第一章会计电算化概述.docx
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第一章会计电算化概述
第一章会计电算化概述
会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，是一个应用电子计算机实现的会计信息系统。
它实现了数据处理的自动化，使传统的手工会计信息系统发展演变为电算化会计信息系统。
会计电算化是会计发展史上的一次重大革命，它不仅是会计发展的需要，而且是经济和科技对会计工作提出的要求。
会计电算化是会计信息话的初级阶段，是会计信息化的基础工作。
会计信息化，是指工作与电子计算机、网络技术的有机融合，即充分利用电子计算机和网络技术，更好地发挥会计的职能作用，极大地提高会计工作的效能和水平。
第一节会计电算化基本知识
会计电算化的概念有广义和狭义之分。
狭义的会计电算化是指以电子计算机（以下简称计算机）为主的当代电子信息技术在会计工作中的应用。
具体来说，就是利用会计软件，指挥各种计算机设备替代手工完成，或完成手工方式下很难完成的会计工作；广义的会计电算化是指与实现会计工作电算化有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发和应用、会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观规划、会计电算化的制度建设、会计电算化软件市场的培育与发展。
需要说明的是，计算机在会计中的应用工作称之为会计电算化，而作为计算机技术和会计学交叉的应用科学，在我国一般称之为“电算化会计”，在西方国家则称之为电子数据处理会计（ElectronicDateProcessingAccounting,简称EPD会计），或称电子计算机（ComputerAccounting）。
因此会计电算化与电算化会计所指的对象上有所不同，应区别情况运用。
一、会计电算化的发展四个阶段
（一）摸拟手工记账的探索起步
我国的会计电算化从20世纪80年代开始起步。
当时，我国会计电算化主要处于实验试点和理论研究阶段。
在这一阶段的早期，财政部向作为第一家试点单位的长春第一汽车制造厂拨款500万元，进行会计电算化试点工作，由此，拉开了我国会计电算化工作的序幕。
1981年8月中国人民大学和第一汽车制造厂在长春市召开“财务、会计、成本应用电子计算机专题讨论会”上正式提出“会计电算化”概念。
会议成为我国会计电算化理论研究的一个里程碑。
1983年以后，微型计算机在国内市场上大量出现，多数企事业单位已经具备了配备微机的能力，这为计算机在会计领域的应用创造了良好的条件。
与此同时，企业也有了开展电算化工作的愿望，纷纷组织力量开发会计软件。
但是在这一时期，由于会计电算化工作缺乏统一的规范和指导，加之计算机在我国经济管理领域的应用同样处于发展的初级阶段，多数企业和会计人员对“电算化”的理解，是设计一个专门的账务处理程序，模拟替代手工记账，利用电子计算机来处理会计账务。
其对会计信息的处理如图1-1所示。
摸拟手工记账阶段的基本特征，是采用相应的数据库管理系统，并开发企业自身的“账务处理系统”。
虽然数据库等工具已被引入会计工作，但各单位开展这些工作的出发点主要目的还是把会计人员从复杂的手工劳动中解放出来，减轻会计人员的工作量，提高劳动效率和信息输出速度，并没有主动将其作为企业信息化建设的重要组成部分。
这一时期开发的会计核算软件，实质上是将电子计算机作为一个高级的计算工具应用于会计领域，系统开发的目标是使会计人员摆脱手工账务处理过程中繁杂易错的重复劳动，在其应用过程中还不能实现最大限度的数据共享，容易造成电算化会计数据资源的浪费，也无法实现电算化会计信息与企业其他信息系统进行有效融合，从而在企业内部造成一个个信息“孤岛”。
原始的会计电算化工作也成为信息“孤岛”之一，无法充分发挥应用的作用。
会计电算化的实施，给会计数据处理技术带来巨大变革，也给传统会计管理工作提成了新的要求。
为使会计电算化工作走上科学化、规范化的发展轨道，必须对此进行科学的管理。
