新旧物业企业交接管理方案经过流程.docx
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新旧物业企业交接管理方案经过流程
物业小区接管流程（交接清单必备）
一、成立接管小组
组长：
A全面负责
组员：
B负责设备运营
C负责客户服务
D负责保安消防
E负责环境绿化
F负责财务
二、交接内容
物业项目交接协议一般包括：
物业项目名称、交接主体、交接时间、权利和责任分界点、交接内容、交接查验方法和标准、相关债权债务的处理、争议解决方式等。
原物业应先做资料交接：
将物业的产权资料、工程竣工验收资料、工程技术资料、工程经济资料和其它有关资料移交给新物业。
资料移交完毕后，移交和接收双方须签字认可；若有未移交部分，由双方列出未移交部分的清单，确定移交时间并签字认可。
资料交接完毕后是现场交接：
新物业应对物业管理区域内共用设施设备进行逐项验收，注明设备现状及接管时间。
开发商或业主委员会应对查验接管过程进行记录，并存档备查。
交接证明应由交接双方、相关单位盖章及现场参加人员签字。
开发商、业主大会授权的业主委员会及原物业公司应当配合新物业公司依法接管保安、消防、停车等安全防范岗位，维护物业管理区域的正常秩序。
（一）资料的交接
资料的交接主要包括以下一些内容:
1、物业规划图;
2、竣工图（包括总平面、单体竣工图）;
3、建筑施工图;
4、工程验收的各种签证、记录、证明;
5、房地产权属关系的有关资料;
6、机电设备使用说明书;
7、消防系统验收证明;
8、公共设施检查验收证明;
9、用水、用电、用气指标批文;
10、水、电、气表校验报告;
11、有关工程项目的其他重要技术决定和文件。
12、 “用户手册”是使用户全面了解物业管理的有关规定及服务的说明书。
（二）物业接管验收
物业接管验收不同于竣工验收,它是在竣工验收的基础上,以主体结构安全和满足使用功能为主要内容的再检验。
一般来说物业接管验收包括以下内容:
1、主体结构验收。
地基沉降不应超过国标规定的变形值,不得引起上部结构的开裂
或毗邻房屋的破坏;主体结构构件的变形及裂缝也不能超过国标规定;外墙不得渗水。
2、屋面及楼地面。
屋面应按国标规定排水畅通,无积水、不渗漏;楼地面与基层的粘结应牢固,不空鼓且整体平整,无裂缝、脱皮和起砂现象;卫生间及阳台、厨房的地面相对标高应符合设计要求,不得出现倒水及渗漏现象。
3、装修。
应保证各装修部位或构件既美观大方又满足使用要求,不得出现因装修不善而造成的门窗开关不灵,油漆色泽不一,墙皮脱落等现象。
4、电气。
电气线路应安装平直、牢固,过墙有导管;照明器具必须安装牢固,接触良好;电梯等设备应运转正常且噪声震动不得超过规定;此外各类记录及图纸资料应齐全。
5、水卫、消防、燃气。
上、下水管道应安装牢固,控制部件启闭灵活,无滴,漏、跑、冒现象;消防设施应符合国家规定,并有消防部门检验合格证;采暖的锅炉、箱罐等压力容器应安装平整、配件齐全,没有缺陷,并有专门的检验合格证;燃气管道应无泄漏。
此外,各种仪表仪器、辅机亦应齐全、灵敏、安全、准确。
6、附属工程及其他。
室外道路、排水系统等的标高、坡度等因素都应符合设计规定;相应的市政、公建配套工程与服务设施应达到质量和使用功能的要求。
7、工程、保安、环卫、客服、财务各组使用的工具及使用说明。
8、工程、保安、环卫、客服设施设备及使用工具、维护保养记录、维保电话号码。
交接双方应当制作物业查验记录。
物业查验记录一般包括房屋质量查验记录、设施设备查验记录和环境工程查验记录，双方可以根据物业的具体情况设计查验记录表。
