物业财务部工作手册.docx
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物业财务部工作手册
物业财务部工作手册
第一章财务工作目标
1．认真执行国家财政制度，遵守和维护国家财经纪律，贯彻实施《企业财务通则》和《会计准则》。
2．及时、准确、全面地反映、监督、核算公司经济活动的全过程及其经营成果。
3．加强财务预测，分析，参与企业决策，发挥财务部门和会计人员的管理职能。
第二章财务部主要任务描述
1．组织及人员管理：
会计机构受总公司财务部及物业公司总经理的管理，采购、仓库、收款员均应受总公司财务部及物业公司财务机构的监督与指导，要求财务人员掌握财务会计制度，专业知识及技能，具备财务人员职业道德的标准。
2．收费管理：
收费使用物业公司统一票据，盖物业公司的财务专用章，严禁使用自制、自购票据盖物业公司章向客户收费，并统计、核算应收业主的物业管理费，能源费、维修服务费等各项缴款指标，及时反映欠、交费情况。
3．资金支出管理：
协助总经理严格审核各项开支，严格控制费用支出在预算内。
4．会计报表管理：
认真、准确地做好各项帐务工作，及时编制月、季、年会计报表及统计报表，及时收集物业收费、物价等相关资料。
5．会计档案及文书管理：
加强对会计档案及文书档案（包括：
会计凭证、会计帐簿、会计报表，其它会计资料等）的管理工作，防止丢失损坏。
6．协调管理：
协调与内部各部门及银行部门的关系。
第三章服务宗旨
规范审核，责任到人
第四章财务部岗位职责
一、主管会计
1．根据总公司财务制度，核算要求，负责物业公司的财务会计工作，对各项财务会计工作要定期研究、布置、检查和总结。
2．根据《企业财务通则及会计准则》制订适应物业公司的内部财务会计制度。
3．制订财务部工作岗位责任制，经常检查，监督、指导各岗工作。
4．严格遵守财务和财经纪律，坚持原则，检查监督财务制度和纪律执行情况。
5．组织财务部会计核算及会计电算化正常运作。
6．参与重大经济业务，合同管理、业务开拓的可行性研究，为总经理决策提供参考性信息。
7．编制会计报表及财务报告，编制年度财务报告，并报总经理批准。
8．协调与物业公司内部、银行等单位及业主、租户、总公司财务的关系。
9．负责制作财务周、月、年的工作总结与工作计划。
10．协助总经理制作物业公司的月（年）度财政预算。
11．负责审核并鉴章全部财务部经办的收入和支出原始凭证，并完成原始凭证的制单，记帐，结帐工作。
12．负责发票和收据的领用、保管。
13．审核服务性收费缴款单的收、退各项押金手续。
14．定期并至少每月两次稽核出纳盘库。
15．抽查库房的帐、卡、实物及卫生。
16．完成总经理布置的其它工作。
二、财务部出纳：
1．严格遵守现金管理条例和银行结算制度，做好货币资金的日常管理，不以“白条“抵充库存现金，不得挪用公款，不得出借公司帐户。
2．每日掌握银行存款收支和结存额，及时与总公司办理资金调拨手续。
3．办理现金与银行收支结算业务，负责登记现金、银行日记帐，做到日清月结，并根据需要编制银行存款余额调节表，并每日在微机里录入当天的收支明细。
4．一切开支、借支，均需经会计审核，总经理审批的各项手续齐备后，方能办理。
5．熟悉业主与财务工作有关情况，回答业主的提问，并经常保持联系，核对帐目。
6．负责全部收款工作，负责业主资料的管理和存档，及时了解欠费原因，并向部门领导上报协调相关部门。
7．完成会计交办的其它工作。
三、采购员
1．严格按照物业公司有关制度和采购程序进行采购。
2．每月定期了解物业公司各有关部门的物资申购计划及库房有关情况。
3．根据各部门填制的采购申请单，及时地进行寻价，核实，货比三家，并提出合理建议。
4．开展市场调查研究，不断开发货源渠道，降低采购成本。
5．严把采购物品质量关，配合仓库管理员进行到货验收。
如物品存在问题及时与供应商联系解决。
6．完成会计交办的其它工作。
第五章规章制度
一、会计核算原则
1．会计核算工作必须遵守中华人民共和国法律、法规的有关规定。
2．会计年度自公历每年一月一日起到十二月三十一日止。
3．会计核算采用借贷式复式记帐法，根据权责发生制的原则入帐。
4．以人民币为记帐本位币，外汇资金以中华人民共和国国家外汇管理局每月1日公布的外汇牌价折算成人民币记帐，同时另记外币帐户。
5．会计凭证、会计帐簿、会计报表等和种记录都须根据实际发生的经济业务及证明经济业务发生的合法凭证为依据进行登记，做到手续齐备，内容完整，准确及时。
6．坚持配比原则，当期营业收入与其相对的费用相互配合。
7．资产的入帐价值按取得的实际成本进行核算。
