费用管理制度.docx

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费用管理制度

密级：

普通

费用管理制度

宏三财[2008]1号

一、制定目的

为了规范公司各项费用开支的管理，合理控制费用支出，提高公司经济效益，特制订本规定。

二、适用范围

宏图三胞总部、各区域、各分公司、各门店。

三、适用人员

涉及费用的发生、报销、预算控制等相关事项的审批人、审核人、稽核人、请款人及其他人员。

四、定义和术语

（一）费用

指公司在组织采购、销售等业务活动中所发生的各项开支。

（二）费用预算

费用预算指对未来一段期间所要发生的费用的估算。

（三）订单管理

1、对于框架合同，在具体实施合同规定的事项前，必须向供应方下订单，明确具体实施要求。

一次性合同等同于订单，在实施前不必另下订单。

2、费用类合同、订单必须经财务部门进行预算额度审核，超预算额度或无预算额度的，应办理追加或调整预算额度并经过审批，否则财务部门不予审核盖章，相关职能部门也不得先行实施该费用事项。

3、财务部门对费用类合同、订单应登记台账，跟踪合同、订单的执行、报销情况。

4、订单格式见附件2《商品采购订单》、附件3《广告发布/制作订单》。

五、费用管理原则

（一）预算管理原则

公司所有期间费用（不含其他业务支出及营业外支出）均实行预算管理，按照事先编制的费用预算进行控制。

具体费用预算的编制、调整、执行、分析等方面的管理规定详见宏三财[2008]2号《费用预算管理实施细则》。

预算审批流程详见《宏图三胞财务审批授权表》。

（二）过程控制原则

1、各预算职能部门在开支费用前，必须在预算额度范围内进行，若无预算或预算已用完，但确实需要开支费用的，必须办理追加、调整预算的手续，获得批准后方可开支。

2、财务部门对各项费用，依据不同性质、类型的费用采取不同的控制方法。

（1）合同、订单控制：

对于市场费用、行政费用、装修费用等应签订合同、订单，财务部门在对合同、订单盖章前就对该事项进行预算额度审核。

并对合同、订单建立台账，登记合同、订单的执行、报销情况。

（2）费用台账控制：

财务部门建立费用台账，由费用审核岗对报销的费用分项目进行登记，并扣减预算。

六、费用报销的管理

（一）费用报销办理流程

1、单据填制：

费用报销经办人在OA系统中填写电子费用报销单，将相关附件粘贴于附件粘贴单上，并注明费用项目、部门、姓名、报销金额、电子单据编号等信息。

2、费用审核岗审核：

报销经办人将相关单据送交财务部门费用审核岗审核。

费用审核岗审核报销单据的合法性、合规性，登记费用台账，扣减预算，同时留存报销原始单据。

若超预算则退回暂不予报销。

3、部门审核：

费用审核岗将审核完毕的OA电子费用报销单据流转至费用报销经办人的部门领导进行审核，审核人在OA系统中进行审核确认。

4、费用审批：

部门审核人审核后，电子费用报销单据流转到费用发生部门所在层级的分管领导进行审批。

5、财务稽核：

费用发生部门分管领导审批后，电子费用报销单据流转至财务部门负责人进行稽核。

6、报销付款：

由出纳岗按照已完成审批、稽核的费用报销单据进行付款，在OA系统中进行确认，并对已付款的单据及其附件加盖付讫章核销。

7、相关流程详见：

《宏图三胞财务事项审批权限表》和工资、奖金、福利、提成、财务专项、投诉等其他预算内费用支出审批工作流程；流程编号：

HSBP-财-006～012-ABC

（二）财务审核内容

1、是否符合公司财务规定。

2、是否在预算额度内。

（三）费用报销的要求

1、各项费用必须取得合理、合法、真实的原始有效凭证，确实无法取得正式发票的费用支出，应由经办人说明原因，附书面说明，并由分管财务的副总裁签字，报财务部备案后，方可用相同金额的其它正规发票按制度报销。

