程，进而形成公司的管理习惯和提升公司的管理水平具有重要的参考价值（MaryS.Schaeffer，2006）。

目前,国际上较权威及受到普遍认可的内部控制标准体系主要为美国CO

SO的《内部控制一整合框架》以及在此基础上发展而成的《企业风险管理一整合框架》，英国、日本等国家和地区先后制定的内部控制标准体系都在一定程度上参考和借鉴了这两个标准。

值得一提的是，2003年6月，美国SEC明确指出，COSO内部控制一整合框架满足它们的标准，可以用作管理层年度内部控制评价和披露要求的评价框架。

PCAOB2004年发布的第2号审计准则《与财务报表审计一起实施的财务报告内部控制审计》中也指定COSO内部控制框架为管理层和注册会计师评价内部控制的标准和依据。

而2004年9月COSO发布了名为《企业风险管理框架》，企业内部控制结构和内部控制整体框架理论的提出，标志着内部控制理论己经到了成熟时期，己经形成了权威性高的内部控制标准体系。

2采购与付款环节的内部控制关键点及原则

采购与付款环节涉及的主要业务活动包括：

请购商品或劳务、签订采购合同、商品验收、存储验收的商品、编制付款凭证、确认与记录负债、偿付款项、记录现金、银行存款支出。

而涉及的部门有以下：

生产计划部，采购部门、验收部门、仓储保管部门和会计部门。

2.1采购与付款中内部控制的关键点

（1）资金收付环节。

严格按授权与合同进度进行款项的收取与支付。

采购环节上的内部控制制度应使采购材料的一切活动，包括订货要求的提出和审批、供应商的报价、材料和商品的验收等，须严格按照生产和销售的要求进行。

防止与销售要求不相关的采购和有些人为的目的、以牺牲企业的利益购入与生产和销售要求不相符的原材料和商品行为的发生。

购买环节中款项的支付应以获得相应的物品或劳务为条件，内部控制制度的建立和实施应保证一切购买活动在这一条件下进行。

防止错计和篡改实物或劳务的数量和金额，保证账面记录的数字与实际获得的物品或劳务相一致。

（2）原材料的采购、验收、发出和对账盘点环节。

通过建立原材料采购计划、价格调查程序，建立健全各项计量手段、计量程序规范验收程序并建立好相关档案。

（3）合理揭示企业应享有的折扣、折让。

供应商提供的折扣是整个买卖交易活动的一个组成部分，折扣会给企业带来相应的经济利益。

内部控制制度应合理地揭示企业已享有的各种折扣和折让，合理地冲销相应的应付账款，防止有人将企业享有的折扣与折让隐匿起来，避免企业获得的利益被私人占有。

（4）项目成本、费用预算的执行及变更。

对于已经审批的项目预算、进度，一般不得变动，如果确有必要变动，及对于执行中出现的异常情况，需要作为特殊的关键控制点进行管理。

服装企业生产过程是合理配置人力、机械、使用原材料的过程，其业务循环是以订单为核心通过合同，结算换回资金的过程。

企业的管理目标是在此过程中获得增值资金，为此控制成本是内部管理的核心。

2.2采购与付款的控制原则

采购与付款内部控制的设计，首先要遵守国家的法律、法规，遵循系统化、合法、合理性原则，根据企业具体情况和需要进行内部控制，应有针对性地把握以下具体原则：

（1）权利与责任对等原则。

贯彻权利与责任对等的原则，以便制约和以便制约和激励员工的行为，权利与责任对等含义是：

权力与责任对等、利益与责任或贡献对等、过失与处罚对等等。

（2）不相容职务相分离原则。

不相容职务指某些如仅有一名职员担任，既可弄虚作假，又能够掩盖其错弊的职务。

在设计中，首先明确不相容岗位，合理设计会计及相关工作岗位，明确职责权限，使不相容岗位和职务间能够相互监督、相互制约，形成有效制衡机制。

采购与付款环节所需处理主要业务为：

确定生产或销售的物资或数量要求；寻求满足这种需求的供应商及最低采购价；向供应商发出购货订单购货订单；检验并确定是否接受所收到的货物；向供应商退货；会计记录及核准付款等。

在这些业务中，应进行职务或职权分离的有：

①采购物资的需求、应由生产、销售部门和其他非采购部门提出，由采购部门执行。

②付款审批人和付款执行人不得索寻供应商或索价。

③采购人不得办理货物的验收工作。

④货物的采购、存储和使用者不得从事相关帐务的记录工作。

⑤接收劳务部门或主管这些业务的人应同相应的帐簿记录人员分开办公。

⑥付款人员不得兼任付款审核。

⑦应付帐款的记录人员不得从事付款业务。

⑧对数额巨大的采购业务，应将付款批，准权限交由几个人议决批准，不能由个人专断批准。

（3）岗位设置的效率原则。

在贯彻不相容职务相分离的前提下，尽量做到岗位精简。

（4）回避原则。

凡关系紧密的亲属应尽量回避在同一企业凡关系紧密的亲属应尽量回避在同一企业重要岗位任职，重要岗位任职，更不能同处于同一企业的中、更不能同处于同一企业的中、上上层领导岗位。

