公文写作格式.docx

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公文写作格式

一、公文种类

二、标点符号

三、印发和转发的区别

四、公文格式要素划分

五、公文具体排版格式

六、公文办理中常见错误及案例解析

七、行文规则

八、公文报送不规范（退文情况）

一、公文种类

常用公文种类主要有：

决定、通告、通知、通报、批复、纪要、函、报告、请示及意见等。

二、标点符号

标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用点符号。

但顿号、书名号、括号和引号有时也会出现。

顿号，可以用“和”来代替，或区别进行变通处理。

书名号，凡法律、行政法规、地方性法规、自治条例以及国务院部门规章、地方政府规章的名称在公文标题中出现，应加书名号。

凡被批转（转发、印发）的请示、报告以及方案、意见、规定、决定等文件的名称在公文标题出现时，不加书名号。

引号，如“三·八”妇女节，“七个有之”。

三、印发和转发的区别

印发的原文制作和来文渠道是本单位。

例：

中共珠海市委办公室关于印发《贯彻落实<中共珠海市委关于推动思想大解放、作风大转变、效率大提升的决定>任务分工责任责任清单的通知》。

转发的原文制作和来文渠道是上级机关或不相隶属机关。

例：

《广东省人民政府办公厅转发审计署关于审计广东省养老保险基金的通知》（粤府办明电﹝2018﹞47号）

四、公文格式要素划分

版头

（6个要素）

主体

（9个要素）

版记（2个要素）

版心外

（1个要素）

份号

标题

抄送机关

页码

密级和保密期限

主送机关

印发机关和印发日期

紧急程度

正文

发文机关标志

附件说明

发文字号

发文机关署名

签发人

成文日期

印章

附注

附件

五、公文具体排版格式

页边距：

上下36mm,左右27mm;

行距：

固定值28.95

板式：

页眉15mm，页脚27mm;

页码：

低端外侧，宋体，4号;

装订：

平钉，上下7cm;

文件标题：

方正小标宋简体，二号居中；

一级标题：

黑体3号一、

二级标题：

楷体3号

（一）

三级标题：

仿宋3号1.

