文书档案管理办法.doc

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新疆送变电工程公司

文书档案管理暂行办法

第一章总则

第一条根据国家《档案法》、《归档文件整理归则》、和新疆电力公司有关档案工作的要求，为规范公司文书档案管理工作，制定本办法。

第二条文书档案工作是公司工作的组成部分，是提高公司工作效率和工作质量的必要条件，是正确反映公司主要工作内容、维护公司历史真实面貌的一项重要工作。

第三条公司各单位在各项工作活动中形成的文书档案均由公司总经理工作部档案室集中统一管理。

第二章文书档案管理体制

第四条公司设立档案室，档案室为立档单位，担负公司档案的统管、保存、提供利用职能。

第五条公司档案室分为文书档案和科技档案两大类，其中文书档案配备二名专职人员，负责公司文书档案管理工作。

各部室设文书档案收集责任人，按《文书档案归档范围》上交需归档的文件及资料。

第六条档案室受总经理工作部直接领导和管理，业务上受上级档案部门的指导、监督、检查。

第七条公司文书档案管理的基本任务

（一）对本公司机关各部室及基层各单位的档案收集、整理、分类工作进行指导、监督、检查。

（二）收集需要存档的文件、文字材料、统计报表、声像资料等，定期接收各单位及机关业务部门移交的档案材料。

（三）负责管理本公司的全部文书档案，并提供利用，为公司各项工作和两个文明建设服务。

（四）贯彻执行党和国家的保密保卫制度，确保档案和档案机密的安全。

（五）督促和指导公司各部室文书处理人员把需要归档的文件材料正确地进行分类，确定密级，按时向公司档案室移交。

（六）负责办理本公司文书档案的鉴定工作，对己过保管期限的文书档案有明确继续保存或予以销毁的建议权。

第三章文书档案的业务处理

第八条文书资料的归档

（一）归档范围

1．具有查考利用价值的文件材料，报表、照片、声像等各种载体的历史记录资料；

2．己经办理完毕的文件材料。

归档范围大体可划分为三大部分，即：

上级和外单位来的文件材料；本公司工作中形成的文件、资料；下属单位报来的文件材料（具体归档文件材料内容参见附件1：

《文书档案归档范围》）。

（二）归档要求

1．档案的材料收集齐全完整；

2．按照文件的形成规律，保持文件之间的历史联系，照顾文件的保管价值，使归档的档案材料便于利用和保管；

3.档案的整理分类科学合理，编目符合规范要求；

4.档案装订整齐、牢固、美观，书写的字迹清楚、工整；

5.档案移交手续完整。

（三）归档时间

根据国家档案局《机关档案工作条例》规定和新疆电力公司要求，办理完毕的文件、资料应在次年二月底前向公司档案室移交归档（同时提交相对应的电子件到公司协同办公系统的档案管理模块中），并登记造册，一式两份，清点验收签字。

第九条文件资料和档案的鉴定

鉴定分两类：

一类是归档前的文件资料鉴定；一类是归档后，随着档案保存时间的增长，有的保管期限到期，有的保存价值发生了变化，需要重新筛选调整。

档案鉴定应定期由档案室和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。

（一）鉴定的依据。

上级和本公司制定的有关划分档案材料的保管期限表；方法是逐件、逐张地进行审查、鉴定，决定文件材料的保管期限。

密级及原有档案保管期限升、降、销毁、密级降低或解密。

（二）划分保管期限。

档案保管期限规定为永久、30年、10年三种（见附件2：

《文书档案管理期限表》）。

永久保管：

原则上是指反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的，对企业“两个文明”建设和发展具有长远考查利用价值的档案。

30年保管：

原则上凡是反映公司的工作、活动，在相当长时间内本公司需要查考的档案。

10年保管：

凡是在较短时间内本公司需要查考的各类档案。

第十条根据国家有关保密规定和文件，资料的性质、作用以及兼顾企业参与社会竞争的需要，移交归档部门提出密级意见，经总经理工作部主任审定后，将档案密级划分为机密、秘密、商密二级、商密一级、工作秘密。

