中豪信息化系统优化建设方案V4.docx
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中豪信息化系统优化建设方案V4
中豪信息化系统优化建设方案（草案）
第一阶段ERP系统开发优化
目标：
重新梳理公司租赁管理相关流程、物业管理相关流程以及业务模块、财务模块之间的数据流向，在金蝶EAS系统现有状态基础上，进行系统二次开发优化调整，使EAS系统满足公司当前的租赁管理要求、物业管理要求和财务管理要求。
一、合同管理
当前系统界面：
租赁合同功能的原分录为合同信息、租金设置、收款明细、物业、其他应收、违约金计算方案设置、长租合同设置。
系统合同管理目前实现了租赁合同管理，但是租赁管理和物业管理之间联动性较弱，且不能满足公司当前市场管理费的管理要求。
合同管理有租赁合同管理、市场管理合同和物业协议，是公司业务的基础。
针对一期市场、二期市场、三期市场，在当前合同管理的基础上，实现租赁合同、市场管理合同和物业协议的统一协调管理。
具体开发调整要求如下：
1、租赁合同增加“市场管理费”分录：
具体内容为市场管理费的收取情况，应收、实收、实收日期等，内容和原租金收款明细类似；
2、增加“物业协议”分录：
具体内容为本租赁合同签订成立之日起将同时产生物业服务协议。
但是物业服务协议的合同日期与租赁合同和市场管理合同的起止日期有差异。
物业协议为一年一签，例如租赁合同起止日期为20170404-20210403，那和租赁合同同时生效的第一份物业协议的起止日期为：
2070404-20171231（物业为一年一签，不跨年）。
当到了2017年年底时，客服中心工作人员续签物业协议，协议日期为20180101-20181231。
最后一份物业协议起止日期为：
20210101—20210403。
物业费用根据物业协议生成（按照物业协议的起止日期计算）应收。
下一轮物业协议的录入：
可根据上一期物业协议的内容生成下一轮的物业协议，操作人员仅只需要定义下一轮物业协议的起止日期，然后批量生成，批量生成后可批量生效，批量生效时，批量产生物业费应收，并可批量打印物业缴费通知单。
3、物业协议分录内有：
装修保证金、押金等费用款项设置，当保存审批合同后，产生这些款项的应用。
此款项采用操作人员自定义增加的方式录入（类似当前其他应收的自定义增加，可多条记录）。
4、将原分录“收款明细”修改为“租金收款明细”。
5、市场管理费指的是市场管理合同，市场管理合同起止日期和租赁合同起止日期必须相同，收款方式和收租周期一致；市场管理费和租金按照标准租金的40%和60%进行核算，小数按照四舍五入方式计入。
6、标准租金单价在确定的情况下，业务部门修改时可改高不能改低，若特殊情况下需要调低的，需经过审核授权方可修改。
7、租金和市场管理费的收租周期（分期收款）：
可以自由设置租金和市场管理费的收租周期和收租金额（市场管理费和租金的收租周期联动，一致）。
操作人员可以自定义市场管理费和租金的收租周期和金额，例如某合同设置为三次收租完毕：
第一次收取8个月的租金和市场管理费，第二次在8个月结束日止前务要收取第二笔10个月的租金和市场管理费，第三次在10个月结束日止前收取尾款。
既：
操作人员可自定义设置多条收租日和收租金额，每一条收租金额汇总等于总租金和总市场管理费。
（收租周期包含：
开始收租日、周期起止日期、周期租金金额、提前收租天数，周期间的起止日期不能重复）
8、合同套打：
实现租赁合同、市场管理合同、物业协议的套打。
将这三类合同的模板上传至系统中，录入完毕保存后，客服中心可直接在系统内打印租赁合同、市场管理合同、物业协议。
9、批量自定义合同终止日期：
实现商铺租赁合同和市场管理合同的终止日期的批量设置，设置后当操作员录入租赁合同和市场管理合同时，合同终止日期已经固定，禁止操作员修改合同终止日期（如果没有设置的，操作员录入时可自定义合同终止日期）。