查验记录表应当包括查验项目名称、查验时间、查验内容、查验人签字、查验结论、存在问题、返修意见、跟踪结果等。
原物业公司应将预收的物业管理服务费、代管的各种能源费、押金、共用设施设备的专项维修资金、物业共用部位、共用设施设备的经营收益以及收支账目一并移交给新物业公司。
除了钱以外，原物业公司应将属于全体业主共有的物业管理用房、公共用房、设备用房、生产作业工具及办公用品等移交给新物业公司。
（三）核实原始资料
在现场验收检查的同时,应核实原始资料,逐项查明,发现有与实际不相符之处,应及时做出记录,并经双方共同签字存档。
（四）用户情况调查
用户是物业管理机构的服务对象,物业管理企业在交接物业时,应及时准确地了解用户的特征、家庭特点、产权情况、经营情况、业务范围等等一些问题,以便顺利地开展物业管理,并有针对性地提供一系列综合服务项目。
（五）建立档案
物业管理中的资料档案,是便于物业管理企业日后管理的一项重要工作。
管理过程中,应将资料分类、装订成册,或存入电脑随时调用。
资料档案的内容主要有:
1.物业开发可行性研究报告;
2.物业开发建设时的有关图纸、记录等资料;
3.物业管理方案及物业管理招标投标时的有关资料;
4.历年物业管理工作报告和财务报告;
5.房地产权属关系的有关资料;
6.物业用户的有关资料。
三、交接时间
四、交接注意事项
交接前的准备工作：
物业费、停车费等费用。
物业向业主所收取的物业费、停车费及水、电费等其他费用，前任物业公司有无已经多收取的费用，如有，索要回逾收的各项费用，或者对此解决方案有三方签字认可的书面约定。
各类能源费。
前任物业有无拖欠自来水公司、供电局及燃气公司等各项费用，如有，敦促其交接前缴清。
各类遗留问题。
车辆刮蹭事件，前任物业有无承诺给业主在物业费、停车费或者其他形式的解决承诺，进行摸底调查，避免接手之后，造成业主费用已交，但承诺的问题还未解决。
业主家中有个别特殊问题的，前任物业给业主承诺并未兑现的，摸清情况，由前任物业进行解决，避免业主日后将其承诺转嫁到新任物业。
例如：
个别业主减免物业费等情况。
工程遗留问题，要进行摸底调查，掌握小区或业主家中的工程遗留问题的类别、开发及施工方的维修情况、目前遗留问题的处理情况等。
其他准备工作：
物业用房的确定，各工作岗位人员的准备是否到位的情况，办公用品、员工工服等各类物资准备情况，工程、保洁的工具到位情况，正常办公所需的各类表格等文件，垃圾清运、电梯维保等外包服务的考虑。
保障交接当日的物业服务正常的开展，其他准备工作
交接当天工作注意事项：
一、物业承接查验按照下列程序进行：
1、确定物业承接查验方案；
2、移交有关图纸资料；
3、查验共用部位、共用设施设备；
4、解决查验发现的问题；
5、确认现场查验结果；
6、签订物业承接查验协议；
7、办理物业交接手续。
二、现场查验前，建设单位应当向物业服务企业移交下列资料：
1、竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料；
2、共用设施设备清单及其安装、使用和维护保养等技术资料；
3、供水、供电、供气、供热、通信、有线电视等准许使用文件；
4、物业质量保修文件和物业使用说明文件；
5、承接查验所必需的其他资料。
未能全部移交前款所列资料的，建设单位应当列出未移交资料的详细清单并书面承诺补交的具体时限。
三、物业服务企业应当对下列物业共用部位、共用设施设备进行现场检查和验收：
1、共用部位：
