集团OA办公系统运行管理办法.docx

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集团OA办公系统运行管理办法

××集团OA办公系统运行管理办法

第一章总则

第一条为确保××集团OA办公系统（以下简称“OA系统”）安全、有效、规范运行，充分发挥OA系统的作用，提高工作效率，特制定本管理办法。

第二条OA系统运行是指在××集团范围内，使用致远协同办公软件处理日常办公业务，实现本单位移动办公、资源共享、高效协同的事务处理机制。

第三条OA系统运行应坚持优化业务办公流程、提高办公效率和降低管理成本原则，利用OA系统处理办公业务应符合公司流程管理及其它业务管理的有关规定。

第四条OA系统内容主要包括内网门户、流程表单、文档管理、公共信息、会议管理、公文管理、致信桌面端、移动协同等功能，旨在实现流程在线审批、移动办公、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和降低管理成本。

第五条本办法适用于××集团、项目公司经批准使用的各部门以及各部门人员。

第六条系统的应用分两个阶段：

第一阶段自2015年×月×日至2015年×月×日为试用期，集团公司和项目公司OA系统通过集中培训后试用，问题反馈，使用提升，试用期周期为一个月。

第二阶段自2016年×月×日起，系统投入正式运行，将进入优化提升、运行管理阶段，各部门所有梳理到OA系统中的流程表单均需在线上运行。

目前尚不适合通过OA系统流转的流程表单，仍按纸质单据流程审批。

第二章管理机构

第七条集团人力行政部负责OA系统的管理、规划、实施、培训、日常维护、总体检查考核工作，对系统实行统一部署，分级管理。

其主要职责:

（一）办理系统使用单位的新用户注册、变更、密码修改等相关手续；

（二）制定系统运行的具体工作规范和管理制度；

（三）负责OA系统流程的修改及修订工作。

（四）征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用系统中出现的新情况、新问题；

（五）定期培训各使用单位系信息管理员和使用人员；

（六）做好其他相关工作。

第八条项目公司总经办负责项目公司OA系统的督导、问题集中反馈、本单位检查考核工作，其主要职责:

（一）办理项目公司OA系统的注册、名称变更、密码修改等相关审核工作；

（二）集中反馈项目公司使用过程中存在的问题和跟进；

（三）征询各部门的意见和建议，协调解决各使用单位在使用过程中出现的新情况、新问题；

（五）定期培训各使用部门系统管理人员和使用人员；

第九条各使用部门负责人主导OA系统建设工作，同时确定一名信息管理人员负责日常管理。

各信息管理员的职责是：

（一）负责本部门OA系统的日常管理；

（二）指导和监督该系统在本部门的运行；

（三）负责与集团人力行政部、项目公司总经办的工作衔接。

第三章使用规范

第十条公司员工应熟练掌握OA系统的操作方法，在使用OA系统处理办公业务时，应遵守以下规定：

1、通过OA系统发布的信息、发起的协同，OA使用人员视同知晓，应及时登录系统获取办公信息，处理相关业务。

2、公司员工应保证OA系统处理办公业务的响应时间。

网上协同处理流程涉及到的相关人员处理时间原则上不超过１个工作日。

如有出差、请假、培训等特殊原因不在公司时，须通过手机端移动审批处理；如有长期请假、出差、休假等，须通过代理人设置功能委托相关人员代为办理。

第十一条OA系统公共信息管理实行审核发布制度，不得在OA系统上发布与公司工作无关的通知公告或调查；不得在文档中心上传与工作无关的文件。

第十二条员工身份认证。

系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。

用户名是每个员工的手机长号，个人的密码是安全的保证，账号密码必须设6位以上字符（最好包含字母、数字、符号等）。

OA系统提供了用户自我更换密码的功能，用户应自己定期更换密码，不得泄露给他人，防止他人非法使用。

由于密码泄漏造成的损失由本人负责。

第十三条各使用人员要保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。

第十四条为保证OA系统运行的高效性，已配备电脑的员工在工作时间内应保持开机登录OA系统，未配置电脑的员工须每天在手机上登录协同办公移动端，以保证及时动态接收、知晓、处置和办理相关文件、通知和会议。

