集团集中采购管理制度试运行.docx
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集团集中采购管理制度试运行
集中采购管理制度
（讨论稿）
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年月日
集团集中采购管理制度
1、目的
为进一步规范集中采购管理工作，打造统一的集中采购平台，维护集团的合法权益，控制经营管理成本，保证集中采购工作的有效性和工作效率。
2、范围
本制度适用于集团总部和全资、控股子公司（以下统称“子公司”）所有物资和服务类采购行为。
3、职责
3.1、采购领导小组是集团采购管理领导部门，综合办部是集团采购领导小组的办事部门，负责设计集中采购管理模式，建立采购制度。
3.2、采购领导小组由采购项目业务主管部室：
工程技术部、综合办、风险控制部、分管财务部和风险控制部的集团主管领导、集团总经理组成。
3.3、集中采购工作职责划分
采购类别
申请部门
经办部门
结算部门
监察部门
采购执行小组
1
工程项目相关
子公司
工程部
财务部
风控部
由采购需求部门、风控部门、相关领域专家组成三人以上单数组成
2
总务办公用品
需求部门
综合办
3
固定资产
需求部门
4
服务、咨询等
需求部门
需求部门
3.3.1、申请部门职责
提出采购需求；起草采购技术指标；提出商务条件和评价标准；配合采购经办部门完成供应商选择；负责集中采购合同的履约和验收工作；配合集团采购经办部门对合同供应商评价等。
3.3.2、采购经办部门
审核申请单位采购计划、采购项目技术指标；提出集中采购项目的商务条件和评价标准；组织起草和签订集中采购合同；监督子公司采购合同履约和验收；提出集团本部和分公司的集中采购款项的支付申请，并办理结算事宜等。
3.3.3、采购结算部门
明确采购项目的预算资金；办理集中采购过程中的财务事宜；配合采购部对供应商进行财务审查；依据货物出入库情况和项目执行进度，负责集中采购合同款的支付，并进行账务处理等。
3.3.4、采购监查部门
监督集中采购工作操作程序的规范性、管理环节的完善性和工作人员履职尽责的廉洁性；处理采购法律事务；对采购文件进行合法性、合规性审核；依据集团合同管理相关规定牵头组织采购合同审核；审定集中采购合同范本；配合采购部对供应商进行资格审查等。
3.3.5、采购执行小组
负责非招标采购方式的市场调查、寻找供应商、供应商选择、竞争性采购谈判，最终确定采购方式和选择供应商。
3.3.6、采购监督指导小组
由国资委、集团监事会、集团纪检部门分别指定专人组成采购监督指导小组，履行监督、指导的职责。
——定期听取集团集中采购工作汇报，对存疑事项有一票否决权。
——选择重大项目进行全程监督。
——对集团所有集中采购项目进行抽查，对发现的问题提出整改意见，限期整改。
4、集中采购解决方案
4.1、实物类采购
类别
解决方案
1
工程材料类
集中采购
分散收货
集中结算
内部结算
各分公司或项目部设立仓库，规范仓库收发存管理系统，验收单据提交集团工程部、财务部作为内外部结算手续
2
总务办公用品
集中采购
集中收货
内部调拨
集中结算
内部结算
综合办设立总务用品仓库，按财务要求建立收发存台账，验收及领用单据，作为财务内部结算和库存盘点的依据。
4.2、固定资产采购，具体见固定资产管理制度。
4.3、服务类采购
类别
解决方案
1
工程服务类
如施工单位或设计单位选择等，子公司或项目部提出申请、走完审批流程，工程技术部按集中采购相关规定流程执行
2
非工程服务类
如审计单位、财务软件选择，需求部门提出申请，走完审批流程，由需求单位执行集中采购流程
4.4、单次采购额不足元小额零星物资或劳务等的采购
类别
解决方案
1
小额零星物资和劳务采购
统签合同集采模式：
总部统一与供应商签订采购合同；下级公司只能根据总部签订的合同向供应商下达采购订单
5、采购方式选择
5.1、按照“应招必招、能招尽招”的原则，优先选用招标采购方式，达到如下条件，必须实行招标采购。
5.1.1、非工程类单项物资设备或服务一次性采购额超过50万元。
5.1.2、施工单项合同估算价在200万元人民币以上的;
5.1.3、重要设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在100万元人民币以上的;
5.1.4、勘察、设计、监理等服务的采购，单项合同估算价在50万元人民币以上的;
