采购手册 全套之新店开业.docx
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采购手册全套之新店开业
采购手册
新店开业
第三篇新店开业篇
第一章：
新店开业采购部工作日志
第二章：
新店预算流程
第三章：
新店市场调研、经营计划流程
第四章：
商品及专柜配置制作流程
第五章：
新店开业前资料维护与核查流程
第六章：
新店货源跟进操作规则与要求
第七章：
新店开业DM流程
第八章：
市场部开新店相关业务流程
第九章：
新店促销员管理流程
第一篇新店开业篇
第一章新店开业采购部工作日程表
大超：
采购部大超新店项目进度分控表
预计开业时间:
XX年XX月XX日（星期XX）业态定位：
XX
新店地址：
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX营业面积：
XXXXX平米（超市XXXXX平米）
项目
工作内容
相关要求
预计天数
倒计天数
责任部门
总控表
项目组成立
250
0
预开业部门
1
商圈市调
商圈调研
1、市场调查
10
230
品类发展部
2、各部门提交市调报告至品类发展
3
220
3、品类发展部出具采购部市调报告
2
215
2
经营定位会
1
190
各部门
3
大类面积分布图
预开业部门提交
35
180
预开业部门
4
布局规划
图纸布局
1、小类布局图/SKU规划
10
170
品类发展部
（1）小类落位图+大类SKU初稿
4
180
（2）品类签注意见
6
175
（3）小类落位图+大类SKU终稿
2
170
2、促销位（端头/堆位）货架落位编号
电子版端头货架编号图，同时发支持部、各品类、预开业、门店、项目负责人
5
65
设备提资
1、设备提资（初稿）
包括水、电、排水、坑板
13
165
品类发展部
2、货架设备及配件确定
包括货架、物料、灯箱刻字、木质家私
13
160
（1）设备提资及货架需求初步定案
7
168
（2）设备提资及货架需求确认
5
162
（3）设备提资及货架需求定稿
3
160
专柜
1、专柜设计标准
预开业部提供
7
120
预开业部门
2、各大类专柜清单初稿
落位图后15天（支持部收集）
27
60
3、采购总监审核（各大类专柜清单）
采购支持部负责呈报
3
58
采购支持部
4、供应商专柜图纸的设计、审核
6
50
相关品类部门
5、供应商专柜进场装修/完成
视门店施工情况
30
8
新店概算
包括销售，毛利率，采购收入、SKU、库存各项指标
27
160
综合事务
新店项目预算
包括销售，毛利率，采购收入、SKU、库存各项指标
24
130
综合事务
新店人员培训
45
20
人力资源部
新店人员入场
1
25
系统相关门店信息的设置
含店号、门店区域等信息设置
4
90
信息部
IT设备安装
85
35
1、采购操作群组、门店SKU群组的确认
品类发展部提供签字版本
11
82
品类发展
2、品类提交商品配置SKU计划（总部及当地SKU的分配）--限广东省外的门店
商品SKU数（总部覆盖SKU数及当地SKU数）到大类（各品类提交采购支持部）
\
65
品类部门
3、采购总监审核（总部及当地SKU的分配）--限广东省外的门店
支持部负责收集后呈采购总监审批
\
60
采购支持部
4、采购支持部发送B类商品明细给品类部确认
采购支持部提供明细
1
58
采购支持部
5、品类部门确认B商品及提交D商品配置清单：
1）B商品由采购支持部提取后给品类部门进行确认是否进行分货，对于开业时不经营的商品不进行订货；
2）D商品、生鲜、物料商品由各品类负责提交具体清单给采购支持部
B商品清单采购支持部需在品类提交清单前一周提取发送各品类部门确认，品类部门在确认B商品清单时一同提交D商品清单
30
51
采购部品类部门、生鲜营采、营运支持
6、采购总监对商品配置清单审核，最终确认
支持部负责收集后呈采购总监审批