第十五条如有重要文件需要领导审批，如果分管领导有事没有使用OA系统，相关人员可通过发送手机短信提醒领导进行移动审批。

第十六条因个人原因未登录和使用OA系统，不能及时处理相关工作，造成的责任由自己负责。

第十七条个人信息的完善：

在OA系统的个人设置里面，必须对自己的个人信息进行添加和完善，包括个人真实头像、联系方式等，个人信息发生变化时应及时修改，以便同事之间联系时查找方便。

第十八条OA系统流程模板涵盖集团及项目公司范围内的办公流程，涉及的相关部门应按照系统模板使用说明实行网上流程签批，流程归属部门应督促系统流程模板的使用。

第十九条OA系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。

第四章业务管理规则

第二十条OA系统功能包括：

协同工作、表单管理、会议管理、文档管理、公文管理、公共信息、通讯录等。

第二十一条协同工作涵盖集团和项目公司范围内各部门第一期梳理上线的流程表单：

所有已上线流程表单均需按照使用说明实行OA流程发起，线下纸质文件审批取消；暂未上线流程表单仍按线下纸质文件审批模式运行。

第二十二条表单应用

表单应用涉及表单模板查询、表单使用情况查询，根据各部门表单情况，做流程表单使用情况查询和统计工作。

第二十三条会议管理

召开会议前，由各部门人员填写会议通知或方案，描述会议相关信息对应告知集团总裁办、项目公司总经办，集团总裁办、项目公司总经办根据会议时间安排在OA系统中发布会议通知。

参会人员需密切关注会议内容和会议时间，并在收到会议通知后，回复是否能参加会议。

第二十四条文档管理

1、集团文档

集团文档用于集团统一对所有员工公开的目录，目前主要包括集团公司工作日报、项目公司工作日报，后续所有工作日报将取消在微信工作群及QQ工作群中发布。

2、一般文档管理

各部门文档管理员应对本部门需保存、共享的资料进行分类整理，并归档到“单位文档”对应目录中；并根据查询权限授权其它员工查询或借阅。

重要文档需另外备份。

3、流程归档

流程表单处理完成后，文件自动归档到电子档案库，形成流程归档文件，按部门及年份存储，供相关人员查询或借阅。

第二十五条公文管理

1、各管理部门发文，由各部门内业拟稿，交由部门负责人审核后，提交人力行政部（项目公司为总经办）核稿，由人力行政部（项目公司为总经办）根据文件性质和领导工作分工，把文件提交给相关领导签发，领导签发后文件传递给人力行政部（项目公司为总经办）文员，文员对文件进行存档，并分发到各相关部门和人员。

2、公司收文，人力行政部（项目公司为总经办）收文后登记，并把外来文件扫描成电子件，发起收文流程，系统流程中传递给相关领导阅示，领导阅览后批示意见，人力行政部（项目公司为总经办）根据领导批示意见转交相关部门办理。

3、部门收文，由部门文员完成收文登记、部门负责人拟办、分管领导批示、转到具体办事人办理自动归档。

第二十六条公共信息

通知公告、新闻、调查等公共信息，由本部门文员（内业）起草标题和内容等信息，提交部门领导审核后在OA系统中直接发布。

第二十七条通讯录

通讯录作为集团内部员工联系方式的集中体现，如本人联系方式发生变化，应及时通知系统管理员在OA系统中变更。

第五章应急处理

第二十八条如遇系统出现故障、长时停电、网络问题等应急情况，导致流程表单和信息无法在系统中进行正常交换的，应及时通知集团人力行政部。

由信息专员组织OA软件供应商尽快查明原因，排除故障，并在4-6小时内做出响应。

若24小时内仍未排除故障，造成系统不能正常运行的，由集团人力行政部提出解决办法，同时报告集团相关领导并通知各使用部门，以保障流程表单与信息交换工作的正常运行。

第二十九条系统运行中遇到的其他问题或使用意见，应及时向集团人力行政部反馈。

第六章罚则

第三十条OA系统自动对协同工作进行跟踪，对每位员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录。

每月进行使用情况统计通报，并将使用情况纳入本部门年度考核范围。

第三十一条OA系统作为公司内部办公系统，为了方便内部沟通交流，需要上传本人真实头像（真实头像需要使用个人清晰真面照，新员工在入职后三个工作日内必须完成上传）。

集团将定期检查OA系统中头像上传情况，如未上传或没有按照要求上传头像的情况，将处以50元/次罚款。

第三十二条OA办公是非常严肃的事情，对处理延误造成工作积压3-5次以内时每次考核责任人100元，6-10次时每次考核300元（流程处理时限延误是指以系统的记录时间计超过1个工作日时仍未处理待办事宜）。

