商务接待手册.doc
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大智学校
商务接待手册
一、总则
1、为规范学校商务接待活动，在保证商务接待效果的前提下，加强商务接待费用控制，特制订本手册。
2、商务接待工作是学校重要的对外窗口之一，参加接待的工作人员要遵守纪律，有礼有节、热情大方，树立学校的良好形象。
3、本手册规定了学校商务接待的管理职能、管理内容与要求、检查与考核，适用于学校的全部商务接待活动的管理。
二、管理职能
行政部是学校接待工作的管理部门，学校商务接待以及宴请用餐等均由行政部统一安排。
三、商务接待工作原则
1、对等接待、各负其责、相互配合的原则。
商务接待工作涉及面广，必须坚持重点、兼顾一般，按照对等接待、各负其责、相互配合的原则，上下一致，齐心协力，共同做好接待工作。
2、规范高效、安全节俭、服务一流的原则。
商务接待工作应规范服务，提高办事效率、热情周到，视客情适度接待，提倡节俭，反对浪费，注重思想情感交流，不推诿扯皮，不应付拖拉。
3、统一标准、预算管理、严格控制的原则。
按照学校商务接待标准，对各项商务接待费用实行预算管理，由行政部负责人根据核定的预算严格控制使用，商务接待费用原则上不得超过限额，如需追加预算，由财务资产中心另行审批。
四、接待职责分工
1、接待工作是学校窗口式工作，对于塑造企业良好形象、实现学校经营目标，具有十分重要的意义。
各相关部门及人员必须高度重视且规范行为。
2、接待内容包括：
迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及招待服务等。
分工如下：
①行政部：
提供一般接待良好环境的保障及备品准备，负责接待服务并陪同洽谈及参观介绍。
②行政部：
负责来客引入及会议室的环境保持。
③行政部：
提供信息沟通保障及调度控制和来客记录，安排来宾行程、食宿等。
④商务接口部门：
负责接待洽谈并陪同始终。
3、行政部对接待工作负有全面责任。
五、商务接待标准
学校商务接待标准，根据来访者的人员级别及访问目的不同，适用不同标准。
主要划分为4个级别：
普通接待、中级接待、高级接待、特殊接待。
1、普通接待
项目名称
说明
适合人群
普通考察人员、一般业务关系单位、中层管理者以下人员等；
交通标准
按对方人员要求协助订购，学校不负担费用；
住宿标准
按对方人员要求，学校不负担住宿费用；
餐饮标准
简餐消费控制在20元/人以下，宴请消费控制在50元/人以下；
接待陪同人员
接口业务人员、部门主管；
接待车辆
商务车；
其他接待
1、学校会议室布置投影机、白板、饮品（饮用水、茶、咖啡）；
2、必要时于来宾临行时赠送纪念品，消费控制在50元/人以下。
备注
2、中级接待
项目名称
说明
适合人员
合作单位领导、业务主管部门等；
交通标准
按对方人员要求协助订购，学校不负担费用；
住宿标准
参照出差人员管理办法；
餐饮标准
简餐消费控制在50元/人以下，宴请消费控制在100元/人以下；
接待陪同人员
接口业务人员、部门负责人、分管领导；
接待车辆
学校轿车、商务车；
其他接待
1、必要时制作来宾接待手册；
2、学校会议室布置学校介绍PPT、宣传资料、文件袋（信笺纸、笔）、饮品（饮用水、茶、咖啡）、香烟、烟具；
3、可安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐；
4、必要时于来宾临行时赠送纪念品，消费控制在500元/人以下。
备注
3、高级接待
项目名称
说明
适合人员
合作单位主要负责人、省市级领导、学校特邀人员等；
交通标准
按对方人员要求订购，学校不负担费用；
住宿标准
实报实销；
餐饮标准
简餐便消费控制在100元/人以下，宴请消费控制在200元/人以下；
接待陪同人员
接口业务人员、部门负责人、分管领导；
必要时安排总校长；
接待车辆
学校轿车或租用专车；
其他接待
1、制作来宾接待手册，必要时安排酒店房间内布置迎宾卡、鲜花、水果；
2、学校显著位置布置迎宾条幅等；
3、学校会议室布置学校介绍PPT、宣传资料、文件袋（笔记本、笔）、饮品（瓶装饮用水、茶、咖啡）、鲜花、水果、香烟、烟具等；
4、安排学校领导与来宾合影并制作相框；必要时安排会谈记录、录音、摄影、摄像；
5、安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐；
6、必要时于来宾临行时赠送纪念品，消费控制在500元/人以下。
备注
4、特殊接待
项目名称
说明
适合人员
主要行业主管领导、地方行政领导、学校特邀领导、其他特殊人员等；
交通标准
按对方人员要求订购，学校可负担费用；
住宿标准
实报实销；
餐饮标准
不设定具体标准；
接待陪同人员
接口业务人员、部门负责人、分管领导；
必要时安排总校长；
接待车辆
学校轿车或租用高级专车；
其他接待
1、制作来宾接待手册，酒店房间内布置迎宾卡、鲜花、水果；