财政部先后于1989年年底和1990年7月，颁布了《会计核算软件管理的几项规定（试行）》和《关于会计核算软件评审问题的补充规定（试行）》两个文件，确定了商品化会计核算软件的评审制度和标准。
（二）与其他业务结合的推广发展
进入20世纪90年代后，企业对会计电算化有了更深的理解和更高的要求，信息技术的发展也为会计电算化的推广发展提供了更好并且更加经济的软硬件保证。
企业开始将单项会计核算任务的电算化系统进行整合，逐步扩展为全面的电算化，并将企业内部的消息“孤岛”与企业的各个部门业务联系起来。
在这一阶段，企业积极研究对传统会计组织业务处理流程的重新调整，从而实现企业内部以会计核算系统为核心的信息集成化，其主要特征表现在企业组织内部实现会计信息和业务信息的一体化，并在两者之间实现无缝联结，使会计信息和业务信息能够做到你中有我、我中有你。
信息集成的结果是信息的有效共享和利用，所有相关原始数据只需要输入一次，并存放到数据中心，就能做到分次和多次利用，即减少了数据输入的工作了，友实现了数据的一致性，并保证了数据的共享性。
与此同时，商品化会计核算软件开始蓬勃发展。
为正确引导企业实施电算化、指引软件开发公司为企业提供给好的软件，财政部先后印发了《关于发展我国会计电算化事业的意见》、《会计电算化管理办法》、《会计电算化工作规范》等一系列规章制度，并启动了商品化会计核算软件的审批工作，有力推进了我给会计软件行业产业化和规范化的发展进程。
由于软件水平的不断提高和计算机更为广泛的应用，这一时期的会计电算化工作顺利完成了由单向会计核算业务电算化向全面电算化的升级发展，并由部分企业推广到行业内部，乃至全方位普及的局面。
同时，商品化会计电算化软件的发展也成为推动我国民族会计软件产业的大发展奠定了坚实的基础。
（三）引入会计专业判断的渗透融合
为适应我国社会主义市场经济发展的新要求和经济国际化、全球化的新形势，我国对企业会计标准进行了重大改革，建立了与国际准则趋同的企业准则体系。
企业准则体系引入了会计专业判断的要求。
同时，新准则适度审慎地引入了公允价值等新的计量基础，对会计金融工具、资产减值、合并报表等会计业务做出了系统的规范。
这就对企业的会计电算化工作提成了新的要求。
企业准则为指引、以《会计基础工作规范》等文件为准绳，在前期会计电算化工作成果的基础上，将各种确认、计量、记录、报告等要求，渗透融合进企业的会计电算化系统和管理信息系统。
在这一时期，企业纷纷建立了以会计电算化为核心的管理信息系统和企业咨源计划（ERP）系统。
借助会计准则与会计电算化系统的渗透融合，企业具备了进一步优化重组其管理流程的能力。
一些大型企业大幅减少了核算层次，规范了资金账户管理，缩短了提交财务会计报告的时间，甚至改革了内部财务会计机构设置，真正使会计人员从繁琐低效的重复性工作中解放出来，投入到内部控制等工作中。
企业和会计软件开发商在这一时期充分掌握了会计电算化紧密围绕会计准则和制度不断调整、渗透和融合的方法，同时会计电算化也逐步完成了由单机应用向局域网应用的转变。
但由于内部控制相关研究刚刚起步，企业在构建自身ERP系统是的指导思想还不清晰，还不能自觉地围绕内部控制关系理顺其会计信息系统，在实务层面上也出现了一些不同的做法。
因此，尽管这一时期已经出现了会计信息系统和ERP的概念，但其实质仍属于构建会计信息系统（亦即会计电算化）的初级和中级阶段。
（四）与内部控制相结合建立ERP系统的集成管理
随着现代企业制度的建立和内部管理的现代化，内部控制日益成为一个世界性的话题，单纯依赖会计控制已难以应付企业面对的内外部风险，会计控制必须向全面控制发展。
于此相对应企业面对的内外部风险，会计控制必须向全面控制发展。
于此相对应，传统的会计软件已不能完全满足单位会计信息化的需要，必须向与流程管理相结合的ERP方向发展。
财政部先后制定发布了《内部会计控制规范——基本规范（试行）》和6项具体的内部会计控制规范，要求单位加强内部会计以及与会计相关的控制，以堵塞漏洞、消除隐患，保护财产安全，防止舞弊行为，促进经济健康发展。
