湖北水利工程建设项目档案的整理方法.docx

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湖北水利工程建设项目档案的整理方法

湖北省水利工程档案整理方法

湖北省水利工程档案整理方法

水利加固工程档案整理程序

1、分类→2、组卷→3、卷内文件排列→4、拟写案卷题名→5、复查定卷→6、加盖档号章→7、编写文件页数→8、编制卷内目录→9、填写卷内备考表→10、填写案卷封面和脊背→11、案卷装订→12、填写卷盒号→13、编制案卷目录→14、装盒排架

一、分类

将收集的水利工程文件材料进行分类，共分成A综合类，B建设管理类，C设计类，D施工类，E监理类，F财务管理类6大类，其中D、E类按单位工程分类组卷。

再将每一类中的文件材料依据文件材料的形成规律，保持文件间有机联系的原则再进行清理分类。

如综合类文件材料，再按照附件1中指导性文件、咨询意见、工程建设前期工作文件材料、招投标文件、协议合同、其他（总结等及其他来往文件）等属类再进行细分。

二、组卷

（一）组卷的含义：

组卷，就是把一组有联系的文件，以卷的形式组合在一起，放入一个档案盒，以便于保管、保密和利用。

（二）组卷的要求：

是根据国家有关规定和一定的文件立卷原则，遵循文件材料形成特点和规律，保持文件材料的系统联系，将已办理完毕的具有保存价值的文件，按照特定的组卷方法组成案卷的一项业务工作。

