办公室操作手册.doc
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办公室操作手册
章节号
目录
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版号
2009年07版
办公室管理
页号
第01页共59页
目录…………………………………………………………………………………………………1
第一章岗位职责………………………………………………………………………………………2
综合管理部主任………………………………………………………………………………2
前台文员………………………………………………………………………………………3
第二章工作程序
1、行政方面………………………………………………………………………………………6
2.1来电、来函、来访的接待工作………………………………………………………6
2.2办公用品管理工作………………………………………………………………………7
2.3文件、文档的管理工作…………………………………………………………………11
2.4文件的收发………………………………………………………………………………14
2.5通用公文的撰写及行政人事制度的修订工作…………………………………………14
2.6公司日常的行政督察工作………………………………………………………………14
2.7工作服管理规定…………………………………………………………………………15
2.8公司供应商的选择及维护工作…………………………………………………………16
2.9公司各部门电脑的维护与保养工作……………………………………………………16
2.10会议管理规定…………………………………………………………………………18
2.11固定资产物质的管理…………………………………………………………………21
2.12公司领导交办的其他事宜……………………………………………………………24
2、人事方面………………………………………………………………………………………25
2.1人事相关手续的办理……………………………………………………………………25
2.2公司员工社保的办理……………………………………………………………………34
2.3每月工资的核算及考勤的汇总工作……………………………………………………36
2.4员工通讯号码管理………………………………………………………………………38
2.5员工档案管理……………………………………………………………………………39
2.6劳动合同管理规定………………………………………………………………………40
第三章招聘录用管理规定……………………………………………………………………………41
第四章员工婚丧喜庆福利给付办法…………………………………………………………………46
第五章员工异动管理规定……………………………………………………………………………48
第六章员工个人绩效考核管理制度…………………………………………………………………52
第七章公司来宾参观接待规定………………………………………………………………………54
第八章公司保密制度…………………………………………………………………………………55
第九章宿舍管理制度…………………………………………………………………………………57
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章节号
第一章
岗位职责
版号
2009年07版
办公室管理
页号
第02页共59页
综合管理部主任
一、工作区域：
行政办公区、现场办公区、其他
二、汇报对象：
总经理
三、工作内容：
人力资源：
1、负责公司各部门人员招聘管理体系的建立和完善，保证招聘质量和效率，依据招聘效果提出合理化建议
2、根据公司目标确定的所需员工条件，通过规划、招聘、考试、培训、测评、选拔、获取企业所需人员。
3、监督指导各用人部门对试用期员工的培训，评价工作，审核试用期员工转正评价。
4、组织公司劳动合同管理和人事档案管理工作，根据员工异动情况及时进行更新，并在每月8日前完成工资的审核，员工社会保险缴纳。
5、建立和完善公司薪酬管理体系，设计公平合理，有竞争力的员工薪酬方案，负责员工薪酬定级、晋升和降级管理。
6、建立和完善健全的绩效考核制度，负责员工月/半年和年度绩效考核工作。
7、组织公司各部门进行绩效考核并予以指导和监督，协助总经理对各部门负责人及员工考核，做好考核结果汇报、审核和归档管理工作。
8、建立完善的员工培训体系，根据个人、工作、企业的需要制定培训计划，选择培训的方式和方法，对培训效果进行评估；制定和实施公司年度培训计划并监督。
不断改善内部管理工作，提高员工综合素质和部门工作绩效。
9、负责帮助员工制定个人发展计划，使个人的发展与企业的发展相协调，满足个人成长的需要。
10、负责劳动合同管理、劳动纠纷处理和劳动者工作心态建设。
11、依据综合部行政文员核定的价格及供应商信息，完成各类物资的采购工作。
12、定期汇总、编制人力资源管理的相关统计表和统计报告。
13、修订、制定公司各项人力资源管理制度和管理办理办法，建立制度化、规范化的人力资源管理体系。
14、编制、修改和完善各部门、岗位职责说明书，合理规划岗位职责。
15、负责对分公司人力资源管理情况进行检查、监督和指导工作。
项目拓展：
1、在总经理领导下负责企业具体管理工作的布置、实施、检查、督促、落实执行情况；
2、在公司经营计划、销售策略、资本运作等方面向总经理提供相关解决方案；
3、协助总经理调查研究、了解企业经营管理情况并提出处理意见或建议，供总经理决策；
4、协助总经理制定战略计划、年度经营计划及各阶段工作目标分解
5、搜集新项目信息及项目素质初步评判，对项目实地考察及调研，完成新项目的可行性研究；
