建立和操作表.docx

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建立和操作表

第一部分：

对数据库的简单认识

一、创建数据库：

1、创建空数据库：

2、使用“向导”创建数据库：

二、打开、关闭数据库：

注意热键使用：

Alt+F+X的退出方式

第二部分:

创建表

一、建立表的结构：

在创建表之前，确定表的需求分析，确定需要的表，确定所需的字段，确定联系。

1、使用表向导：

注意：

主键不是必需的，但一般都会设置主键，设置主键的原因：

只有为表定义了主键，才能与数据库中其他的表建立关系，从而使查询、窗体和报表能够迅速、准确地查找和组合不同表的信息。

而且设置主键后，再输入信息不能为空，不能重复。

键/码：

二维表中凡能唯一标识元组的最小属性称为键。

候选码：

二维表中可能有若干个键，它们称为该表的候选码（候选键）

主键：

从二维表中的所有候选键选取一个作为用户的使用键。

（唯一标识一个记录的属性或属性的集合）

2、使用“数据表”视图：

（见P31所建的表结构）

3、使用“设计”视图：

（见P33所建的表结构）

注意：

多个字段主键的设置

二、向表中输入数据

1、使用“数据表”视图直接输入数据：

注意：

输入数据需要满足7个性质：

元组个数有限性；元组唯一性；元组次序无关性；

元组分量的原子性；属性名唯一性；属性次序无关性；

分量值域的同一性；

2、获取外部数据：

（1）“文件”——“获取外部数据”——“导入”/“新建”导入表

（2）找到要导入的文件，单击“导入”

注意：

一定要注意要导入的数据源的文件后缀名如：

.xls,.mdb以及被导入的表和导入的表其中字段的一致性或者直接创建新表。

（3）链接表

第三部分：

数据类型和属性

一、数据类型：

原因：

不同的字段类型，在计算机中所占的空间是不同的。

为了节约存储空间，我们为输入的不同数据提供了不同的类型。

Access共提供了10种数据类型，各种数据类型代表的意义如下：

（1）文本：

文字数字，字母，字符<=255字符

例如：

姓名、系别、不用于计算的数字，如电话号码等。

（2）备注：

较长的文字及数字

例如：

个人简历等，<=64000字符。

（3）数字：

计算型的数字数据；大小为1（字节）2（整数）4（单精度、长整数）或8（双精度）字节。

（P30）

例如年龄等，

（4）日期/时间：

日期/时间，大小为8字节。

例如：

出生年月，工作时间等。

（5）货币：

货币类型数据，大小为8字节

例如：

使用4位小数存储。

（6）自动编号：

添加新纪录系统会自动插入唯一的序号，用户无需输入，大小为4字节。

（常作为主关键字）

（7）是/否：

逻辑类型，常用做判断真/假的数据，大小为1位。

例如：

是否团员，是否党员；

（8）OLE对象：

能够链接或内嵌其他应用程序的文件的类型，可达1GB以上

例如：

可以在数据库中嵌入图片、声音等。

（9）超级链接：

链接到Internet、内部网、局域网或本地计算机上的地址，大小至多2048个字节。

例如：

；

C:

\ProgramFiles\CommonFiles\ODBC\DataSources；

（10）查阅向导：

通过一个列表框或组合框选择所需要的数据

例如：

职称，政治面貌；等

二、字段属性：

字段特点的显示，修改字段的属性可以影响字段的输入的数据的特性。

1、默认属性：

如果不定义字段的属性，Access将对每种数据类型给出默认属性。

例如，对于文本字段大小，它自动给出50个字符的长度。

2、自定义字段属性

（1）字段大小：

决定字段长度。

控制字段使用存储空间的大小。

1）文本、数字字段、自动编号类型才有该项设置。

2）文本的字段大小：

表现在影响该字段最多输入字符数的多少。

字段大小从大改小有提示，更改注意可能会丢弃数据

3）数字的字段大小：

既影响该字段的取值范围，又会影响该字段占用的存储空间的大小

（2）格式：

控制字段的在屏幕上的显示或打印格式。

更改格式不会影响原来数据内容的显示方式。

例如：

日期或数字的格式。

它们都有下拉列表框进行选择，如果要显示：

**月**日****年的效果

可以输入格式：

mm月dd日yyyy年

（3）小数位数：

指定Access显示的小数位数目，默认指定是“自动”。

（4）输入掩码：

控制数据的输入的格式和对输入的数据检查。

注意：

电话号码、邮政编码及日期等有固定的一些模板性的掩码格式，也可以自定义进行掩码输入规则的制定。

例如：

想要输入的学号规则为：

前三位必为字母，后三位必为数字。

输入掩码：

LLL000

（5）标题：

指定另外一个不同于字段名称的文本，该文本显示在窗体标签上或报表标题中。

（6）默认值：

定义字段加入新记录时自动出现在该字段中的值。

例如：

当我们添加新纪录的比例男比女的多，我们可以设置默认值

注意：

设置默认值是一定要注意输入的的值与该字段的数据类型相匹配。

文本的默认值：

值的两侧加””，例如：

”0051-”

日期时间型：

值的两侧加##,例如：

#2009-9-1#，默认值一定要符合数据类型。

Date（）

是否型：

true，false

（7）有效性规则：

可以控制数据输入的范围，防止非法数据的输入。

例如：

年龄有效性规则：

>=18and<=40

性别：

”男”or“女”