公司严禁无票报销。

2、原始凭证不得涂抹、刮擦，内容和项目必须齐全。

3、原始凭证必须按公司规定的程序进行审核、签字，手续必须完备。

4、各项费用报销严禁分拆，属于同一项目、同一时间或同一性质的费用按照单笔费用报销。

5、各项费用支出必须符合公司的财务制度，不符合规定的应予以退回，不予报销，如当事人有不同意见，由当事人上报请示其分管领导。

6、报销时弄虚作假、虚报冒领者，除必须退回所报销金额外，还要处以所报销金额5倍的罚款。

情节严重的公司将给予包括除名在内的其他行政处分。

七、主要费用项目的管理

（一）办公费用的管理

1、行政物资管理

（1）各区域、各分公司购买办公用品时，有统一制作的办公用品（如：

有“宏图三胞”牌子的本子、包、服装等）不得自行购买，需向总部以制作价格统一购买。

（2）对外采购行政物资采取订单管理的方式进行预算控制。

a、日常办公用品：

行政部门应通过招标确定供应商，并与其签订年度框架合同。

每次（月）采购时，由行政部门有关人员在预算额度内填制订单，经过审批后实施采购。

b、零星采购：

没有框架合同的临时性采购要提前申请，有质量风险和售后问题的，应签定一次性合同，一次性合同视同订单管理；如遇对方无法签定合同的，行政部门应严格货比三家并提供询价信息表，确定采购数量、金额后，填制订单（订单上的供应商可填“零星采购”，订单供应商联可留存在行政部门，结算时提供给财务部门。

）

c、对于名片印制、胸牌、门牌制作、公司文宣物资制作、绿色植物租赁、饮用水、维修材料等，也应通过招标形式确定供应商，签订合同。

d、对于由公司统一订购产生的旧报纸、旧杂志及废旧商品包装材料（包括纸箱、泡沫等）物资的处理，由各级行政管理部门及物流部门统一收集、变卖；变卖收入统一计入当地独立核算部门的“营业外收入”；

2、其他办公费用按照预算事项进行控制。

（二）业务招待费的管理

1、报销招待费用时请款单必须注明何时、招待何单位等明细项目，按规定的审批权限和审批程序进行报销。

2、公司任何员工，平时用于自己消费的物品，如烟、酒、茶等，一律不允许纳入招待费用内报销。

若违反此项规定，一经查实公司将给予当事人扣10分的处罚，并由当事人将已报销的款项全部退还公司。

（三）差旅费的管理

1、差旅费的控制

（1）员工因出差发生的全部费用均应返回工作地进行报销，不得在其它区域和分公司借支、报销。

各地财务部不得报销不属于该区域和分公司员工的差旅费用。

（2）因个人原因产生的退票费，由个人承担；因公产生的退票费，写明详细原因，由分管领导签字后，按费用报销程序报销。

（3）出差人员如出现票据票根涂改、丢失的现象，公司一律不予认可，所需费用将由个人承担。

（4）出差补贴天数计算：

当天12:

00以后出差，出差补贴按半天计算；当天中午12:

00以前出差回来，出差补贴按半天计算，出差当天往返的，不计补贴。

（5）享受驻外补贴的人员：

回派出地办理公务，不得报销住宿费及出差补贴；到派出地以外地区办理公务的，不得报销出差补贴。

（6）所属工作地与户籍地不在同一地区的人员，出差到其户籍所在地办理公务，不得报销住宿费及出差补贴；

（7）出差人员在出差前，须填写《出差申请/报告表》（格式见附件5），出差返回工作地后，应对出差已解决的事宜进行书面报告，《出差申请/报告表》作为报销附件。

（8）出差人员在出差期间除特殊需要外，原则上不得随意乘坐出租车，特殊情况必须写清事由，并经其所在分公司总经理（区域：

区域执行总裁；总部：

公司分管领导）审批后方可报销。

2、差旅费的标准

（1）出差人员应对应职等参照附件1《差旅费标准表》进行；

（2）因工作紧急需要乘坐超标准交通工具的,需事前填写《出差申请/报告单》，报经公司分管领导审批后方可借款；出差返回工作地后，应对紧急出差已解决的事宜进行书面报告，《出差申请/报告单》作为报销附件；

（2）对于需要乘坐飞机出差的人员（公司领导除外），从出差地到机场的路程，原则上往返只能乘坐机场专线大巴；因时间紧急需要乘坐出租车的，必须附事项说明，公司分管领导同意后方可报销。