3
48
采购支持部
7、品类发展部提供新店库存金额计划表，采购总监审核
品类发展部提供给采购总监审批
2
46
品类发展部
8、配置商品资料核查及销售范围指定（含IT提数、协助核查、协助预制单）
支持部负责核查及商品销售范围指定
4
44
采购支持部、IT部门
9、指定后新店天书的提取，价格、默认供应商等资料的复核，首单的确认
5
39
采购部（品类部门、支持部）、IT部门
10、提供首单商品分货清单及分货数量给到DC续订组，做首单商品的订货/分货（正常配置）
3
36
采购支持部/DC
11、开业DM商品计划及清单收集
市场发布开业DMSKU规划
32
61
品类发展部
品类部门开业DM商品计划
18
44
品类部门
采购支持部收集开业DM清单
2
42
采购支持部
采购总监审核（采购支持部负责呈报）
3
39
采购支持部
采购支持部提供首单量清单给DC续订组（主要是配送商品）
3
36
采购支持部/DC
12、新商品立项（开业前21天之后立项的新品不纳入配置清单中，即不考核到货率）
截止日之后可进行新品立项，但不纳入新店到货考核
14
21
品类部门/采购支持部
13、促销位（端头/促销位）货架商品明细（不含生鲜）
品类部门提交促销落位商品清单（提交给支持部）
4
47
品类发展部
支持部收集最终清单并发送门店
4
33
采购支持部
货源跟进
1、普通配置商品首单订货（直送、直通）
按照配置商品清单中的首单量减去调拨其他店库存商品数量下单
2
31
2、普通配置商品首单（直送、直通）送货跟进
直送：
20天；配送：
18天
3、DM商品首单订货（直送、直通）
2
26
4、DM商品送货跟进
直送：
18天；配送：
16天
5、其他店库存商品调拨
调拨单制作至商品到店
11
15
6、二次补货/货源跟进
订单制作
2
14
采购支持部
货源跟进
直送：
12天；配送：
10天
品类部门
7、冷冻商品送货
门店根据配置清单的首单量与供应商预约
15
4
品类部门
8、冷藏商品送货
8
1
9
促销
促销商品及方案
1、开业前实地调研，为制订开业方案作准备
8
263
市场部
２、开业方案形成与确订
64
60
３、广告位的确定、招租、安装
63
4
４、开业宣传推广执行
59
12
５、媒体广告宣传
52
5
６、开业营销促销活动方案
32
46
７、店内店外促销活动
32
46
8、DM清单最终确定以及彩页印刷
56
5
９、DM到店
3
2
促销员安排（含生鲜）
1、促销员编制
各品类部门明确促销员总编制
20
33
品类部门
2、促销员明细（提交采购支持部）
包括赠品活动、特价促销商品、供应商促销活动
2
31
采购支持
3、促销员入场
各品类部门负责督促各厂家促销员按时办理入场手续
8
10
品类部门
开业准备
1、开业店内外气氛布置
24
4
市场部（开业促销项目根据实际工作需要适当调整）
2、开业典礼准备与执行
21
0
3、开业促销准备与执行
30
0
10
商品市调/调价
普通商品售价市调反馈跟进
普通商品门店售价市调
门店进行市调,将市调结果反馈采购支持部
4
19
门店
普通商品门店市调结果反馈
支持部收集各品类反馈意见
5
15
品类部门/支持部
普通商品门店市调调价
根据各品类部门调价意见进行变价
4
11
采购支持
促销商品（TOP商品\DM商品清单、OPP商品清单、敏感商）市调反馈跟进
TOP\DM\敏感\OPP等商品门店售价市调
门店进行市调,将市调结果反馈采购支持部
3
8
采购支持
TOP\DM\敏感\OPP等商品门店市调结果反馈
支持部收集各品类反馈意见
3
5
TOP\DM\敏感\OPP等商品门店市调调价
根据各品类部门调价意见进行变价
1
4
同区域促销商品覆盖
视市场价格情况确定
2
11
停止调价
1
3
11
开业
1
0
各部门
备注：
1、以上所述工期7天以上（含7天）为含休息日的,如遇周末完成日期请适当往前提.