2006年7月，财政部、国资委、证监会、审计署、银监会、保监会等六部委联合发起成立企业内部控制标准委员会，与2008年6月联合发布了《企业内部控制基本规范》，这标志着我国企业内部控制建设的一个重要里程碑。
于此同时，该委员会也加紧制定企业内部控制应用指引、评价指引、鉴证指引、
为适应建立和实施内部控制制度的新要求，防范风险、加强管理和提高竞争力，企业开始全面、系统地依托其既然友的会计电算化系统，构建于内部紧密结合的ERP系统，将企业的管理工作全面集成，从而实现会计管理和会计工作的信息化。
目前，这一阶段还在进行中，但已经取得了令人瞩目的成果。
例如，有些特大型企业已利用与内控相结合的集成会计信息系统，成功地将全部报表编制工作统一并集中到总部一级。
同时财政部也还在积极研究构建会计信息化的社会平台，以方便企业会计信息化所提供的会计信息的再开发和利用。
进入21世纪后，可扩展报高语言（XBRL）作为一种基于互联网、跨平台操作、专门应用于财务报告编制、披露和使用的计算机语言，在全球范围内迅速应用。
这种语言能够从根本上实现数据的集成于最大化利用，会计信息数出一门、资料共享将成为现实。
财政部非常重视XBRL对会计信息的深远影响，一直密切跟踪国际发展趋势。
经过几年的相关研究，财政部已于2006年在中国会计准则委员会下设了XBRL组织，致力于开发基于我国企业会计准则的国家层面的XBRL分类标准。
2008年11月12日，中国会计信息化委员会暨XBRL中国地区组织正式成立，这是深化会计改革、全面推进我国信息化建设的重大举措，标志着我国会计信息化建设迈上了一个新台阶。
从会计电算化发展到会计信息化是一次质的飞跃。
会计电算化解决的是利用信息技术进行会计核算和报告工作的相关问题。
会计信息化工作的基础上，以构建和实施有效的企业内部控制为指引，集成管理企业的各种资源和信息。
由此可见，会计电算化是会计信息化的初级阶段和基础工作。
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无论会计信息发展到何种程度，会计电算化所解决的会计簿记等会计基础工作，都是会计工作和会计信息化工作的主要内容和重要基础。
因此，从事会计工作的人员必须了解会计电算化的基础知识和基本技能。
二、会计电算化的作用
从科技发展的历史来说，会计电算化的出现和发展史一次重大的变革，在在复杂的市场经济环境中，其意义不仅仅在于节省人力、时间，而且在转换企业经营机制、增强企业竞争能力，提高企业经营管理水平等方面都具有重要作用。
具体表现在以下几方面：
（一）提高会计核算水平和质量
1．减轻了会计人员的劳动强度，提高了会计工作效率。
实现会计电算化后，只要将会计数据输入计算机，大量的数据计算、分类、归集、储存、分析等工作，都可以由计算机自动完成。
不仅可以把广大的会计人员从繁杂的记账、算账、报账工作中解放出来，而且由于计算机的计算速度是手工无法比拟的，因此可以大大提高会计工作效率，使会计信息的提高更加及时。
2.缩短了会计数据处理周期，提高了会计数据的时效性。
在会计电算化条件下，会计凭证录入计算机后，即可审核入账，产生最新的账户余额和发生额资料。
手工操作条件下表现为一个周期（月、季、年）的会计循环在会计电算化条件下能以实时方式完成。
3.提高了会计数据处理的正确性和规范性。
在手工操作条件下，会计核算有时不规范，核算工作出现误差是不可避免的现象。
而在会计电算化条件下，由于数据处理工作由计算机根据根据合法规范的会计核算软件自动处理，只要保证输入会计数据的正确性和合法性，一般也保证了整个会计数据处理过程及其结果的准确性和合法性。
（二）提高经营管理水平，使财务会计管理由事后管理向事中控制、事先预测转变，为管理信息化打下基础
1.为从经验管理向科学化管理转变创造了条件。
在手工操作条件下，受人工处理信息能力限制，日常企业管理很难建立在科学及时的定量决策基础上，管理和决策的随意性很大。
会计电算化的实现，使准确及时地提供各类管理所需信息成为可能，提高了经营管理水平。
2.为从事后管理向事中控制、事先预测转变创造了条件。