（四）市内交通费的管理

1、在工作单位隶属城市的正常工作时间外出办事，一律不得报销出租车费用；如有特殊情况需要报销出租车费用，必须写清事由，并经其所在分公司总经理（区域：

区域执行总裁；总部：

公司分管领导）审批后方可报销。

2、原则上公司员工仅限于在加班时可以报销市内交通费，加班始算时间为19：

00，同时须经分管领导签字同意后方可报销。

（五）市场费的管理

1、费用管理规则与额度控制

（1）月度控制总额。

（2）月度按事项及费用占比进行控制

［1］“媒体类、卖场布置类、礼品类、DM类、其他类”五大类费用占总市场费的比例编制预算，其中“媒体类、礼品类、DM类”不得突破规定比例。

［2］媒体类费用不得低于月度总市场费用的60%；礼品类费用不得超过月度总市场费用的15%；DM类费用不得超过月度总市场费用的8%。

［3］大类预算占比根据市场管理本部规定以及审批的预算事项确定。

［4］市场费用五类项目的占比，在新开门店的区域和分公司当月可另作单独申请进行比例调整，审批流程按预算审批流程进行。

［5］各事项分类比例调整或调剂，须经总裁审批后方可实施。

（3）财务部门根据周事项实施计划进行跟踪，控制合同、订单的盖章。

3、费用控制方法

（1）市场费用采取订单管理的方式进行预算控制，一次性合同视同订单,不需另下订单，按合同控制；对于框架协议，每次发生业务前必须向供应商下订单。

（2）财务部门建立台帐跟踪合同履行情况。

（3）对不需要合同的零星业务，财务部门按周事项实施计划进行审核。

（4）每周市场部将本周费用实施计划报备对应财务部门，财务部门视同计划额度已使用，次周市场部门必须到财务核清上周事项。

（5）财务针对已清周事项按周确认入帐，依据为确认单（具体表现形式为：

报纸：

报样；电台电视：

播出证明；户外制作：

照片；DM单、物料：

门店验收单等用以证明事项发生的单据，因对方原因不能按周提供的由市场部门说明，财务跟踪）和相关订单。

市场部门在实际报销费用时，财务审核的附件为发票、订单供应商联。

（6）财务对本周没有实施完毕的合同进行跟踪,并审核市场部门提交的次周计划是否包含上周未实施完毕的合同,以确认是否结转次周计划。

4、媒体公关费开支范围与报销附件：

媒体公关费仅指支付给记者个人的有关发稿费用，报销时必须附报样。

5、市场合同审批流程详见：

《市场合同财务审批工作流程（预算内、框架合同）》文件；流程编号：

HSBP-财-027-ABC

（六）汽车使用费的管理

1、汽车使用费包括公司各种车辆在使用过程中发生的各种费用，如保养费、日常修理费、大修费、年检费、过路过桥费、停车费等。

具体维修保养、年检等方面的管理规定和要求参见宏三《车辆管理规定》。

2、驾驶员使用油料应由行政部统一购买油卡，并要开具增值税发票，行政部应严格油卡发放使用手续，并做好登记。

长途外出汽车在外加油须开具正式发票。

3、车辆使用实行派车制度，驾驶员凭派车单出车，一趟一单，派车单一式两份，一份行政部留存，一份交司机，司机报销过路过桥费时应将该趟出车相关票据统一粘贴在该趟派车单上作为报销附件（即报销车辆出车票据时必须在报销单后附上派车单及相应出车票据），按每一趟粘贴完毕并附其后边。

4、保养费、年检费、车船税等费用由行政部门根据有关部门的要求办理，按规定流程报销。

5、因公发生的过路过桥费、停车费由司机按票填制报销单，按规定流程报销。

因私发生的各种费用，不得报销。

6、因个人原因违反交通法规的罚款，一律不予报销。

（七）运输费的管理

1、运输费应取得运输业专用发票，发票后面必须附上相应的商品运输单，财务付款时必须认真审核单据，复核调拨单上的有关信息。

2、凡不能取得运输业专用发票的，在扣除应抵扣的7%税款后，按原运输费用金额的93%结算。

（八）租赁费的管理

1、租赁合同在正式签定后的7个工作日内必须交一份副本至当地财务部门备案，财务部在支付这些费用时必须严格审查合同条款，按合同条款规定付款，凡是没有合同的一律不予付款。

2、租赁费必须取得国家税务局规定的租赁业专用发票或由财政部门监制的统一事业单位收费收据后，财务部方可付款。

（九）水电费的管理

水费、电费原则上必须取得可以抵扣的增值税发票或自来水公司、电业部门的专用发票，若不能取得以上发票，必须提供税务部门认可的税务发票或由财政部门监制的统一事业单位收费收据。