8．办理会计事项要求书写正规的文字与数字。
二、货币资金的管理
货币资金管理是财务管理的重要组成部分，牵涉面广，政策性强，因此必须加强管理，严格遵守财经纪律，以保障货币资金的正常使用和周转。
（一）现金的管理
1．现金的使用范围主要限于：
（1）支付工资、奖金及工资性津贴等。
（2）报销交通费、通讯费等等。
（3）零星开支。
2．认真做好库存现金保管工作。
现金和有价证券必须放在保险柜里以确保安全和完整无缺。
3．现金一切收、付款项，均须按业务性质分别填写服务收费单或支款单。
单上应写明收付的内容、用途及有关情况、金额，并由部门经理审核签字后方能办理收支款手续。
4．财务部在收支现金时，要严格审核现金收付凭证及所附单据是否合法，数额是否完整，签字手续是否齐备等。
对不符合制度规定的，应予以纠正或拒绝办理收支业务。
5．对于从营业收入中取得的现金，一律当日上缴，不得坐支现金收入。
6．各部门的收支现金应通过财务部入帐，不得私设小金库。
7．根据经营业务需要，备用金库存周转金暂定为3,000元整，由财务部出纳负责。
建立现金日记帐，严格执行现金盘点制度，报销手续，每日核对库存现金，做到帐款相符，帐帐相符。
8．凡办理付款业务须暂借领现金支付时，由经办人填写“现金使用申请单”，报物业总经理签字后财务部方可办理。
经办人应及时返回发票至财务部进行核销。
（二）银行存款的管理
1．物业公司因经营业务需要使用转帐支票付款，一律由部门填写“请款单”，部门经理和会签部门经理签字后，经财务部审核，物业公司总经理签字后报总公司审批，方可付款。
2．支票领用者在支票领用记录上写明日期、内容并签字，方可领用，于7日内将发票送回财务部报帐，并注销登记。
3．严格遵守银行有关规定，不得将银行帐户借给其他单位或个人办理结算。
三、费用管理规定
加强各项费用开支预算管理，实行财务监督，杜绝不合理、不合法的费用支出，杜绝假发票、空白条。
对发生的各种费用，应按权责发生制，做待摊和预提处理。
1．审批权限：
计划之内的日常开支在500元以下，由物业公司总经理审批，超过500元由公司总裁审批。
2．报销时间：
每周二、四对各部门进行费用报销，每月最后两个工作日不报销，以正确反映当月实际费用情况，其他时间为财务理帐时间，原则上不接待报销人员。
3．报销票据的要求：
付款原始票据要合法，字迹清晰，大小写金额必须准确相符，对于一般的收据和与物业公司业务无关或时间不符的票据，一律不予报销。
2．报销程序：
经办人首先在发生费用的原始票据的背面签字并注明事由，由主管会计填制支出凭证审查签字后再由总经理审批后，由出纳付款。
四、财产物资管理规定
本规定所称“财产物资”包括固定资产、低值易耗品和日常管理维修所需物料消耗品。
财产物资的管理由财务部设置专门账簿，开辟专门地点，指定专人负责。
（一）、物资的采购规定：
1．每年12月15日和每月20日之前，各部门需向财务部申报次年度和次月的采购预算（随同部门经营收支预算申报），经财务部汇总、审核、资金平衡后，提出意见上报总经理审批。
2．各部门应严格按照审批后采购预算执行。
如遇特殊情况超预算应急采购，需由物品使用部门附书面申请报总经理审批。
3．各部门应根据批准的采购预算或申请，填写“采购申请单”详细列明物品的用途、名称、规格、单位、数量、金额，采购员负责寻价并填写“采购物品寻价单”，经主管会计审核后报总经理，上级审批后签订购销合同，并及时办理请款和采购事宜，保障各部门经营管理活动的正常进行。
3．物品到货，采购员会同仓库管理员办理物品验收入库手续。
（二）、物资的库存管理及登记规定：
1、物资分别由仓库管理员和使用人保管：
领用前按物品类别保管在仓库中，不得丢失或损坏；领用后，由使用人负责保管，如在保管和使用中发生非正常损坏，需照价赔偿。
2、建立“固定资产卡片”，按编码逐一登记，列明物品的品名、规格、单价、采购日期、使用部门及使用人等，以次作为资产明细账和计提折旧、摊销费用的依据。
3、要建立“财产出入库登记卡”，仓库管理员对购入物品分部门、按类别进行入库登记。
4、对购入的物品应严格进行入库验收，核对型号、规格，在验收数量的同时也要验收质量，并检查物品有关性能的产品质量证明书。
5、对库存的各项物资，建立电脑材料系统明细帐，月末仓库管理员将仓库各物品消耗的数量及金额汇总统计，报主管会计。
6、每月不少于一次对库存物品进行实地盘点，每半年不少于一次对各部门在用的物品进行实物盘点。
如实编制“存货盘点表”，按类别，分部门反映盘点结果，对发生的盘亏、盘盈、报废、毁损等问题，应认真检查原因，如实做出情况报告，经领导批准后方可进行处理。
7、合理利用仓库条件，分门别类保管各类物品，保持库房清洁。
