对外会议工作安排.docx
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对外会议工作安排
(对外)会议工作安排
(对外)会议规范
一、会议活动组织
1.确定会议的主题、时间、地点、与会人员,形成会议筹备小组,制订会议筹备方案。
2.筹备工作
1) 确认会议日期和会议日程安排。
2) 发出会议邀请:
会议开始前2周将会议邀请发送给每一位受邀者,并要求其给予书面回复确认是否准时参加以及有无特殊要求等。
会议邀请应至少包含:
会议主题、时间、地点(含行车路线)、日程安排、接待人联系方式等。
3) 确定会场布置方案,罗列所需设备器材等信息,并安排具体人员负责准备。
在会议开始前1天,按预定方案布置会场,调试设备。
4) 安排专人准备会议所需的书面材料。
既要全面,同时也要避免浪费。
5) 制订应急预案。
6) 提前了解与会人员信息,安排专人负责与会人员联系,保障所有与会人员安全准时的参加会议。
3.会场布置
1)桌椅摆放,特别嘉宾摆放桌牌,纸笔,确保会议秩序。
2)准备茶水、果盘等。
3)悬挂横幅,摆放海报、易拉宝等 。
3)会场投影音响设备调试。
4.整理资料
1)根据需要,收集与会议所议项目有关的信息和资料。
如果太长、太多,将其要点摘录出来。
2)会议所需资料原则上要提前发放,不易提前发放的可会前摆放到相关人员的桌牌位置处。
5.会中服务
1)会场负责人应在会议前20分钟到岗,对服务工作及程序向会议接待人员作出明确的分工,讲明注意事项,然后对会议要求事项做最后检查(包括会场布置、签到桌、鲜花、指示牌、进出路线、环境卫生等情况)。
2)接待人员在会议开始后将会场门关上,站在会场末尾拍照及摄影,并对突发事件进行及时处理。
3)如无特殊情况,接待人员应在客人落座后倒水。
倒过水后要逐杯进行检查,检查时可用手触摸杯子的外壁,如有遗漏要及时补上。
添加茶水时要求动作敏捷、轻盈,尽量不发
会议筹备具体安排
总指挥:
督导:
一、会务组
负责人
成员:
工作内容:
1、负责制作、悬挂横幅;
2、桌椅、桌牌、纸笔摆放;会场卫生;
3、保证会前会后参会人员停车安排、会后收尾事宜;
4、会议全程摄像、照相工作,会场投影音响设备的调试;
时间:
年月日午:
,完成会场布置工作。
二、材料组
负责人:
成员:
工作内容:
1、与会人员通知;
2、会议记录;
3、形成会议纪要。
时间:
年月日午:
,所有材料准备就绪。
三、礼仪、接待组
负责人:
成员:
工作内容:
1、礼仪接待(会前10分钟):
会议签到,并引领参会人员就坐;
2、会场安全、秩序;
3、会场水果配备及会场茶水添备。
四、用餐接待
组长:
成员:
工作内容:
1、做好用餐前的准备工作;
2、负责与会人员的用餐接待;
3、根据安排带用餐人员入席。
附件三:
会议通知单
通知日期:
年月日
接收部门:
发文部门:
会议名称:
会议时间:
会议地点:
会议联系人:
会议参加人员名单:
会议注意事项:
1.
2.
会议联系人:
会议联系电话:
签章处:
通知回执联
会议通知已收到,内容详细了解,□能□不能届时参加。
谢谢!
签名:
年月日