河北国税普通发票管理系统操作手册.docx

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河北国税普通发票管理系统操作手册

河北国税普通

发票管理系统操作手册

税友软件集团股份有限公司河北分公司

2014年9月

本手册从系统安装、初始化、系统设置、领用管理、开票管理、验旧缴销、验旧缴销（自开票）、取得发票验伪、查询统计9方面对普票管理系统（以下简称本系统）进行完整的阐述说明，旨在帮助您更好、更快速的掌握本系统基本操作。

关于本手册以及本系统的任何意见和建议，请您发送e-mail至service@。

您还可以通过以下方式获得更多技术支持：

●售后服务电话：

40071－12366

●技术支持网站：

系统安装

在开始安装之前，请先确认系统的软、硬件配置是否满足要求。

一切就绪后，就可以通过安装文件方便地安装本系统。

1.1运行环境

安装《普票管理系统》之前，必须准备好软件与硬件环境，本节介绍的内容会帮助您提供必要的操作环境，请仔细阅读。

软件配置

操作系统：

Windows2000/WindowsXp/Vista/Windows7

分辨率：

建议为1024×768

系统日期：

必须设置成当天日期

日期格式：

YYYY-MM-DD（以Windows2000为例本项在“开始菜单>>设置>>控制面板>>区域选项>>日期标签页”中设置。

）

硬件配置

CPU：

Pentium3742及以上

内存：

最小256MB内存

硬盘：

200MB的可用空间

光驱：

20X及以上

网络配置

直接连接互联网（拨号、DDN、宽带等）

通过局域网连接互联网

注意：

①在Windows7操作系统下，需用管理员身份运行本系统。

②网络配置不是必须的，采用离线模式或者在没有网络的情况下无需配置。

1.2系统安装

系统安装有两种方式：

一种从光盘安装；另一种是从网站上下载安装包安装。

方法一：

从安装光盘安装

1.启动计算机。

2.将《普票管理系统》安装盘放入光驱后自动运行该光盘。

3.点击[安装]，开始安装本系统。

方法二：

从网站上下载安装包安装

1.启动计算机。

2.从网站上下载安装包。

请与主管税务机关联系获取下载本软件的网址。

3.运行安装文件。

系统初始化

2.1系统登录

业务说明

初次登录以系统内置的用户登录。

操作步骤

⏹普通用户

1.安装完毕后，桌面上自动建立本系统的快捷方式，插入专用U盘，双击该图标启动系统。

弹出如图2.1，插入专用U盘，点击[确定]。

图2.1

2.以系统内置的用户登录本系统，用户代码admin，用户密码123456。

图2.2

3.在上图所示的登录窗口中点击[登录]。

⏹税友在线用户

税友在线用户网络正常时以在线模式登录，网络不正常时以离线模式登录，登录系统后有三种状态：

在线、离线、应急离线。

1.在线：

网络正常，以在线模式登录，登录时需满足以下条件。

1）插入当前纳税人的U盘。

2）U盘中没有库存信息。

3）U盘中没有未报送的发票数据。

2.离线：

网络不正常，系统会询问是否以离线模式登录。

进入离线模式后开具的发票需在48小时内通过网络或介质报送到税局，否则将不能开票。

离线模式登录需满足以下条件：

1）插入当前纳税人的U盘。

2）U盘中没有库存信息。

3）登录成功后会把系统中原有的库存信息写到U盘中。

3.应急离线：

在税局发布启用应急开票业务后，以离线模式登录，登录后在开票设置里通过输入应急口令进入应急离线状态。

应急离线状态下，没有48小时内必须报送开具数据的限制。

注意：

如果前一次离线模式登录，本次登录时网络已恢复正常，此时系统将上报离线开票数据并切换到在线开票模式。

注意：

①进入子系统网络连通会自动报送U盘中的发票数据。

②有主分网点的单位，请不要在同一台电脑上既注册主机构，又注册网点。

2.2设置证书

业务说明

首次登陆软件，需要在“系统管理-参数设置-安全设置”中设置CA证书。

操作步骤

1.选择“系统管理-参数设置-安全设置”。

图2.3

2.加密证书文件-证书文件，点击【浏览】，查找您存放证书的路径，找到“EncCert.cer”；加密证书文件-私钥文件，点击【浏览】，查找您存放证书的路径，找到“EncPriKey.key”；签名证书文件-证书文件，点击【浏览】，查找您存放证书的路径，找到“SignCert.cer”；签名证书文件-私钥文件，点击【浏览】，查找您存放证书的路径，找到“SignPriKey.key”。