一般包括建筑物的基础、承重墙体、柱、梁、楼板、屋顶以及外墙、门厅、楼梯间、走廊、楼道、扶手、护栏、电梯井道、架空层及设备间等；
2、共用设备：
一般包括电梯、水泵、水箱、避雷设施、消防设备、楼道灯、电视天线、发电机、变配电设备、给排水管线、电线、供暖及空调设备等；
3、共用设施：
一般包括道路、绿地、人造景观、围墙、大门、信报箱、宣传栏、路灯、排水沟、渠、池、污水井、化粪池、垃圾容器、污水处理设施、机动车（非机动车）停车设施、休闲娱乐设施、消防设施、安防监控设施、人防设施、垃圾转运设施以及物业服务用房等。
四、水、电表进行抄底记录
将公共区域所有的涉及物业的水表、电表的表底进行抄底记录，以交接时点为据，之前的由前任物业缴纳，之后由新进驻物业公司缴纳。
物业费、停车费。
两费用均以交接时点为据，之后的各项费用由新任物业开始计收，如有业主所欠前任物业费用，该物业必须依法依约进行收取，不能干扰新任物业的收费工作。
六、对自来水公司、供电局及燃气公司办理相应的用户变更名称手续，将小区能源使用用户变更为新任物业公司名称。
七、外包服务项目合同及其他合同的交接或重新签订相关合同。
八、交接当天工作可按照“部门对部门”的方式进行交接，即可考虑先进行保安的交接，由秩序部安排好各岗位人员在交接当天陆续接下各个岗位，随后可分别进行客服、工程、保洁、绿化等相应交接，均可采取交接方部门对应接替方的部门进行交接，双方对应交接部门均有负责人，由第三方进行监督，交接完毕要有三方签字确认的交接资料
移交内容
1.物业资料
（1）物业产权资料、综合竣工验收资料、施工设计资料、机电设备资料等。
（2）业主资料包括：
1）业主入住资料，包括入住通知书、入住登记表、身份证复印件、相片；
2）房屋装修资料，包括装修申请表、装修验收表、装修图纸、消防审批、验收报告、违章记录；
（3）管理资料：
各类值班记录、设备维修记录、水质化验报告等各类服务质量的原始记录。
（4）财务资料包括：
估定资产清单、收支账目表、债权债务移交清单、水电抄表记录、其他需移交的各类凭证表格清单。
（5）合同协议书，之对内对外签订的合同、协议原件。
（6）人事档案资料，之双方统一移交留用的在职人员的人事档培训、考试记录。
（7）其他组要移交的资料。
资料移交应按资料分类列出目录，根据目录名称、数量逐一清点是否相符完好，移交后双方在目录清单上盖章签名。
2.物业共用部位及公共设施设备管理工作的交接
（1）物业共用部位及共用设施设备，包括消防、电梯、空调、给排水、供配电等机电设备及附属配件，共用部位的门窗，各类设备房、管道井、公共门窗的钥匙等；
（2）共用配套设施，包括环境卫生设施（垃圾桶、箱、车等）、绿化设备、公共秩序与消防安全的管理设施（值班室、岗亭、监控设施、车辆道闸、消防配件等）、文娱活动设施（会所、游泳池、各类球场等）；
（3）物业管理用房，包括办公用房、活动室、员工宿舍、食堂（包括设施）、仓库。
停车场、会所等需要经营许可证和资质的，移交单位应协助办理变更手续。
3.人、财、物的移交或交接
（1）人员。
在进行物业管理移交时，有可能会有原物业管理机构在本项目任职人员的移交或交接，承接物业的管理企业应与移交方进行友好协商，双方达成共识。
（2）财务。
移交双方应做好账务清结、资产盘点等相关移交准备工作。
移交的主要内容包括物业服务费、维修资金、业主各类押金、停车费、欠收款项、代收代缴的水电费、应付款项、债务等。
（3）物资财产。
包括建设单位提供和以物业服务费购置的物资财产等，主要有办公设备、交通工具、通信器材、维修设备工具、备品备件、卫生及绿化养护工具、物业管理软件、财务软件等.
