人事档案管理实施细则.docx
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人事档案管理实施细则
发行版本：
A
人事档案管理实施细则修改次数：
0
文件编号：
QG/SDXS452-2012
1适用范围
本实施细则规定了中国石油天然气股份有限公司山东销售分公司（以下简称公司）人事案档管理的内容及要求。
本实施细则适用于公司及所属各全资单位。
控参股公司人事档案管理参照本实施细则执行。
本实施细则不适用于基层库站。
2规范性引用文件
下列文件中的条款通过本实施细则的引用而成为本文件的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于文件。
凡是不注日期的引用文件中，其最新版本适用于本文件。
2.1组通字[1991]13号《干部档案管理条例》
2.2组通字[1996]14号《干部人事档案材料收集归档规定》
2.3油人字[2001]385号《中国石油天然气股份有限公司干部人事档案管理暂行办法》
2.4石油人事[2011]272号《中国石油天然气股份有限公司人事档案管理规定》
3术语和定义
本文件采用以下定义：
3.1人事档案：
是指国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，
中国石油山东销售公司2012-07-20修订2012-12-01实施
记录和反映个人经历、德才能技、工作表现的，以员工个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。
3.2人事档案材料的鉴别：
是指按照一定的原则和规定，对收集起来的档案材料进行审查、甄别其真伪，判断有无保存价值，确定其是否归入人事档案。
3.3人事档案材料的整理：
是指将经过鉴别的人事档案材料，以员工个人为单位装订成内容条理、系统的专门案卷，并不断对档案内容进行补充的工作。
3.4人事档案材料排序：
排序是指将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或内容的内在联系排列顺序，并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。
4重要风险
4.1人事档案在保管或转递过程中遗失。
4.2人事档案材料不齐，缺少重要归档材料。
4.3人事档案材料不符合归档要求。
5职责
5.1人事处是人事档案管理的归口管理部门，主要职责是：
5.1.1负责制定及修改人事档案管理的相关规定、办法及实施细则；
5.1.2负责制定人事档案管理业务培训计划，并组织实施及考核；
5.1.3负责对所属单位报送的人事档案材料进行监督检查；
5.1.4负责对所属单位人事在职工作材料存档进行指导、检查及考核；
5.1.5负责划定人事档案管理范围并按照管理权限管理相关人员人事档案或人事在职工作材料。
5.2公司所属各单位人事档案管理主要职责：
5.2.1明确人事档案管理部门及具体管理人员，负责按照本实施细则要求，全面管理本单位管辖范围内各层级员工人事在职工作材料；
5.2.2负责收集人事处管理相关人员的人事档案材料，并及时报送至人事处归档。
5.3各级党群部门的主要职责是：
5.3.1负责收集奖励材料，交各级人事部门。
5.4各级审计监察部门职责：
5.4.1负责收集处分、撤销处分及审计等三类材料，交各级人事部门。
6管理内容及要求
6.1人事档案及人事在职工作材料管理范围
6.1.1各单位应按照管理权限，对所管辖人员的人事档案及人事在职工作材料进行全面日常管理。
具体为：
6.1.1.1公司人事处对公司合同化用工、机关处室长、所属单位领导班子、历年招聘大学生的人事档案进行管理；对公司机关及机关附属的其他人员的人事在职工作材料进行管理；
6.1.1.2所属单位人事部门对本单位员工（除人事处管理档案以外）人事在职工作材料进行管理。
基层库站员工人事在职工作材料统一由所属单位人事部门人事档案管理员管理；
6.1.2退休人员的人事档案原则上暂由本单位人事部门管理，如有需要，可转交到当地社保局、员工户籍所在社区或其他相关部门管理；
6.1.3死亡人员的人事档案需由原单位继续保管五年后，移交其所在单位文书档案管理部门保管；
6.1.4解除劳动合同人员的人事档案需按照当地就业局要求转入就业局存放，如需转入员工新单位的，可转入员工新单位，办理转接手续，并向员工说明情况；
6.1.5受刑事处分及劳动教养人员的人事档案原则上暂由本单位人事部门管理，待刑满释放和解除劳教以后，重新安排工作的，其档案转至有关的人事部门或政府人事劳资部门所属的人才交流服务中心或当地就业局保管；
6.1.6人事档案管理员及其在本单位工作的直系亲属的档案，由所在单位人事部门负责人负责保管。
6.2人事档案材料分类
6.2.1人事档案正本由历史地、全面地反映本人情况的材料构成。