3对东阳港新针织有限公司的采购与付款环节案例解析及改进

3.1对东阳港新针织有限公司的采购与付款环节案例解析

国内许多大规模的服装企业，实际上是典型的“装加工型企业”，其生产能力相对较强，设计能力和营销能力相对较弱。

这类企业对生产管理和成本核算相对重视，但由于市场营销能力比较薄弱，难以承受较大的市场波动。

东阳港新针织有限公司是服装制造业企业，对生产所需的原材料除价格是主要的考虑因素之外，更为重要的是对原材料的质量要求。

当东阳港新针织有限公司生产所需的原材料需采购时，在原材料市场价格有较大变动或购买新的原材料品种，采购部门需重新确定供应商时，是通过供应商比较方式进行的。

首先从采购部门建立的供应商档案中确定参加供应商，通过比较产品性价比确定几家供应商，由东阳港新针织有限公司的检验部门对待选供应商的原材料样本进行检验，东阳港新针织有限公司除执行国家服装行业的质量标准外，也制定了本公司的质量标准，经检验后，采购部门从中确定质优价廉的供应商。

采购部门与供应商签定购买合同；购买的原材料到达后再经检验部门进行抽检，出具检验单；仓库保管部门对数量、品种进行检验并出具入库单，财务部门审核及核对检验单、入库单、购货发票后登记明细帐；采购部门制定用款计划，财务部门根据用款计划筹备资金付款。

东阳港新针织有限公司每月首先召开财务分析会议，对当月的财务情况进行分析，其中产品生产成本如果出现异常波动，排除市场价格等等因素后，若是因原材料质差价高造成的，在其后召开的由公司各职能部门参加的总经理扩大会议上对采购部门出现的问题进行问责，并与采购部门的经济利益挂钩。

东阳港新针织有限公司在采购与付款业务中的内控规定和做法有其符合财政部“内部会计控制规范——采购与付款（试行）”中相关规定之处：

首先，东阳港新针织有限公司公司在采购原材料过程中按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务。

第二，建立了采购与验收环节的管理制度，对采购方式确定、供应商选择、验收程序等作出了明确规定，确保采购过程的透明化。

第三，建立了供应商档案，充分了解和掌握供应商的信誉、供货能力等有关情况，采取由采购、使用等部门共同参与比质比价的程序。

第四，根据规定的验收制度和经批准的订单、合同等采购文件，由独立的验收部门对所购物品的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具验收证明。

第五，财会部门在做帐务处理和办理付款业务时，对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。

第六，通过对职能部门的问责制度对采购与付款的内部控制进行监督检查。

3.1.1物品的请购流程

东阳港新针织有限公司企业的采购请购是进行协调预测原则。

请购是采购环节的开始，请购内容根据其对订单生产的物资的质量和数量的要求制定。

仓库保管员根据库存数量和生产进度需要进行确认，提出采购申请。

请购中，应建立合理的存货控制制度，控制采购数量（请购流程图及请购单见图1、2）。

图1请购流程图

生产部门

仓库保管员

采购部门执行采购

主管人员审批签字同意

请购单

库存

通常由使用部门提出经使用部门主管人员审批同意，交采购部门执行采购。

对于重要和技术性较强的采购业务，实行单位领导集体群策和审批。

同时，请购中应区别预算内物资及预算外物资请购，加强采购业务的预算管理。

企业应区别的商品或劳务分别制定相关的控制制度：

（1）原材料或零配件的请购。

原材料或零配件的请购，一般先由生产部门根据生产计划即签发的生产通知单提出请购计划，仓库保管人员接到请购单以后，应将材料明细账记录的库存数量同生产部门需要的后备数量超过库存数量时，就应会签同意进行采购；从事大批量生产且产品生产一直比较稳定的企业，仓库保管部门也可以在库存材料已达到最低存量时提出请购单，经仓库保管部门主管签字后送交采购部门，采购人员审查采购单上的请求是否合理，并根据市场行情进行采购所需资金的估算、并签署同意采购的意见后脚负责资金预算的管理人员进行审批，预算管理人员认为该项请购符合经营目标并指定的资金预算范围之内，签字后交采购部门办理订货手续。

采购部门应将处理过的请购

图2请购单

单归档案管理。

（2）临时性物品的采购

临时性物品的采购通常由使用者直接提出，请购单上一般需要多采购需要做出描述，解释其目的和用途、请购单须使用者的部门主管审批同意，采购部门才能办理采购手续。

3.1.2订货的流程

订购环节中流程在订购当中主要具体包括：

（1）采购价格质量控制。

第一，企业应建立供应商档案，并根据自身的发展市场、信息的收集和供应商的变动定期更新档案，如无特殊要求，采购活动应在档案内选择供应商，这样有利于与供应商建立稳定的关系，以最新的报价买到质量合格的材料；第二，企业可以在市场中广泛收集相关供应商信息，并选择五家以上的供应商。