私钥密码和密码确认都输入“11111111”。

2.3首页

用户注册完成，进入普票管理系统，如果您是在线模式开票，此时系统将自动下载基础信息和核定信息。

正式登录后您看到的系统首页，如下图所示。

（注意：

下图仅供参考，不同类型用户看到的系统首页有所不同，请以实际系统为准。

）

图2.4

1.首页列出了发票开票流程和取得发票管理流程，您可以根据流程图一步步操作，点击流程图中的功能名称就可以直接进入该功能。

2.在首页上您可以查看发票的统计信息。

点击展开统计信息，如下图2.4所示，按发票种类来统计已开发票数量、金额、税额、剩余发票数量及未报送发票数量。

图2.5

3.如果您采用离线模式开票，那么在首页上还会提供您期初信息管理功能，包括核定信息读盘以及数据一致性检查。

开票系统丢失，专用U盘未丢失。

此种情况，从专用U盘中进行数据一致性处理。

图2.6

系统设置

3.1开票设置

业务说明

除初始化时设置的参数外，还需要设置打印参数和开票信息。

开票前必须设置打印参数，为发票调整好打印位置。

设置的开票信息将在每张发票上显示，请如实填写并注意核对。

操作步骤

1.选择“系统设置>>开票设置”。

请注意，本功能中标“*”号的项目为必填项，都需要输入具体内容。

2.打印设置：

请在开票前，通过本功能设置票面打印位置，以及打印时是否预览。

系统会预设打印参数，但是目前市面使用的打印机型号较多，请在打印发票前对该参数进行打印测试，以保障发票打印质量。

图3.1

3.开票信息设置：

本单位票面信息在这里设置后，开票时自动显示，无需每次开票都录入。

票面上设置开票信息，包括开票人、收款人、地址等，其中开票方式系统自动显示。

修改时，可以修改除开票方式外的所有内容。

图3.2

4.应急开票：

本设置只针对税友在线用户，如图3.3所示，选中“开启应急开票”选项，输入应急口令（如图3.4），口令正确以后从离线转为应急离线状态。

图3.3

图3.4

3.2行业设置

业务说明

纳税人对自己的行业信息进行设置。

操作步骤

1.选择“系统设置>>行业设置”。

图3.5

2.选择纳税人所属行业，确认后点击[保存]。

3.3其他设置

业务说明

设置扫描枪参数，包括扫描枪类型以及对应的端口。

操作步骤

1.选择“系统设置>>其他设置”，如下图。

图3.6

2.扫描枪类型：

honeywell、创巨圆、其他；端口类型：

com、usb两种类型，根据扫描枪在电脑上的插口设置对应的端口类型和名称进行设置。

参数设置后点击[保存]。

3.4网点管理

业务说明

本功能只针对主机构。

录入主机构下属网点信息，发票分配时可供选择的接收网点。

请注意：

网点编码必须在税务机关开户时就设置好，并且本地设置必须与税务机关设置的编码保持一致。

操作步骤

1.选择“系统设置>>网点管理”。

2.增加：

点击[增加]，如下图。

录入网点编码、网点名称、负责人等，点击[确定]。

其中，网点编码必须三位，可以是数字和字母。

请注意，后面带“*”项为必填项。

图3.7

3.修改：

选中网点，点击[修改]，如下图。

除网点编码外其他各项都可以修改。

图3.8

4.删除：

可同时删除单个或多个网点。

1）删除单个：

直接选中要删除的网点，点击[删除]。

2）删除多个：

打勾选中多个需删除的网点，点击[删除]。

5.显示查询：

按查询条件分别显示相应记录。

1）显示全部记录：

不设置查询条件，直接点击[查询]。

2）显示符合条件的记录：

设置具体的查询条件，点击[查询]。

例：

已有编码为001-010的十个网点，其中网点1编码“001”，直接点击[查询]，显示全部，共十条。

如果在网点编码处录入“001”，点击[查询]，则只显示网点编码为“001”的一个网点信息。

3.5票种核定信息

业务说明

显示当前可用的发票种类代码及票样，根据实际需要您还可以设置特定的票样。

操作步骤

1.选择“系统设置>>票种核定信息”。

默认显示所有发票种类代码，可用的显示为黑色，不可用的显示为灰色。

图3.9

2.在线模式开票：

点击[下载]直接从普通发票监控管理系统下载票种核定信息。

3.离线模式开票：

点击[读盘]从专用U盘中导入票种核定信息。

专用U盘中的票种核定信息，在发票领购时，自动一并写入专用U盘。

4.查看票样：

选择某一发票种类，点击[查看票样]，可在此对该种票样进行打印测试。

如下图显示票样信息。

图3.10

5.设置票样：

1）下图中灰色的发票种类，表示对应发票种类在本系统中不能使用，因此也无需设置票样。

图3.11

2）选择某一发票种类，点击[设置票样]，如图3.12。

点击下图中的[设置票样]可以从格式为xml的文件中导入特定票样；点击[恢复默认票样]则恢复该发票种类的默认票样；票样设置后必须点击[保存]；点击[关闭]退出票样设置窗口。

