文件材料归档范围和保管期限表模板.docx
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文件材料归档范围和保管期限表模板
文件材料归档范围和保管期限表
办公室：
党务综合
序号
归档范围
保管
期限
1
上级党组织有关党的建设的文件（如针对本校，则永久保存）
30年
2
本校党代会文件材料
（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复性。
（2）讨论未通过的文件
永久
10年
3
党委综合性年度工作规划、计划、报告、总结
永久
4
上级领导来校视察、检查、调研学校工作的讲话等材料
永久
5
党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级机关召开的重要会议的发言稿
永久
6
党委大事记、工作简报、情况反映
永久
7
党委会议记录、纪要
永久
8
本校关于党务工作向上级的请示及批复
永久
9
以党委名义召开的工作会议材料，党委发布的决定、办法、指示、通知等
永久
10
学校启用（废止）党群系统印章的文件和印模
永久
11
文明单位创建工作年度计划、半年自查小结、年度总结、参加评比表彰
（1）县级以上（含县级）
（2）县级以下
（1）永久
（2）30年
12
党群各部门报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复
10年
13
党委工作规章制度及汇编
30年
14
党委关于保密、秘书工作的文件
30年
15
重要的群众来信、来访及处理材料（有领导重要批示及结果）
永久/30年
16
党支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍
10年
17
党支部人员奖励及有关材料
30年
1本单位党的代表大会的文件材料
1.1请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、主席团会议记录等文件材料
永久
1.2大会发言，代表建议和意见、代表提议和答复，简报
永久
1.3重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录
30年
1.4讨论未通过的文件
10年
2本单位党委、纪律检查委员会、行政办公会议的文件材料
2.1决议、决定、记录、纪要、议程、领导讲话、讨论通过的文件、参加人员名单
永久
2.2讨论未通过的文件
10年
3本单位党委会议和行政办公会议的纪要、会议纪录
永久
4本单位召开工作会议、专题会议的文件材料
4.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要
永久
4.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报
30年
5本单位承办的全国、省、市学术会议、单位成立周年庆祝会议文件材料
5.1请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单，上级领导贺词、题词、讲话，会徽设计
永久
办公室：
纪检
序号
归档范围
保管
期限
1
上级纪委关于本校纪检工作需贯彻执行的文件
30年
2
纪委工作年度计划、报告、总结、调查材料及重要统计报表
10年
3
纪委工作规章制度
30年
4
纪委会议记录及党纪、党风教育材料
30年
5
党员、干部、处分、复查材料（不含警告以上）
永久/30年
6
群众来信来访及处理意见（重要的）
30/10年
办公室：
监察、审计
序号
类目名称
保管
期限
1
上级针对本校监察、审计工作需贯彻执行的文件
30年
2
本校监察、审计工作年度计划、总结
10年
3
监察、审计工作统计年报及重要报表
30年
4
校内审计工作形成的材料
30年
办公室：
组织
序号
归档范围
保管
期限
1
上级针对本校组织工作需要贯彻执行的文件材料
30年
2
本校组织工作年度计划、总结、决定、报告、调查材料
10年
3
本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知
永久
4
关于干部任免的报告、决定、批复、通知、呈报表等
永久
5
副处以上干部名册
永久
6
党员党组织统计年报、党员花名册，发展新党员、预备党员、转政名册
永久
8
总支、支部改选报告、审批材料、各总支、支部委员名册
30年
9
转移组织关系介绍信及存根
30年
10
落实政策的有关材料、领导干部退休报告、审批材料
30年
11
干部考核材料、职能部门职责划分、绩效考核材料
30年
12