在手工操作条件下，受人工处理信息能力的限制，日常企业管理是建立在事后定期核算管理基础上的。
实现会计电算化后，可以实现对经营管理过程的事中控制、反馈和管理，还可通过计算机管理决策模型对各项管理活动进行事先预测和决策。
3.会计电算化的实现，将为企业全面管理信息化奠定基础。
这是因为会计信息是企业管理信息中的重要的一个子集。
企业组织的全部成员均在一定的程度上参与会计数据的产生，并且所有管理人员均在一定程度上利用会计信息。
在实际工作中，企业管理信息系统的建立往往是从建立会计信息系统开始的并以信息系统为核心发展起来。
（三）推动会计技术、方法、理论创新和观念更新，促进会计工作进一步发展
会计电算化的产生和发展，使传统会计学的理论和实践都受到了影响，许多地方需要改革，才能适应这一情况。
电算化会计不仅仅使传统会计使用的介质、工具、簿记格式等形式上都发生了变化的要求，涉及到了会计学的理论问题。
因此，电算化会计的发展，不是一次微小的变动，而是一场深刻的变革，是会计学发展历史上的一次公关。
电算化的会计发展，必然对会计理论和会计实践提出许多新的问题和新的要求，从而促进会计理论与实践的进一步发展和提高。
三、会计电算化的管理体制
会计电算化的实施，给会计数据处理技术带来了巨大的变革，也给传统财务会计管理工作带来重大变化，并提出了新的要求。
为使会计电算化工作从开始便走上科学化、规范化的轨道，必须对此进行科学的管理。
总的来说，会计电算化工作的管理包括国家的宏观管理和企事业单位计算机系统的微观管理两方面。
（一）宏观管理
会计电算化的宏观管理是指各级财政部门对全国和本地区、本系统、本行业、的会计电算化工作实施的组织推动、制定规划、培训人员、制度制度等管理活动。
即财政部管理全国的会计电算化工作，地方各级财政部门管理本地区的会计电算化工作，各单位在遵循国家统一的会计制度和财政部门会计电算化发展规划前提下，结合本单位具体情况，具体组织实施本单位的会计电算化工作。
会计电算化作为一项新兴的事业，国家应在宏观上用制度加以引导，使全国的会计电算化工作逐步走向规范化、制度化。
因此，会计电算化宏观管理制度的建设是会计电算化管理工作的重要内容。
会计电算化宏观管理的基本任务是：
1.制定会计电算化发展规划并组织实施
根据市场经济的特点和新技术的发展要求，结合会计工作自身条件和发展要求，研究制度全国、一个地区、一个部门的会计电算化发展目标及实现目标所才去的政策和措施等。
2.加强会计核算软件管理，对会计核算软件及生成会计资料是否符合国家统一的会计制度情况实施监督。
由于会计核算软件是会计电算化工作的基本环节，应对会计核算软件及生成会计资料是否符合国家统一的会计制度情况实施监督。
具体来说，就是要继续搞好商品化会计核算软件的评审工作，并要加强会计核算软件市场的管理，以推动会计核算软件开发研制工作的规范化、专业化、商品化，推动促进会计核算软件的咨询、服务社会化，进一步引导会计核算软件市场的健康发展。
3.加强会计软件电算化管理制度的建设
建立健全会计电算化管理制度，是会计电算化工作顺利发展的重要保真。
各级财政部门要加强会计电算化法规制度建设，对商品化会计核算软件评审、会计核算软件的基本功能、会计核算软件的基本程序、会计电算化的会计档案管理、基层单位开展会计电算化的基本要求、会计电算化知识培训等一系列问题，应逐步建立规章制度，以规范会计电算化管理工作，指导基层单位会计电算化工作的顺利开展，逐步实现会计电算化管理的法制化。
4.加强会计电算化的组织、领导，引导基层逐步实现会计电算化，提高会计工作水平。
各级财政部门、业务主管部门要根据实际情况制定本部门、本地区的会计电算化发展规划，建立健全会计电算化管理制度，积极开展会计电算化各种层次的培训活动等，指导和推动基层单位会计电算化工作的健康发展。
5.组织开展会计电算化人才培训
实现会计电算化，人才是关键。
因此，要大力培训会计电算化人才，会计电算化培训可按系统操作员、系统维护人员、程序设计和系统设计人员进行培训，此外，财政部还设置了会计电算化初级、中级、高级培训层次，分别制定了相应的培训大纲、