新旧物业交接的几个难点问题
新旧物业交接时矛盾重重，交接过程复杂，时间长，造成小区管理混乱，业主断水、断电或者小区垃圾满地，甚至会发生暴力流血事件。
《物业管理条例》虽然规定小区过半数的业主同意，其所占面积也超过半数的情况下，可以更换物业公司，但实际操作起来困难重重：
一来能拿到二分之一业主同意票已经并非易事，二来新老交接，老物业平和退出小区更难，而新物业强行进入法律又不允许，甚至面临法院不受理此类案件的尴尬。
新旧物业公司交接难主要体现在三点：
1、相关设施移交难
根据《物业管理条例》（以下简称《条例》），物业管理用房等房产的所有权属于业主，但由于在房地产开发建设和登记产权时，大部分登记的是开发建设单位，而目前又没有法规规定这部分产权如何移交给业主。
如物业管理用房，即使旧物业管理公司同意移交，但在接管初期，旧物业公司对物业管理用房进行过装修，投入了一部分的费用，需要旧的物业公司、新的物业公司、业委会进行协商，增加了新旧物业交接的难度。
2、物业资料移交难
根据《条例》，建设单位应当向物业公司移交以下资料：
（1）竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料；
（2）设施设备的安装、使用和维护保养等技术资料；（3）物业质量保修文件和物业使用等技术资料；（4）物业管理所必须的其他资料。
要求物业企业应当在前期服务合同终止时将上述资料移交给业委会。
虽然《条例》对交接内容有规定，但是比较笼统，不能充分地将日后新物业公司顺利开展公作所需要的资料（如财产记录、设备情况和客户资料等）涵盖在内。
另外，由于大部分前期物业公司都是由开发商选聘或者自己组建的物业公司，开发商不按规定向物业公司移交相关资料，旧物业公司也就无法在交接时提交完整资料。
3、相关费用处理难
（1）物业管理费账目管理杂乱。
旧物业不能详细公布业主交费情况，而一些物业管理中的费用该支付的没有支付，该公布的不公布，造成收入和费用混乱，又没有监督机构对支出进行监管，比较混乱，在新物业交接时，各管理项目费用理不清，不能顺利接管。
（2）代收费用的差额问题。
如很多老小区，在初始阶段没有一户一表，旧物业公司义务为居民代收水电费，出现的差额费往往由物业公司承担，这样在交接时，对于差额部分如何来妥善解决，原有物业公司的权益又如何来保护，解决不好这些问题，新旧物业交接时就容易产生纠纷。
（3）物业费欠缴。
现在，物业费收缴率普遍不高，好一点的到90%，而很多维持在70%，一些老小区还不到40%。
这样，新旧物业交接时物业费的纠纷就成为一个很大障碍。
旧物业公司在物业费的问题没有解决前，让其退出是很难的。
（4）其他费用，如前期停车费、一些经营性收益的问题也影响了新旧物业交接的顺利开展。
新旧物业交接难的法律原因
1、法律规定不完善。
从《条例》规定看，有关业主换物业公司的规定在《条例》中比较少，即第29条关于移交事项的规定;第39条关于物业合同终止应当移交的规定;第59条不移交有关事项的法律责任的规定。
现有法律规定有以下几点尚需改进：
（1）物业移交的时间不明确。
《条例》第39条第二款规定：
“物业服务合同终止时，业主大会选聘了物业管理企业的，物业管理企业之间应当做好交接工作。
”没有交接时间的强制规定，老物业公司可以以各种借口拖延时间，比如说物业费没有缴清。
（2）移交的内容、方式不明确。
《条例》第39条规定了物业服务合同终止时，物业管理企业应当将物业管理用房和《条例》第29条规定的资料交还给业主委员会，但物业的交接并非如此简单，后续的物业怎样接管老物业已经使用过的设施、设备，维修资金如何交接，哪些属于物业管理所必需的资料，移交的内容该不该明确，不同的移交内容、移交的方式是否相同……这一系列问题《条例》都没有解决。
（3）不移交、不完全移交的责任规定可操作性差。
对不依法移交的，《条例》第59条只规定了不移交有关资料的，要限期改正;逾期仍不移交的，对建设单位、物业管理企业予以通报，处于1万元以上10万元以下罚款。
实际上这一规定可操作性较差，一是“有关资料”操作中难以把握;二是“限制”、“逾期”均属不确定概念，违背了一般立法的精确性。