全校党内评选先进党支部、优秀党员的事迹材料及名单
30年
13
入党积极分子学习培训情况材料、党员出国的报告批复
30年
14
党员学习培训情况通报等材料
10年
办公室：
行政综合类
序号
归档范围
保管
期限
1
上级有关中职学校行政管理的文件材料（针对本校的的永久）
30年
2
本校颁发的全校性的规章制度及汇编
30年
3
学校综合性年度工作计划、报告、总结
永久
4
学校办公会议记录
永久
5
本校教育事业规划、计划及上级批复
永久
6
学校综合性评估工作材料（总结、报告、申报、计划）
永久
7
本校向上级的请示及批复
永久
8
学年报表及综合统计表
永久
9
学校启用（废止）行政机构印章的文件及印模
永久
10
本校历史沿革、情况介绍、大事记等
永久
11
校史工作材料、校庆有关材料
永久
12
校领导的重要讲话和参加校外会议发言稿
永久/30年
13
上级领导来校视察、检查工作的有关材料
30年
14
学校关于股份制公司、校办产业的有关材料
30年
15
聘请法律顾问（律师）及相关讼诉材料（以案件分类立卷）
30年
16
群众来信来访文件材料（重要的）
30年
17
校属各部门（科室、教研室、中心）行政综合管理材料（会议记录、计划、总结、函件请示及批复）
30年
18
学校全年工作、活动每周安排
30年
19
本校与有关单位签订的合同、协定、协议书等
30年
20
学校关于车辆、作息时间安排、办公用房调配等材料
10年
办公室：
人事
序号
归档范围
保管
期限
1
上级针对本校人事、师资工作需要贯彻执行的文件材料
30年
2
本校人事工作年度计划、报告、总结、调查材料、会议记录
10年
3
本校关于机构、编制规划、计划报告及上级批复
永久
4
关于校内机构设置、变化的文件材料
永久
5
校内行政任免（聘任）干部的文件材料
永久
6
处分教职工的决定及复查、撤销处分的材料
永久
7
人事工作各类统计报表
永久
8
学校教职工花名册
永久
9
教职工评定、聘任专业技术职称的文件材料及批复
永久
10
干部、教职工离退休报告、决定、批复、通知
永久
11
教职工转正、定级、录用、调入调出、临时工用人协议等材料
永久
12
师资队伍建设、管理工作规划、计划、总结、规定和实施执行材料
30年
13
教师进修计划、安排、总结、学术骨干材料
30年
14
教师业务考核表
10年
15
教职工工资调整材料名册及群众来信来访及处理
30年
工会
序号
归档范围
保管
期限
1
上级针对本校工会工作需贯彻执行的文件材料
30年
2
本校工会工作年度计划、报告、决定、总结
10年
本单位教代会、工会的文件材料
3
请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、主席团会议记录等文件材料
永久
4
大会发言，代表建议和意见、代表提议和答复，简报
永久
5
教职工代会大会文件材料
（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复性。
（2）提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等。
（3）参考文件：
工作人员名单；工作证；代表证；列席证及选票式样。
30年
6
讨论未通过的文件
10年
7
本单位工会组织在日常工作中形成的文件材料
10年
8
上级工会组织下发的有关工会的文件材料
10年
9
劳模、师德、标兵和表彰工会先进集体个人的材料、名单及处分会员的关材料
30年
10
校务公开、维护职工权益的有关材料
30年
11
基层工会干部名册、会员名册
30年
12
职工文体活动材料
30年
13
教职工福利、抚恤的有关文件材料
30年
14
教职工离退休人员的有关文件材料
30年
15
职工申诉、民事调解材料
30年
16
工会委员会会议记录
10年
17
绩效考核材料
30年
学生科及团委
团委、学生会组织
序号
归档范围
保管
期限
1
上级针对本校学生管理、共青团工作需贯彻执行的文件
30年
2
本校学代会、团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和通过的文件）
永久
3
年度工作计划、总结、及规章制度
10年
4
学生管理规章制度及学生手册
30年
5
表彰先进团支部、优秀团员材料、处分团员材料
30年
6
批准入团、离团材料及名单
30年
7
团支部名单及团员名单、团组织统计年报
30年
8
团委会、学生会有关材料
30年
9
团委牵头举行的重大活动的有关材料
30年
10
本校各种学生社团组织名称、名单、章程、刊物
30年
11
学生社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料