四级标题：

仿宋3号

（1）

附件：

仿宋3号

（空三行）

落款：

（仿宋3号靠右，向左4个字符）

（联系人：

××××）（左空两个字）

附件1（黑体3号）

表格：

第一行黑体，其他仿宋

（一）版头部分

No000001-----------份号指公文印制份数的顺序号

秘密18年-------密级指公文的秘密等级和保密的期限

特急---------紧急程度指公文送达和办理的时限要求

珠卫X〔201X〕X号签发人：

XXX

份号：

顶格标注在版心左上角第一行。

密级：

用3号黑体，顶格标注在版心左上角第二行（份号下方），两字之间空一个字。

紧急程度：

用3号黑体，标注在公文首页左上角，密级下方。

发文字号：

用3号仿宋。

签发人：

只有上行文才需注明签发人，“签发人：

”用3号仿宋，发文字号居左空一字，签发人姓名使用3号楷体。

（二）主体部分

1.标题。

由发文机关名称、事由和文种组成。

（1）位于红色分隔线下空二行位置。

（2）标题字体为2号方正小标宋体字。

（3）多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下同一长度的长方形和上下长中间短的沙漏型。

（4）多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。

珠卫X〔201X〕X号签发人：

XXX

（空二行）

珠海市×××关于×××××的请示

（空一行）

×××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

2.主送机关。

（1）指公文的主要受理机关，应当使用机关全称或按照国家卫生计生委、省委省政府有关要求使用规范化简称。

（2）主送机关名称位于正文左上方，与正文标题空一行，顶格排印，用3号仿宋。

（3）有多个主送机关的，各机关名称之间用顿号隔开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。

例：

中共中央办公厅国务院办公厅

关于印发《党政机关公文处理

工作条例》的通知

各省、自治区、直辖市党委和人民政府、中央和国家机关各部委、解放军各总部、各大单位、各人民群体：

《党政机关公文处理工作条例》已经党中央、国务院同意，现印发给你们，请遵照执行。

中共中央办公厅

国务院办公厅

2012年4月16日

3.正文的层次序数。

第一层：

“一、”（黑体）作为小标题时句尾无标点；

第二层：

“

（一）”（楷体）作为小标题时句尾标点可有可无；

第三层：

“1.”（仿宋）无论是否作为小标题，要有标点；

第四层：

“

（1）”（仿宋）必须有标点。

4.附件说明。

（1）附件说明与正文之间空一行，与发文机关署名之间空三行，用3号仿宋。

（2）“附件：

”前空2个字，后接排附件名称，名称后不加标点符号，附件序号用阿拉伯数字，每行位置对齐。

5.印章。

（1）除会议纪要和印有版头的向下普发的公文（如简报）外，公文应加盖发文机关印章。

（2）发文机关署名页至少应有两行正文，不能采用“此页无正文”字样。

6.附注。

指公文印发传达范围等需要说明的事项，加圆括号标注于成文日期左下方。

3号仿宋，上空一行，居左排，前空2个字。

7.附件。

（1）3号黑体，左上角顶格注明“附件”，序号后不再加标点，接在版记之前。

（2）附件序号和附件标题应与附件说明表述一致，附件标题与“附件”之间空一行。

（3）转发其他公文的，该公文不属于附件。

应在正文之后另页排印。

8.公开方式。

顶格，与文尾空一行，公开方式为3号黑体，公开方式内容为3号仿宋，有不公开、依申请公开、主动公开3种形式。

例：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：

1.×××××××××××××××××××××××××××××××××

2.×××××××××××

×××××××

2018年×月×日

（附注：

××××××）

附件1

×××××××××××

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

（三）文尾部分

包括版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等。

1.抄送机关。

4号仿宋，左起空一字，标注于印制版记上方，抄送机关左对齐。

2.印发机关、印发日期。

4号仿宋，印发机关居左排，前空一字，印发。

3.页码。

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，居于低端外侧。

数字左右各一条一字线、各空一个字符，距边界27mm，函、批复等两种公文首页不要页码。

举例：

公开方式：

依申请公开

抄送：

市委各部委办局，市人大办，市政协办，市纪委办，珠海警备区，市中级法院，市检察院，各人民团体，各新闻单位。

珠海市人民政府办公室2017年7月28日印发

六、公文处理常见错误对照表

错误类型

错误实例

正确写法

标题写法不规范

关于报送××项目推进工作进展情况的函

××关于报送××项目推进工作

进展情况的函

（标题需要有报送主体，同时标题中每一行末尾固定词组不能拆分）

文种重复

《××关于…………意见的函》

《××关于…………的函》，应删去“意见”

介词连用

《××关于对………的批复》

《××关于………的批复》，应删去“对”

缺介词

《×××授予×××同志×××称号的通报》

“授予”之前加“关于”

“转发”与“印发”混淆

1.××关于转发……方案的通知

2.××关于印发……若干意见的通知

1.转发范围：

意见、通知，应改为“《印发……方案的通知》”；

2.印发范围：

计划、规划、方案、办法，应该为“《转发……若干意见的通知》”

用词不当

1.《××关于请求解决×××经费的请示》；

2.《××关于上报×××情况的报告》

前置“请示”已含“请求”的意思，删除“请求”。

后者“报告”已有前者上报的意思，删除“上报”。

错用标点符号

1.《××转报××公司关于<××>的请示》；

2.《××关于××广珠西线三期、博深项目联合采购泥青……的请示》

除法规性文件外，其他在标题中不使用标点符号。

应将前者“<>”和后者“、”删除。

漏发文形式及文种

《××局关于广东省……暂行办法》

这是一个印发部门的文件，应在“广东省”之前加“印发”，“办法”之后加“通知”。

然后办法作附件下发。

引文不规范

1.引文标题内容不全

2.只引标题，未引发文字号

3.只引发文字号，未引标题

正确引法：

根据《国务院办公厅关于转发卫生部等部门全国重点地方病防治规划〔2006-2010〕的通知》（国办发〔2006〕75号）精神（有人加“文件”2字，属于画蛇添足）。

标注简称不规范

1.《国家×××创新纲要》（下称《纲要》）

2.广深珠高速公路有限公司（以下简称“广深”）

1.“下称《纲要》”应改为“以下简称《纲要》”。

2.应将“广深”中的引号删除。

简称错误

市水务集团、市林业局

珠海水控集团有限公司、市市政和林业局

少用标点符号

如：

“此复”、“特此报告”