（十）支援新开地区相关人员的费用的管理

支援新开地区人员的所发生的费用，由被支援的新开公司承担，包括支援新开分部的人员的返程交通费。

（十一）新开、改造、关闭门店费用管理

新开、改造门店费用实行专项费用管理，应与日常费用严格区分。

关闭门店发生的费用计入对应日常费用项目中，若申请专项费用并获得批准的，视同追加当月日常费用预算处理。

1、新开、改造、关闭门店费用预算

新开、重装门店由门店所在区域、分公司按条线填制《新开（改造/闭店）店面费用汇总表（）分表》、《新开门店（改造/闭店）费用预算审批汇总表》，按规定流程报批后作为费用开支的控制依据，具体流程及附件表单详见连锁拓展管理本部文件《门店《费用汇总表》管理规定（暂行）》。

预算审批工作流程，详见：

《开办、拓展立项费用预算工作流程》；流程编号：

HSBP-财-005-ABC

2、费用控制

（1）各级财务部门以审批后的《新开门店（改造/闭店）费用预算审批汇总表》为依据对新开、改造、关闭门店费用报销事项进行控制，登记台账。

（2）新开、改造门店费用在开业次月底前应归集报销完毕，对于未能取得完整报销单据或发票，但费用确已发生的相关开业费用（基建工程项目费用除外），应凭有关费用发生的证明单据到财务预提挂账；如在要求时间内未能在财务完成预提挂帐的费用，其对应的立项费用预算当即作废，并对责任人进行5-10分的扣分处罚；否则，在费用实际挂帐或支付时，按费用预算追加流程进行申请审批后方可进行挂帐报销，相关费用计入当月费用，合并当月费率在绩效考核中体现。

（3）装修费用的管理要求详见宏三财[2008]6号文件《基建工程项目业务财务管理规定》。

（十二）非正常经营业务费用的管理

1、范围

非正常业务费用。

2、各项非正常业务费用必须事先申请，由事项经办人填制《非正常业务费用申请表》，经分公司、区域、总部相关部门领导审核，执行总裁或总裁审批后方可执行。

产生非正常业务费用的该单经营业务账面毛利率不低于3%，且非正常业务费用金额不超过该单经营业务的账面毛利15%的，由执行总裁审批后执行；毛利率低于3%或者非正常业务费用金额超过账面毛利15%的，必须经总裁审批后方可执行。

（《非正常业务费用申请表》见附件4）

3、账面毛利＝销售收入-销售成本-折扣券。

4、账面毛利率＝账面毛利/销售收入。

5、在实际发放非正常业务费用时，必须同时符合下列条件：

（1）《非正常业务费用申请表》审核、审批、核查手续完备；

（2）在《非正常业务费用申请表》中规定的回款日期前收回所有应收账款；

（3）实际业务金额、实际账面毛利率不低于《非正常业务费用申请表》审批数额。

6、支付经审批后的非正常业务费用时，必须提供正规发票至财务报销，由门店SMB负责人和经办人同时在请款单上签字领款；或由受益人自行领取或由财务部门将此款项打入受益人个人卡户。

如违反此条规定，将给予经办当事人扣罚50分的处罚。

（十三）其他

1．对于已享受公司各类专项补贴（如生活补贴、车贴、通讯补贴等）的人员，其日常发生的相关租房、交通、通讯等费用均不得报销。

2．对于派驻到异地工作享受公司生活补贴的人员，原则上不得再另行报销工作地住宿费，如有特殊原因，经总裁批准同意后，原则上仅对其到任期前两天的住宿费参照相应出差标准执行。