第三十三条对长期不登录使用OA系统、不按统一要求提供共享数据，对工作造成不良影响的，视情况处以50-500元罚款（如因特殊情况无需使用OA系统，需以书面申请报公司审批）。

第三十四条遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，造成公司损失的，对责任人处以严重警告以上行政处罚并处罚款1000元，并纳入年终考核。

第三十五条对侦测、盗用他人账号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息，造成公司保密文件泄密的对责任人处以行政处罚，损失重大的开除公司。

第三十六条违反OA运行制度上的其他规章条理的处罚将另行规定。

所有员工使用OA情况将纳考核范围。

××人力行政部

二〇一六年一月八日

附：

OA系统常规管理细则

一、系统使用权限及应用的有关规定

1、协同工作：

广泛用于内部的请示、计划、行政财务类流程审批、项目协调、工作安排、信息传递及采集、归档等应用，是OA系统中最经常、最重要的功能。

授权使用范围：

所有操作人员

处理权限解释：

在待办处理事项时会出现“知会”“协同”“审批”

“知会”：

属于最低权限，只有了解事项权限，无流程处理权力。

“协同”：

属于中级权限，可进行对流程“加签”，流程回退、撤销、终止权限。

“审批”：

属于最高权限，可进行更高级流程改变，以“转发”“归档”“知会”“加签”等处理，具有对事项处理以流程“回退”“继续”“撤消”“终止”等权力。

2、公文管理：

通过收发文管理，进行公文拟办、签审、核校、签发、来文登记、批阅、办理、归档、查询等应用。

授权使用范围：

领导高层、总裁办、项目公司总经办、相关部门文职人员。

3、文档管理：

分为个人文档、单位文档和集团文档。

个人文档可对个人协同事项进行归档保管，借阅、检索。

单位文档和集团文档由专人管理和文档权限分配，分级管理。

实现自动归档、档案分类、清理、文档移动、映射、共享借阅等常见应用。

授权使用范围：

公司全体员工

4、会议管理:

提供会议管理功能。

会议管理：

会议组织部门将会议时间安排发给集团总裁办、项目公司总经办在系统中登记会议安排，参会人员收到会议通知后需作会议回执、会议记录员作会议纪要上传共享。

授权使用权限：

集团总裁办、项目公司总经办均有会议发布权限。

所有员工具有会议通知查看权限。

5.公共信息

公共信息是批量发布信息和使用者参与讨论的场所。

◆新闻：

实现公司内部新闻、图片新闻的快速发布；

◆公告：

能够以如全体、部门、职务级别等不同的方式实现信息的快速批量发布；

◆调查：

能实现投票式调查并立即以统计图方式显示结果；

授权使用范围：

其中新闻只有集团人力行政部、奉节公司总经办具有发布权限；公告只有相关部门具有公告栏目信息的信息管理员被授权，调查发起者只有集团人力行政部、集团销售管理部、项目公司总经办、项目公司营销部，其他职工有公共信息查看和调查投票的权限。

二、信息的发布

1、所有在OA办公系统发布的公共信息必须是非涉密内容，必须经部门负责人审批签发后才能发布。

2、未经批准，任何部门、个人不得采取非法手段盗用他人密码发布信息。

3、对违反上述规定，产生不良后果的，公司将按国家有关保密法规和公司制度，追究当事人和有关人员责任。

三、权限及变更申请

1.人员入职、离职、异动申请：

集团、项目公司人力资源专员通过入职报到流程、离职流程、员工异动流程将新入职或离职人员名单、岗位、职务、联系方式等信息通过OA协同发给系统管理员来设置，并反馈新增人员登录信息。

2.流程表单使用/增加申请：

各部门如有流程模板需要改动、增加等，需附修改后表单模板和流程、模板使用人员或部门等信息通过OA系统发给系统管理员，系统管理员、OA技术人员共同商讨确定后修改或添加。

3.文件夹使用权限申请：

如各部门需要授权单独建立/新增文件夹，发申请至系统管理员，由其统一授权。

四：

系统管理人员名单

1.信息管理员（文档管理员、表单管理员）：

单位

部门

姓名

手机

邮箱

集团

总裁办

单位

姓名

姓名

手机

邮箱

公司

单位

姓名

姓名

手机

邮箱

物业

公司

2.系统管理员：

部门

姓名

手机

邮箱