档案管理作业表格.docx

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档案管理作业表格

文件材料归档范围和保管期限表

序

号

分类

序号

归档文件

保管期限

备注

一、领导、指导性文件

1-1

上级机关颁发的本区域总部需要贯彻执行的决议、决定、指示、命令、条例、办法、规定、批转、通知、通报等文件

重要的永久

一般的长期或

短期

1-2

代上级机关起草并被采用的文件

重要的长期

一般的短期

1-3

本区域总部颁发的（包括与其它区域总部联合颁发的条例、章程、规定、办法、决议、决定、批转、通报等

重要的主签、会签

永久、长期

一般的短期

1-4

党和国家及上级机关领导人视察本（行业）区域总部的指示、讲话、题词、题字、录音、录像、照片、光盘等资料

永久

1-5

上级或同级机关普发的非本区域总部主管业务但需要执行的文件

重要的长期

一般的短期

1-6

本区域总部的报告、请示及上级机关的批复、下级机关的请示报告与本区域总部的批复和其它需要审批的文件

重要的永久至长期

一般的短期

二、会议文件

2-1

上级机关召开的需本区域总部贯彻执行的会议的主要文件

长期

2-2

本区域总部党、政、工、团召开的工作会议、代表大会会议文件的签报、批复、会议通知、代表名单、工作报告、领导讲话、会议总结、纪要、会议决定、决议、先进工作者名单、奖励文件（重要的声像材料）等

会议简报、议程、经验材料、先进事迹等

永久至长期

短期

2-3

本区域总部党、工、团会议的记录、纪要等文件

永久至长期

2-4

行政、经营领导班子办公会议、项目负责人会议、本区域总部所属下属分支机构领导会议及其它工作会议的记录、纪要等文件

永久至长期

2-5

区域总部扩大会会议、民主生活会会议形成的相关文件

永久或长期

2-6

本区域总部召开各种专业会议、技术会议、研讨会议的主要会议文件、会议纪要等材料

长期或短期

三、计划、统计、总结

3-1

上级机关下达的年度计划、长远规划

长期

3-2

本区域总部上报、下达的各种年度计划、长远规划及年度工作总结

年度（含）以上

永久

年度以下

短期

没有年度的半年的永久

3-3

本区域总部编制或汇总的各种统计年报表

永久至长期

3-4

本区域总部的各种工作报告、总结（包括专题总结、专题报告、综合报告、典型事例报告）下级报送的工作报告

重要的永久至

长期

一般的短期

3-5

本区域总部内部职能部门年度工作计划、工作总结

短期

3-6

下属分支机构报来的各种年度计划、长远规划及年度工作总结和统计报表

长期至短期

四、机构、人事、劳资文件

4-1

本区域总部筹备期间的可行性研究报告、申请报告；上级对本区域总部和本区域总部对下属分支机构成立、注册；区域总部章程、合并、撤销、更改名称、启用印信、印章、印模等文件