2、各品类/部门原则上要严格按照计划进度表执行。
特殊情况无法按期完成，需提前知会项目负责人；
3、项目进度如因故推迟，以更新后的项目进度表为准；
标超：
华南BU标超新店项目进度总控表（涉及采购部项目）
序号
项目工作内容
工期
倒计天数
主责任部门
32
由采购提供设备明细的确定
3
35
采购部
33
提交商品小类布局图
4
30
采购部
34
采购操作群组、门店SKU群组的确认（品类发展部出签字版本）
2
28
采购部
35
提交商品陈列配置清单（SD、生鲜、物料），同时明确基本资料参考店
2
25
采购部
36
根据采购/生鲜营采提供的资料，对配置商品资料核查及销售范围指定（含IT提数、协助核查、协助预制单）
4
21
采购部/IT
37
指定后新店天书的提取，价格、默认供应商等资料的复核，首单商品分货清单的确定
2
19
采购部/IT
38
提供首单商品分货清单及分货数量给到DC续订组，做首单商品的订货/分货（正常配置）
2
17
采购部
39
提供新店特价MD促销清单（含区域商品覆盖及当期生效CI商品清单）
2
18
采购部
40
新店开业促销方案
7
20
采购部
41
首单商品配送到店
7
7
采购部/DC
42
直通、直送商品的送货到店
7
7
采购部
43
跟进新店缺货、特价品、陈列及开业应准备工作
7
7
采购部
44
根据采购部提供特价促销（含DM）清单给予生效（在开业前四天）
1
4
采购部
45
冷冻、冷藏商品配送跟进
3
1
采购部
46
提交生鲜经营商品配置清单
2
25
生鲜营采
47
提交开业生鲜特价商品清单给到采购部
2
18
生鲜营采
70
新店人员进场（开店进场）
1
9
HR
72
首单商品收货、上货
7
5
营运部
75
开业
1
0
各部门
第二章：
流程规则：
1.0采购支持部需在58天提取群组B商品清单（含冻结商品，但需要分开标识）发送各品类部门确认是否发送到新店（只需确认YES/NO），品类部门在51天确认B商品清单时一同提交（D商品清单、季节性商品、新品明细）。
2.0大超提供配置表时间为48天。
标超提供配置表时间为25天。
3.0采购支持部严格总部高级采购总监审批的新店库存金额计划表进行订货。
4.0新商品立项（开业前21天之后立项的新品不纳入配置清单中，即不考核到货率），新品正常立项和下单。
5.0大超DM商品采购总监审核时间为39天。
6.新店市调调价规则：
1.新店确定300个堡垒商品强势竞争，限定各品类的SKU数量，保证价格形象，避免不必要的毛利损失。
食品:
100HBA:
70SL:
50HL:
50APP:
30
2.与主要竞争对手最低价持平或低于2%，具体明细和售价需要品类负责人审核。
采购支持部汇总。
3.开业一个月后按照正常竞价原则执行。
第二章新店预算流程
目的：
通过确定各部门新店预算中的职责、要求，使新店的预算更合理、客观、及时适用范围：
华南大综超新店开业适用。
序号
预算项目
预算项目确定规则
最终审批权限
责任部门
预算项目安排时间
各部门主要职能/职责
1
开业第一年项目预算总额的预估（销售额\毛利额\OI额\租金）
业态管理部根据市场调查分析情况，以新店损益表作为基点（适当上调）确定开业第一年销售额、毛利额、OI额预算总额。
新店图纸审批完成方可进行预估,同时需提供前期新店市场调查分析报告,如品类部门对预估数据有异议需重新预估
大综超总经理
业态管理部
新店开业前90天
业态管理部：
（1）负责新店开业第一年预算总额的预估（销售额\毛利额\OI率\租金等）
（2）负责新店开业项目预算报告的制作及审批跟踪
华南采购部：
综合事务部：
（1）预估各品类开业前库存金额；
（2）拆分项目预算：
月份+大类（含租金）
商户租赁、百货招商部：