2、学校显著位置布置迎宾条幅等；
3、学校会议室布置学校介绍PPT、宣传资料、文件袋（笔记本、笔）、饮品（根据来宾喜好安排）、鲜花、水果、香烟、烟具等；
4、安排学校领导与来宾合影并制作相框，全程安排会谈记录、录音、摄影、摄像；
5、学校安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐；
6、于来宾临行时赠送纪念品，不设定具体标准。
备注
六、商务接待流程
1、商务接待的申请与审批
①各部门实施商务接待前，应填写《商务接待申请表》，经部门负责人审核，分管领导审批后，报行政部申请安排接待；
②申请部门在《商务接待申请表》内应明确来宾人数、级别、接待时间、接待事由、接待负责人等信息及相关接待要求建议；
③学校高层领导的商务接待活动，由行政部填写《商务接待申请》，并作为接待负责人；
④行政部接到《商务接待申请表》后，应根据学校商务接待标准进行商务接待行程设计并核定接待预算后，填写《接待行程安排表》，反馈至接待申请部门确认；
⑤经申请部门确认后的《接待行程安排表》，按接待标准进行审批，审批层级如下：
⑥如接待申请部门要求部分或全面超标准接待，《接待行程安排表》应按照相应接待标准进行审批；
⑦行政部将获批后的《接待行程安排表》报学校财务部，作为预支、报销接待费用的预算凭证。
2、商务接待的实施
①行政部依据获批的《接待行程安排表》，落实各项接待安排的责任人及物品置办；
②行政部将《接待行程安排表》副本发至申请部门接待负责人，以及接待活动相关领导，以便合理安排时间；
③行政部依据接待行程安排，协调接待负责人和学校车辆或租用车辆的时间安排；
④行政部依据接待行程安排，制作《来宾接待手册》，交由接待负责人，送至来宾；
⑤接待负责人或学校，应根据接待行程安排，前往车站、机场接送来宾，并陪同来宾办理入住、结算手续；
⑥如接待负责人无法陪同，可由行政部或司机代为行使接待负责人职责；
⑦接待负责人应严格执行接待行程安排，保证各项接待活动的有序衔接；
⑧学校领导与来宾合影后，由行政部将照片制成相框，交由接待负责人送达来宾，留作纪念；
⑨来宾送行后，接待负责人应适时致电来宾，在致以问候的同时了解来宾对学校各方面的意见，以及对学校接待安排的满意度，并及时填写《商务接待总结报告》，以便学校进行改进。
3、商务接待行程的变更
①商务接待过程，如来宾要求对行程安排进行调整，现场陪同人员（接待负责人、司机及其他陪同人员）应及时将调整意见通知行政部；
②行政部收到行程调整意见后，应立即对《接待行程安排表》进行调整；
③如行程调整仅限时间安排调整，行政部应将调整后的《接待行程安排表》报财务资产中心审批后执行，并将《接待行程安排表》副本发至相关人员；
④如行程调整导致预算增加，行政部应将调整后的《接待行程安排表》按审批流程重新进行审批后方可执行，并替换原《接待行程安排表》正、副本；
⑤行政部应根据调整后的行程安排，重新制作《来宾接待手册》，并送至来宾。
七、费用报销
1、商务接待结束后，参与接待人员应在2天内将相关票据全部交至行政部，统一办理报销手续，无故超过7天未提供票据的，不再予以报销，由财务部由责任人的工资中扣回预支费用；
2、实际发生费用在已获批预算额度内的，由行政部持发票至财务部报销；
3、实际发生费用超出获批预算额度的，由责任人填写《费用超额审批表》说明超额原因，按照商务接待审批权限进行审批，获批后方可报销；
八、商务接待过程要求
1、接待人员须严格遵守学校相关规定，不准有任何越格行为发生；
2、行政部于接待进行时，须密切注视接待动态，做好控制指挥工作，保证规范进行。
3、接待过程中遇有来宾提出办理限制事宜，须婉言解释。
4、接待环境标准
①物品摆放整齐，且表面无灰尘；
②地面干净无脏物，空气流通清新；
③室温适度，灯光合适，电视调好；
④备品齐全。
5、学校参观规定
①安排来宾参观学校，须报行政部主任批准；
②参观介绍以行政部为主，接待部门配合；
③参观过程中，原则上介绍者在来宾前，接待负责人在来宾后；
④参观所到之处，作业人员须集中精力做事，不得东张西望，更不许与参观人员交谈，如有必要可礼貌示意。
6、接待礼仪要求
①参与商务接待人员应着正装，举止礼貌；
②接待人员到车站、机场迎接来宾，应提前10~20分钟到达，恭候来宾到达，对不熟悉的来宾应事先准备迎接牌，注明单位名称和来宾称谓；
③接到来宾后，接待人员应主动向来宾致以问候，并主动帮助来宾提取行李；
④到达住宿地点后，接待人员应主动协助来宾办理入住手续，并提行李送至房间；
⑤接待人员到车站、机场送行，应根据航班、列车时刻合理提前到达，主动帮助来宾拿取、托运行李，办理相关手续；
九、附则
1、本手册为学校商务接待的规范性文件，各部门应严格参照执行；
2、各子学校应参照本手册开展商务接待活动；
3、本手册由行政部依据实际情况变化，不定期进行修订；
4、本手册由行政部附则最终解释；
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