10、在合同管理中，一个商铺的租赁合同、市场管理合同、物业协议的合同编号可以为同一个或合同编号前N位一致。
11、免租期：
如果合同有免租期，免租期计入第一个收租周期内，但是物业协议不计免租期，如果某合同从20170401开始，免租3个月，第一次收租1年，第一个收租周期就为20170401-20180630,按理在20180701之前务必将第二笔租金收缴上来。
但是物业协议不能免租，免租仅针对租金和市场管理费。
12、当本合同转租、终止时：
后叙。
注：
款项归属——租金归属中豪置业，市场管理费归属市场管理公司，物业费归属物业管理公司。
当前新租流程
二、物业协议管理：
对于仅有物业业务的仓储公司、新册公司，没有租赁管理和市场管理合同的要求，在系统内实现物业协议的管理。
可根据上述合同管理中所说的租赁合同中的物业协议页签单独开发出物业协议管理的功能，可实现物业协议录入（物业协议可批量录入）、套打、物业费用应收生成、押金、装修保证金等费用的自由定义录入和生成应收。
协议到期，如当期物业费用已经收取，系统可自动终止物业协议。
下一轮的物业协议操作人员可根据上一期物业协议批量生成（或者操作人员手工录入），批量生成后可批量生效，批量生效时，批量生成物业费应收。
物业协议可批量套打，批量打印物业缴费通知单。
物业协议终止：
物业协议可中途终止或者转让。
（中途终止涉及到物业费退款或转款，转让涉及到转款：
后叙）。
三、转租管理
目前转租管理（更名过户）：
当截止转租日所交租金大于等于应结算租金时，可转租。
转租时产生租金退款单（原客户），同时产生一条租金收款单（新客户），且退款单为原合同所有收款单逐条退款，新收款单为退款总金额汇总收款，收款单与退款单之间有关联。
当转租合同的商铺数大于1时，转租时按照合同拆分、转款进行。
在当前合同转租管理的基础上，进行程序开发调整：
1、转租时，当所交租金和市场管理费大于等于结算后的应缴租金和市场管理费时，可转租更名。
（如果所交租金和市场管理费小于结算后的应缴租金和市场管理费，不允许转租。
特殊情况下确实需要转租的需要审批后方可转租）
2、根据转租日进行结算，原租赁合同、市场管理合同、物业协议终止，终止日期为转租日期。
3、转租操作时定义转租过户费，转租成功时自动生成转租过户费的应收。
4、转租后的老租赁合同、市场管理合同、物业协议自动合同终止，终止日期为转租日。
5、转租后的新租赁合同、新市场管理合同，起止日期为：
开始日期为转租日的第二天，终止日期为原合同的终止日期。
转租后新的物业协议：
开始日期为转租日，结束日期为转租日所在年份的最后一天（转租日所在年份的12月31日）。
6、转租时的退款和转款：
退款：
（1）转租时，原合同自动生成租金退款单：
租金退款金额=合同实际缴纳金额–合同开始日期至转租日期的结算租金；
（2）转租时，原合同自动生成市场管理费退款单：
市场管理费退款金额=合同实际缴纳金额–合同开始日期至转租日期的结算市场管理费
（3）转租时，原物业协议生成物业费用退款单：
物业费退款金额=转租日所在年份已交物业费-转租日所在年份1月1日至转租日结算的物业费
转款（收款）：
1）转租后自动生成的新租赁合同自动生成收款单：
租金收款单。
收款金额为原租赁合同的租金退款金额。
2）转租后自动生成的新市场管理合同自动生成收款单：
市场管理费收款单。
收款金额为原市场管理合同的市场管理费退款金额。
3）转租后自动生成的新物业协议自动生成收款单：
物业费收款单。
收款金额为原物业协议的物业费退款金额。
原租赁合同、市场管理合同、物业协议的退款单和新租赁合同、新市场管理合同、新物业协议的收款单的单据务必关联，可追溯。
针对仓储公司和新册公司的单独的物业协议功能的终止和转让：
和市场公司下的商铺的三份合同（租赁合同、市场管理合同、物业协议）中的物业协议操作方式一样。
当前转租流程
