JYYHPS文件管理程序.doc

JYYHPS文件管理程序.doc

《JYYHPS文件管理程序.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《JYYHPS文件管理程序.doc（10页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

四川久远银海软件股份有限公司

文档编号

JYYH-PS-01

文件管理程序

文档版本

A0

执行日期

2015-01-08

文档密级：

一般

文档状态：

[]草案[√]正式发布[]正在修订

受控状态：

[√]受控[]非受控

日期

版本

描述

作者

审核

审批

2015-01-08

A0

A版首次发布

质量小组

孙佩

连春华

文件管理程序 Documentmanagement

目录

1. 目的 1

2. 范围 1

3. 定义 1

4. 职责 1

5. 工作程序 1

5.1. 文件分类规则 1

5.2. 文件编号规则及示例 1

5.2.1. 内部文件编号规则：

1

5.2.2. 内部电子文件命名规则 2

5.2.3. 外部文件编号规则 2

5.3. 文件版本规则及示例 3

5.3.1. 文件版本规则 3

5.3.2. 文件版本规则说明及示例 3

5.4. 文件的编制批准和发布 4

5.4.1. 文件编制的一般要求 4

5.4.2. 文件的发布过程 4

5.5. 文件的管理 4

5.6. 文件的更改 5

5.6.1. 更改的提出 5

5.6.2. 更改方式及办法 5

5.6.3. 换版、作废与保留 5

5.6.4. 更改记录 6

5.7. 外来文件的控制 6

5.8. 文件的销毁 6

6. 支持性文件 6

----------------------------------------------7----------------------------------------------

1.目的

对本公司信息安全管理体系以及生产中有关的文件进行控制，确保各现场使用的文件为有效版本。

2.范围

适用于本公司信息安全管理体系要求的所有的文件的控制。

3.定义

本公司管理体系文件分为四个阶层，其结构和文件类别如下，参见《体系文件结构表》：

一级文件

二级文件

三级文件

四级文件

记录、表格

具体操作管理规定

企业各项管理制度

程序文件

手

册

4.职责

运营管理中心是本公司信息安全管理体系要求的所有文件的归口管理部门。

本公司其他部门协助运营管理中心对本程序的实施。

5.工作程序

5.1.文件分类规则

规范文件分类

名称

代号

备注

标准

ST

Standard

手册

HB

Handbook

过程

PS

Processstandard/

模板

TP

Template

指南/制度

GD

Guide

记录

RC

Record　

外来文件

OC

Outcome

政府文件

BU

Bureau

法律法规

LA

Law

5.2.文件编号规则及示例

5.2.1.内部文件编号规则：

1）编号：

XX-XX-01-XX-02……

2）含义：

公司代码-文件分类代码1-文件序列号-文件分类代码2-文件序列号……

3）代码说明：

Ø公司代码：

由XX表示；

Ø文件分类代码1：

参考5.1的分类规则，用二位字母表示第一类文件；

Ø文件序列号：

用位数不定的数字表示，01、02……，根据使用需要和发布的先后次序确定；

Ø文件分类代码2：

参考5.1的分类规则，用二位字母表示第一类文件的支持文件；

Ø文件序列号：

用位数不定的数字表示，01、02……，根据使用需要和发布的先后次序确定；

Ø前四位编号项为必要编号项，其后的位数可根据文件需要按编码规则自行增加。

4）示例：

Ø文件控制程序的编号：

XX-HB-01，表示公司管理体系第一号手册文件。

Ø体系文件登记表模板的编号：

XX-PS-01-TP-01，表示公司管理体系第一号程序文件的第一个模板文件。

5.2.2.内部电子文件命名规则

1）内部体系文件命名规则：

公司代码-文件分类代码-文件序列号-文件名。

2）示例：

ØXX-PS-01-文件控制程序，表示公司管理体系的《文件控制程序》过程文件。

ØXX-TP-01-体系文件登记表，表示公司管理体系的《体系文件登记表》模板文件。

5.2.3.外部文件编号规则

1）政府文件：

Ø编号：

OC-BU-XXXX-XX。

Ø含义：

外来文件-政府文件-年代-序号。

Ø示例：

OC-BU-2009-01，表示公司外来文件政府类2009年第一号文件。

2）法律法规：

Ø编号：

OC-LA-XXXX-XX。

Ø含义：

外来文件-法律法规-年代-序号。

Ø示例：

OC-LA-2009-01，表示公司外来文件法律法规类2009年第一号文件

5.3.文件版本规则及示例

5.3.1.文件版本规则

1）公司采用编号方式对文件的起草、修订及发布进行标识管理；

2）文件版本编号规则：

主版本号+次版本号+修改次数

5.3.2.文件版本规则说明及示例

编码规则

文件类型

主版本号

次版本号

修改次数

示例

规范文件

1）一位字母（A-Z）

2）A首次发布

3）重大修改后的发布为B、C、D……

1）一位数字

2）0表示起草状态，发布时省略

3）1-9表示一般修订后的发布

1）1位数字（1-9）

2）发布时省略

1）A03：

A版起草第三次修改

2）A：

首次A版发布

3）A2:

A版第二次修订发布

4）C：

首次C版发布

工作文件

1）一位数字（0-9）

2）0表示起草状态，首次发布为1

3）重大修改后的发布为2、3、4……

1）小数点加一位数字（.0-.9）

2）.0表示主版本号升级

3）.1-.9表示一般修订后的发布

1）1位数字（1-9）

2）发布时省略

1）0.03：

第一版起草第三次修改

2）1.0：

首次1.0版发布

3）1.2:

第一版第二次修订发布

4）3.0：

第三版首次发布

5.4.文件的编制批准和发布

5.4.1.文件编制的一般要求

1、标题简洁，能提示文件的性质，应与其他文件的标题迥然不同；

2、语言或符号确切、易懂；

3、条款之间内容连贯，合乎逻辑；

4、行文平实，协调一致，没有矛盾。

5.4.2.文件的发布过程

本公司的《管理手册》、各“程序文件”、第三层次文件均由管理者代表审核，总经理批准发布。

所有的职能部门因需要都可以编制文件，编制文件时，应征求相关部门的意见，文件也应发到相关部门。

5.5.文件的管理

1、本公司的体系文件以加盖公司印记的纸质拷贝或发布于文件服务器上的电子拷贝为准。

文件分为受控文件（对其更改须实施控制的文件）和非受控文件；凡与体系运行密切相关的文件应为受控文件，受控与否由运营管理中心决定，所有受控文件均应登录在《受控文件清单》上。

若电子文档需经签名，则相关操作者可在相应位置输入个人姓名以表示签名，但是除签名者外，其它人员一律不得在电子文档上录入他人姓名，任何人员均有权发现非法录入他人姓名行为，并报至运营管理中心，由运营管理中心负责调查处分；

2、文件的批准记录连同文件原稿或正本由运营管理中心的文件管理员登记存档，并填写《存档文件清单》。

3、发放纸质文件时，收到文件的人员要在《文件发放记录》上签字，并妥善保管文件，当需要时随时可以出示。

4、受控文件未经运营管理中心门同意，不得复制；若有遗失，须提出申请，由运营管理中心注销原文件补发新文件，并另行编号；文件破损后换取的新文件应注明原分发号。

5、文件执行过程中运营管理中心应随时收集信息，确保文件正确、合理、协调、经济、完整和规范，对不适宜的文件应及时更改。

6、运营管理中心在每次管理评审前，应对文件进行一次全面集中审查，编制受控文件清单，以适应可能已经实行的信息安全管理体系的变动和更改。

7、公司内人员需借阅文件，须经文件管理人员同意，并定期归还。

外部人员借阅须运营管理中心经理同意。

5.6.文件的更改

5.6.1.更改的提出

文件需要更改时，由文件的原编制部门填写好《文件更改申请单》，交由该文件原审批人（或接替其岗位的人员）批准后，方可进行更改。

5.6.2.更改方式及办法

运营管理中心的管理人员，持获准的《文件更改申请单》实施更改。

1、条文更改：

纸质版文件可在原文件上直接划改，但划改后应保持原来字符仍可辨认。

并在适当位置盖上“此处已更改”印记，并写上更改日期。

适用时工艺图纸的更改照此办理。

电子版文件可直接删除原文并输入新文；

2、换页更改：

纸质版文件在原文件上不便直接划改的，则以换页方式更改。

文件若以顺序系列号编写更改后页数减少，以白页补足原页码；页数增加，则在原页码后用“副XX”表示。

。

电子版文件可直接删除原文并输入新文；

例如：

原文件第15页被更改为两页，其前页码“15”不变，其后页码则以“副15”页表示。

3、换份更改：

纸质版文件经多次更改已模糊不清，或文件需经过重大修改，收回原发文件，发给更改后的新文件，文件编号发放号不变。

电子版文件可直接删除原文并输入新文；

5.6.3.换版、作废与保留

1、文件内容需进行大幅度更改，则应予换版，原版次文件作废，换发新版本，版号以A、B、C……顺序编定。

2、作废文件由运营管理中心的文件管理员从现场及时撤离。

3、销毁文件（含超过保存期的记录），应向主管领导提交《文件销毁登记表》，经原文件批准人同意后，始可以碎纸方式进行。

4、需作资料保留的作废文件，须在文件首页右上角加盖红色“保留”印记保存。

5.6.4.更改记录

信息安全管理体系文件的更改记录，由更改人在《文件更改申请单》中写明。

5.7.外来文件的控制

1、外来文件，指本公司从上级、有关单位、供方收集的相关法律、法规、规章、技术标准、管理标准、产品标准、协议、合同等，以及顾客提供的图样等设计文件、工艺文件、相关技术资料等。

2、外来文件应确保得到识别，并控制其分发。

外来文件接收时要录入《外来文件一览表》中。

5.8.文件的销毁

超过保管期限的文件，由运营管理中心作为秘密文件处理废弃。

废弃应采用安全可靠的处置方法（如书面记录采用粉碎方法、电子媒体采用格式化方法等），并在《文件销毁记录表》中登记，销毁记录应予以保存。

但若运营管理中心认为必要时，仍可继续保管超出保管期限的文件。

6.记录

1、《文件发放记录》

2、《文件更改申请单》

3、《存档文件清单》

4、《文件销毁登记表》

5、《受控文件清单》

6、《体系文件结构一览表》

7、《外来文件一览表》

8、《文件销毁记录》

9、《文件借阅记录》