永久

包括下属分支机构的

4-2

本区域总部组织简册、章程、条例、工作职责、人员编制、职工花名册、考核材料等

永久

4-3

本区域总部党、政干部任免、聘任、评级、调资升级名册、职工考核材料、离退休、退职、辞职、调动等文件材料

永久至长期

4-4

本区域总部干部专业技术职务评聘、考核、奖励等文件材料

永久至长期

4-5

本区域总部职工调配、录用、出国工作、留学、职工培训、职业教育等文件材料

长期至短期

4-6

本区域总部评选出的先进工作者、劳动模范等名单及事迹材料

国家级、中央区域总部级区域总部级永久至长期

一般表扬短期

4-7

有关对本区域总部职工犯错误的行政、党内处分、决定、通知、通报等文件

长期

4-8

本区域总部的历史沿革、大事记和反映本区域总部重要工作活动的简报、照片、录音、录像、电子光盘、重要纪念品、奖状、奖杯、锦旗、荣誉证书等其他实物档案

永久至长期

4-9

办理本区域总部职工调动、党、团、工会组织关系转移的介绍信、介绍信存根等材料

长期

4-10

本区域总部离退休职工档案、死亡人员档案等文件材料

长期

五、财务会计文件

5-1

本区域总部编制和下属分支机构报来的年度收支计划、预算

长期

5-2

下属分支机构报送审批的各种决算

年度长期

5-3

本区域总部编制上报和下属分支机构报来的年度决算

年度永久

半年、季度的短期

5-4

财务帐务处理的来往文件

重要长期

一般短期

5-5

财务帐本、报表、凭证、其他

执行财政部财会

档案保管期限表

六、纪检、检察、保卫文件

6-1

本区域总部及对下属分支机构的纪检、监察工作有关问题的制度、请示、报告、批复等文件

重要的长期

一般的短期

6-2

有关党风、党纪、违法、违纪案件的调查、审察、处理、结论、决定、通知等文件

重大的永久

一般的短期

6-3

本区域总部处理群众来信、来访的记录、处理意见及上报材料

重要的长期

一般的短期

七、审计工作文件

7-1

本区域总部制定的审计工作制度规定及对下属分支机构审计工作的通知、决定、结论、会议纪要对审计报告的书面意见、请示及批复等文件

永久至长期

7-2

审计结论和处理决定及整改意见等文件

永久

八、法律业务文件

8-1

经济案件：

诉讼标的在五百万元以上案件；重大涉外经济案件；有重大影响的经济案件。

民事案件：

房屋、土地等不动产权益纠纷案件；诉讼标的在五十万元以上的案件；较大的涉外案件。

永久

8-2

经济案件：

诉讼标的在一百万元以上不满五百万元的案件；；一般涉外案件。

民事案件：

诉讼标的在十万元以上不满五十万元的案件；一般涉外案件；缺席判决的案件。

长期

8-3

一般经济案件；一般民事案件；咨询、代书业务档案。

短期

九、经营管理类

9-1

本区域总部有关申请登记营业执照、注册登记文件、各种证书、产权证书等有关材料

永久

9-2

本区域总部与外部签定的合同、协议书、意向书等文件

长期

9-3

本区域总部与外资、区域总部合办的联营公司、合同、章程、营业执照、注册登记文件及有关批复文件

永久或长期

9-4

本区域总部或联营公司的经营方针、目标及管理方面的文件材料、工作总结及工作报告

长期至短期

9-5

本区域总部的重要文件材料

重要的永久

一般长期至短期

9-6

投资类重要文件

重要的永久

一般长期至短期

9-7

上级下达的计划、规划、设想等文件

长期或短期

9-8

上级批准的本区域总部编制的规划、设计及本区域总部的下达的计划

年度以上的短期

9-9

本区域总部及下属分支机构的各种生产、经营计划、统计报表

年度以上的长期

年度以下的短期

9-10

本区域总部编制的各种规划、生产建设、经营管理、科学研究等方面的计划

永久至长期

9-11

本区域总部年度生产、技术、经营管理计划执行情况总结、工作报告等文件材料

长期

9-12

本区域总部及下属分支机构的年度经济、技术指标等文件

长期

9-13

本区域总部生产技术会议问题的请示、报告、批复、批示、会议纪要、技术规程、标准、定额等文件

重要的长期

一般的短期

9-14

本区域总部颁发的基本建设、生产技术、科学研究等方面的专题技术决定、决议、实施细则等文件

重要的长期

一般的短期

9-15

相关的请示、报告、批复文件及会谈记录、会谈纪要及总结、声像材料等文件

长期

9-16

本区域总部安全生产、质量管理、设备更新改造、节约能源等方面的制度、规章、请示、工作计划、总结及集团对本区域总部的批示、批复等文件

重要的永久

长期或短期

9-17

本区域总部一般事故、大事故、重大事故的调查报告；集团处理意见、决定、通知、通报及对本区域总部批示、批复等文件

重要的长期

一般的短期

9-18

经营活动中的调研考察报告及可行性研究报告等文件

长期至短期

9-19

反映本区域总部在经营活动中音像、报刊材料、及各种编辑出版刊物、技术手册及简报等资料

永久或长期、短期

9-20

参加生产技术、经验交流等会议文件带回的资料及论文等材料

重要的长期

一般的短期

9-21

本区域总部办公自动化、计算机管理方面的立项报告、工作计划等文件材料

长期

9-22

本区域总部办公自动化、计算机管理中系统、设计报告、程序设计说明书、程序清单及使用说明书及请示、报告、批复、批示等文件材料

长期

9-23

本区域总部办公自动化、计算机管理系统测试及分析报告、办公自动化产生的其他文件材料

长期

十、工程项目类文件

10-1

项目立项、资格预审材料

长期

10-2

投标、报价资料

长期

10-3

招标及中标文件、签约、合同、协议、履约保函（内部、外部、代理协议）等文件材料

长期

10-4

开工令、施工组织设计、施工计划、施工洽商记录、施工总结、工程技术总结、施工过程中验收及交接签署文件等

长期至短期

10-5

项目实施过程中重要会议记录、纪要、涉及特别重要事件的来往信函

长期至短期

10-6

总承包项目、重要自营项目竣工图

长期

10-7

工程竣工验收文件及工程决算文件

永久

10-8

工程项目索赔文件材料

长期至短期

10-9

工程项目养护阶段形成的文件材料

短期

10-10