注意做好消防及防盗工作。
（三）、物资的发放规定：
1、物资入库后，由库管员进行编码并贴相应的标签，登记卡片。
2、严格按照公司批准的各部门采购预算和采购申请发放物品，不得随意超额发放。
3、根据手续齐备的出库单发货，明确领发双方责任。
4、领用固定资产、低值易耗品，库管员须要求使用责任人要在“财产保管使用登记记录”上签字，如某物品的使用责任人变更，变更后的责任人要在记录上做变更登记，否则财务部是同原领用人负责。
（四）、物资的退库和报废规定：
1、固定资产和低值易耗品在使用及保管中发生报废或不用情况，须由使用人和保管人及时到仓库保管员处办理报废手续或退库手续。
2、发生报废情况，应由使用人或保管人写出书面报告，讲明物品损坏情况及原因，经财务部报总经理，待处理意见批复后，财务部进行相应帐务处理，并由库管员据以在卡片或登记记录上核销该物品。
3、当使用部门不再继续使用某物品时，应及时将物品退库，并办理销帐，由库管员在“财产保管使用登记记录”上做相应更改记录。
缴款通知书
编号：
＿＿＿＿＿＿＿＿
致：
单元号：
建筑面积（m2）：
发单日期：
应付款日期：
缴款细则：
帐项说明
期间
金额（元）
总计
请核查上述所列款项，于5日内（节假日顺延）将款项交至物业公司财务部或汇入下列帐户。
如逾期未付款，将按《公约》中的有关规定每日加收滞纳金。
如有任何疑议，请与物业公司联系。
缴款时请携带本通知书，谢谢合作！
请以支票、汇票或现金支付：
帐户名称：
银行帐号：
联系电话：
＜物业服务电话＞010－
＜物业财务电话＞010－
付款申请及报销单
部门：
年月日
付款原因：
会签部门
承办经理
申请付款金额：
（小写）
（大写）
综合部审核
实际付款金额：
（小写）
（大写）
财务部审核
承办人：
支票号码：
总经理
领取人：
领取日期：
合同、协议审批单
合同标题
合同编号
合同金额
人民币
单位（元）
付款方式
□预付款
□中间付款
□尾款
□总价款
付款金额
付款日期
验收标准
验收人
签约方
基本情况
单位全称
联系人
地址
联系电话
开户行
银行帐号
合同正本：
份合同副本：
份合同复印件：
份
申请人：
部门主管：
部门经理：
会签部门（Ⅰ）：
会签部门（Ⅱ）：
财务审核意见：
总经理
合同付款内签单
合同标题
合同编号
本次付款
金额（元）
付款方式
□预付款
□中间付款
□尾款
□总价款
□其它
付款金额
合同付款日期
其他说
明事项
备注
合同总价款：
累计已付款：
余额
验收
意见
签字／日期：
部门经
理意见
会签部门（I）
会签部门（II）
财务部
审核
总经理
物业管理费延期确认单
房间号：
业主姓名：
房间面积：
建筑平米
物业标准：
应收费日期：
年月日至年月日
应收费金额：
（元）
延期后日期：
年月日至年月日
延期损失金额：
（元）
延期原因：
物业经办人：
业主确认：
发展商确认：
总经理意见：
（第一联：
业主；第二联：
财务部；第三联：
发展商；第四联：
管业部）
付款内签单
管
业
部
填
写
施工单位名称：
施工区域：
座号
付款原因：
□退押金□其它
付款凭据：
□收据□其它
付款形式：
□支票□现金
总额：
¥扣除：
¥实付金额：
¥
实付金额大写：
管业部意见：
申请人：
部门经理：
日期：
□是否有《违章通知单》
保卫部意见：
部门经理：
日期：
□是否有《违章通知单》
工程部意见：
部门经理：
日期：
□是否有《违章通知单》
财务部审核：
部门经理：
□符合付款条件□不符合付款条件日期：
总／副总经理批示：
□同意付款□不同意付款
物业管理缴费单
编号：
公司名称
单元
缴款日期
序号
项目
单价
数量
金额
备注
RMB（大写）
缴款人
管业部经办人
管业部经理
财务部
总经理
（第一联：
客户留存；第二联：
财务部留存；第三联：
管业部留存）
二次装修收费情况统计表
序号
用户名称
单元号
住户面积
装修起止日期
装修单位
装修责任保证金
装修管理费
《施工证》胸卡
灭火器
备注
预定
日期
实际
日期
预收
提前或延期差额
押金
工本费
押金
租金
总经理：
部门经理：
制表人：
审表人：
部门：
姓名：
类别
序号
财产全称
财产型号
购入日期
购入
金额
保修期
数量
变更时间
原保管人签字
接保人
签字
监交人
签字
财产完
好状况
备注
1
2
3
4
5
6
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12
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