八、相关文件

《财务管理审批权限规定》

九、责任人

（一）执行责任岗：

公司全体人员

（二）培训责任岗：

各级部门负责人

（三）检查责任岗：

财务管理本部总经理岗

（四）未尽责任的处罚：

制度执行责任岗、培训责任岗和检查责任岗未尽相关责任，将给予20分以内的扣分；情节特别严重的给予20分以上，50分以下的扣分。

十、附则

本规定自签发之日起执行，原文件《费用管理规定》（宏三财[2007]5号）同时作废，解释权归财务管理本部。

附件1、差旅费标准表

2、商品采购订单

3、广告发布/制作订单

4、非正常业务费用申请表

5、出差申请表

6、本制度修正说明

签发：

年月日

呈报：

集团财务管理中心、董办

发送：

高管及以上人员

传达：

全体员工

存档：

财务管理本部、战略管理本部

拟文：

财务管理本部

附件1：

差旅费标准表

交通工具

名称

总裁室成员

公司领导

公司高管正、副职

公司中层正、副职

公司基层正、副职、普通员工

省内及上海

自备车、火车一等座

长途汽车或火车\自备车

长途汽车或火车

长途汽车或火车（硬卧、硬座）

长途汽车或火车（硬卧、硬座）

省外\路程长\时间紧

飞机经济舱、火车软卧、一等座（乘坐飞机头等舱、公务舱需经董事长批准）

飞机经济舱、火车软卧、一等座

经公司分管领导批准可乘飞机经济仓

经公司分管领导批准可乘飞机经济仓

长途汽车或火车

轮船

一等仓

一等仓

二等仓（按工作汇报人对应）

三等仓（按工作汇报人对应）

三等仓

住宿限额

体系内企业驻地

京\沪\穗\深\珠

协议酒店4星（含）以下标准间、商务房

400元/天

240元/天

180元/天

150元/天

省会城市

300元/天

180元/天

150元/天

120元/天

其它城市

300元/天

150元/天

120元/天

100元/天

出差补贴

京\沪\穗\深\珠

50元/天

40元/天

40元/天

省会城市

40元/天

30元/天

30元/天

其它城市

30元/天

30元/天

30元/天

附件2：

商品采购订单

宏图三胞

商品采购订单

供应商联

日期：

年月日订单编号：

合同编号-080414-001

__________公司：

根据我司与贵单位所签合同（编号为：

）项下有关条款之规定，我司对具体商品内容要求如下：

序号

品名

规格

数量

单位

单价

金额

交货时间

备注

1

2

请贵公司根据此订单的内容进行发货，此订单作为合同的组成部分，也是结算款项的必要附件。

请贵公司于结算货款时提供此订单。

谢谢合作！

宏图三胞（）公司

年月日

附件3：

广告发布/制作订单

宏图三胞

广告发布/制作订单

供应商联

日期：

年月日订单编号：

合同编号-080414-001

__________广告公司/报社/电视台：

根据我司与贵单位所签合同（编号为：

）项下有关条款之规定，我司对具体发布/制作内容要求如下：

序号

广告

内容

媒体

类型

载体

规格

版位

色彩

数量

单位

单价

金额

发布/完成时间

备注

1

2

请贵公司根据此订单的内容进行相关广告业务的发布和制作，此订单作为合同的组成部分，也是结算款项的必要附件。

请贵公司于结算款项时提供此订单。

谢谢合作！

宏图三胞（）公司

年月日

附件4：

非正常业务费用申请表

非正常业务费用申请表

年月日

申请人

申请部门

客户

名称

业务

金额

账面毛利

账面毛利率

回款

期限

业务费金额

业务费/毛利

（百分比）

情况

说明

报备

审批

分公司

总经理

区域

执行总裁

分管

副总裁

分管财务

副总裁

执行总裁

总裁

执行

核查

实际

业务金额

账面毛利

账面毛利率

全额货款

收回日期

实际业务费

业务费/毛利（百分比）

分公司/区域商控核查

分公司/区域财务核查

备注

说明：

1、此《非正常业务费用申请表》由经办人填写并逐级上报至总部审批，账面毛利率不低于3%，且非正常业务费用金额不超过账面毛利15%的，由执行总裁审批后执行；账面毛利率低于3%或非正常业务费用金额超过账面毛利15%的，由总裁审批后方可执行。

2、执行核查栏：

在支付非正常业务费用前由商控部门核查并填写相关业务数据，财务部门复核。

3、账面毛利＝销售收入-销售成本-折扣券。

4、账面毛利率＝账面毛利/销售收入。

5、备注栏：

可将相关业务明细数据列于此栏（如出库单号、销售收入、销售成本、销售毛利、销售毛利率等）。

附件5：

出差申请表

出差申请/报告单

出差人

部门

职等

差期

年月日至年月日

出差目的地

出发时间

需要乘坐的交通工具

出差事由（拟解决事宜）

出差前申请

工作汇报人

公司分管领导

出差结果报告

出差结果审批

工作汇报人

公司分管领导

附件6：

本制度修正说明

本制度修正说明

项目

修正前内容

修正后内容

1

费用报销的管理内容

删除

2

预算管理具体内容

删除原具体内容，修改为“详见《费用预算管理实施细则》

3

费用台帐管理办法

删除

4

“费用报销办理流程“单据流转

删除单据使用要求，增加OA系统中的相关审核审批流程

删除的内容

新增加的内容

1

废旧物资变卖收入统一由行政及物流轧口，列入营业外收入

2

差旅费管理中出差事前、事后增加《出差申请/报告单》

3

市场费用月度按事项及费用占比进行控制，在制度中确定各项占比