四、续租
续租业务仅针对一、二、三期市场（新册有部分）的继续租赁。
当续租时：
自动产生新的租赁合同、新的市场管理合同，并可定义新的租赁合同和市场管理合同的收租周期：
收租日、收款金额等。
如果续租操作日所在年份是原合同终止日期的年份，续租时，自动产生一份新的物业协议，物业协议起始日期为续租日至所在年份的12月31日。
同时自动生成该物业协议的物业费应收。
当续租操作日所在年份与原合同终止日的年份不是同一年份，物业协议可暂不生成，待需要时由业务人员手工批量操作完成。
续租合同生成后，可套打租赁合同、市场管理合同和物业协议。
五、转款
目前转款功能实现情况：
可实现诚意金转款至租金，可以实现多条诚意金转款到多个租赁合同（一对多，多对多可实现）。
可实现租金转款租金，且可以实现项目内或跨项目转款（只能实现租金的一对一、一对多转款）。
在当前转款功能的基础上，进行程序开发调整，实现整个EAS系统内各款项的跨项目、跨组织、跨模块的转款。
具体要求：
实现诚意金、合同履约保证金、租金、市场管理费、预收租金、物业费等各种款项相互的跨项目、跨模块、跨组织的多对多转款。
注：
租金、市场管理费、物业费的转款务必以结算后的可转款金额进行转款，转款总金额不得超过可转总金额。
合同终止后，多出来的剩余租金款，可转款至盈余租金款项（房源及客户名称由操作人员选择）。
转款由于涉及到跨项目、跨组织、跨模块，为保证款项之间的逻辑关系，因此在转款时，可采取款项的进与退来实现：
如：
租金转款至市场管理费，系统自动生成租金退款单，同时产生一条市场管理费收款单（一退一进，和为零）。
一个合同的租金转款至N个新合同，原合同的租金进行N个退款单，同时生成N个新合同的租金收款单（市场管理费等其他款项同理）。
一个合同的转款金额不能大于结算租金后的可转总金额。
任何一笔转款操作（无论一对一，还是多对多），均可追本溯源（以报表或功能方式展现）。
多对多的转款操作原理：
多对多的转款在实际操作中，采用多对一转款、一对多转款来完成。
在一次转款操作中不会出现多对多的情况。
六、商铺改造、商铺分拆、面积变化、调铺等业务
商铺改造、商铺分拆、商铺合并、商铺面积变化等业务，涉及到本商铺所对应的租赁合同、市场管理合同、物业协议的合同终止，以及退款、转款（商铺禁用，重建房源信息）。
当发生上述业务时：
1、合同终止
将原租赁合同、市场管理合同、物业协议终止（仓储公司和新册公司仅只有物业协议终止）。
终止时，当满足以下条件才可以终止：
（1）实际所交商铺租金大于等于租赁合同开始日期至租赁合同终止日期结算租金时；
（2）实际所交商铺市场管理费大于等于市场管理合同开始日期至终止日期结算的市场管理费时；
（3）终止日期所在年份实际缴纳物业费大于等于终止日期所在年份1月1日至终止日期结算的物业费时
以上三个条件必须满足的情况下，方可终止合同。
如遇特殊情况，必须经过审批和授权方式方可终止合同。
2、退款
合同终止后，按常规可进行退款，退款操作时：
租金可退款金额≦（实际缴纳租金金额–使用结算租金金额）
市场管理费可退款金额≦（实际缴纳市场管理费金额–使用结算租市场管理费金额）
物业费退款金额≦（实际缴纳物业费金额–使用结算物业费金额）
3、转款
合同终止时，租赁合同、市场管理合同、物业协议自动计算出已经使用的合同结算金额（结算金额均采用四舍五入方式计），实际缴纳金额减去已使用的结算金额就是该终止合同的可转款总金额。
无论是可转租金、可转市场管理费、可转物业费等款项都可互转。
具体转款可参看“转款”描述。
当合同终止，结算已用租金金额、市场管理费金额、物业费，并转款至新合同后，若还有余款，可实现将余款转款至盈余租金（或某个款项）内暂放。
在一个商铺的合同内，也可实现转款，如：
某个合同内实现租金转市场管理费或物业费，或之间互转（其实也是合同之间的转款，即一个商铺的租赁合同租金实收款转款至市场管理合同的市场管理费或物业协议的物业费）。