第十一条档案的分类统一按下列原则和方法进行：

（一）凡是上级机关制发的文件，按时间特征和问题特征类别相结合的方法分类。

（二）凡是本公司工作和活动中形成的文件、报表、资料等。

同样也按时间和问题特征相结合的方法分类，即把同一时期、同类内容的文件组合在一起归档。

（三）分类的档案要求文件材料齐全完整，能够反映文件的形成过程，保持文件之间的内在联系，便于查找、利用、保管。

第十二条档案的整理归档

（一）分类：

将各部门移送的文件资料按照各种特点进行分门别类，组成有机的整体。

掌握好保管期限、年代、机构问题三个界限，一般情况下不得混淆。

（二）排列：

根据文件材料的各种特点和有机联系，进行文件材料的先后次序排列。

即正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件分别放在一起，不得分开。

同时还应遵循批复在前请示在后，正件在前附件在后，印件在前定稿在后的原则。

（三）编写件号，固定文件位置，盖归档专用章，正确填写卷内文件目录和备考表。

（四）整理编目及装订归档。

第四章文书档案管理制度

第十三条文书档案管理人员的工作职责

（一）贯彻执行国家、自治区和新疆电力公司有关档案管理工作的方针、政策。

（二）严格按照档案管理科学程序和有关条例，档案法实施办法、制度做好文字材料及各种报表等的收集、分类、整理、编目、归档、登记、保管、统计利用等工作。

（三）遵纪守法，忠于职守，坚持原则，严守秘密，热情服务，尽职尽责。

（四）认真学习专业知识，不断提高档案管理水平。

第十四条档案的调阅

（一）公司档案室根据工作需要，编制必要的卷内目录、卡片、编辑档案文件汇集，分层次通过协同办公系统档案模块查询等多种检索工具。

积极主动地开展档案的利用工作，为公司各项工作服务。

（二）公司档案室保管的档案是现行档案，主要供应本公司和上级主管机关使用，不属于开放范围。

如对外提供利用需经主管领导批准。

（三）借阅档案材料必须遵守下列规定：

1．办理借阅和登记手续；

2．不得涂改、损坏所借文件、资料；

3．不准私自拆档，复制；

4．一般情况下不准带离档案室，如确应工作需要需请示总经理工作部主任同意方可借出；

5．严禁转借他人；

6．必须按借阅期限归还；

7．无直接工作关系人员需查阅涉及机要档案的，如党委会，总经理办公会及其它专业会议记录、纪要等，必须经主管领导同意后，由档案管理人员代查代阅。

第十五条文书档案的销毁

（一）按照有关销毁规定，档案室经过鉴定，己确无保存价值的档案，要及时进行清理、销毁。

（二）确定销毁的档案要逐一登记造册，经主管领导审核批准。

（三）销毁档案必须有两人以上监督实施，防止遗失泄密，监销人要在销毁清册上签名。

第十六条档案的移交

专兼职档案管理人员易职或调出，其直接领导要组织监督搞好档案材料的移交和接管。

第十七条损失档案材料的惩处

档案管理人员因玩忽职守。

使用档案材料人员因马虎轻率，保管不当，致使档案材料发生下列问题时，可根据情节轻重，分别或合并给予批评教育，党内、行政处分或经济制裁，直至追究法律责任等处理。

（一）丢失上级和本公司制发的文件；

（二）丢失重要经济、科技情报、资料；

（三）擅自公布档案材料、统计数字；

（四）泄漏机密。

第五章文书档案的保管利用

第十八条　文书档案的保管

（一）档案库房门窗要坚固，在保管工作中要做好防盗、防火、防水、防虫、防霉、防光工作，库房内严禁吸烟、存放易燃易爆物品。

（二）做好库房柜架的排列和编号，横竖成行，与窗垂直，以利通风避光。

（三）经常注意调节库房温湿度，保持库房整洁、卫生。

第十九条　文书档案的利用

（一）档案管理工作人员应熟悉公司历史和所保管的档案的存放位置，建立必要的查阅、检索工具，积极为档案利用者提供条件。

（二）建立公司档案的借阅制度，借阅制度应本着即便于利用查找，又利于保守公司机密。