30年
12
请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、主席团会议记录等文件材料
永久
13
大会发言，代表建议和意见、代表提议和答复，简报
永久
14
重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录
30年
15
讨论未通过的文件
10年
16
本校团委、学生会组织的名单
30年
教学类
各教学部：
综合
序号
归档范围
保管
期限
1
上级针对本校有关教学工作需贯彻执行的文件材料
30年
2
本校教学改革、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法
永久
3
本校教学规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结、统计报表
永久
4
有关教学的检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料
30年
5
非学历教育的培训班、进修班材料
30年
6
学生运动会材料、新生军训入学教育工作材料
30年
7
联合办学协议、合同书
30年
8
教学管理、教学研究活动形成的文件材料
30年
学科与实验室建设
序号
归档范围
保管
期限
1
上级针对本校有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料
30年
2
本校学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料
永久
3
本校重点学科、专业、实验室建设材料
永久
4
本校学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料
30年
5
学科、专业、实验室建设统计报表
永久
学生科学籍管理
序号
归档范围
保管
期限
1
新生入学登记表
永久
2
学生学籍卡
永久
3
在校学生名册（新生名单）
永久
4
毕业生文凭发放名册
永久
5
学生学籍变更材料（转专业、留级、休学、复学、转学、退学、专升本）
永久
6
学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）
30年
7
学生处分材料
30年
8
上级本校关于学籍管理的有关规定、通知
30年
9
补办、补发毕业证明书、开具（学历证明）等有关材料
30年
1学籍管理
1.1本校学生各期名册、学籍、注册簿
永久
1.2本校学生转学、休学、退学、复学等文件材料
30年
2表彰处分文件材料
2.1学生获市级及以上表彰文件材料
30年
2.2学生获得本校表彰及处分的文件材料
10年
3运动会文件材料
30年
4优秀班主任工作手册、学期工作计划、总结（学生科提供）
10年
10
藏区“9+3”形成材料
30年
招生就业办公室及学生科招生
序号
归档范围
保管
期限
1
上级针对本校招生工作需贯彻执行的文件材料
30年
2
上级下达本校的招生计划、生源计划及本校关于招生工作的请示及批复
30年
3
新生录取表、统计表
永久
4
招生简章和招生工作方案、总结
30年
5
与省、市联合招生工作材料
30年
6
工业职业教育联盟、
1招生管理
1.1本校的招生、请示、报告，上级下达的招生计划、批复等文件材
永久
2.学生毕业就业分配
2.1毕业生情况统计表
永久
2.2毕业生就业情况统计
30年
毕业生
序号
归档范围
保管
期限
1
上级有关毕业生指导就业工作需贯彻执行的文件材料及本校毕业生工作文件
30年
2
毕业生工作计划、总结
30年
3
毕业生供需统计、计划、合同
30年
4
毕业证正式就业方案及调配派遣名册
永久
5
毕业证、派遣证存根领取签收册
30年
6
毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料
30年
教务科及各教学部
序号
归档范围
保管
期限
1
本校各专业教学计划、教学大纲、（由教务科提供）
永久
2
优质课程建设材料、校历表、课表
30年
3
典型教案、重要备课记录
30年
4
教学实习、生产实习计划、总结及有关材料
10年
5
社会调查、社会实践、总结及有关材料
10年
1.本校专业设置的请示及上级批复等文件材料
永久
2教务工作管理文件材料
2.1学年教学计划、安排、总结、教学历程等文件材料
30年
2.2任课表、课程安排表、学期教学安排等材料
10年
2.3学生参加全国、省、市竞赛比赛成绩
永久
2.4学生期末考试成绩名册、备份试卷（光碟一式3盘）
30年
2.5教学论文集
