行政部事务工作流程图解析.docx
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行政部事务工作流程图解析
行政事务工作流程图
一、印章管理
1、流程图
2、说明
使用公章到行政部填写《印章使用申请表》;
《印章使用申请表》要有经手人、部门负责人签字;
报总经理批准后至集团总裁办盖章;
如遇总经理不在,可电话请示同意后有效;
如果工作需要使用合同专用章
(1)的,需持有集团审批的合同审批表,到行政部按上述程序办理;
如果工作需要使用财务章,须到财务部门按上述程序办理;
⑦因工作需要将印章携带外出的,由总经理特批,批准程序如上。
3、使用表格
印章使用申请表
二、档案、公文管理
(一)档案管理
1、归
2、说明
1)档案分类:
合同(包括销售和采购合同)、投标书、招标书、相关图纸、通知、文件
2)归档
各部门将所需存档的档案整理成册;
本部门存档及移交行政部存档;
相关人员在《档案目录》登记。
技术档案归档:
由开发中心自行建档并报行政部备案。
3、使用表格
档案管理相关表格
(二)公文管理
1、行文流程
2、说明
1)拟稿:
由各部门进行拟稿,文稿必须内容清晰、层次分明、观点明确、文字简练、标点符号正确;
2)汇稿:
文件拟草后,如须汇签的文件,必须先履行汇签手续,汇签人在文稿的汇签处,签署自己的意见;
3)核搞:
文件由行政部负责人核搞,内容包括文件质量、内容是否符合规定;
4)签批:
报总经理签批后,行政部打印、定稿、核对、盖章和印发。
5)对不同内容的发文建立发文登记表,含发文的时间、文件名称、收文单位、发出时间和收文回执;
3、使用表格
1)发文登记表
2)文件流转呈批表单
(三)、收文管理
1、流程图
2、说明
1)收文的范围:
上级来文、函件、邮件、传真、信件等;
2)收文的处理:
行政部职员在接到上级来文、信、函、邮件、传真后,要对文件进行分类登记,对有密件开口和国外信函,邮票被撕应拒绝签收,登记的内容包括:
来文单位、文件内容、收到时间。
3、使用表格
1)文件流转呈批表单;
2)收文登记表。
(四)文件/档案查询、借阅管理
1、流程图
2、说明
1)查询文件/档案先由申请人提出申请,并经部门负责人签字同意;
2)由总经理批准行政部方可借阅。
3、使用表格
1)档案借阅登记表2)公文查询登记表
三、会议管理
1、会议管理流程
2、说明
1)由会议主持单位提出要召开会议种类并确定会议议题、时间、地点及列席人员;
2)经总经理批准行政部按会议主持单位要求下发会议通知,接到通知人员要有回执;
3)会议召开要有专人记录,整理会议纪要,会议纪要要有与会人员签字;
4)会议纪要下发,行政部备案;
3、使用表格
1)会议通知单
2)会议纪要
四、图书资料管理
1、图书管理流程
2、说明
1)公司图书资料由行政部统一保管,需图书资料由所需人提出申请,行政部登记,并由本人签字,方可借阅;
2)图书借出如到期未还由行政部负责催还,直至返回。
3、使用表格
图书借阅登记表
五、办公用品管理
(一)办公用品采购管理
1、办公用品采购流程图
2、说明
1)部门提出所需办公用品,到行政部领取《物品请购单》;
2)部门经理在申请单上签字,再由行政部负责人签字,最后经总经理审批;
3)由行政部对总经理批准申请单进行汇总,由采购部统一购买;
4)行政部对采购物品进行验收、入库;
3、使用表格
1)《物品请购单》
(二)办公用品领用管理
1、流程:
按照《物品请购单》进行办公用品的发放
2、说明
1)办公用品出库直接记入个人台账;
3、使用表格
1)部门办公用品出库登记表
六、招待费用管理
1、招待费用管理流程图
总经理批准
报清来访单位、事由、时间、人数
部门提出招待申请
到财务部领取费用
总经理确定招待标准和规模
2、说明
1)各部门需招待业务往来客人,提出来访单位、来访事由、时间、人数,报总经理批准;
2)总经理确定招待标准、费用和规模,由招待部门到财务借取费用;
八、传真、信件收发及名片管理
(一)传真接收管理
1、传真接收管理流程图
2、说明
1)接收到传真由行政部进行登记,通知接收人来领取,接收人签字方可拿走传真;
3、使用表格
传真接收登记表
(二)传真发送管理
公司文件
1、传真发送管理流程图
一般文件
2、说明
1)各部门需发传真,先到行政部登记再由部门负责人签字;
2)如发送关于公司资料的文件需总经理签字批准,一般性文件由各部门经理签字即可发送;
3、使用表格
传真发送登记表
(三)名片管理
1、名片管理流程图
2、说明
1)申请人提出印制名片申请,到行政部领取名片印刷申请单;
2)申请人认真填清本人职务、姓名、联系方式等内容;
3)由部门经理审核批准,再由总经理批准,转交企划部统一印制;
3、使用表格
1)名片印刷申请单
九、设备申请及维修流程
(一)设备申请管理
1、流程图
2、说明
1)各部门根据各自工作的实际情况和预算计划,提出切实可行的申请要求(内容具体翔实、理由充分),经部门经理签字同意后,报送给行政部,行政部根据各部门现有的设备资产情况对申请进行核实,并对各部门要求从真正的客观需求出发,遵循设备申请原则,提出解决建议和意见(调拨或购买)。
3)如果采取“调拨”程序,行政部将协调确认后实施;如果采取“购买”程序,行政部将参照公司办公用品采购程序进行。
4)采购由采购部统一申请费用、组织购买、费用摊销,过程遵循“价廉物美”的原则,在满足各部门需求的基础上,注意设备的性能价格比,多压价比价、厉行节约。
设备采购结束后统一由行政部组织验收核查;固定资产登记后,由各部门登记领用,责任到人。
3、使用表格
1)固定资产申请单
2)固定资产调拨单
(二)设备维修流程
1、流程图
2、说明
1)报修人员先将报修信息反馈给各部门的负责人;
2)部门经理报送到采购部;
3)采购部根据编号,联系厂商,组织及时维修;
4)通过暂借、调拨等方式,将暂时不用的设备给报修者使用;
5)机器设备维修完毕,行政部登记备案,发还给报修者使用;
3、使用表格
1)设备维修单
十、车辆管理
1、车辆管理流程图
2、说明
1)用车人持部门领导批示的用车申请向行政部提出用车;
2)行政部核准,并根据先后急缓顺序安排车辆;
4)驾驶员认真填写《用车登记表》;
5)车辆返回后,驾驶员填写《用车单》上的内容,上报行车里程、往返时间、地点等。
用车人将《用车单》交至行政部,行政部做好车辆的使用登记;
3、使用表格
1)用车单
2)用车登记表