（三）档案管理人员要忠于职守，充分履行自己的职责，不失密、不泄密，不私自将档案资料带出库外或摘抄有关内容。

第六章附则

第二十条本办法适用于文书档案管理工作，由公司总经理工作部负责解释。

第二十一条本办法自颁布之日起执行

附件：

１．文书档案归档范围

２．文书档案保管期限表

附件１

文书档案归档范围

（一）共同部门

1．各部门制发的各类文件，包括决议、决定、通知、指示、办法、纪要、条例、规定、批复、通报等；

2．各部门的年度、季度工作计划、总结、统计报表等；

3．各部门召开的各种大型会议的文件资料，包括开会请示、会议通知、议程表、报告、讲话稿、决议、决定、简报、会议纪要、会议典型材料、发言稿等；

4．上级机关颁发的，针对本公司的，或须贯彻执行的决议、决定、通知、指示、命令、条例、规定、批复、通报等；

5．下级报来的请示，重要的专题报告和典型材料等。

（二）各部（室）

1．总经理工作部：

（1）上级机关颁发及公司起草的各类文件、通知、决定、规定等；

（2）公司的年度工作计划、规划、要点、各种会议材料、总结等；

（3）公司党委会议、总经理办公会及其扩大会议的记录、会议纪要、有关文件和汇报材料等；

（4）公司及下属单位印信启用，公司领导分工有关文件、资料等；

（5）用于承办上、下级通知报告的电话记录本；

（6）公司企业规章及企业规划等；

（7）工商行政管理、法制事务工作形成的文字材料及相关的资料等；

（8）重要的信访工作材料；

（9）文秘、机要、保密工作、文书处理、印信等

2．计划经营部：

（工程合同、协议、概算书、决算书、竣工报告等工程相关资料入科档）

（1）上级下达的各项计划指标，本单位年度、季度施工生产计划（含各类附表）；

（2）公司年度、季度计划完成情况综合统计及分析资料；

（3）公司生产经营规划；

（4）更新改造、大修理基金计划及使用情况；

（5）定额调价及有关材料；

（6）公司范围内年度基建计划及完成情况有关文件、资料和各种统计报表；

（7）本公司构成固定资产的自身基地建设明细表；

（8）上级下达的基建指标或用地，本公司下达的自身基建有关指标、文件。

（9）经济活动分析资料。

3.市场部：

（工程招标书、投标书、中标通知书等工程资料入科档）

（1）上级机关及公司颁发的针对本部门须贯彻执行的意见、决定、通知、规定、管理办法、通报等；

（2）工程招标投标有关文件、相关资料等。

4．人力资源部：

（1）本公司及下属单位的机构设置、定编定员、编制调整，机构的合并、撤销、名称更改等；

（2）有关劳动组织、劳动定额、承包责任制等文件、材料、报表；

（3）上级部门和公司有关工资、奖励、津贴、劳动福利待遇及本公司调整工资的规定、方案、摸底调查、审批材料、请示、报告、计划、总结、统计报表；

（4）公司用工制度、劳动力调配的文件资料；

（5）公司工人辞退、退休、等上级部门及本公司文件、资料、审批表；

（6）公司职工行政奖励、处分的文件、材料、审批表；

（7）年度、季度劳动工资的各种统计报表及分析材料；

（8）公司劳务管理，即：

招用农民合同工等工作方面材料；

（9）上级和本公司制发的有关人事工作的文件、规章、制度、办法、统计报表等；

（10）司属各单位（部门）报来的请示及属于备案性质的重要文件；

（11）公司行政干部的任免、管理、调配、奖惩、转正、定级、福利待遇、干部定编、精简等有关的文件资料；

（12）公司干部、专业技术人员、科级干部、职工、花名册；

（13）复员转业干部、大中专院校毕业学员的招收、安排工作及人才交流等有关文件、材料；

（14）职改工作的有关规定和技术职务评定材料；

（15）上级和本公司制发的有关职工教育的通知、规定、制度、办法、要求等；

（16）公司职工教育的规划、计划、总结、分配方案；

（17）公司教育管理各种统计报表。

5．生产技术部