6.2.2人事档案材料分类具体如下：
6.2.2.1履历材料。
反映员工个人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的履历材料。
主要收集以下三方面材料：
6.2.2.1.1干部履历表、履历书、简历表；
6.2.2.1.2员工本人填写的干部、职工、军人及学生等各类人员登记表、简历材料；
6.2.2.1.3以履历为主，带有鉴定的简历表及登记表等；
6.2.2.2自传材料、报告个人有关事项的材料；
6.2.2.3考察、考核、鉴定、审计材料。
在人事档案管理活动中，组织人事部们通过各种途径，对员工的基本情况如：
思想学习、工作、才能、政绩和主要优缺点所形成的评价性材料以及个人所写的自我鉴定材料。
主要收集：
组织正式出具的鉴定性的员工表现情况材料；作为人员任免、调动依据的正式考核综合材料；各级管理人员年度考核鉴定表；以考核为主要内容的材料；管理人员离任审计材料；
6.2.2.4学历学位、职业（任职）资格、评聘专业技术资格（职务）、职业技能鉴定、专家聘任、反映科研学术水平、培训等材料。
主要收集员工个人的学籍、评聘专业技术职务及岗位技能材料等三类材料。
学籍材料应至少包括报考报名表、学生成绩表及毕业生登记表（如有学位需提供学位证明）。
专业技术职务材料中级除专业技术资格合格登记表外，还应提供专业技术职务职称呈报表或审批材料；
6.2.2.5政治历史审查材料。
对员工的政治历史、经历、出身、社会关系、党籍、参加工作时间等问题进行审查形成的材料。
主要收集高等学校学生考生政审表、入党政审材料及员工更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等相关申请、批复及审查报告；
6.2.2.6党、团组织建设工作中形成的材料。
参加中国共产党、共青团及民主党派的有关材料。
主要收集以下材料：
6.2.2.6.1入党志愿书、入党申请书（最早和最后一份）、转正申请书及党员登记表；
6.2.2.6.2共青团志愿书、申请书、登记表及退团材料；
6.2.2.6.3加入民主党派申请书、登记表及批准加入组织的材料；
6.2.2.7表彰奖励材料。
所属单位及以上单位形成的，经组织正式命名授权的各种奖励活表彰的材料。
主要收集各种劳动模范、英雄、先进生产者、三八红旗手、先进工作者、优秀党（团）员、优秀学员以及其他荣誉称号的决定、审批表及登记表等；
6.2.2.8涉法违纪材料。
违犯党纪、政纪、国法受到纪律检查部门、监察部门或其他审理部门，对其所犯错误进行调查处理形成的材料。
主要收集：
6.2.2.8.1违犯党纪、政纪、国法所受的党内外处分、记过、查证核实报告（调查报告）、上级批复、通报批评材料、本人检查交待和对处分决定的意见；
6.2.2.8.2法院的刑事判决书、劳动教养审批材料；
6.2.2.8.3免于处分的意见及撤销处分材料；四是干部离任审认（有错误的）材料；
6.2.2.9录用、任免、工资、待遇、退休等组织审批材料。
由组织办理的任免、选举、授衔、晋级、录用、聘用、复员退伍、转业、工资、待遇、出国、离退休及退职材料；各种代表会代表登记表等材料。
在此大类中又分成5小类，分别为：
6.2.2.9.1工资级别登记表、转正定级、奖励晋级、调整工资、浮动工资、津贴审批表、解决待遇的审批材料；
6.2.2.9.2干部任免审批表及呈报表（包括附件）、录用和聘用审批表（登记表）、聘用合同书、续聘及解聘辞退材料、大中专毕业生分配报到通知书（报到证）、劳动合同材料及入伍材料等7方面材料；
6.2.2.9.3出国、出境人员审批表及登记表；
6.2.2.9.4出席县团级或相当于县团级以上单位的党代会、人代会、政协会议和工青妇等联合团体代表会议、民主党派会议等形成的代表登记表和委员的简历、政绩材料；
6.2.2.9.5基本社会保险与企业年金材料；
6.2.2.10其他可供组织上参考的材料。
以上九类未包括的、对组织上有参考和保存价值的材料。
主要收集体检表、有残疾的体检表及残疾登记材料、工伤、职业病可享受劳保待遇或提前退（离）休的依据及体检证明材料等3方面内容。
6.3人事在职工作材料以《用工管理办法》中员工入职材料为蓝本。
应包含以下材料（原件或复印件）：
应聘人员登记表、劳动合同、员工身份证明、体检表、国家机关或地方政府出具的相关证明、原单位提供的解除劳动合同证明、学历学位、专业技术资格、职业资格、技能鉴定、加入党团、薪酬审批表、基本社会保险、企业年金、培训等材料。
历史上形成的，能够反映员工情况的其它材料也可放入人事在职工作材料。
6.4人事档案材料收集与鉴别：
6.4.1符合归档要求的材料，应当在接收之日起一个月内放入本人档案，一年内整理装订。
6.4.2鉴别归档材料的具体标准：
6.4.2.1判断材料是否属于人事档案。
不属于上述10类归档材料的，不能归入档案，对其中有保存价值的文件及资料，可交文书档案或有关部门保存。