6、负责前期合作条件谈判、新项目的规划、政策风险评估及建议；
7、从城市规划、经济、投资、人口、未来发展等方面展开持续的跟踪、研究，对当地市场主要的竞争对手展开分析；
8、负责签约及获取项目权属、规划手续的完善等。
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第一章
岗位职责
版号
2009年07版
办公室管理
页号
第03页共59页
总经理助理
一、工作区域：
行政办公区、现场办公区、其他
二、汇报对象：
总经理
三、工作内容：
行政管理：
1、负责行政部的各项管理工作，对各部门的工作是否按照《工作手册》执行进行监督、指导、考核。
2、协助总经理对公司运作与各职能部门进行管理、协调内部各部门关系，起到承上启下的作用；
3、负责完善公司管理条款及规章，建立标准化管理流程；
4、负责各类通用公文的撰写及管理制度的拟定、下发及督导；负责外部文件的收取、专递的准确及时有序。
5、拟订公司工作计划（年度、月度、季度）、总结、制度等各类文件的起草与审核。
6、每月依照各部门工作计划及会议决议落实情况对各部门主管人员检查、考评。
7、协助经理、总经理处理日常工作，协助各部门认真及时地贯彻落实公司的各项工作决策和指令。
8、各项规章制度的制定及执行情况的落实情况的监督与检查。
9、对外来文件及内部文件进行签署意见交由总经理阅批定稿。
10、负责固定资产的管理，建立资产台账和出入库登记帐；配合财务部按季度对公司资产进行盘点；
11、根据公司档案、文件管理制度，定期按类别对公司所有文书、档案建立档案归档；每年1月对档案及现行制度进行修订汇编；
12、负责公司所有办公、经营设备及用品的计划、购置、发放和使用管理。
负责采购物资的供应商筛选及采购价格的核定，提供成本控制，做到计划有序，使用节约、账目清晰、程序规范。
13、负责公司会议、各类活动的策划，组织及文案工作；负责公司对外的联络和外单位的接待工作；
14、负责公司内部各类数据（支出费用、物资、固定资产、行政督查、业态、采购、库存情况等）汇总分析；
项目拓展：
1、在总经理领导下负责企业具体管理工作的布置、实施、检查、督促、落实执行情况；
2、在公司经营计划、销售策略、资本运作等方面向总经理提供相关解决方案；
3、协助总经理调查研究、了解企业经营管理情况并提出处理意见或建议，供总经理决策；
4、协助总经理制定战略计划、年度经营计划及各阶段工作目标分解
5、搜集新项目信息及项目素质初步评判，对项目实地考察及调研，完成新项目的可行性研究；
6、负责前期合作条件谈判、新项目的规划、政策风险评估及建议；
7、从城市规划、经济、投资、人口、未来发展等方面展开持续的跟踪、研究，对当地市场主要的竞争对手展开分析；
8、负责签约及获取项目权属、规划手续的完善等。
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第一章
岗位职责
版号
2009年07版
办公室管理
页号
第04页共59页
※权限与责任：
一、权限：
1、对公司管理方案具有提案权、建议权；
2、对年度培训计划、人事安排具有提案权；
3、对公司各项管理制度及方案有执行及考核权；
4、依据公司制度及工作标准有奖惩权。
二、责任：
1、将公司的各项规定及政策落实到各部门；
2、协调各部门之间的关系；
3、负责上级公司及相关部门的联络与沟通。
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第一章
岗位职责
版号
2009年07版
办公室管理
页号
第04页共59页
前台文员
一、工作区域：
行政办公区、现场办公区、
二、汇报对象：
办公室主任
三、工作内容：
1、来电、来函、来访的接待工作；组织安排公司的各类工作会议；
2、通用公文的撰写及行政制度的修订工作；文件、文档的管理工作；
3、公司日常的行政督察工作；各部门电脑的维护与保养工作；
4、负责各部门工作的协调、沟通，处理各类日常行政事务；
5、负责各部门办公用品、设备等的申购、核价；
6、按照企业年度费用预算，严格控制各项行政费用支出，控制费用成本；
7、每月23日收各部门办公用品的申领单，审核用量情况；并于28日下发。
8、负责综合部库房的管理，包括物资的分类，办理物资的出入库，进出台帐，定期盘点等；
9、公司相关供应商的选择与维护工作；
10、每周六下午汇总各部门周工作总结，以及每周会议纪要的记录与下发；
11、每日下午4点以后的文件收发工作；
每日、每周、每月应完成的工作：
1、每日对前台文员编写的各类文件检查、修改；
2、每周至少两次检查商管部人员工作执行情况，并出据检查报告；
3、每周一做好工作会议的会议记录，并在周二将《会议纪要及会议决议落实表》下发给各部门负责人；
4、每季度与财务部、总经办、商管部人员对公司的物资与空铺、广告位进行清查工作；
5、每月对照各部门负责人的工作计划及会议决议落实情况进行检查，并出具检查结果交总经理审核；
6、每月审核各部门办公用品使用情况；
7、做好办公设备领用和日常的维护；
8、每月对现场业态进行盘点。
9、每月对商管手册，租户手册，租赁合同，维修情况进进行盘点，汇报。
10、每月编辑内部期刊一份。
每周需完成工作事项:
1、每周二:
行政检查
2、每周五:
行政检查（早上）收各部门本周工作总结;
3、每周六:
会议纪要发给杨总审核后，下发各部门主管.
4、随机抽查一天做行政检查。
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第一章
岗位职责
版号
2009年07版
办公室管理
页号
第04页共59页
每月需完成工作事项:
1、每月23日将各部门上交的下月办公用品申领单
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