酒泉市社区档案管理暂行办法.doc

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酒泉市委组织部

酒泉市民政局

酒泉市档案局

酒市档发[2003]45号

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关于印发《酒泉市社区档案

管理暂行办法》的通知

各县,市、区组织部、民政局、档案局：

在新的历史时期，城市社区建设已成为城区的中心工作和主题。

与此同时，在社区建设中将会形成大量的反映社区历史面貌的档案。

这些档案不仅反映了城市基层组织建设、社区服务、社区卫生、社区文化、社区环境、社区治安、社区保障等方面的基本历史面貌，也反映了城市经济、社会和环境协调发展的状况。

为搞好社区档案工作，我们在调查研究的基础上,制定了《酒泉市社区档案管理暂行办法》，现印发给你们，请认真贯彻执行。

同时，提出如下要求：

一、切实加强对社区档案工作的领导。

各级社区主管机关和档案部门，要真正把档案工作作为社区基础工作的一项重要任务来抓，做到社区建档与社区各项工作同步。

社区档案工作应列入议事日程，纳入岗位责任制。

明确社区由党支部书记分管档案工作，有较稳定的兼职档案员，明确档案人员的任务，做到档案工作有人管、有人干。

二、加强业务指导，保证建档的质量。

搞好社区档案，是档案工作拓宽服务领域的必然趋势，也是档案部门义不容辞的职责。

档案部门要组织一定的人力，深入社区，实地指导,要统一标准，规范方法，严格要求，保证建档质量。

三、纳入年度目标管理，实现文件材料“当年清”。

各县市档案局和各街道办事处要把社区档案工作纳入目标管理责任书，依照《办法》的具体要求，抓好落实，逐步规范社区档案工作。

今年社区建档工作要于九月底完成任务，作到清理彻底，整理规范，一步到位。

今后，以街道办事处为单位，集中所属社区兼职档案人员，统一参加“三集中”立卷归档工作，做到“当年清”。

市档案局、市民政局每年统一检查一次，使社区档案工作健康发展。

附件：

1、《酒泉市社区档案管理暂行办法》

2、《酒泉市社区档案归档范围、保管期限、顺序排列表》

二00三年六月二十六日

主题词：

社区档案管理办法通知

报送：

省档案局市委办公室市政府办公室

酒泉市社区档案管理暂行办法

第一条为加强社区档案的规范化管理和有效利用，维护社区组织的真实历史，促进社区各项工作的健康发展，更好地为社会主义的物质文明、政治文明和精神文明建设服务，根据《中华人民共和国档案法》、《甘肃省档案管理条例》，结合酒泉市社区档案工作实际，制定本办法。

第二条社区档案，应包括过去的居委会和现在的社区党支部、社区居委会以及群众团体等组织在各项活动中直接形成的具有保存和查考利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式的历史记录。

第三条社区档案工作由社区党支部领导。

应将档案工作列入工作计划和议事日程，切实解决档案工作中遇到的实际问题，保障档案工作与社区各项工作同步发展。

第四条社区应指定一名干部负责收集、整理、保管本社区的各类档案，积极提供利用；从事档案管理工作的人员应具有高中以上文化程度，经过档案业务培训，严格遵守档案管理和保密制度，妥善保管档案，档案管理人员应保持相对稳定。

第五条社区居委会应根据具体情况设置综合档案室或档案专柜，集中统一管理各种门类和载体的档案，确保档案的完整与安全。

个人不得私存或占有属于社区所有的档案。

第六条综合档案室要有防火、防盗、防光、防鼠、防虫等设施，发现不安全问题应及时解决。

第七条社区应建立健全档案收集保管立卷归档、安全保密、借阅利用、鉴定销毁、统计等制度，并坚持贯彻实施，保证档案工作沿着制度化、规范化的轨道发展。

第八条社区档案工作在业务上接受县区档案行政部门和街道办事处的指导。

第九条每个社区居委会为一个立档单位，所形成各种门类和载体的档案为一个独立全宗，全宗名称由街道办事处和社区居委会名称两部分组成。

第十条社区档案依据实际情况，分为文书、科技、会计、声像和个人禁毒（吸毒）、特困户等门类档案。

不同门类的档案，应分别整理、编目和保管。

第十一条凡在社区工作中形成的反映社区主要职能活动的、具有查考利用价值、办理完毕的文件材料均属归档范围，应收集齐全、完整，及时归档，任何个人不得据为己有。

第十二条归档要求：

凡归档的文件材料须做到齐全完整，手续完备，字迹工整，禁止用圆珠笔、铅笔、复写纸、红色和纯蓝墨水书写；归档的声像材料必须是原版、原件、底片正片相符，图像清晰、声音清楚，底片不得磨损；电子文件在保存拷贝磁盘、磁带和光盘的同时要打印出纸质文件一并归档，需长期归档的电子文件定期复制。

第十三条归档时间：

文件材料在次年的六月底前归档；会计文件材料自形成年度结束起，由财务人员整理完毕保管一年后归档；科技档案中的基建文件材料在基建项目竣工验收后归档，设备文件材料在设备开箱验收、安装调试后归档；照片、录音、录像、实物档案随时归档；特困户和禁毒（吸毒）个人档案以户、以个人为保管单位归档；电子文件一般一年归档一次，或任务完成后随时归档。

第十四条档案整理应做到区分年度、区分类别、区分保管期限。

区分年度，即不同年度的文件材料应分别整理立卷；区分类别，即将具有有机联系的同一类别、同一问题、同一型号、同一项目的文件材料组合在一起；区分保管期限，即将保管期限分为永久、长期和短期，分别组卷、排列、编目。