可在此对该种票样进行打印测试。

请注意：

一般情况下，系统在安装时会默认提供对应的正确票样。

当需要特殊票样格式时，您首先需要从税务机关获得票样文件，然后再通过本功能设置。

图3.12

3.6货物信息

业务说明

录入企业常用货物信息，供开票和录入发票信息时选择。

通过本功能设置，在开票时可快速选择票面需要打印的货物信息，无需反复录入。

操作步骤

1.选择“系统设置>>货物信息”。

默认显示已设置的全部货物信息，初次使用时显示为空。

2.增加：

点击[增加]，如下图。

录入货物编码、名称、规格型号等，点击[确定]。

请注意，后面标“*”项为必填项，需要输入具体内容。

图3.13

3.修改：

选中货物信息，点击[修改]，如下图。

除货物编码外，其他各项都可以修改。

图3.14

4.删除：

可同时删除单条或多条货物信息。

1）删除单条：

直接选中要删除的货物，点击[删除]。

2）删除多条：

打勾选中多条需删除的货物信息，点击[删除]。

5.导入：

点击[导入]，选择Excel或xml的文件，从文件中导入货物信息。

6.导出：

选择货物信息，点击[导出]，将选中的货物信息导出成Excel或xml文件保存。

7.显示查询：

按查询条件分别显示相应记录。

1）显示全部记录：

不设置查询条件，直接点击[查询]。

2）显示符合条件的记录：

设置具体的查询条件，点击[查询]。

例：

已有货物编码001-010十条记录，其中编码“001”的货物名称为“铅字笔”。

直接点击[查询]，显示全部，共十条。

如果在货物编码处录入“001”，货物名称处录入“铅字笔”，点击[查询]，只显示货物编码为“001”的一条信息。

3.7客户信息

业务说明

录入企业往来客户的信息，开票时可供选择。

通过本功能设置，在开票时可快速选择常用的客户信息，无需反复录入。

操作步骤

1.选择“系统设置>>客户信息”。

默认显示已录入的全部客户，初次使用时显示为空。

2.增加：

点击[增加]，如下图。

录入客户名称、客户税号或证件号码等，点击[确定]。

请注意，后面带“*”项为必填项。

图3.15

3.修改：

选中客户，点击[修改]，如下图，各项内容均可。

图3.16

4.删除：

可同时删除单条或多条客户信息。

1）删除单条：

直接选中要删除的客户信息，点击[删除]。

2）删除多条：

打勾选中多条需删除的记录，点击[删除]。

5.导入：

点击[导入]，选择Excel或xml的文件，从文件导入客户信息。

6.导出：

选择客户信息，点击[导出]，将选中的客户信息导出成Excel或xml文件保存。

7.显示查询：

按查询条件分别显示相应记录。

1）显示全部记录：

不设置查询条件，直接点击[查询]。

