档案管理系统论文15篇信息时代电子档案管理系统构建分析.docx

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档案管理系统论文15篇信息时代电子档案管理系统构建分析

档案管理系统论文15篇

信息时代电子档案管理系统构建分析

档案管理系统论文

摘要：

随着教育信息化的不断推进、职业教育教学改革的不断深化，职业院校在教学活动中所形成和积累的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的教学档案材料越来越多。

在大数据信息化时代，这些教学档案对于改善教学管理、提升人才质量有着非常重要的作用，必须进行规范化管理，全面提升其利用率。

因此，很有必要加强教学档案管理项目的研究，包括制定教学档案归类标准、档案工作管理规范、建立信息化的教学档案管理系统等。

关键词档案管理系统档案论文档案

档案管理系统论文:

信息时代电子档案管理系统构建分析

在信息时代迅速发展的今天，办公的主要工具已经由纸质转变成电子计算机，电子文档正是电子计算机和现代通信技术相结合的产物。

随着时间的推移，档案的数量越来越多，对于档案的管理就成为一项艰巨的任务。

信息化的管理能够为档案的管理带来方便，人们对电子化管理的需求也越来越大。

1电子档案管理系统的介绍

中国传统的档案管理是采用纸质档案进行管理，在信息时代不断发展的今天，电子档案管理从西方走进了中国。

因此，中国的电子档案管理系统的市场前景要参照西方发达国家的现状。

同时，西方的电子档案管理能够成为电子档案管理在中国推广的借鉴。

电子档案管理系统为企事业单位的档案现代化管理，提供了完整的解决方案，电子档案管理系统不但可以自成系统，为用户提供完整的电子档案管理和网络查询功能，也可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理，或者与MIS信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。

电子档案管理系统能够为办公带来方便。

电子档案资料的用户能够通过系统对档案进行创建资料、保存档案、控制文件、存储和流转，除了能够运用电子设备对纸质档案内容进行电子转化之外，还能将生成电子档案进行修改、分类归档、审核等，并且对电子档案资料进行实时监控。

电子档案的生成、存取、使用都是通过电子计算机这个媒介完成的，电子档案管理系统对电子档案的管理轻而易举地就可以完成。

2电子档案管理系统的优点

2.1电子档案管理系统提高了工作效率

电子档案管理系统走进人们的工作中不是偶然的，有它的原因所在。

一方面，电子档案管理提高了工作效率。

高效率的工作形式是现在的社会走向。

信息技术给人们对档案的整理节约了时间。

另一方面，电子档案管理系统的出现减轻了档案管理工作人员的劳动强度。

2.2电子档案的便利性

在传统的档案里，常常出现资料缺失的情况，一旦发生这种情况就要把装订好的文档资料拆开，然后把缺失的资料补充进去，再重新装订成册，这样严重增加了管理人员的工作量，使工作效率大幅度降低。

然而电子文档出现这种情况只需要利用查找功能找到遗漏的信息位置，然后在遗漏的位置建立文件夹，把遗漏的资料增加进去保存就可以了，这样可以有效地减少人力，给管理工作人员减轻了工作量。

3电子档案管理系统的构建中应当注意的问题

3.1保密性是电子档案系统建设的前提

电子档案是利用网络系统对电子文档进行管理保存，网络的特点之一是具有很强的开放性，即使相距很远，依然可以通过网络直接获取数据，实现数据通信，而电子档案作为国家单位重要的数据，需要很强的保密性。

由于网络的普及，很多不是国家单位的工作人员常常采取不正当的手段窃取或更改档案信息，这样会导致重要信息流失，档案失去了保密性，这将为档案管理工作带来安全隐患。

网络的开放性是无法改变的，保密性也是电子档案管理的要求，怎样才能在保持网络开放性的前提下不失电子档案的保密性是目前亟待解决的问题。

3.2保证电子档案信息的权威性

电子档案的内容都是极其重要的，其中很多内容都涉及国家机密或个人隐私，因此，电子档案的保存必须要建立在保障内容准确性和有效性的基础上。

科学地将电子档案进行管理，权威性是必不可少的条件。

4怎样才能做好电子档案管理系统

不断完善管理体制，建立统一的管理标准，建立健全电子档案管理系统，对电子档案做好统一规划和管理。

除此之外，要加强对电子档案管理的监管，设立相关部门执行监管的职能，每一个工作环节需要在监管下执行。

同时，还要对需要存档的电子信息的真实性进行确定其真实性，从而提高信息的有效性。

4.1电子档案应该严格控制的方面

电子文件可以通过不同的格式在不同的载体上运行，也可以通过某些软件把格式进行相互转换，然后电子计算机的复制粘贴功能能够把它的内容完全一样地呈现，这在一定程度上方便了人们对电子档案的使用，这样的操作能够保证电子文档的真实性，但是却无法确认原来的文档格式。