三是从立法的本意看，应当对不依法交接有关设施、设备、钥匙、资料等所有与物业服务有关的实物和资料都应当受到惩罚，但本条仅仅规定了不移交有关资料的才受到惩罚。
（4）移交后遗留问题的解决。
物业可移交管理，但遗留问题如何解决，《条例》没有给出任何规定，对拖欠老物业的物业费谁来保障，老物业的先期投入怎么办，老物业管理不当造成的物业设施、设备损坏怎么办，维修资金有“黑洞”怎么办等等这些问题，没有相应规定。
2、政府对物业公司交接监管不力。
目前，政府对物业公司交接工作的监管力度是远远不够的。
做好物业公司交接的监管，政府有关部门要做交接的具体指导、防止新老物业的冲突、有关事项的宣传等工作。
而从目前的情况看，政府在物业公司交接中的作用尚不明显。
我国法律关于物业交接的规定本身就少，在这种现实条件下，政府的指导和监督就尤为重要。
从深层次原因分析，造成物业交接难是由于我国目前物业管理制度构建上的缺陷——未形成以业主为中心的物业服务制度，从而造成物业公司定位的模糊，加之政府执法不严、物业公司法律意识淡薄等。
针对物业新老公司交接，北京市建委相关负责人对新老物业承接验收的程序、交接内容等热点问题作出了相应的解释。
问：
谁能决定选聘物业？
答：
不同阶段有所不同，在入住前和业主大会成立前的物业选聘由开发商组织实施，业主大会成立后由业主大会授权业主委员会决定组织实施。
开发商或业主大会授权的业主委员会应当在组织承接验收活动前10个工作日，将有关情况书面告知社区所在地的社区居委会和街道办事处。
问：
选聘新物业公司后，旧物业合同还有效吗？
答：
无论是开发商还是业主大会换物业都要依法选聘。
也就是说应先解除与原物业公司的物业管理服务合同后，方可组织新物业公司接管。
物业合同一般分为定期和不定期两种。
定期合同有1年也有两年、3年的，新物业公司上岗执勤必须要等旧合同结束方可；不定期物业合同一般规定“合同到业主大会选聘新物业并在新物业合同生效之后为止”等类似内容。
问：
新老物业公司承接验收如何操作？
答：
开发商、业主大会和原物业公司要做好承接验收前的准备工作，并及时书面通知新物业公司进行承接验收。
新物业公司应当在接到通知后15个工作日内做出书面回复并与开发商或业主大会约定承接验收时间。
在约定时间内，开发商、业主大会或原物业公司应先做资料交接：
将物业的产权资料、工程竣工验收资料、工程技术资料、工程经济资料和其他有关资料移交给新物业公司。
资料移交完毕后，移交和接收双方须签字认可；若有未移交部分，由双方列出未移交部分的清单，确定移交时间并签字认可。
资料交接完毕后是现场交接：
新物业公司应对物业管理区域内共用设施设备进行逐项验收，注明设备现状及接管时间。
开发商或业主委员会应对查验接管过程进行记录，并存档备查。
交接证明应由交接双方、相关单位盖章及现场参加人员签字。
开发商、业主大会授权的业主委员会及原物业公司应当配合新物业公司依法接管保安、消防、停车等安全防范岗位，维护物业管理区域的正常秩序。
问：
查验过程中发现有设备、资料等不合格的情况，该如何处理？
答：
物业项目经查验不合格的，开发商应进行返修并商定时间复验。
经查验合格的，新物业公司应当在5个工作日内签署查验合格凭证，并及时签发承接文件。
新老物业公司交替时发现不合格的情况待定。
交接双方应当制作物业查验记录。
物业查验记录一般包括房屋质量查验记录、设施设备查验记录和环境工程查验记录，双方可以根据物业的具体情况设计查验记录表。
查验记录表应当包括查验项目名称、查验时间、查验内容、查验人签字、查验结论、存在问题、返修意见、跟踪结果等。
业主有权要求调阅查验记录。
问：
原物业公司何时退出？
拒不退出的怎么办？
答：
原物业公司应在查验接管工作完成后10个工作日内全部撤出物业管理区域。
开发商、业主或原物业公司不移交有关资料的，由区县房地产行政主管部门责令限期改正；逾期仍不移交有关资料的，对开发商、原物业公司予以通报，处1万元以上10万元以下的罚款。
物业服务合同终止时，原物业公司拒不移交物业管理用房和有关资料的，新选聘的物业公司应与业主委员会协商或通过司法途径解决，不得非法强行进驻物业管理区域。