2）显示符合条件的记录：

设置具体的查询条件，点击[查询]。

例：

已有客户税号或证件号码为“323134512354123554”和“330105760503002”二条记录。

直接点击[查询]，显示全部记录，共二条。

如果在客户税号或证件号码处录入“323134512354123554”，点击[查询]，则只显示该客户。

领用管理

本章着重介绍发票领用过程中各个环节如何进行处理，包括发票的领购、分配、收回、接收、退回。

其中，发票分配和发票收回只针对主机构适用，发票接收、发票退回只针对网点适用。

4.1发票领购

业务说明

从税务机关领购的发票在本功能中进行管理。

在线模式开票的用户，从税务机关领购发票后，通过本功能可自动下载领购信息。

离线模式开票的用户，从税务机关领购发票后，通过本功能从专用U盘中读入数据，获得领购信息。

操作步骤

1.选择“领用管理>>发票领购”。

默认显示已领购的发票，初次使用时显示为空。

图4.1

2.读盘：

离线模式开票的，请点击[读盘]，从专用U盘中读入您从税务机关领购的发票信息。

图4.2

3.下载：

在线模式开票的，点击[下载领购信息]，系统自动下载发票领购信息。

4.显示查询：

按查询条件分别显示相应记录。

1）显示全部领购发票：

不设置查询条件，直接点击[查询]。

2）显示符合条件的领购信息：

设置具体查询条件，点击[查询]。

4.2发票分配

业务说明

本功能只针对主机构适用。

本功能是将主机构领购的发票按票号段分配给下属网点（非独立法人，不能单独领购发票）使用。

操作步骤

1.选择“领用管理>>发票分配”，显示主机构当前已分配给各网点的发票信息，如下图。

图4.3

2.分配：

点击[分配]，如下图，显示当前主机构可供分配的发票。

图4.4

1）点击选择分配的网点，本例上图中选择网点“001”。

2）对需要分配的发票种类输入分配数量、分配起号，系统自动显示分配发票的止号。

3）点击[确定]完成发票分配。

3.撤消：

选择某条发票分配信息，点击[撤消]可以撤消发票分配，撤消后主机构可对网点重新分配。

请注意，发票分配信息如果已经写盘下发，则不允许进行撤消。

4.写盘：

离线模式开票，选择发票分配信息，点击[写盘]，将主机构分配给网点的发票信息写入您的专用U盘，写盘后写盘标志显示为：

“是”。

在写盘前，请先插入专用U盘。

当网点专用U盘中分配数据丢失时，同时插入主机构和网点的专用U盘，点击[重新写盘]，可重新获取网点发票信息。

5.导出：

在线模式开票，选择发票分配信息，点击[导出]，将分配给网点的发票信息保存成xml文件，网点接收发票只需导入该文件。

6.显示查询：

按查询条件分别显示相应记录。

5.