5.1.5、单项合同估算价低于上述规定的标准，但项目总投资额在3000万元人民币以上的
5.2、集中采购方式选择
5.2.1、集团集中采购方式主要分为公开招标、邀请招标、内部招标、竞争性谈判、单一来源采购、询比价采购。
5.2.2、集中采购方式选择
序号
符合下列采购情形描述者，选择对应的采购模式
采购模式选择
1
达到5.1规定招标采购条件，原则上必须选择公开招标采购
公开招标采购
2
达到5.1规定提条件，但有如下情形之一者，可选择邀标方式
1、技术复杂或具有特殊性或受项目实施环境的限制，只能从有限范围的供应商处采购的；
2、采用公开招标方式的预计费用占采购项目预算比例过大的；
3、集团战略合作框架内的选型产品和服务，经认证的供应商超过3家（含）以上，且无特殊要求的；
4、采用公开招标方式不能满足项目要求，但适宜邀请招标的；
5、国家或大庆市规定的其它特殊情形。
邀标采购
3
1、招标后没有供应商投标或者没有合格投标的或者重新招标未能成立的；
2、技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；
3、集团战略合作框架内的选型产品和服务，经认证的供应商3家（不含）以下的；
4、采用招标所需时间不能满足用户紧急需求的；
5、不能事先计算出价格总额的；
6、国家或大庆市规定的其它特殊情形。
竞争性谈判
4
1、集团子公司能够依法建设、生产或者提供的；
2、采用特定的专利、专用有技术或者有特殊要求，只能从唯一供应商处或需要从某一集团战略合作伙伴处采购的；
3、公开招标后，仅有唯一供应商参与投标的或产品性能技术参数仅有唯一供应商满足的；
4、发生了不可预见的紧急情况或防汛抢险中紧急需要不能从其他供应商处采购的；
5、需要向原中标人采购，否则将影响施工或者功能配套要求的；
6、国家或大庆市规定的其它特殊情形。
单一来源方式采购
5
1、货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的；
2、服务要求明确、服务规范和标准统一、服务市场成熟且价格公开透明的。
询价方式采购
6、集中采购计划
6.1、集团集中采购工作实行严格的计划管理，原则上下月启动的集中采购项目必须列入月度计划，以便公司整体安排。
6.1.1、总务办公用品、固定资产、服务类采购
序号
类别
申请时间
申请材料要求
1
总务及办公用品
每月15日
明确类别、名称、规格、数量、特别要求需书面说明
2
固定资产
参照固定资产管理制度
3
服务咨询类
明确需求目的、需求时间
6.1.2、工程采购计划
序号
申请类别
申请时间
申请材料要求
1
大宗采购计划
及项目总需求计划
项目总需求计划必须项目开工前30天申请，大宗采购计划使用前60天申请
1．预算部负责提供材料设备的数量、计划采购成本等。
2．项目部负责提出材料设备的进场时间要求、现场安装要求、设备型号、参数等，并负责与监理公司、业主沟通，确认采购的相关需求，最好能提供材料样板。
2
月度采购计划
每月15日前提交下月采购计划
1.申请材料要求
请提供详细使用计划，包括需求总量、使用时间，材料名称，规格，质量技术要求等。
3
零星（紧急追加）采购计划
提前三天
请提供详细使用计划，包括需求总量、使用时间，材料名称，规格，质量技术要求等，追加计划说明追加原因。
紧急追加计划需主管副总书面或电话同意。
6.2、分子公司集中采购需求的提报流程为：
分子公司需求部门——需求部门负责人——分子公司总经理——采购经办（具体见本制度3.2条规定）部门。
集团计划财务部只对接到各分子公司，各分子公司根据企业情况指定部门进行采购需求的汇总整理。
6.3、集团总部职能部门集中采购需求的提报流程为：
总部需求部门——需求部门负责人——需求部门的分管副总——采购经办部门。
6.4、采购经办部门汇总采购需求，形成集中采购计划。
集中采购计划的审批流程为：
经办部门部负责人审核——主管副总审核——采购领导小组审批。
6.5、集中采购计划需知会项目管理部、风险控制部等相关部门。
7.集中采购管理程序
采购计划经审批通过后，进入采购管理程序，招标采购管理程序，参见招标采购管理办法，非招标采购采购遵循如下程序：
采购方式选择→市场调查→资格审查→供应商选择→结果确认→签订合同→履约管理→资金支付。
7.1、采购方式选择
由采购经办部门牵头组成采购执行小组，按照本制度第5条规定，选择相应采购方式，并经主管领导审批。
7.2、市场调查