1、原件要求：

归档的文件材料应尽量为原件，原件内容（领导签名、签字、意见及原始记录等）一律用钢笔（碳素墨水）、毛笔或黑色签字笔书写，不得用圆珠笔、水彩笔或铅笔代替。

水库加固工程法人单位应保存1套档案原件。

2、组卷时应按《湖北省病险水库除险加固工程档案分类方案归档范围保管期限表》属类进行分类组卷。

一个属类中相同类型的文件材料尽量放在一起，而不是杂乱无章地随意堆积。

综合类、建设管理类的文件材料按文件反映的问题组卷，图纸按单位工程组卷，施工类、监理类文件材料先按单位工程组卷，在每个单位工程中再按问题或文件种类进行组卷。

如果数量较多的文件材料，可按分部工程分别组卷。

3、组卷时，每一案卷内的文件都表达一个相对独立的内容，方便拟写案卷标题。

若这内容收集到的文件材料很多，则组成多卷，依据时间或单位工程等依序排列。

4、卷厚适度。

一般不超过40mm。

5、案卷内不应有重份文件。

6、保管期限应大体相同。

三、卷内文件排列：

（一）文件材料在同一保管期限下进行，按内容结合时间的顺序排列。

（二）方法：

1、卷内既有文字材料又有图纸时，文字材料在前、图纸在后。

2、卷内纯属文字材料时，可参考文书档案排列方法：

（1）正件在前、定稿在后；

（2）正件在前、附件在后；

（3）复文在前、来文在后；

（4）原件在前、复印件在后；

（5）不同文字的文本，中文本在前，其它文字本在后。

3、装订成本、印刷成册的材料一般不拆散重新排列，一般放在单张文件材料的最后面。

若是采用塑料壳精装的材料则需拆散，编页码（因塑料长期保管会发黄、变脆）。

4、蓝图的整编

（1）没有装订成册的蓝图应折叠，折叠后图纸的幅图规格为A4（210＊297mm）。

（2）折叠后图纸的标题栏应露在外面。

（3）无论是横幅或纵幅图，先一律按折叠规格中的长（210mm）度正反来回折叠成开似手风琴式的折叠，再按宽（297mm）度折叠，折叠应整齐、美观。

（4）装订成册的蓝图，要按文字材料整编装订次序进行整编。

5、纸张修复。

对破损、小于A4规格的文字材料和商标、合格证或纸质较脆、较薄之类纸张要用A4白纸进行修复与托裱。

四、拟写案卷题名

用铅笔拟写案卷题名，案卷题名应简明、准确表明卷内文件材料。

（一）建设项目档案题名拟写方法：

1、文字材料类：

前期文件

“三段式”：

责任者关于问题的名称

例：

大禹公司关于×××项目变更

责任者问题

的洽商单

名称

2、表格、图纸材料类：

（1）项目名称+专业（子项或分部）+表格、图纸名称

（2）项目名称+表格、图纸名称

例1：

漳河水库加固工程三干渠分部工程质量评定表

项目名称子项分部表格名称

例2：

三干渠分部工程竣工图

项目名称图纸名称

（二）设备档案题名拟写方法：

型号+设备仪器名称+文件名称

例：

XX型闸门订货合同、合格证、说明书、开箱单

型号名称文件名称

五、复查定卷

复查定卷就是对所组成的案卷，进行一次全面的审查，对不符合要求之处立即纠正，以确保案卷质量。

复查内容：

（1）案卷组成是否合理；

（2）卷内文件是否齐全完整；（3）卷内文件排列是否系统科学；（4）案卷题名是否恰当。

六、加盖档号章

对每件文件材料加盖档号章，逐件编号。

归档章的位置在每件文件材料首页上端空白处均可，不限于右上角。

归档章样式见下图：

档号

10mm

序号

10mm

1、填写档号。

档号即案卷编号，案卷编号根据分类方案统一编制填写（此时可暂不填写，待完成步骤十后再返回来填写档号）。

2、填写序号：

即卷内文件排列顺序号。

序号的给定是以件为单位，每份文件或每张图纸为一件。

（1）文件正本与定稿为一件，正文件与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件。

（2）各种报表、图册为一册为一件。

（3）来文（或去文）与复文可为一件，其中外单位的来与本单位的复文为一件，本单位向上级单位的去文与上级单位的复文可各为一件。

七、编写文件页数

1、编写范围：

需永久或长期保存的案卷，卷内文件材料以件为单位编写页数，每件文件材料均从“1”开始编写页数。

每件文件材料以有书写内容的页面为一页，逐页编写，不得遗漏号或重号。

单面书写的文字材料在右下角编写；双面书写的文字材料正面在右下角，反面在左下角编写。

2、经印刷装订有正式页数的文件材料，归档时不需要编写页数，但需要在卷内备考表中说明，并写明总页数。

3、编写工具：

用铅笔编写阿拉伯数字。

4、卷内目录、卷内备考表不编写页数。

八、编制卷内目录

案卷目录排列在卷内文件首页之前，式样如下表：

案内目录

序

号

文件

编号

责任者

文件题目

日期

页数

备注

1、序号：

即卷内文件排列流水号。

2、文件编号

（1）文件：

填写请示、批复等文件的文件编号。

（2）图纸：

填写图号，例“建施-1”、“结施01”。