1）显示全部发票分配信息：

不设置查询条件，直接点击[查询]。

2）显示符合条件的发票分配信息：

设置具体的查询条件，点击[查询]。

例：

选择发票种类名称“全部”，网点选择“001”，点击[查询]，显示主机构分配给001网点的所有发票。

图4.5

4.3发票接收

业务说明

本功能只针对网点用户。

本功能用于下属网点接收主机构分配的发票。

操作步骤

1.选择“领用管理>>发票接收”。

默认显示本网点已从主机构接收的发票，初次使用时显示为空，如下图。

图4.6

2.点击[接收]，从专用U盘中读入主机构分配给网点的发票信息。

注意在接收前，请先插入专用U盘。

图4.7

3.在线模式开票：

选择发票分配信息，点击[导入]，将分配给网点的发票信息保存成xml文件，网点接收发票只需导入该文件。

4.显示查询：

按查询条件分别显示相应记录。

1）显示全部接收发票：

不设置查询条件，直接点击[查询]。

2）显示符合条件的接收发票：

设置具体的查询条件，点击[查询]。

例：

接收月份默认当前月，选择发票种类名称“全部”，点击[查询]显示该月本网点所有从主机构接收到的发票信息。

4.4发票退回

业务说明

本功能只针对网点用户。

本功能与主机构“发票收回”功能相对应，下属网点通过本功能将多余票退回给主机构。

操作步骤

1.选择“领用管理>>发票退回”。

默认显示本网点将要退回主机构的发票，初次使用时显示为空。

2.退回：

点击[退回]，如下图，显示当前网点库存发票。

图4.8

1）对需要退回的发票种类输入退回数量、退回起号，系统自动显示退回发票的止号。

图4.9

2）点击[确定]完成发票退回。

3.撤消：

选择某条发票退回信息，点击[撤消]可以撤消发票退回。

请注意，发票退回信息如果已经写盘，则不允许进行撤消。

4.写盘：

离线模式开票，选择发票退回信息，点击[写盘]，将本网点退回主机构的发票信息写入您的专用U盘。

在写盘前，请先插入专用U盘。

图4.10

5.导出：

在线模式开票，选择发票退回信息，点击[导出]，将网点退回给主机构的发票信息保存成xml文件，主机构收回发票只需导入该文件。

6.显示查询：

按查询条件分别显示相应记录。

1）显示全部退回发票：

不设置查询条件，直接点击[查询]。

2）显示符合条件的退回发票：

设置具体的查询条件，点击[查询]。

例：

选择发票种类名称“河北省国家税务局通用机打发票（B）”，退回时间默认为本月1号至当前日，点击[查询]，显示所有本网点将退回主机构的该种类发票。

4.5发票收回

业务说明

本功能只针对主机构。

通过本功能将分配给下属网点的发票收回来。

收回网点的发票前，网点需要通过“发票退回”功能，将空白未使用过的发票进行退回处理后主机构才能收回。

操作步骤

1.选择“领用管理>>发票收回”。

默认显示已收回的发票，初次使用时显示为空。

图4.11

2.收回：

1）点击[收回]，从专用U盘中读入下属网点退回的发票信息。

在收回前，请先插入专用U盘。

图4.12

2）在线模式开票：

点击[收回]，如下图，选择保存有网点退回发票的xml文件，点击下图中的[打开]导入网点退回发票。

图4.13

3.显示查询：

按查询条件分别显示相应记录。

1）显示全部退回发票：

不设置查询条件，直接点击[查询]。

2）显示符合条件的退回发票信息：

设置具体的查询条件，点击[查询]。

例：

收回月份默认当前月，选择发票种类名称“河北省国家税务局通用机打发票（B）”，退回网点选择“001”，点击[查询]显示该月所有001网点退回的该种发票。

开票管理

本章着重介绍开票过程，包括发票的正常填开、红票开具、发票作废、丢失发票、丢失信息补录、手工发票。

5.1发票填开

业务说明

通过本功能进行开票，只有库存中已有发票才能正常填开。

操作步骤

1.选择“开票管理>>发票填开”，列出当前库存中可供开具的发票。

2.开票：

选择发票种类，点击[开票]，如图5.1。

本例所示为“河北省国家税务局通用机打发票”。

开票时，可以是手工逐项录入新发票信息，也可以复制已开票稍加修改形成新发票。

1）手工录入票面信息：

依次录入各项发票信息。