虽然如此，计算机的强大功能能够对电子档案等资料进行保护。

电子文档的格式可以轻易地通过计算机转换，并且电子档案被转换成另外一种格式后完全看不出被改动过，因此一旦被转换或修改，最原始的资料就化为乌有。

为了防止这种情况的发生，在转换或改动文档之前，要在系统保存一份未被改动的原始文件资料，对其进行备份，这样能确保文档资料的准确性。

4.2跟上时代脚步，建立新的档案管理队伍

在信息化时代，档案管理人员应该不断提高自身素质，加强对电子计算机的学习，培养专业化的电子档案资料管理的人员。

从一个角度上来说，要引进先进的电子计算机的专业技术，通过不断的学习电子计算机的知识，培养高素质、拥有高度的责任感的档案管理人员。

从另外一个角度上说，专业的培训对现有的电子档案管理人员来说是十分有必要的，尤其是电子计算机技术。

随着电子档案系统的不断完善，高要求是电子档案工作人员应该追求的目标，现代化档案管理的关键性因素主要包括电子档案管理工作人员的专业知识水平以及他们对电子计算机知识的补充和更新速度，后者是最主要的因素。

所以，电子档案管理工作人员要跟上时代的脚步，优化专业结构，转变传统单一的档案管理方法。

建立一支高素质，专业结构合理，顺应信息时代的电子档案管理的队伍是十分必要的。

5结语

在电子档案管理系统中，我国还处在初级阶段，要不断地对电子档案管理系统进行完善。

在引进外国先进技术的同时，电子档案管理工作人员还要不断加强计算机网络技术的学习，对电子档案的管理还要结合我国自身的特点，只有这样才能提高我国档案管理工作的效率。

档案管理系统论文:

电子档案管理系统现代化研究

1电子档案管理系统现代化的概念

电子档案管理的方式需要借助多项电子设备，还需要应用先进的电子技术，其是现代化的物化表现，也是衡量电子档案管理水平高低的重要指标。

电子档案管理系统想要更好的发展，必须做好规划，要保证档案管理细节的合理性，还要在不同的管理环节应用不同的设备与技术，提高档案管理的效率。

随着社会的发展，档案资料的数量越来越多，内容越来越丰富，涉及的范围也越来越广，使用电子档案管理的方法，可以更好对档案进行分类，也可以实现对档案的长期保存，相关技术人员要不断的优化管理方式，保证电子档案存储的完整性与安全性。

现代化的电子档案管理系统，对管理方法也进行了优化，由于该系统主要依托于现代化的电子设备，所以，传统的档案管理方法无法适应现代化管理的要求，管理人员一定要具有创新的精神、开放的心态，引进专业的技术与理论，完善管理机制，使管理制度不断的推陈出新，探索出新的管理之路。

档案管理网络化是电子档案管理现代化的一个重要标志，计算机的应用、网络化的发展是信息时代档案管理标志。

现代化的电子档案管理系统，提高了档案管理的网络化水平，逐步建设和完善了档案部门内部的局域网，还构建了区域性的、全国性的档案工作信息网。

2我国电子档案管理的现状

目前在我国，档案管理工作已经开始广泛应用电子信息技术，再加上电子档案与文件越来越多，更的促使了电子档案管理工作的快速发展。

从整体来看，我国的电子档案管理着三个特点。

即过于依赖计算机，存储系统存在分离性以及电子档案管理的不稳定性等。

首先，过于依赖计算机在指目前我国的电子档案信息资源大都是以计算机为主要的存储介质与管理手段，也就是说电子档案是要借助于计算机才能实现有效管理的，而并非用传统的纸质介质进行管理使用。