（二）微观管理
企业建立会计电算化系统之后，为了保证会计数据信息的可靠性，经营管理的有效性和财产物资的安全性，需要建立健全基层单位的会计电算化微观管理制度，这是保证基层会计工作顺利进行的必要条件，也是加强会计基础工作，推动我国会计电算化事业发展的必要手段。
会计电算化微观管理制度的主要内容包括：
会计电算化岗位责任制、会计电算化操作管理制度等。
1.建立会计电算化岗位责任制
当计算机替代手工记账后，应加强对会计电算化系统的维护以及对使用人员的管理，建立岗位责任制是会计电算化工作顺利实施的保证。
对会计的管理应该体现“责、权利相结合”的原则，明确系统内各类人员的职责、权限并与利益挂钩，切实做到事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查。
建立健全岗位责任制，一方面是为了加强内部牵制，保护资金财产的安全；另一方面能够提高工作效率，充分发挥系统的运行效益。
此外，还需加强会计人员的业务能力及职责培训，逐步提高会计人员的综合水平。
2.日常操作管理
日常操作管理是指通过对系统日常使用的管理，保证系统能够正常运行，已完成会计核算工作，保证会计信息的安全与完整。
若管理制度不健全或实施部得力，都会给各种非法舞弊行为造成可乘之机；若操作不正确，也会造成系统内会计数据的破坏或丢失，使会计数据产生错误，影响系统的正常运行，直至输出错误的会计报表；如果数据没有及时备份，很有可能在系统发生故障时无法恢复会计资料等等。
日常操作管理主要包括计算机系统使用管理、上机操作管理和会计业务处理程序。
（1）计算机系统使用管理。
计算机系统是会计软件的物质基础。
对计算机系统的管理是为电算化系统的硬件设备创建良好的运行环境，保护计算机设备，防止各种非指定人员进入机房和操作计算机，保证计算机内程序与会计数据的安全。
在计算机替代手工记账后，应制定与贯彻各种严格的计算机硬件管理制度，为会计电算化系统的正常运行提供良好的物质条件。
（2）上机操作管理。
即通过建立与实施各项操作管理制度，要求会计人员按规定录入原始数据和记账凭证、执行各功能模块、输出各类信息、做好系统内有关数据的备份，严格禁止越权操作、非法操作会计软件，以确保会计电算化系统安全、有效、正常地操作和运行。
操作管理制度主要包括有关实际操作的规定，操作人员的职责、权限与操作程序等方面的内容。
（3）会计业务处理程序的管理。
应按照《会计基础工作规范》的要求处理会计业务；预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证的会计数据未经审核而登记账簿，保证会计数据正确合法；当天的业务应当天记账，期末要及时结账和打印输出会计报表，运用计算机对会计数据进行综合分析等。
3.会计电算化系统的维护
会计电算化系统维护是指保证会计电算化系统正常运行的各种工作，它贯穿于会计电算化系统的整个使用过程。
从会计系统的角度来考虑，系统维护包括硬件维护、软件维护和数据维护三方面，因此会计电算化系统必须建立计算机硬件、软件和会计数据管理制度。
硬件维护是指在系统运行过程中出现硬件故障时的检查修复，以及在设备更新、扩充、修复后的调试工作。
软件维护是指当单位会计工作发生变化而必须进行的软件修改和软件操作出现故障是必须进行排除的修复工作。
系统维护人员负责系统的硬件设备和软件的维护工作，及时排除故障，确保系统的正常运行。
系统维护一般由系统维护员或指定的转人负责，系统维护员可以进行维护工作，但不得操作会计软件进行会计核算工作。
4.会计电算化的档案管理
会计电算化的档案管理是重要的会计基础工作，单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管调阅和销毁管理制度，切实把会计档案管理好。
单位实习会计电算化后，会计档案具有磁性化和不可见的特点，而《会计档案管理办法》的有关规定没有包括这方面的内容，因此必须根据这些特点和《会计档案管理办法》的要求，制度本单位的会计档案管理制度。
第二节会计核算软件
一、会计核算软件的概念和演进
会计电算化，软件是基础。