付款方信息和货物信息您可以直接输入，也可以通过点击下图框中标示的这种按钮进行选择。

下面以选择货物为例，点击图5.1框中标示的按钮，如图5.2，选择需要的货物信息后点击[确定]。

（注意：

“保存货物信息”和“保存客户信息”选项默认是选中的，这样发票上的新货物和新客户信息系统都会自动保存，方便下次开票时选择。

）

图5.1

图5.2

2）复制已开票信息：

在图5.1中点击[复制开票]，如下图5.3所示，选择需要复制的发票后点击[选中]。

此时如图5.4所示，已开发票信息复制到新发票上，您只要稍加修改即可。

图5.3

图5.4

3）确认发票信息无误后，点击[开票]完成发票填开。

注意：

①税友在线用户，离线开票过程中如果检测到网络已恢复正常,系统将上报离线开票数据并切换到在线开票模式。

②如果您的专用U盘信息与系统数据库中的信息不一致，请重新登录进行信息一致性同步。

5.2发票作废

业务说明

本功能实现对已开发票进行作废。

作废时需注意二点：

①只有自己开具的发票才可以作废，主机构不能作废网点开具的发票。

②在线模式开票，跨月的发票不能作废。

离线模式开票，除了跨月的不能作废，已经报送的发票也不能作废。

操作步骤

1.选择“开票管理>>发票作废”。

2.作废：

选择发票进行作废。

1）选择发票，点击[作废]，如图5.5。

图5.5

2）在上图中确认发票信息后点击[作废]，如下图，请您再次输入需要作废的发票代码及号码，点击[确定]完成发票作废。

图5.6

3.空白发票作废：

点击[空白发票作废]，如图5.7。

1）作废单张发票：

默认作废单张发票，您只需录入发票代码及发票号码，点击[确定]。

图5.7

2）作废多张发票：

作废张数选项选中“多张”，分别录入发票代码及发票起止号，点击[确定]。

图5.8

4.异常发票作废：

点击[异常发票作废]，如图5.9。

请您输入需要作废的异常发票代码、号码及作废原因，点击[确定]完成发票作废。

图5.9

此功能用于处理突然断电、电脑死机等非正常因素造成专用U盘数据和软件数据不一致的情况。

此功能视同空白发票作废处理。

5.显示查询：

按查询条件分别显示相应记录。

1）显示全部信息：

不设置查询条件，直接点击[查询]。

2）显示符合条件的发票信息：

设置具体的查询条件，点击[查询]。

例：

选择发票种类“全部”，发票状态“已作废”，操作日期默认为本月1号至当前日，点击[查询]，显示所有该日期内已作废的发票。

图5.10

5.3红字发票开具

业务说明

当企业发生进货退出或折让时，通过本功能开具红字发票。

只有自己开具的发票才可以开具红字发票。

开具红字发票时，允许修改数量、单价、金额，并以最终金额修改值为准，不允许开具比原发票还要大的负数发票。

操作步骤

1.选择“开票管理>>红字发票开具”，默认显示当月所有已开红字发票。

2.开红票：

点击[红票]，如图5.11。

1）默认显示上月所有蓝票。

选择要开具红字发票的蓝票，点击[选中]。

图5.11

2）显示红字发票信息，确认后直接点击[开票]。

图5.12

3.旧版发票红票开具：

如下图，纳税人输入蓝字发票代码、号码及开具红票原因，点击[确定]据此开具红字发票。

图5.13

4.显示查询：

按查询条件分别显示相应记录。

1）显示全部信息：

不设置查询条件，直接点击[查询]。

2）显示符合条件的发票：

设置具体的查询条件，点击[查询]。

例：

选择发票种类“全部”，开票日期默认为本月1号至当前日，点击[查询]，显示所有该日期内已开具的红字发票。

5.4丢失发票

本章介绍的功能只针对非网点用户。

网点用户无“丢失发票”功能。

当网点用户丢失发票时，需要主机构集中处理。

针对已经领购但尚未开具的发票，可以设置成丢失发票，在丢票申请上报给主管税务机关后请及时获取结果。

操作步骤

1.选择“开票管理>>丢失发票”。

2.丢票处理：

选择已领购但未开具的发票进行丢票处理。

1）选择状态为未开具的发票，点击[丢票处理]。

图5.14

2）请您再次确认要丢票处理的发票，确认后点击[确定]。

图5.15

3）系统提示丢票处理成功后，如下图，