建立性价比机制，采购部门至少应当选择两个以上的供应商，经批准后从质量、价格、信誉等方面择优进货。

例如在质量方面，李宁（中国）体育用品有限公司质量管理部经理蔡峙（2009）提出：

质量管理应贯穿整个产业链，质量管理能力是公司基础管理的能力，只有产品质量＋服务质量，才能全面反应质量管理。

为了确保产品源头的质量，李宁公司实施对供应商的动态管理，除日常管理和考核评估外，还对供应商的质量体系、实验室进行指导和稽核，不断提高供应商自身的质量管理水平。

李宁公司采取了对供应商实验室的认可制度，以缩短供应链的响应时间，对于通过国家实验室认可委CNAS认可的实验室，其检测能力符合要求的则作为核心供应商。

（2）采购合同控制。

即指企业应重视合同管理，及时签订采购合同。

在采购计划和合同签订过程中必须增加财务部会签的程序，由财务部对签订的每一项合同进行登记备查，并由专人负责合,同时最后审核合同专用印章也必须指定专人负责管理（订购流程图见图3）。

供应商选择和管理，采购部和设备采购处首先负责对供应商的资质审查，通过上述比质比价、公平竞争原则确定的供应商，建立供应商信息库，并定期

图3订购流程图

采购部主管与供应商协商、草签合同

供应商在合同上签字、盖公章交采购经理和采购总监审核

总经理签字是否同意

采购员与供应商合同签署备案（一式三份）

供应商留底

采购部留底

财务部留底

采购部录入填写供应商和原材料资料，进入订货

整理费用收取清单

同意

不同意

不同意

供应商调查、选择

对供应商进行考核，对供应商信用采用动态分级管理方式，建立供应商信息系统，根据《东阳港新针织有限公司供应商管理制度》、《供应商选择、评价控制》，对采购市场信息进行动态管理，了解相关供应商的产品价格、质量、供货条件、信誉以及供应商的设备状况、技术水平和财务状况，为采购决策提供信息。

签订合同和合同管理，采购部门根据批准请购内容采购技术标准、根据国家《合同法》及相关法规，与供应商签订采购合同。

合同签订的控制环节，有合同条款控制和合同签订。

授权控制，合同条款控制主要包括采购质量、数量、运输方式、到货时间、验收标准、结算方式（应付、预付、现金、商票、汇票、汇兑等）、赔偿等系列条款规范控制。

主要由《合同管理办法》来规范，强调买卖合同、运输合同、承揽合同和委托合同协议的签订、变更、撤销、终止，必须采用书面形式；合同价格、数量、质量、付款及违约责任等主要条款，应该是谈判、比价和核价后按规定报批的结果。

3.1.3购入商品的验货流程

采购来的材料运抵仓库，有仓库保管员验收入库。

验收时，将运抵的采购单与采购合同副本，供货单位发来的“发运单”相互核对。

然后填写一式三份的“验收单”一联仓库留存，作为登记材料明细账的依据；一联给供销科；一联转送财务科。

供销科收到“验收单”后，将验收单与采购合同的副本、供货单位发来的发票，其他银行结算凭证相核对，若相符或不符，以确定此采购业务的完成情况（验货流程及验收单见图4、5）。

材料运抵

材料验收员

采购单、采购合同副本，发货单

验收单（一式三份）

仓库管理员

供销部

财务部

图4验货流程图

入库单

入库验收不仅要检查货物，还需查看供货方的发货单，以保证货物是从事先约定的供货方那里发出；入库验收要明确参加验收的人员及其职责；验收时要填写验收报告，并经所有参加验收人员签字后交有关部门保管，验收报告上要充分披露收到货物所存在的问题。

采购实物的最后一个控制环节是实物验收，根据采购的技术标准和合同约定验收方式，由制度规定的责任部门进行验收并出具验收单或验收报告：

（1）原料进厂数量验收由运输部负责。

质量检验取样工作和质量检验由生产管理部负责。

（2）材料进厂数量由采购部组织验收，重要材料由生产管理部负责质量验收，其它需检化验的材料由采购部外委。

（3）备件进厂数量、质量验收由设备部负责。

（4）零固设备进厂验收由采购部负责组织专业归口管理部门、项目单位共同开检确认。

（5）为控制国内设备制造质量，还制定了《国内设备赴厂检验管理细则》，以加强国内工程设备的验收管理。

（6）质量异议管理。

对不合格或质量存在异议的物资、设备，制定了《物资质量异议处理管理制度》、《质量异议控制与处理管理办法》，不定期加以审查，对发生质量异议的供应商信息将反馈到公司供应商信息系统中。

要做好入库验收控制。

应根据购货单及合同规定的质量、规格、数量以及有关质量鉴定书等技术资料核查收到的货物，只有两者相符时才予以接受；对

于所有已收到的货物，应定期完整填写收货报告，将货物编号并登记明细账簿，对验收中所出现的问题要及时