怎样做好新旧物业服务企业移交工作
武汉同济物业管理有限公司 杨 宁
新旧物业服务企业移交是在业主委员会通过招标拟定新物业服务企业，并与之签订物业服务合同备案后至新物业企业正式进驻项目工作的整个过程。
在新旧物业移交工作中，除了自动退出情况，一般由业主委员会解聘更换新物业企业的情况下，会产生移交难的问题，常常会出现旧物业不愿走，新物业进不来的现象。
下面就这一普遍存在的现象，对如何做好新旧物业服务企业移交工作，做如下分析：
一、新旧物业企业移交涉及的主体
涉及主体包括政府行政机构、开发建设单位、新旧物业服务企业、业主委员会、广大业主。
由于主体类型和人数较多，关系复杂，各种意见难以统一，决定了工作中会遇到各种困难，协调难度大。
政府部门是监督机构和物业服务企业的管理机构，对物业服务行业的总体发展和行政政策以及法规都有很准确的把握。
新物业服务企业在移交前充分与政府部门沟通，寻求监督指导，进一步了解项目、原物业服务企业和业主委员会的情况对于移交工作方向性的正确把握是很有必要的。
开发建设单位是物业的建造者，也是前期物业服务招投标工作的主导人，原物业服务企业多少与开发建设单位有一定的历史渊源，且在保修阶段或由于久修不善使得物业保修时限超过保修期时，会继续存在开发单位与业主之间的利害关系，开发建设单位也是新旧物业移交工作的重要主体。
业主及其委员会选择为自己服务的物业服务企业，物业服务企业向业主收取物业管理费，形成市场对价关系。
他们在移交工作中最具有主观能动性，都是移交工作中的直接利害关系人。
二、旧物业服务企业退出项目的原因
原物业服务合同期限届满，业主委员会和物业服务企业不再续签合同，另行选聘新物业服务企业。
原物业服务合同期限未满，物业服务企业的服务质量与合同约定标准相去甚远，业主委员会通过业主大会解聘原物业服务企业，通过招标方式选聘新物业企业。
原物业企业因业主欠费处于长期亏损状态，不得已自动退出物业服务项目。
原物业管理企业因公司战略目标调整，合同期限届满，与业主委员会协商，主动退出项目管理。
三、新旧物业移交的内容
公用设施设备：
电梯、生活给排水系统、消防系统、绿化设施、康体娱乐设施、地下车库、道路、监控系统、供配电系统、其他各种配套设施等；各种图纸和技术资料：
竣工总平面图、单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料；设施设备的安装、使用说明和维护保养等技术资料；物业质量保修文件。
文档资料：
业主信息资料、入伙资料、装修资料、日常管理资料等。
物业管理费等其他物业管理相关费用的明细账目：
物业管理费收缴登记表、车位费收取登记表、水电代收登记表（如果有此项）等。
日常公共用水用电起止码登记表和移交时起止码的详细登记数。
遗留问题：
主要是指在质量保证期内出现的屋面和外立面以阳台渗水，经过长时间维修没有完全修缮好，以至超过质量保修期。
还包括因公用设施设备问题影响业主正常生活的情况。
物业管理用房：
产权移交和实体建筑移交以及相关租赁合同的移交。
有时还伴随着员工的移交：
原物业公司中业主反映比较好，对工作较积极的部分员工通过试用，可以考虑被新物业企业吸收，这些员工对项目的情况比较熟悉，有一定的真对性的工作经验，通过磨合能很好的融入到新物业企业，业主对他们比较熟悉，有利于新物业企业及时有效的全面开展项目上的物业服务工作，保障移交后物业服务工作的平稳过渡，最大限度保障业主的利益。
四、新旧物业服务企业移交的难点问题
新旧物业管理移交难主要体现在公共设施移交难、物业资料移交难和欠费处理难等方面。
需要从政府、企业、业主委员会、业主几个角度来开展工作，化解矛盾和减少纠纷，顺利实现物业服务移交这一市场行为。
其中，加强政府的监督指导和协调、企业的风险规避意识和实力、业主委员会和业主的互动沟通以及业主委员会合法的可行性操作是实现成功新旧物业移交的关键。
1、物业管理费和车位费等费用的清算和移交
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