工程项目施工管理的有关文件材料

短期

10-11

项目质量评审材料

长期

10-12

工程项目有关领导视察的资料及项目声像材料

永久或长期

十一、基本建设文件

11-1

项目建议书、可行性研究报告、立项批准文件及设计任务书、委托书等文件

永久

11-2

征地文件、红线图、拆迁协议等

永久

11-3

工程地质、水文、气象等原始资料

永久

11-4

设计计算书、说明书、工程概算

长期

11-5

施工组织设计、图纸、施工方案及工程恰商更改文件

短期

11-6

开工报告、技术要求、技术交底材料等

短期

11-7

原材料及构件出厂证明、质量鉴定、建筑材料实验报告材料

长期

11-8

分项、分部、单项工程质量检查验收评定材料

长期

11-9

施工总结、技术总结

短期

11-10

竣工报告、验收文件、竣工图

永久

11-11

事故处理报告

永久至长期

11-12

工程项目质量评审材料

长期

11-13

工程决算

永久

十二、工业产品、设备仪器类

12-1

机械产品设计任务书、委托书、合同、协议书等

短期

指下属各筑、港机厂上报文件

12-2

产品技术设计文件、图纸、计算书、说明书等

短期

12-3

产品竣工图纸、试车、调试报告、产品验收文件、质量检验证书、技术鉴定文件

长期

12-4

本区域总部进口设备、仪器、图纸、说明书、使用维修说明书、计算书等

短期

12-5

设备、仪器修理记录卡

长期

十三、技术管理、科学研究类

13-1

技术工作、科学研究等项工作的可行性研究报告、课题立项报告及批复文件、课题、计划任务书、研究大纲等文件

本区域总部长期

下属区域总部短期

13-2

技术工作、科研研究合同、协议、实验资料、实验报告等材料

本区域总部长期

下属区域总部短期

13-3

技术工作、研究报告、技术鉴定报告、鉴定文件及证书

本区域总部长期下属区域总部短期

13-4

科研成果推广、样机批量生产材料

本区域总部长期

下属区域总部短期

13-5

本区域总部产生各种论文、著作

长期至短期

指本

区域总部

100

13-6

本区域总部产生的译文、学术报告等材料

长期至短期

十四、档案工作文件

101

14-1

本区域总部档案鉴定工作报告及档案销毁审批清册等文件材料

永久

102

14-2

本区域总部档案信息资源开发、编研材料

长期

103

14-3

本区域总部及下属分支机构档案管理升级有关材料

永久至长期

104

14-4

本区域总部档案管理经验材料及有关证书、奖状等

重要的长期

一般的短期

105

14-5

本区域总部与下属分支机构、各部室档案交接凭证

永久

106

14-6

本区域总部参加档案工作会议带回材料

长期至短期

十五、其它文件资料

107

15-1

本区域总部发生的汽车肇事和工伤事故案件的文件材料

长期

108

15-2

本区域总部行政事务、机关内部制定的各种规章制度

重要的长期

一般的短期

109

15-3

集团及本区域总部核发的各种证书、产权证、各种执照

永久至长期

区域总部会计档案保管期限表

序

号

档案名称

保管期限

备注

一

会计凭证类

原始凭证

15年

记帐凭证

15年

汇总凭证

15年

二

会计帐簿类

总帐

15年

包括日记总帐

明细帐

15年

日记帐

15年

现金和银行存款日记帐保管25年

固定资产卡片

固定资产报废清理后保管5年

辅助帐簿

15年

三

财务报告类

包括各级主管部门汇总财务报告

月、季度财务报告

3年

包括文字分析

年度财务报告（决算）

永久

包括文字分析

四

其他类

会计移交清册

15年

会计档案保管清册

永久

会计档案销毁清册

永久

银行余额调节表

5年

银行对帐单

5年

归档章样式

归档文件档案盒盒脊样式

全宗号

年度

保管期限

机构（问题）

起止件号

室

馆

盒号

备考表

盒内文件情况说明

整理人：

检查人：

年月日

照片档案分类目录

归档年度：

保管期限：

组号

照片\底片

组编号

组题名

责任者

摄影日期

照片张数

备注

录音或录像档案分类目录

归档年度：

保管期限：

组号

组编号

组题名

责任者

拍录日期

时长

备注

实物档案目录封面

实物档案目录

全宗名称

全宗号

实物类别

保管期限

档案管理工作使用法律法规一览表

序号

法律法规名称

发布机关

颁布时间

份数

保存期

中华人民共和国档案法

中华人民共和国主席令第71号

1996-07-05

中华人民共和国档案法实施办法

国家档案局令第5号

1999-06-07

企业档案管理规定

国家档案局、国家经贸委、国家计委

2002.10.12

档发[2002]5号

中华人民共和国保守国家秘密法

中华人民共和国主席令第6号

2010-10-01

企业档案工作规范

国家档案局

2009-11-02

文书档案卷盒卷皮格式

全宗号

目录号

密级：

有限公司

年度

卷内共页

单位

保管期限

保管卷号

分类卷号

卷内目录

序号

文件编号

责任者

文件材料题名

日期

份数

页数

备注

档案利用效果登记表

日

单

姓

案卷

期

位

名

或文件

题名

利用目的

利

用

效

果

档案查阅登记表

查阅日期

查阅内容

文号

份数

查阅人

查阅单位

联系方式

查阅用途

提供人

批准人

备注

档案借阅登记表

借阅日期

借阅内容

文号

份数

借阅人

借阅单位

联系方式

借阅用途

预还日期

提供人

批准人

回收人

回收日期

备注

档案销毁清册

序号

案卷或文件题名

年度

目录号

卷（盒）号

卷（盒）内文件页（件）数

原期限

销毁原因

销毁日期

销毁人

监销人

备注

或文号

实物档案目录

档号

实物类别

题名

实物来源（责任者）

形成日期

数量

保管期限

存放位置

参见号

备注

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