（8）有效性文本：

每当输入的数据违反有效性规则时，系统提示给用户的文本信息。

（9）必填字段：

设置在输入时是否必须在该字段中输入数据。

（10）索引：

（P44）定义该字段为索引字段。

唯一索引，普通索引，主索引。

若设定为是，还可定义该字段中的数据是否能重复出现，通常主索引的字段数据都定义为不可重复，以作为惟一可辨别该数据的依据。

第四部分：

表之间的关系

在Access中，每个表都是数据库中的独立部分，但每个表都不是完全孤立的，表与表之间可能存在相互的联系。

1、在Access中有三种关系：

一对一：

A表的一条记录与B表的一条记录相匹配。

一对多：

A表（主表）的一条记录与B表（子表）的多条记录相匹配。

注意：

主表的记录可以在子表中多条记录相对应，子表中的每一条记录必须在主表找到一条记录与子对应。

多对多：

A表的多条记录与B表的多条记录相匹配。

2、表关系的建立：

表之间的关系通过公共字段建立起来的！

3、公共字段的要求：

建立关系的公共字段需要有实际的联系，公

共字段名可以不同，但数据类型及其值需要一致，至少一方为关键字。

注意：

建立表关系时需要将相关表关闭。

4、参照完整性：

是在输入或删除记录时，为维持表之间已定义的关系而必须遵循的规则

5、级联删除：

删除主表的记录也会删除子表的记录。

6、级联更新：

更改主表中公共字段的值也会更改子表中相关记录字段的值。

第五部分：

编辑、修改表：

1、保存表的副本（另存为/ctrl+鼠标拖动）

2、添加，修改，删除字段，重新设置主键。

定位，选择，添加，删除，修改，复制数据记录。

3、行高（所有的行）列宽（某一列）冻结列取消所有冻结列隐藏列取消隐藏列（格式）

4、修改数据表格式（格式--数据表--数据表格式）

5、修改字体样式和颜色（在“格式”工具栏可以找到“字体”、“行高”、“列宽”、“数据表格式”……）

6、建立表之间的关系（菜单栏中的“工具”菜单）

7、查找与替换（在“编辑”菜单中打开）

八、数据排序

在没有排序之前，记录是按照添加记录的顺序进行排序的。

排序是以某个/某多个字段为基准，将记录按这个字段升序和降序的顺序排列，使用户观察数据更方便。

1、排序规则

排序有两种方式：

升序和降序，并且有些数据类型是不能排序的。

a数字：

按照数字的从小到大排序。

b文本：

中文按中文拼音的英文字母顺序排序（不区分大小写）。

如果文本中有数字的话，则按0~9的顺序排序。

c自动编号：

同数字升序排序方法相同。

d货币：

同数字升序排序方法相同。

e日期/时间：

从较早的日期/时间到较晚的日期/时间。

f是/否、备注、OLE对象、超级链接：

不能排序。

2、排序方法

快速排序可以使用升序和降序按钮，快速数据排序的步骤如下：

（1）单击要排序的字段。

（2）单击工具栏中的升序或降序按钮。

3、多字段组合排序

（1）选中相邻的多个字段（shift键选中列），进行排序。

原则：

Access先将第一个字段按照指定的顺序进行排序。

当第一个字段中有相同值时，再根据第二个字段中的内容进行排序，直到数据表中的数据全部排列好为止。

将数据表中记录的顺序恢复原样：

只能选择“记录”菜单中的“取消筛选/排序”命令来

缺点：

选中的字段只能按照一种的排序方式进行排序

（2）使用“记录”——“筛选”——“高级筛选/排序”：

这种排序方式比较灵活可选用多个不相邻的字段，而且可以实用不同的排序方式。

排序是可以保存的！

4、筛选（p67）

筛选是按照某个字段条件对所有记录进行过滤，筛选后，数据表中只显示符合筛选条件的记录，而隐藏不符合条件的记录。

筛选的结果不能保存。

Access提供了4种方法来筛选记录：

按选定内容筛选、按窗体筛选及高级筛选/排序,按筛选目标筛选。

（1）按选定内容筛选（鼠标单击要查找的字段——编辑——查找）

（2）按窗体筛选（单击工具栏上的“按窗体筛选”按钮——单击筛选的字段——从下拉菜单中选择条件，可以进行多种条件的筛选）

（3）按筛选目标筛选（将鼠标放在所选字段列的任一位置——单击鼠标右键——在“筛选目标”输入条件）

例如：

年龄：

>=18and<=25

（4）高级筛选（记录——筛选——高级筛选/排序）

在条件栏中：

year（[入学时间]）=2010

5、查找记录

编辑—查找

（1）查找指定的数据。

例如：

李四，男等

（2）查找通配符的使用：

（P62）

*：

通配任意个数的字符。

例如：

李*

?

：

通配任何单个字符。

例如：

李？

[]：

通配任何在括号内的单个字符。

例如：

李[四雷]，李[四*雷]*，

!

：

通配任何不在括号内的字符。

例如：

李[!

四雷]，李[!

四雷*]，李[!

四雷*]*

-：

通配括号[]范围内的任何一个字符。

（必须以递增的排序顺序来指定区域）

例如：

年龄字段：

2[1-9]。

姓名：

李[雷-四]，李[雷-四]*

#：

通配任何单个数字。

例如：

年龄字段：

2#

替换：

替换原有的记录！