4、商铺禁用
在上述业务中，只要涉及到商铺的面积发生变化，就需要终止该商铺的所有合同，将该商铺号禁用（如果商铺上没有合同，没有任何收款数据，可不用禁止房号，可有信息部直接修改商铺面积）。
该商铺禁用后的商铺号发生变化（因为改造后新建商铺的商铺号可能和原商铺号相同），但可追溯历史数据。
商铺禁用后，该商铺所对应的原合同结算后剩余的租金、市场管理费、物业仍然可以进行转款至其他商铺合同。
调铺业务不涉及商铺禁用，业务：
合同终止，新商铺新建合同，转款、换票、审批等。
当前调铺流程
七、会计分期（出纳汇总）记账
当前业务转财务的出纳汇总功能较为笼统，不能按照每月发生收入进行结转，因此须对当前的出纳汇总功能进行开发调整，具体要求：
租金、市场管理费、物业费、临时费用按照权责发生制按月结转：
1、日常临时费用收费按照当月结转；
2、一次性收取的租金（市场管理费、物业费），结转时财务挂预收帐；
3、每月月末结账时结转（业务转财务），核算本月租金收入结转至财务模块租金收入帐；同时预收帐减少；
4、特殊情况下，到期租金未收的结转至财务应收帐（须从管理上杜绝租金应收未收的情况）；
5、当公司政策对租金免除后，未发生结转的，月末结转时正常结转；已经结转了的，首先是业务端做出租金的免租操作，并生成租金退款单（或者转款至预收租金账户），月末结转时对冲原租金收入帐。
6、本月发生的转款，一并结转；如租金收入帐增加，市场管理费减少；
7、月末结账，业务数据转财务数据：
根据本月发生的业务数据，结转自动生成财务凭证。
并有明细数据可查。
结转时根据本月起止日期对应合同中收租周期的收租情况进行核对结转（在同一个月中出现两份合同的，需要从两份合同中截取出两份合同本月实际收入发生额结转）。
应收未收款项结转至财务的应收账款。
第二阶段移动端应用
在ERP系统日常业务逐步正常，流程逐渐固化，基本满足当前的业务要求和财务要求的基础上，扩展至移动端应用。
八、电表管理
当前电表系统独立于ERP系统之外，目标：
通过电表系统与EAS系统的对接开发，实现EAS系统与电表系统联动，实现商铺在线缴费然后自助充电卡或在线交电费系统直接充值到电表的方式。
可通过充电系统管理每一个电表，服务端可截断电表、读取电表数据，电表、电卡与商铺号绑定等。
九、广告位管理
广告位按照商铺的管理机制进行管理。
通过线上招商（广告位的位置、大小、实境图片展示、租期、价格）、预约、交付定金、转租赁、合同生成、生成应收、交付租金、电子签名、合同套打、内部流程审批结束的方式进行。
十、预警机制
目标：
实现实时的EAS系统的预警信息和移动端预警信息传送，可以实时、准确地了解各商铺的状态、租赁情况，租价、租金收取情况，承租人信息、租赁合同、变更信息、出租率、收入等重要的经营信息，对公司的资产经营决策、管理决策提供准确有用的数据，是集团对下属企业业务管控不可缺失的重要手段。
1.金蝶EAS预警
启用金蝶EAS系统的预警机制和消息中心。
通过配置实现登录EAS系统的预警信息推送。
如：
客服中心工作人员登录系统时，可收到合同终止的合同提醒。
按照收租周期提前2个月收租金的预警信息。
合同新录后3天按照合同收租周期第一笔租金款的催收信息；3天未交合同收租周期第一笔租金的合同需要终止合同的信息。
某段时间内转租汇总信息；转款汇总信息；合同终止信息等。
预警信息的配置能实现信息部门技术人员的自定义配置，可根据公司业务需求适时配置管理。
2.移动端预警
移动端预警可采用短信或者微信客户端信息推送的方式，如：
向市场现场管理员移动端推送该市场管理员所管辖区域的租金、市场管理费、物业费等各项费用的催缴信息；
向市场管理员推送新租合同到期未缴纳收租周期第一笔租金的催租信息和合同既将终止的信息；
向市场管理员的移动端推送该区域的商铺租用信息；
向市场部负责人推送市场商铺的租用、空铺等信息。
向市场总经理推送市场的运营情况：