2.5.1.获得市级以上奖励的
30年
2.5.2一般的
10年
2.6上级制发的有关教育、教学的文件材料
2.6.1重要的
30年
2.6.2一般的
10年
2.7学术研讨、教学经验交流会资料
10年
2.8教研室工作手册
10年
6
教研组、年级的教学活动记录、总结、讲座、优质课教案及分析
30年
7
教师参加市级及以上公开课教案、评议
30年
8
教师培训、进修、继续教育的资料
30年
9
本部门年度或学期工作计划、总结
30年
10
校运会材料
30年
11
教育教学改革材料
30年
12
教育教学论文集
30年
13
校领导、专业教师论文发表集
30年
14
学期教师任课授课安排表
10年
教务科：
教材
序号
归档范围
保管
期限
1
上级有关教材工作需贯彻执行的文件材料
30年
2
各专业使用教材目录
30年
3
自编、主编教材
30年
4
自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集
30年
5
其他有保存价值的自编参考资料
10年
科学研究类（教务科）
序号
归档范围
保管
期限
1
上级针对本校科研工作需贯彻执行的文件材料
30年
2
编辑出版合同、协议书
30年
3
出版的请示、批复
永久
4
本校出版的期刊、教参
永久
5
审稿单、出版通知书
30年
6
本校学会工作（学术活动）中形成的文件材料
30年
7
科研成果汇编
30年
8
本校出版的年鉴
永久
科研项目
序号
归档范围
保管
期限
1
科学研究准备阶段形成的报告、课题论证、申请、计划、方案等材料
永久
2
科学研究试验阶段的任务书
永久
3
科研总结鉴定验收阶段形成的材料
永久
4
科研成果奖励申报阶段的材料
永久
5
科研成果推广应用阶段的材料
永久
6
与各阶段有关的材料
永久
7
科研课题开题报告、任务书、批准书等文件材料
永久
8
研究方案、计划、调查研究报告等文件材料
永久
9
实验记录、图表、照片、分析、计算数据等
永久
10
阶段报告、技术鉴定
永久
11
科研成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料等
永久
教务科：
出版类
序号
归档范围
保管
期限
1
上级关于出版编辑工作需贯彻执行的文件材料
长期
2
本校关于编辑出版工作规划、计划、报告、总结、请示、批复
永久
3
本校编辑出版工作规章制度、统计报表
永久
4
本校编辑出版部门管理形成的文件材料
10年
出版物（校刊、校报书稿等）
序号
归档范围
保管
期限
1
编辑出版合同、协议书
30年
2
出版请示和批复
30年
3
原稿（含照片、手迹原件）或复制作
30年
4
各级审稿单或历次审稿意见
30年
5
出版通知单、校刊、校报等出版物样品
永久
6
出版发行记录、发稿后的变动情况、稿酌、版税通知单
10年
7
获奖或受查处情况的文件材料
30年
8
有参考价值的读者来信、重要评论
10年
9
再版修改意见
10年
教务科
产品生产与科技开发类
综合
序号
归档范围
保管
期限
1
上级关于产品生产与科技开发管理工作需贯彻执行的文件
30年
2
产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统计报表
永久
3
本校关于产品生产与科技开发的各种规定、条例、办法、制度及手册、图表
30年
4
关于产品生产与科技开发的请示、报告、批复、批示
30年
5
产品生产与科技开发、管理与专业协作合作单位的来往文件
30年
某一个产品
序号
归档范围
保管
期限
销售管理
1
产品用户清册
30年
2
产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录
30年
3
用户反馈的产品技术文件材料
30提
4
产品说明书、广告等宣传品
10年
5
产品用户交验协议
10年
产品计划准备阶段
永久
6
任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、发展建议书、上级指示批文
30年
产品生产设计阶段
7
总体方案设计材料
30年
8
全套设计定型图纸
30年
9
技术设计说明书、计算手稿、实验数据、实验记录及分析报告
30年
10
通用件、标准件、外购件、外协件明细表、图样目录
30年
11
阶段性技术总结、产品设计工作总结、设计定型报告及批复
30年
12
产品说明书、技术条件、标准产品证明书等
30年
产品生产试制与鉴定阶段
13
试验大纲、试验记录及试验工作总结
30年
14
鉴定大纲、产品鉴定证书、产品证明书、产品合格证
30年
15
试验规程和记录
30年
16
获奖材料、专利材料
30年