对不属于归档范围的，比较重要的证件及文章等，组织不需要保存的，需退还本人，无保存价值又不宜退回本人的，应登记报主管领导批准销毁；
6.4.2.2判断是否属于本人的档案材料。
如发现有同名异人、张冠李戴的材料应清理出来，归入本人档案中；
6.4.2.3判断材料是否齐全和完整。
每份归档材料必须真实、准确及完整，对头尾不清、来源和时间不明的材料，要查清注明后在归档；
6.4.2.4判断材料是否手续完备。
凡需组织盖章的，要有组织盖章。
任免表须注明任免职务的批准机关、批注时间及文号。
凡不符合归档要求的，手续不完备的归档材料，须补办完手续后再进行归档；
6.4.2.5查对材料是否重复。
存在重复资料，应剔除；
6.4.2.6检查材料有无破损、霉烂、变质、字迹模糊、伪造活涂改现象；
6.4.2.7归档材料一般应当为原件。
证书、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或人事关系所在单位组织人事部门公章。
6.5人事档案整理
6.5.1人事档案材料须统一使用16开型（长260毫米、宽190毫米）用纸；人事在职工作材料使用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）用纸。
材料左边应当留有20-25毫米左装订边，字迹材料应当符合档案保护要求。
6.5.2人事档案的整理工作程序：
6.5.2.1收集人事档案归档材料（见附录1）；
6.5.2.2鉴别人事档案归档材料（见本实施细则6.4条款内容）；
6.5.2.3归档材料分类（见附录2）；
6.5.2.4档案材料排序与编目（见附录2）；
6.5.2.5对档案材料进行技术加工（见附录2）；
6.5.2.6装订与入库（见附录2）。
6.6人事档案的查阅、借阅及转递
6.6.1人事档案的借阅及查阅需遵守以下工作程序：
6.6.1.1查阅单位或查阅人应填写“查（借）阅人事档案审批表”，按规定办理审批手续；
6.6.1.2人事档案管理部门，要根据规定，确定是否提供和提供什么材料；
6.6.1.3查阅人员须是中共党员；
6.6.1.4人事档案一般不外借，如必须借出使用，必须办理填写《借阅审批表》，经过主管领导批准，并严格履行登记手续，限期归还，最长不超过15天，借用方不得转借他人；
6.6.1.5任何个人不得查阅或借阅本人及其亲属的档案；
6.6.1.6各级人事档案管理部门，应制定查阅注意事项。
查阅档案，必须严格遵守保密制度和查阅规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。
查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违犯者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。
属于假公济私者，按违犯《中华人民共和国档案法》处理；
6.6.1.7借阅、查阅档案的单位或个人，不得擅自复制档案内容。
确需从档案中取证的，必须得到人事主管部门批准后才能复制。
6.6.2员工调动或职务发生变动时，其人事档案应及时进行转递。
6.6.3人事档案转递工作程序：
6.6.3.1人事档案的转递工作，须通过机要交通转递或派专人取送，不准邮寄，原则上不得交本人自带，如遇特殊情况，需本人自带时，需密封且加盖公章；
6.6.3.2转出的人事档案必须齐全，并按规定经过认真整理装订，不得扣留材料或分批转出；
6.6.3.3转递档案必须详细填写“人事档案转递通知单”，严密包装，加盖“密封”章，以“机密”件发出；
6.6.3.4收到人事档案的单位，经核对无误后，应在回执上签名盖章并立即退回。
转出单位逾期一个月未收到回执应催问，以防丢失；
6.6.4严格执行人事档案转递制度，避免产生“无头档案”。
对已出现的“无头档案”应认真查转。
6.6.5人事在职工作材料需要从公司内部转递的由所在单位人事部门负责转递。
6.7人事档案日常管理
6.7.1人事档案管理机构应根据安全保密、便于查找的原则，对人事档案进行严密、科学地保管。
6.7.2人事档案管理机构每年应当对所管理的人事档案进行一次全面检查核对，及时发现并解决问题，避免“无头档案”和“人档分离”的现象发生，保证管人与管档相一致。
6.7.3人事档案管理须建立主动送交人事档案材料的归档工作制度，及时将新形成的人事档案材料送交人事档案管理部门归档。
6.7.4人事档案每年至少整理一次，所属各单位应在每年1月31日前向人事处报送人事处管理权限范围内的人事档案归档材料。
6.7.5书写人事档案材料须用黑色碳素笔或钢笔填写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及蓝色碳素笔或钢笔、复印纸书等书写。
6.7.6人事档案管理要建立管理台帐，档案名册及档案统计制度，每年对档案进行一次全面核对，及时发现问题和解决问题。