第十五条归档文件整理质量要求做到分类科学，排列有序，期限准确，检索目录清楚无误，整理标准规范。

第十六条整理立卷

一、文书档案

按照《酒泉市〈归档文件整理规则〉实施细则》的具体规定进行整理。

采用期限——年度——问题分类方法，分党群工作类（包括党、团、妇、综治等机构）、行政管理类（包括居委会、文体、计生、民调、民政等机构）文件材料分别整理装盒。

归档文件目录分期限5年或10年编一个流水号。

二、会计档案

分年度按照财务报告（决算）、会计帐簿、会计凭证分类组卷，分别编号。

三、科技档案

（一）基建档案。

社区办公及活动场所的基建文字材料和图纸等按基建项目组卷。

（二）设备档案。

社区重要的办公等设备的随机文件材料按设备型号组卷。

四、声像档案

（一）照片档案。

可按拍摄的时间先后顺序装册；照片较多也可按类别装册，并按册编流水号。

底片与照片要相符，每组照片要有文字说明，文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。

（二）录音、录像档案。

按盒组成保管单位，分别按时间先后顺序编流水号，盒上填写录音、录像说明。

五、实物档案。

各种奖状、证书、奖杯、奖牌、锦旗、印章等有纪念意义的凭证性实物按类别或年度分别登记归档。

六、居民禁毒（吸毒）档案、特困户档案等，按人、按户组成保管单位，分别按时间顺序编流水号。

七、电子档案

社区应用电子计算机形成的磁盘、磁带、光盘及相应支持软件产品和软硬件说明材料，按年度——类别或类别——年度归档。

第十七条为方便利用档案，应编制实际工作中需要的检索工具和编研材料，为社区各项建设和维护社区居民合法权益服务。

第十八条档案室要建立档案查、借阅登记和利用效果登记簿，严格执行档案的查、借阅制度，及时登记查、借阅档案情况。

做好档案统计工作。

第十九条街道办事处、社区居委会对档案工作成绩突出的组织或个人，应给予表彰和奖励；对工作失误造成损失的，给予批评教育或行政处分；违反《档案法》第二十四条规定的，由档案行政部门给予行政处罚；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第二十条档案人员调离工作时，要编制档案移交清单，认真办理档案交接手续。

第二十一条本办法由酒泉市档案局负责解释。

第二十二条本办法自发文之日起实施。

酒泉市社区档案归档范围、

保管期限、顺序排列表

文书档案

永久

一、党群工作类

（一）、社区党务工作

1、社区党支部（总支）委员会会议纪录及民主生活会会议纪录；

2、社区党支部（总支）大会日程、代表登记册领导讲话、工作报告、选举方案、选举结果；

3、成立社区党支部（总支）的批复、请示；

4、社区党支部（总支）选举结果的批复、请示；

5、成立社区各专委会的批复、通知、请示；

6、启用社区党支部（总支）印章的通知；

7、社区党支部（总支）年度工作计划、目标管理责任书、总结、社区党建工作规划；

8、社区党支部（总支）工作职责；

9、社区党支部（总支）工作各项管理制度；

10、社区党建工作年度基本情况统计表、党员花名册；

11、社区精神文明建设年度总结、报告、规划；

12、创建文明社区实施方案、命名决定、请示。

（二）、社区共青团工作

13、社区共青团年度工作计划、总结；

14、社区共青团基本情况统计表、花名册；

（三）、社区妇女工作

15、社区妇女代表大会日程、开幕词、领导讲话、工作报告等；

16、社区妇女年度工作计划、总结、报告；

17、社区妇女儿童基本情况统计表；

（四）、社区综治工作

18、成立社区综治机构的批复、通知、请示；

19、社区综治机构会议纪录；

20、社区综治工作职责；

21、社区综治年度工作计划、目标责任书、总结；

22、社区综合治理基本情况统计表；

23、社区禁毒工作责任书及完成情况报告；

24、社区禁毒工作职责；

23、创建“无毒”社区的实施方案、标准；

25、命名“无毒”社区的决定、报告；

26、禁毒工作基本情况表；

二、行政管理类

（一）、社区行政综合工作

27、社区居民委员会（以下简称社区居委会）领导班子会议纪录；

28、社区居民代表大会的通知、议程、代表名单、开幕词、领导讲话、工作报告、选举办法、选举结果等；

29、设置、调整社区居委会的批复、请示；

30、社区居委会印章启用的通知；

31、社区居委会干部任免、分工的批复、请示、通知；

32、社区居委会工作职责；

33、社区居委会各项工作管理制度；

34、社区居委会工作目标责任书；及完成情况报告、表彰决定；

35、社区居委会年度工作计划、总结、社区发展规划；

36、社区基本情况简介，大事记；

37、社区工作基本情况统计表；

（二）、社区文化工作

38、社区文化工作基本情况统计表；

（三）、社区卫生工作

30、社区环境卫生建设基本情况表；

（四）、社区计划生育工作

40、社区计划生育工作目标责任书及完成情况报告、表彰决定、工作制度；

41、社区计划生育工作基本情况统计表；

（五）、社区民政工作

42、社区就业保障工作计划、统计表

长期

一、党群工作类

（一）、社区党务工作

1、社区党员大会及党员组织生活会议纪录；

2、社区党员评议纪录及汇报；

3、社区党支部（总支）半年工作计划、总结、汇报；

4、社区党支部工作手册；

5、表彰奖励社区先进党支部（总支）、优秀党员决定；

6、社区党支部（总支）违纪党员处分的决定及上级党委的批复；

8、社区党员组织关系转入、转出介绍信及存根；

9、社区党建工作包挂单位和帮建任务的通知，及完成情况总结、统计表；

10、社区包挂单位帮建工作联席会议纪录、纪要；