（3）许可证：

填写证号。

3、责任者：

（1）文件以落款盖章为准，填写文件的直接形成单位；

（2）文件有两个以上责任者时，尽量都填上，太多时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

（3）图纸填写图章上的编制单位。

（4）表格填写表格编制单位。

（5）责任者可填写规范通用的简称。

4、文件题目：

即文件标题或图纸、表格的全称。

5、日期：

文件或图纸的形成日期。

格式为20020612（8位数）。

6、页数：

（1）填写每件文件材料的总页数。

（2）图纸有图样目录时，仍要编制《卷内文件目录》，原图纸目录要作为卷内一份文件编页号登入目录；若该套图纸需要组成几卷，图纸目录放在第一卷内。

九、填写卷内备考表

卷内备考表应排列在卷内文件之后，或直接印制在卷盒内底面。

1、标明卷内文件的总件数与总页数及组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

2、立卷人签名并填写立卷时期、检查人签名并填写检查日期。

3、互见号：

填写反映同一内容不同载体的档号（如电子档案、照片档案等），并注明载体形式。

档号

档案馆号

案卷题名

立卷单位

起止日期

保管期限

密级

十、填写案卷封面和脊背

案卷封面和脊背可手写或打印在牛皮纸上粘贴，避免用打印纸（易磨损）。

（一）填写案卷封面

1、档号：

就是案卷编号。

水利工程档案案卷编号采用代字和代号混合编制。

如：

54·Kg6·1·A·1—3，其中54代表单位全宗号，Kg表示科技水利工程档案，6表示工程项目代号，1代表项目年度代号，A项目档案代号，A表示综合类，1代表本年度项目前期档案，3代表案卷顺序号。

2、档案馆号：

不填。

3、案卷题名：

用钢笔填写已拟写好的案卷题名。

4、立卷单位：

填写负责组卷的部门或单位。

5、起止日期：

填写卷内文件形成的最早和最晚的时间—年、月、日（年度应填写四位数字）。

6、保管期限：

①填写划定的期限—永久、长期、短期。

②卷内文件材料有两种以上保管期限时，填写最长的期限。

7、密级：

根据已划定的密级填，若没有则不填。

（二）填写案卷脊背

1、保管期限、档号、案卷题名的填写方法同案卷封面。

2、“案卷题名”栏文字采用竖排版。

十一、案卷装订

（一）水库加固工程档案可采用装订和不装订两种形式。

1、不装订：

拆掉卷内每件文件材料上的钉书钉、回形针、铁夹等金属物，依照序号整齐装入档案盒内。

注：

卷内文字材料，若一件文件材料散页较多，可以件为单位，在文件左上角用线简单订二针。

2、装订：

（1）拆掉钉书钉、回形针、铁夹等金属物。

（2）将整卷文件放整齐，在文件左侧用棉线按三孔一线（8字装订法）装订。

（3）图纸装订要加垫纸板并包脊背。

（4）装订线外有字迹的文件材料要加边。

十二、填写卷盒号

按照档号，将综合类、建设管理类、设计类、施工类、监理类、财务管理类案卷依序排列，用铅笔在案卷脊背最下方依据顺序写卷盒号，便于将档案放入档案架。

十三、编制案卷目录

编制《案卷目录》，式样如下：

案卷目录

序号

档号

案卷题名

总页数

保管

期限

备注

（1）序号应填写案卷的流水顺序号。

（2）档案、案卷题名、保管期限填写同前。

（3）总页数应填写案卷内全部文件的页数之和。

十四、装盒排架

将案卷依据盒号号装入档案柜或密集架。

十五、其它档案整理的补充说明

在做好文件材料归档整理的同时，还需注重声像材料、电子材料的归档整理工作。

参见《照片档案管理规范》、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002），

1、声、像材料包括照片（包括底片）、录音带、录像带等。

（1）照片档案要按拍摄的时间顺序排列，装入照片档案夹，并附上归档说明。

归档说明如下表：

照片档案归档说明

照片号：

底片号：

内容：

时间：

地点：

拍摄单位：

拍摄者：

参见号：

（2）编制照片档案目录。

（3）数码照片。

对于数码照片，每组照片应选取有代表性的照片4—5张洗成纸质照片。

其余数码照片刻录成光盘，按电子档案整理方法归档。

（4）录音带、录像带要按拍摄时间编写序号，在原包装盒上写归档说明。

归档说明包括：

录像带号、画面内容、拍摄时间、地点、拍摄单位、拍摄者、参见号等。

包括盒与录像带一并归档。

2、计算机磁盘、光盘等电子载体材料的归档要求

（1）归档的磁盘、光盘等应是可读文件，能在相应的设计上进行演示或检测，运转正常，无病毒、无划伤。

磁盘、光盘保存在光盘档案夹中。

（2）磁盘、光盘归档时应附归档案说明，归档说明如下表：

计算机载体材料归档说明

文件名称：

运行环境：

版本号：

制式：

语别：

编制者姓名：

编制日期：