6.7.6.1建立人事档案接收、转出、材料交接、借阅（查阅）、留存等管理台帐，及时记录人事档案日常管理情况；
6.7.6.2在人事档案材料交接及转递手续办理时，须认真登记相关台帐，对人事档案材料及转递应做到出入有据，特别是人事档案转递一定认真填写转递通知单。
6.7.7严禁任何个人私自管理他人人事档案。
6.7.8各单位人事档案管理人员人事档案必须交上一级档案部门管理或其他相关部门管理，岗位调整后人事档案交本单位人事部门管理。
6.8附则
6.8.1所属各单位无需根据本实施细则制订相关制度。
6.8.2本实施细则由人事处负责解释。
6.8.3本实施细则自发布之日起实施。
7相关制度
7.1《山东销售公司用工管理办法》（QG/SDXS453-2012）
8控制证据或记录（样表或模板）
8.1《人事档案材料归档范围》（人事处设置，各级人事档案管理部门使用并保存，保存期长期）（附录1）
8.2《人事档案材料整理方法》（人事处设置，各级人事档案管理部门使用并保存，保存期长期）（附录2）
8.1《人事档案接收台帐》（人事处设置，各级人事档案管理部门使用并保存，保存期长期）（附录3）
8.2《人事档案转出台帐》（人事处设置，各级人事档案管理部门使用并保存，保存期长期）（附录4）
8.3《人事档案材料交接台帐》（人事处设置，各级人事档案管理部门使用并保存，保存期长期）（附录5）
8.4《人事档案借阅台帐》（人事处设置，各级人事档案管理部门使用并保存，保存期长期）（附录6）
8.5《人事档案查阅台帐》（人事处设置，各级人事档案管理部门使用并保存，保存期长期）（附录7）
8.6《查（借）阅人事档案审批表》（人事处设置，各级人事档案管理部门使用并保存，保存期长期）（附录8）
8.7《人事档案转递单》（人事处设置，各级人事档案管理部门使用并保存，保存期长期）（附录9）
8.8《人事档案缺少材料登记表》（人事处设置，各级人事档案管理部门使用并保存，保存期长期）（附录10）
9执行要点（见附录11）
10相关业务管理流程（见附录12）
10.1MP01.01.03.03.01员工人事档案管理流程（附录12）
编写部门：
中国石油山东销售人事处
编写人：
郑元一
核稿人：
蔡玉虎
审核人：
袁瑞森
审批人：
杨子清
附录1
人事档案材料归档范围
一、履历材料：
履历表和属于履历性质的登记表等材料。
二、自传材料：
自传和属于自传性质的材料。
三、报告个人有关事项的材料：
领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。
四、考察、考核、鉴定材料：
考察材料；在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；定期考核材料，年度考核登记表，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。
五、审计材料：
经济责任审计结果报告。
六、学历学位材料：
高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国（境）内外学历、学位认证材料。
七、职业（任职）资格材料：
职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资格认定申请表等材料。
八、评聘专业技术资格（职务）材料：
专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批材料。
九、职业技能鉴定材料：
职业资格等级审批材料、技师（高级技师）资格审批及聘任材料。
十、专家聘任材料：
管理、专业技术、技能专家聘任材料。
十一、反映科研学术水平的材料：
当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知；遴选博士生导师简况表；博士后工作期满登记表；被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；创造发明、专利、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。
十二、培训材料：
为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表、专业培训认证等材料。
十三、政审材料：
上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表。
十四、更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料：
个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等。
十五、党、团组织建设工作中形成的材料：