“此复。

”、“特此通知。

”（成文日期前都属正文部分，正文结束要用句号）

附件文字排列不当并末尾加标点

附件：

广东省人民政府办公厅关于印发××的通知；

附件：

广东省人民政府办公厅关于印发××的通知。

（第二行第一个字与附件名第一个字对齐）

抄送部分处理不当

抄送：

××建设公司、粤高速、省交通运输厅

抄送：

省交通运输厅，××建设公司、粤高速。

（由多个单位并列时，同一系统单位用“、”号，不同系统单位用“，”号隔开，最后加“。

”号）

此页无正文处理

不当

（此页无正文）

1.一般应当采取调整行距、字距的措施解决。

2.如多个机关联合发文，联合行文的机关过多，无法实现正文与所有发文机关的印章同处一页，就应采取“此页无正文”的方法，即将印章加盖在下一页空白上，并在该空白页第一行标注“（此页无正文）”。

多层转发的标题

使用混乱

××转发《××市环境保护局转发<××省环境保护厅转发<财政部、工业和信息化部、环境保护部关于加强××的通知>的通知>的通知>的通知》

1.××转发财政部工业和信息化部环境保护部关于加强××的通知

2.××转发财政部等3部门关于加强××的通知

（这种多层转发情况在市、县（区）一级机关经常遇到，为简单直观，可以省略中间环节，直接转发源文件，也可以用“等”而言之）

数字运用错误

1.二○一八年三月一日（星期2）下午十五时，××在市机关大院一号楼二一六会议室召开会议……

2.研究提出了7、8种解决方案

3.××××××

二○一八年三月一日

1.2018年3月1日（星期二）下午3:

00，××在市机关大院1号楼216会议室召开会议……

2.研究提出了七八种解决方案

3.×××××

2018年3月1日

七、行文规则

一般可分为相互隶属关系，平行关系，不相隶属关系。

上行文是指下级机关向上级机关报送的公文。

如请示、报告等。

下行文是指上级机关向所属下级机关的行文。

如决定、公告、通告、通知、通报等。

平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文。

如函等。

（一）向上级机关行文的规则。

1、原则上主送一个上级机关，根据需要，同时抄送上级机关和同级机关，不得抄送下级机关。

2、党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。

3、下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

4、请示应当一文一事。

不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

5、除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文。

不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

6、受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。

（二）向下级机关行文规则。

1、主送受理机关，根据需要抄送相关机关。

重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

2、党委、政府的办公室（厅）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性文件或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。

3、党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。

4、涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。

5、上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另外一个上级机关。

（三）其他行文的规则。

1、同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合发文。

（1）各联署机关行政层级应相当。

层级指同一管理层级，如国家层面、省级层面为同一级。

（2）有共同管理的事项或者有关联的事项。

（3）联合行文应当确有必要，联署单位不宜过多。

（4）联合行文应当明确主办机关。

（5）联合行文，主办机关应当并列在前。

2、党委、政府的部门依据职权可以互相行文。

3、部门内设机构除办公室（厅）外不得对外正式行文。

八、公文报送不规范（退文情况）

（一）非领导同志交代直接报送领导同志个人

（二）越级行文

（三）“请示”一文多事，不按规定抄送

（四）报告中夹带请示

（五）文种使用错误

（六）将应报送市政府审批的事项报送市政府办公室

（七）“请示”未标注签发人（会签发人），联系人和电话

（八）反馈意见件未附征求意见原件

（九）拟文时间与成文日期相隔3个工作日

（十）属于部门内部职权范围内的事务

（十一）内容涉及两个部门及以上而未经主办单位协调或协调意见不齐备

（十二）未附文中引用的政策，规定等相关文件

（十三）主送和抄送混淆不清

（十四）未经市政府主要领导同意报请市政府改变常务会议决定事项