17
论文、专著
30年
产品生产阶段
18
生产任务书及上级有关指示文件、生产方案计划
30年
19
全套工艺定型图纸、技术条件说明书
30年
20
工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分析和鉴定材料等全部工艺文件材料
30年
21
生产定型报告及批复
30年
22
重大质量事故分析、重要联席会议纪要
30年
23
各种更改单和技术通知单
30年
24
生产工作总结报表、技术工作总结报告
30年
25
材料定额和代用单、工时定额
10年
后勤
序号
归档范围
保管
期限
1
上级针对本校后勤管理、服务工作需贯彻执行的文件材料
30年
2
本校关于后勤工作各种规章制度
10年
3
本年度计划生育、卫生、绿化等工作计划、总结
10年
4
本校关于防震、防汛、废治理工作的文件材料
30年
5
房屋管理、调配、租售等工作的有关材料（有关证件）
永久/30年
6
本校后勤工作中与有关单位、个人签订承包、租赁的相关协议、合同
30年
7
本校后勤关于环卫水电、绿化、膳食、宿舍等管理的有关材料
10年
8
计划生育工作年报
永久
9
基建档案材料，从申请建设—设计—投标----建设----验收峻工等每个环节的文件资料及图纸。
永久
10
大型设备材料，从申请购买----集体定价-----招标----随设备所有资料（500元以上，使用年限为1年以上的）。
10或30年
11
教师及学生体检结果或有价值的材料
10年
本部门认为有保存价值的资料
后勤（保卫）
序号
归档范围
保管
期限
1
上级针对本校保卫工作需贯彻执行的文件材料
30年
2
本校治安、安全保卫、综合治理、消防等工作的规章制度
10年
3
本校治安保卫年度工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表
10年
4
本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级批复、判决书
永久
5
要害部门的安全保卫、消防工作材料
30年
6
本校综合治理目标管理责任书
10年
后勤
序号
归档范围
保管
期限
1
上级针对本校后勤管理、服务工作需贯彻执行的文件材料
30年
2
本校关于后勤工作各种规章制度
10年
3
本校后勤工作年度计划、报告、总结
30年
4
本校关于防震、防汛、废治理工作的文件材料
30年
5
房屋管理、调配、租售等工作的有关材料（有关证件）
永久/30年
6
本校后勤工作中与有关单位、个人签订承包、租赁的相关协议、合同
30年
7
本校后勤关于环卫水电、绿化、膳食、宿舍等管理的有关材料
10年
基建类（后勤服务中心）
综合
序号
归档范围
保管
期限
1
上级针对本校基建工作需贯彻执行的文件材料
30年
2
学校基建工作的总体规划及平面图
30年
3
学校基建工程规划、计划、可行性报告、请示及批复
永久
4
基建工作规章制度
永久
5
基建工程财务预算、统计表<,/P>
永久
6
土地征用（红线图、土地使用证、征地协议等资料）
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7
地质勘探、地形测量资料
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8
其它重要其它资料
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1工程准备阶段文件材料
1.1立项报告、可行性研究报告及审批报告等文件材料
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1.2建设项目申请表、建设计划通知单及资金来源审计表等文件材料
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1.3建设用地申请及建设用地批准书
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1.4拆迁协议、方案
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1.5建设用地规划许可证
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1.6划拨国有土地协议书及国有土地使用证
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1.7地质
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