会计软件在一定程度上代表了会计电算化的发展水平。
没有繁荣的会计软件市场，没有大批功能齐备和技术先进的会计软件，就不可能有真正的会计电算化。
（一）会计核算软件概念
会计核算软件是指专门用于会计核算工作的计算机应用软件，包括采用各种计算机语言编制的用于会计核算工作的计算机程序。
它是由一系列指挥计算机执行会计数据执行会计数据处理工作的程序代码和有关的文档技术资料组成的。
凡是具备相对独立完成会计数据输入、处理和输出功能模块的软件，如账务处理、固定资产核算、工资核算软件等均可视为会计核算软件。
会计核算软件属于计算机应用软件的范畴。
会计核算软件是在分析手工会计核算的基本功能、基本工作流程、基本操作方法和规则的基础上，通过系统分析、设计会计核算系统功能模块结构，然后再用计算机语言或数据库语言经系统设计的逻辑模型编写成程序，最终形成会计核算软件。
借助于会计核算软件，可以充分运用计算机强大的运算、存储和逻辑判断功能对原始会计数据进行加工、储存盒处理，输出各种有用的会计信息资料。
会计电算化工作也由此变成了会计数据的“输入→处理→输出”这样一个简单的过程，即输入会计数据，依托会计核算软件对会计数据进行处理，最后输出会计信息，从而基本上实现会计数据处理的自动化，并使得会计数据处理的精度和速度都有了很大的提高。
（二）会计核算软件的演进
从会计核算软件的发展来看，它主要经历了三个阶段，即人工管理阶段、文件管理系统阶段和数据库系统阶段、
1.人工管理阶段
人工管理阶段是将计算机技术应用于会计工作的初期，该时期所开发的会计核算软件组要用于会计业务的单项处理。
此时的会计核算软件主要是模仿手工会计数据处理的方式和程序，着重解决数据量大、计算简便但需重复次数多的那些单项会计业务，如工资计算固定资产核算等等，但各个单项会计核算软件并没有实现系统的有机集成。
其会计数据与会计核算软件程序的关系如图1—2所示。
2.文件管理系统管理阶段
随着计算机技术的发展和会计电算化工作的深入开展，单项独立的用于某项会计业务的软件，已造成会计业务不能连贯执行，会计信息不能共享，会计工作效率不高的状况，这已不能适应企业管理的需要了。
因此，随后开发的会计核算软件，都会把会计部门内部的所有单项软件进行有机的整合，使形成一个处理会计业务的完整的会计信息系统，该阶段被称为文件管理系统阶段。
此时的会计核算软件虽然实现了会计部门内各项工作的集成，但它只是企业会计部门专用的信息系统，在物理上独立于企业其他部门的信息系统，它被动地依赖业务部门提供的数据，对管理决策的支持只能是提供事后的统计、分析和评价，无法有效地进行事中控制。
但是，此时的会计核算软件基本上实现了计算机替代手工会计核算的目标，以及主要会计核算的自动化，其会计数据与会计核算软件的关系如图1—3所示。
3.数据库阶段
随着管理信息系统的发展及其在企业中应用在企业中应用的不断深入，会计信息系统开始与企业的其他管理活动相互渗透和结合，已逐渐形成了企业管理信息系统的一个重要子系统。
此时，管理信息系统的重要发展之一，就是ERP系统的推广和应用，该阶段被称为数据库系统阶段。
EPR是一个全新的企业资源计划管理系统，是企业资源计划（EnterpriseResourcesPlanning）的简称。
它是建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想为基础，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台，其目的是整合、优化企业资源。
EPR系统集信息技术与先进的管理思想于一体，成为现代企业的运行模式，反应了时代对企业合理调配资源、最大化地创造社会财富的要求，成为企业在信息时代生存、发展的管理平台。
EPR系统的重要思想之一是“集成”，其中的信息集成要求数据“来源唯一，实时共享”。
所谓来源唯一，是指任何数据由一个部门、一个员工从一个应用程序录入，从而可以减少重复劳动，避免差
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