（一）中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料；
（二）中国共产主义青年团入团志愿书；
（三）加入或退出民主党派的材料。
十六、表彰奖励材料：
县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；企事业单位以上单位组织的各类专项评选（评比、表彰）及职业技能竞赛活动的奖励材料；撤销奖励的有关材料等。
十七、涉法违纪材料：
处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。
十八、招录、聘用材料：
录（聘）用审批（备案）表；执行完成或终止执行的劳动合同书；应征入伍登记表，招工审批表；取消录用、解聘材料。
十九、任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料：
干部任免审批表及相应考察材料；一般管理人员岗位聘任（解聘）材料；试用期满审批表；公务员登记表，参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表；公务员调任审批（备案）表，调动审批材料；援藏、援疆、挂职锻炼登记（推荐）表；授予（晋升）军（警）衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表；军人转业（复员）审批表；退（离）休审批表等材料。
二十、辞职、辞退、罢免材料：
自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退公务员审批表、辞退决定材料；罢免材料。
二十一、工资、待遇材料：
新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动（套改）表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发（恢复）通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。
二十二、出国（境）材料：
因公出国（境）审批表，在国（境）外表现情况或鉴定等材料；外国永久居留证、港澳居民身份证等材料的复印件。
二十三、党代会，人代会，政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料：
委员当选通知或证明材料，委员简历；代表登记表等。
二十四、基本社会保险与企业年金材料：
基本养老保险个人账户转移材料，员工退休及养老保险待遇审批材料，参加企业年金申请表、不参加企业年金声明、自愿退出企业年金申请表，股份公司过渡年金待遇审批表、股份公司过渡年金信息变更表等。
二十五、健康检查和处理工伤事故材料：
录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料。
工伤认定申报表、工伤认定结论通知书、劳动能力鉴定确认结论通知书等工伤认定材料；
二十六、治丧材料：
生平，非正常死亡调查报告等材料。
二十七、人事档案报送、审核工作材料：
人事档案报送单；人事档案有关情况说明等材料。
二十八、其他材料：
毕业生就业报到证（派遣证），人事争议仲裁裁决书（调解书），公务员申诉处理决定书（再申诉处理决定书、复核决定），再生育子女申请审批表等有参考价值的材料。
附录2
人事档案材料整理方法
人事档案整理包括：
分类、排序、编目、技术加工、装订入库五个步骤。
一、分类
按以下规则对档案材料进行分类。
第一类：
履历材料。
包括以反映人事本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的履历材料。
第二类：
自传材料、报告个人有关事项的材料。
自传材料包括自传和属于自传性质的材料，是个人撰写自己家世、身世和主要社会关系的自述材料。
自传材料的归类，应该以内容和用途为依据，不能单纯按名称归类。
第三类：
考察、考核、鉴定、审计材料。
包括人事管理工作中组织、人事部门通过各种途径，对员工德能勤绩廉进行调查、评价的材料。
归入本类的材料，必须是组织正式形成的，手续完备，能正确、历史地反映本人实际情况，具有查考价值的鉴定、考察、考核材料。
第四类：
学历学位材料、职业（任职）资格材料、评聘专业技术资格（职务）、职业技能鉴定、专家聘任、反映科研学术水平、培训等材料。
包括记载和反映员工学习、技术技能水平、科研水平的各种材料。
第五类：
政审材料、更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。
包括人事审查和人事基本情况更改形成的材料。
第六类：
党、团组织建设工作中形成的材料。
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