进行市场调研、询价、确定供应商范围，收集产品和供应商的资料和信息，针对计划采购的材料设备建立专项数据库，对意向供应商，要求供应商递交报价表，及各类证明文件（包括企业介绍、企业资质证明资料、产品质量证明资料、物资的相关证明、获奖证书等），并对其资格进行评审。
。
7.3、供应商选择
技术复杂或市场化程度不高或供应市场了解少或重要的集中采购项目，为保证采购质量，在实施进度允许的情况下，一般应当组织资格预审，必要时组织现场考察，在确定合格供应商的基础上实施采购。
7.4、结果确认
7.4.1、采购执行小组初步确定确定供应商提交相关领导审批，在万元以下的，由子公司总经理审批；采购金额在万元以下的，由主管领导审批；采购金额在万元以上的，由主管领导提出选择建议，上报招标采购领导小组审批确定；。
7.4.2、采取单一来源方式采购的，由协商小组所有成员在协商记录上签字后，报总经理办公会审批。
7.4.3、小额零星物资或劳务等的采购可以采用统签合同集采方式，由需求部门直接向供应商下单采购。
10000元以下采购均视为小额零星采购。
7.4.4、在不违背本制度其他条款的情况下，为了规避年度多次进行小批量的同类物资采购造成的人力物力浪费，集团实行确定年度合格供应商，在合同框架下分批次购买的方式，详见《大庆城投集团供应商管理制度》
7.5、签订供货合同
采购经办部负责将选择结果通知各供应商，同时要求中选的供应商前来办理有关合同事宜。
7.6、履约管理
采购经办部门负责按合同约定的条件实施采购合同，并负责采购需求部门履约过程的管理和监督。
7.7、资金支付。
集中采购项目的资金，原则上由集团财务部统一支付。
资金支付申请由集团采购经办部门按合同约定发起，履行集中对外采购支付流程；财务部根据子公司采购申请及验收单，做好内部资金的内部划拨和内部。
8、监督及罚则
8.1、各分子公司、各部门自觉接受采购监督指导小组的监督。
8.2、集团风控部门对集中采购工作全过程进行监督。
8.3、未按本管理办法对集中采购工作进行组织、管理、监督，给集团造成损失的，在集团范围内通报批评，并给予相应的经济处罚和行政处罚，涉嫌构成犯罪的，还将依法追究刑事责任。
9.支持文件
9.1、总务用品需求单
9.2、总务用品管理流程
9.3、工程材料需求单
9.4、集中采购审批权限表
附件1：
总务用品计划申请表
总务用品计划申领表
单位名称：
申请日期：
年月日
序号
办公用品名称
型号规格
单位
计划领用数量
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
申请人：
项目经理：
办公室意见：
附件2：
总务用品管理流程
附表3：
月度集中采购需求单
工程项目月度采购申请单
项目编号
日期
工程/项目名称
合同号
采购性质
合同内（）合同计划外（）追加（）更换（）测试（）
序号
名称
产品配置规格型号
单位
数量
项目要求供货期
确认到货期
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
质量标准及产品要求
到货日期
到货地点
项目经理：
造价员：
施工员：
子公司经理：
主管经理：
预算部主任：
附件4：
大庆城投集中采购审批权限表
大庆城投集团集中采购审批权限表
采购方式
类别
金额
分子公司总经理/分管副总
主管领导
采购领导小组
公开招标
严格按照法律法规相关要求确定中标单位
邀请招标
严格按照法律法规相关要求确定中标单位
内部招标
所有的内部招标采购均需总经理办公会审批
竞争性谈判
工程类
10万（含）以下
审批
10万-50万（含）
审批
50万-100万（含）
审批
重要设备、材料等货物
5万（含）以下
审批
5万-20万（含）
审批
20万-50万（含）
审批
勘察、监理、设计等服务的采购
5万（含）以下
审批
5万-10万（含）
审批
10万-20万（含）
审批
集团办公设施设备
5万（含）以下
审批
5万-10万（含）
审批
由招标方式转为竞争性谈判项目
审批
单一来源采购
所有的单一来源采购均需总经理办公会审批
询比价采购
工程类
10万（含）以下
审批
10万-50万（含）
审批
50万-100万（含）
审批
重要设备、材料等货物
5万（含）以下
审批
5万-20万（含）
审批
20万-50万（含）
审批
勘察、监理、设计等服务的采购
5万（含）以下
审批
5万-10万（含）
审批
10万-20万（含）
审批
集团办公设施设备
5万（含）以下
审批
5万-10万（含）
审批
升级会员 