已交租金、到期未交租金、未来1年租金应收数据、当日至年末应收租金数据、空铺率、物业费缴纳汇总信息等；
向财务部负责人推送当期结转、预收、应收、实收；日收款、周收款、累计收款等信息。
十一、业务前置移动端
目标：
在系统逐步深化、扩展应用过程中，逐步将线下业务向线上拓展，例如招商、新租、转租、缴费、充电、报修、投诉建议等。
1.商铺招商
通过系统设置，在移动端放出商铺招商信息和招商铺面的具体信息（项目、楼栋、楼层、商铺号、面积、租金单价、租期、交租周期、定金）。
客户登录智慧商贸圈平台后，可自由选择想承租的商铺号，然后进行预约（预约成功10分钟内交付定金，定金绑定本商铺号，否则解除预约）。
当某个商铺被客户选择后预约后，商铺状态处于预约状态，其他客户不能预约。
预约成功（即已交定金）后，预约客户必须于3日内办理相关手续并交租，否则系统自动解除预约，并自动退还定金。
在商铺招商过程中，商铺状态根据业务进度适时变化：
空铺、预约中、已交定金、解除预约中、已租。
商铺在线招商流程
2.新租业务
通过线上招商和现场商谈租赁的方式将租赁业务前置移动端，线上进行新租业务，线下配合。
如：
线上新租业务流程图
客户线上办理业务过程中，任何一个步骤的工作均通过移动端设备进行信息的推送通知。
在线新租业务
线下新租（简化流程）
市场部在录入合同信息时，仅选择：
认租号
选择招商认租的可将认租信息自动带入（没有认租，的手工操作）
合同起止日期
X（选择）
客户信息
可通过身份证扫描读入
交租周期设置
X
商铺号
X（选择）
装修保证金
X
即可提交合同。
（合同金额由系统统一生成，合同编号、名称由系统生成）
3.商户查询
商户通过移动设备登录，可查询自己承租的商户合同信息，包括商铺信息、租金缴纳信息、交租周期信息（含市场管理费）、物业费信息。
4.商户账户管理
商户在螺狮湾智慧商贸圈注册之后，系统自动形成商户个人账户，在账户内可以查询到商户的所有明细记录，如租赁合同记录、报修记录、投诉建议记录、缴费记录及余额等。
账户等同于银行账户，有该账户的所有收支记录，收入、支出、余额等。
商户查询、商户账户
5.商户转租
商户转租通过在线预约方式转租。
商户选择自己承租的商户和合同信息，预约转租，并在线缴纳转租过户费，N个工作日内原商户与新商户带齐相关资料和证件资料至客服中心正式办理转租过户。
商铺在线转租
线下转租
6.商户退租
商户退租
7.商铺分拆
商铺分拆
8.在线报修、投诉建议等
经营市场也就是经营客户，市场承租户的报修、工程管理、投诉建议等工作也是集团建立集团服务标准、提高客户满意度的重要工作。
在移动端可实现商户在线报修、投诉建议以及公司响应机制等功能。
商户在线报修
9.市场商铺管理
公司可根据系统中的商铺空铺状态信息向市场管理员传达商铺核查商铺实际信息。
推送核查内容信息至市场管理员移动端，市场管理员接到指令后反馈确认，市场管理员拍摄实景图，通过移动端上传，公司安排人员现场复核，最终确认。
商铺盘查流程
10.EAS业务流与云之家
通过前期功能的开发调整和固化后，启用云之家移动管理，对业务办理的各个流程进行云之家移动审批。
十二、报表管理
1.管理报表：
管理驾驶舱
按照饼图、柱状图、趋势图+数据和百分比或表格（grid）的方式，逐级深入解析（层层解析，层层嵌套）统计展示报表，多维度统计：
（1）如商铺的架构维度：
公司——》项目（一期市场、二期市场、三七市场）——》楼栋（A-G区）——》楼层（1-5楼）——》街道——》具体商铺。
最高级为公司，最低级为单个商铺。
（2）时间维度：
年——》季——》月——》周——》日
（3）业态维度：
床上用品、玩具、电子产品、牛仔裤、精品、艺术品、儿童、车、……
（4）房间用途维度：
商铺、停车位、临时场地、广告位、……
（5）商铺状态维度：
已租、空铺、预留、抵押、……
（6）款项类型维度：