若没有计算机，电子信息就无法保存、管理以及应用。

为此，当前我国的电子档案管理工作是必须要依靠计算机才能进行的。

其次，电子档案在保存的过程中是以某些有规律的数字编码来实现的，当要使用电子档案时，还必须要借助计算机来进行档案信息的还原与显示。

这样以来，就使电子档案管理系统与结构是存在分离现象的。

第三，电子档案是借助于计算机才实现有效管理的，并通过网络来传递信息，实现资源共享。

而由于计算机与网络系统自身的不稳定性，使得电子档案在生成、存储、共享的过程中，容易受到网络病毒侵害，或者因为计算机自身硬件问题导致信息丢失。

这些都给电子档案管理系统带来了很大的不稳定性。

除此之外，目前我国的电子档案管理系统在运行中还存在着一定的问题，例如对传统纸质档案管理工作的摒弃，只是大力发展电子档案，而忽视了传统纸质档案的重要性与必要性。

再者，电子档案管理的安全性问题没有得到很好的解决，在拷贝或存储电子档案时不能做到有效安全防范，对于一些重要的资料文件来讲，这是非常不安全的。

因此我们要不断的改进，促使其更好的实现现代化发展。

3实现电子档案管理系统

现代化发展的措施我国对电子档案管理系统的研究时间并不长，由于起步较晚，所以管理制度还不够完善，而且管理工作中存在着较多的问题，为了实现电子档案管理系统的现代化发展，必须采取有效的措施，对工作中的问题进行改善以及妥善的解决。

下面笔者结合自身经验，提出了一些改进的措施，具体内容如下：

3.1加强电子档案的分类管理

随着社会发展进程的加快，电子档案信息的数量越来越多，内容也越来越广泛，为了使档案资料发挥出最大的价值，必须做好档案分类工作，分类必须按照一定的要求，还要制定出统一规章制度，要以提高使用者方便性为原则，还要保证电子档案利用的安全性，尤其是一些保密文件，一定要加强管理与约束，防止信息泄露问题的发生。

另外，管理人员还要对特别重要的档案文件进行备份处理，以免其丢失而造成较大损失。

3.2提高电子档案网络系统的安全性

电子档案管理系统不但借助了多项电子设备，还利用了网络传播技术，网络传播的速度比较快，实现了电子档案的共享，但是网络系统的安全性并不高，档案管理部门一定要做好权限管理工作，还要健全监督机制，避免不法分子窃取保密档案现象的发生。

档案管理部门的领导者要加强网络安全建设，极大资金的投入，还要引进安全防盗技术，定期对计算机杀毒软件进行更新与维护，防止病毒的侵入。

另外，管理人员还要建立完善的制度，加大内部监管力度，加强对员工的管理，做好内部控制工作。

3.3加强电子档案管理人才的培养

要加强管理人员对电子档案管理专门理论知识的学习和培养。

要探索出适合自己实际的管理体系，要做到与市场的结合。

还要做好岗前培训，理论知识和实践能力的结合，培养档案管理人员的竞争意识，加强其相关法律法规的认识，提高自身的责任意识。

结束语社会在不断的发展，科技水平也在不断的提升，进入21世纪后，人类迎来了信息技术飞速发展的时代。

档案管理对推动社会发展进程有着积极影响，将先进的信息技术应用在档案管理工作中，形成了电子形式的档案管理的模式，这种方式实现了档案保存的长期性与完整性，还提高了工作的效率。

在电子档案管理工作中，管理人员应用多种电子设备与技术，提高了档案管理的安全性，也使得电子档案管理系统越来越完善。

我国当前电子档案管理工作中，还存在一些问题，采取有效的措施对其进行解决，才能真正提升电子档案管理的水平。

档案管理系统论文:

探求企业档案管理系统的设计

一、现在大多数的电力企业档案管理中存在的主要问题

在现在，电力企业对档案进行管理的重视程度不断地加深，虽然在档案管理上已经取得了一些成效，但是由于历史遗留、人的意识技术等方面还存在一些问题，电力企业的档案管理并不能完全达到企业长足发展的需要。

（一）大多数人对于档案管理重视程度不够

电力企业的领导干部及各专业管理人员，