（1）拆分项目预算：
月份+大类（含租金）；
（2）跟踪本部门数据的更改/更新记录并供给采购支持部（租金直接知会控制部）。
综合事务部：
（1）拆分项目预算：
月份+品类；
（2）负责给公司控制部提供新店最终预算版本（项目预算/公司预算）（含商户租赁/百货招商）；（3）跟踪新店预算数据的调整（不含租金）。
总部公司控制部：
（1）提供公司预算版本的预算总额（销售额/毛利额/毛利率）及核查采购支持部提供的
新店预算版本数据是否有误；
（2）负责将新店预算版本（项目/公司）归入华南区预算版本中并及时挂网和跟踪新店预算数据的调整/更新记录并及时更新相关挂网预算版本。
2
开业第一年项目预算总额的拆分（月
份+品类）
华南采购部根据新店的实际情况（商圈、消费水平、面积、竞争力等）确定参考门店,并依据参考门店前一年实际情况拆分各品类销售额占比、毛利率、OI率。
（1）确定参考店：
根据新店经营面积、经营品类、周围商圈、消费环境、地域、人口结构、消费水平与现已开店进行对照，从中选出最为相似的门店作为预算拆分的参考店；
（2）新店各品类销售额占比：
根据参考店前一年实际销售额占比情况及参考新店各品类经营面积、商圈、消费水平、面积、竞争力等确定；（3）新店各品类毛利率：
根据预开业部确定的开业第一年销售额以及参考门店前一年实际经营业绩，结合新店品类经营状况预估，确定各品类毛利率；（4）新店各品类OI率：
根据预开业部确定的开业第一年总毛率的要求及参考各采购区域前一年OI率实际情况确定。
采购总监
综合事务部
新店开业前80天
3
金额预算（品类）
各品类根据采购支持提供的预算版本"月份+品类"的销售预算数据预估开业前各品类库存总金额（一般情况预估库存金额含新店第一档及第二档DM库存金额）,由采购支持部负责汇总
采购总监
品类部门
新店开业前70天
4
开业第一年项目预算总额的拆分（月
份+大类）
品类部门综合考虑新店各大类的大类的陈列面积、各大类的销售特点和周边竞争环境进行拆分（含商户租赁及百货招商部）,采购支持部根据"月份+品类"版核查数据的正确性
GMM
品类部门
新店开业前40天
5
开业当年公司预算总额的拆分（月份+
大类）
公司预算总额由控制部提供给采购支持部，采购支持部依照项目预算版本（月份+大类）的销售额占比/毛利额占比/OI额占比进行拆分公司预算相关数据
大综超总经理
综合事务部
新店开业前25天
6
新店开业当年项目/公司预算版本归入
华南区预算版本并及时挂网
控制部根据公司控制部预算跟踪专人提供的"月份+品类"版核查数据无误后将新店预算加入华南预算版本内并挂网
控制部
新店开业前20天
7
新店开业第一年项目/公司预算数据的
调整/更改（商户租赁/百货招商的租金
除外）
由提出调整/更改的部门知会采购支持部，同时提供相关领导的审批文件,采购支持部核实调整/更改信息的准确性（不含租金），采购支持部核实无误后知会控制部相关人员更新相关预算版本。
商户租赁/百货招商的租金需要更改,可直接与预开业部协商确定后知会控制部更改。
采购总监（预算总额
的修改需报大综超总经
理审批）
综合事务部
新店版本一旦确定,所有调整均需审批,一般情况新店开业后预算数据不允许再
进行修改
第三章新店市场调研、经营计划流程
第一部分新店市调操作流程表
时间要求
开业前180～173天
开业前172～162天
开业前145～125天
开业前124～120天
工作内容
经营定位竞争对手市调，采购部使用统一格式（附件一）
根据市调情况做市调小结并经营定位分析
启动商品市调
根据市调情况做《竞争店品类分析报告》（附件二）
责任部门
品类部门\品类发展部
品类部门\品类发展部
采购部各品类部门
采购部各品类部门
控制点
重点对竞争对手调查.