租金、市场管理费、物业费、电费、……
（7）……
2.地图数据库+经营数据展示
将一期市场、二期市场、三期市场每个项目下的每一个楼层、每一个楼栋、每一个街道、每一个商铺、公共场地、报刊亭、停车场、广告位等经过周密统计和汇总，制作成螺蛳湾电子地图数据库，地图数据库中每一格为一个商铺，当管理人员使用地图数据库统计查询时，可统计出某个商铺的相关信息：
租赁合同信息、面积、承租人信息、租金、管理费、物业费、缴纳情况、商户账户记录、现场管理负责人等。
当选择地图中的多个商铺时，能显示所选择的商铺的总租金、总面积、承租率、租金、市场管理费、物业费、空铺损失租金等。
3.报表体系与预警机制结合使用。
4.日常操作报表
收入类报表及明细：
每日结账报表、每日结账报表明细：
可以查询一段时间（或一天）的多个公司的收款汇总报表，并能联查明细，对于转款数据一进一出跨项目、跨组织、跨模块的相互对应。
报表根据收款单据的款项类型自动汇总展示。
可按照不同的维度进行汇总，如按照日期汇总、项目汇总、楼栋、楼层、街道、款项汇总、公司汇总、全部汇总等。
转款报表及明细：
转款报表体现每一项款项转款来处与去处的汇总统计，可按照各种维度进行汇总。
租控表：
根据商铺的平面位置，快速查询所有商铺的经营情况，使用不同的颜色代表在租、续租、空铺、预留、抵押等状态；并可实时查询市场的在租数据（在租商铺、面积、总租金、已收、未收、欠租、本月应收、本月已收、本月总租金、本月空铺损失租金等），并可整个市场、楼层、楼栋、街道等多维度的汇总统计。
租控表中左边为项目、区域、楼栋、街道的目录树，当选择左边目录树的某级目录时，右边即显示该目录所对应的所有房源信息（房源信息包含状态、颜色表示：
在租、续租、预留、未放租、抵押、待租等），房源信息下方为统计表，当前的统计表简单，需增加相应统计数据，看下图样表（样表，或新增字段及数据）。
当点击某个商铺时，最右边显示该商铺的具体信息，包含该商铺租赁合同的所有信息。
在下方汇总表格数据内，实现联查明细。
比如双击未租商铺数，就打开所选左边目录下面的未租商铺的明细数据；同样的，双击在租商铺数，就打开在租商铺数的商铺资料、合同明细、缴款情况数据、物业数据、业态等；
租控表查询要能快速响应。
5.移动端报表
原则上所有报表（包括管理层报表、操作人员报表）都可以再移动端使用。
市场管理员可通过移动端查询自己所管辖区域商铺的租赁合同缴款情况
在移动端能实现：
管理类统计报表、地图数据库和经营数据，租控表查询及明细联查、未来N月可收租金、当月/年租金已收情况、承租率。
过去N月出租情况及收益情况、广告租控表、停车位收入表、周边场地租控表等
十三、会计分期记账（月结业务数据转财务数据）
无论下线的流程还是移动端流程产生的所有的收款、退款、转款及相关业务数据在月末结账时都全部按月进行结转，生成财务凭证及明细，具体参看第一阶段第七点。
第三阶段智慧商贸圈
在前两个阶段建设完善应用的基础上，智慧商贸圈的深化细化建设。
如：
通过智慧商贸圈系统统计市场任何一个街道、任何一个商铺的人流量，以人流量作为定租的基础参考数据。
建设一期市场、二期市场、三期市场实现全覆盖的wifi网络，顾客在逛商场的时候，仅需要扫描二维码关注公司的微信公众号，即可实现连接wifi网络，不会出现断网重新搜索网络的现象。
通过移动信号数据或市场监控识别系统，对顾客进行全方位的数据分析：
顾客来源分析、工作时间常驻型人员数量、全天常驻人员数量、工作日（周末）平均每天活动人员数量、工作日（周末）平均每天流动人员数量、工作日（周末）平均每天流动人口驻留时长、每天每个小时的人口流量等。
建设智慧商贸圈商城系统平台，商户入驻，监控分析商铺的货品分类明细、进货情况、交易情况、物流情况和库存情况。
分析商户的价值贡献程度。
以上...
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