1、各部门提交所有大类的分析报告至支持部；
2、市调报告提交步骤及时间控制点：
详见《新店开业采购部日程表》
目的在于安排适销对路的商品配置、合理的商品价格以及具有吸引力促销活动
内容需涵盖竞争对手对应品类细化到小类的SKU数量/SKU占比/货架数/货架占比/最高价格商品/最低价格商品/差异品牌等内容，每大类完成1份
时间要求
开业前119～75天
开业前30～20天
开业前20天开始
开业前30天开始
工作内容
品类部门针对市调分析报告采取引进、补充等积极应对方法，确保在品类延伸、价格分布等方面完全覆盖竞争对手
对配置清单中重点商品进行第一次价格市调
对DM商品进行价格市调
市调商品调价
责任部门
采购部各品类部门\品类规划部
新开业门店
新开业门店
采购支持部
控制点
体现在新店类别规划、商品配置、促销活动、促销商品安排上
保证市调商品品种规格相同、具可比性、市调价格的正确性
新店调价安排详见新店商品资料维护与核查流程
第二部分流程规则
2．0开业前90天派发VIP卡，建立会员资料档案，能在开业后进行主商圈的维护和客流的稳定。
2.1新店在开业期间，新店市调调价规则：
1.新店确定300个堡垒商品强势竞争，限定各品类的SKU数量，保证价格形象，避免不必要的毛利损失。
食品:
100HBA:
70SL:
50HL:
50APP:
30
2.销售竞争价格与主要竞争对手持平或低2%
3.开业一个月后按照正常竞价原则执行。
第三部分附件
附件一：
竞争店市调表
附件二：
《竞争店品类分析报告》
第四章商品及专柜配置制作流程
第一部分流程图
1.1商品配置流程图
1.1.1流程流转
支持部——采购买手——品类负责人——采购总监
1.2新店专柜审批流程图
1.2.1流程流转
品类发展——采购买手——品类负责人——业态管理部
1.3新店商品促销流程图
1.3.1流程流转
市场部——采购买手——品类负责人——总部高级采购总监——支持部
第二部分流程规则
1.0制作商品配置的要求：
1.1各品类部门按照统一格式提交商品配置清单,（见附件1.0）
1.2如需更改小类布局，需填写设计变更单交品类发展部，由品类发展部交总部高级采购总监审批，由品类发展部知会相关品类才能修改。
2.0促销商品清单的制作要求：
2.2DM商品清单必须由总部采购高级总监签字确认才能交至采购支持部及市场部
2.3总部高级采购总监签字确认的清单须传给地区采购部
3.0专柜进场
3.1品类部门根据确定的新店小类布局图制作专柜计划
3.3专柜图纸包括专柜位置图、专柜平面图、专柜立面图、专柜效果图、专柜电路图、专
柜设备清单
4.0《店内外促销活动清单格式》
供应商编码
供应商名称
大类
部门
品牌/内容
促销活动时间
具体执行时间
位置
店内/店外
是否有特价
活动方式（Roadshow/竞赛/试吃/抽奖/派赠/大型节目...）
可否提供免费货（数量）
有无派促销员
负责采购
面积
长期（现有）
短期（现有）
长期（新增）
短期（新增）
第五章新店开业前资料维护与核查流程
第一部分操作流程表
新店开业商品资料维护流程表
时间要求
开业前48天
开业前52天
开业前50天-前40天
开业前40天
开业前50天-前38天
工作内容
采购部指定新店项目经理将配置表清单提交采购支持部
部门助理负责提交百货招商部和商户租赁部的专柜清单报采购支持部
采购支持部核查配置清单的商品资料
资料维护员将自营的配置商品指定销售范围到新店
合同管理员资料专柜联营商品录入系统
责任部门
采购部各品类部
采购支持部
百货招商部
商户租赁部
采购支持部
采购部各品类部
采购支持部
采购支持部
总部IT部
采购部各品类部
采购支持部
控制点
1、按配置SKU数准时提交清单；
2、必须采购总监审批
必须报相关领导审批
核查内容包括供应商、商品状态、物流模式、价格等
采购支持部确保资料核查无误方可导入.
核实商品供应商资料,及扣点与合同是否相符.
时间要求
开业前15天开始
开业前8天
开业前8天
DM制作前一周
开业前1天
工作内容
采购支持部对新店开始做价格调整
采购支持部安排开业DM清单进行调价
新店负责安排人员对所有商品逐一进行实物扫描
公司控制部提供新店DM商品价格核查报表，由采购支持部核查
采购支持部安排人员到新店对DM商品进行现场价格测试
责任部门
采购部各品类部
采购支持部
采购部各品类部
采购支持部
采购部各品类部
采购支持部
新店前台部
控制部
采购支持部
新店前台部
采购支持部
控制点
导入系统,对异常价格和负毛利商品作手工调整
无法正常过机和价格异常问题及时反馈采购支持部
及时核实DM商品价格的正确执行.
确保每一个商品价格与海报价格一致.
第二部分流程规则
1.0所有资料以规模相近的门店资料为基准.
1.1新店供应商资料核查与维护：
1.1.1供应商状态：
默认供应商状态必须为正常；
1.1.2默认供应商合同签订情况：
必须已签订相应大类的合同，必须与商品已建立供货关系；
2.2新店商品资料核查与维护：
2.2.1商品主档资料（商品名称、销售规格、运输规格等）:
必须与基准店的资料相同；
2.2.2商品状态
升级会员 