华中科技大学同济医学院办公室规章制度17页.docx
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华中科技大学同济医学院办公室规章制度17页
华中科技大学同济医学院院办公室规章制度
同济医学院办公室职责范围
同济医学院办公室职员岗位职责
同济医学院办公室信息工作制度
同济医学院办公室信访工作制度
同济医学院办公室议事制度
同济医学院办公室督查工作制度
同济医学院公文处理办法
同济医学院办公室用车管理办法
同济医学院办公室机要管理制度
同济医学院校友会管理办法
同济医学院校园网管理暂行规定
同济医学院档案室工作制度
同济医学院办公室职员服务守则
华中科技大学同济医学院办公室职责范围
办公室在党委书记和院长的领导下开展工作，其职责范围是：
一、认真贯彻党和政府的路线、方针、政策，执行上级有关文件、指示、规定。
二、努力做好“三服务”，服务领导、服务基层、服务群众。
三、重视调查研究，深入基层，深入群众，了解情况，掌握第一手资料，为领导提供翔实可靠的信息，提出合理性、科学性、可行性的建议，供领导参考，当好领导参谋。
四、根据党委书记、院长的指示和党委常委会、党政联席会、院长办公会的决议，负责组织起草工作计划、发展规划、报告、总结、决议等文件；发布有关事项的通告、布告、通知等。
五、负责安排党委常委会、党政联席会、院长办公会、干部月会以及其它专门会议，作好记录，整理纪要。
根据会议决定、决议，发出通知书，督促检查有关单位执行决定、决议，并将落实情况反馈给有关领导。
六、负责协调学院各部门间的关系，互相配合完成工作任务。
七、负责管理办公楼的日常事务。
八、受理院内各职能部门的请示、报告，及时呈送有关领导批示和转有关部门办理。
九、负责全院信息收集、上报、通报和信息反馈工作；管理网络中心。
十、负责全院公文、公函的登记、批办、转送、催办、归档和保密工作及公文的打印、分发；负责督促检查各部门公文利用和保管情况。
十一、负责印信工作。
保管和使用党委、行政公章和党政主要负责人印章；开具对外联系工作的介绍信。
十二、负责领导活动的安排和对外联络工作及接待上级领导机关和兄弟院校的领导来校检查工作及参观、学习、交流。
十三、负责接待、处理群众来信来访和领导交办的信访处理工作。
十四、负责全院（包括附属医院）有关资料的收集、统计和上报工作。
十五、协助党委做好教职工思想政治工作，抓好精神文明建设。
十六、协助院行政做好医政工作；管理院志办、附中、附小、居委会。
十七、配合有关部门做好迎新、军训、开学典礼、毕业典礼和学生运动会工作。
十八、参加计划生育委员会、爱国卫生运动委员会、学生工作委员会、综合治理委员会等机构工作。
十九、负责校友会，对口扶贫工作。
二十、完成院党政领导交办的其他工作。
华中科技大学同济医学院办公室职员岗位职责
办公室主任职责
办公室主任在党委书记和院长的领导下，按照院办公室的职责开展工作，其职责范围是：
一、主持学院办公室的全面工作；
二、协调学院各部门的管理工作；
三、负责学院规划及有关重要公文、文稿的起草审核；
四、负责组织调研工作和各级文件签阅，请示报告批转；
五、负责党委常委会、党政联席会、院长办公会会议纪要的审核；
六、负责党、政有关会议决议和领导交办工作的督查；
七、全面负责学院对外联络工作，附属医院协调工作，校友会工作；
八、参加院学生工作委员会、体育运动委员会工作；
九、负责院领导活动安排，完成院领导交办的其他重要工作；
十、抓好办公室职员的政治思想工作和业务培训工作，不断提高整体素质。
办公室副主任职责
一、协助办公室主任开展工作；
二、协调院办公室与其他各部门之间的有关工作；
三、组织调研工作和参加督办工作；
四、负责全院保密工作；
五、分管院内网络工作；
六、负责信息工作；
七、负责附中、附小、居委会的管理；
八、完成院领导和办公室主任交办的其他有关工作；
九、参加院综合治理委员会工作。
办公室副主任职责
一、协助办公室主任开展工作；
二、协助院办公室和其他各部门之间的有关工作；
三、负责组织调研工作；
四、负责文秘工作、统计工作；
五、分管信访工作；
六、负责拟定和初审有关公文和文稿；
七、负责每周会议安排和领导接待日安排；
八、参加院体育运动委员会和爱委会工作；
九、完成院领导和办公室主任交办的其他有关工作。
机关总支副书记兼办公室工作职责
一、协助机关总支书记，做好总支党建和思想政治工作；
二、负责上级文件管理、机要工作；
三、参加院计划生育委员会工作；
四、参加院办公室督办工作；
五、完成院领导和办公室主任交办的其他有关工作。
职员A岗职责
1、负责党委常委会、党政联席会和院长办公会的安排、记录、纪要及督办；
2、负责党委重要文件起草把关；
3、负责院主要领导讲话起草；
4、参加学院规划的起草工作；
5、协助办公室主任抓好思想政治工作；
6、完成办公室主任交办的其他管理工作。
职员B岗职责
1、负责请示报告的批转和党政工作决议督办；
2、负责文件打印工作；
3、负责文件的管理和存档工作；
4、负责大型会议的组织工作；
5、协助主任协调医院工作、校友会工作；
6、完成办公室主任交办的其他管理工作。
1、负责请示报告的批转和参加党政会议决议的督办；
2、负责文件打印工作；
3、负责文件的管理和存档工作；
4、负责大型会议的组织工作；
5、协助主任协调医院工作、校友会工作；
6、完成办公室主任交办的其他管理工作。
职员C岗职责
1、负责院内外接待、协调工作和领导差旅报销工作；
2、负责全院印章管理、客餐管理和用车安排；
3、负责信访工作和院领导接待群众工作；
4、负责扶贫工作；
5、负责办公室内部事务管理和院领导、办公室物资供应工作；
6、完成办公室主任交办的其他工作。
职员D岗职责
1、负责全院统计工作；
2、负责接待、协调工作；
3、协助信访工作和院领导接待群众工作；
4、负责各级文件及会议安排、通知等的发放工作；
5、完成办公室主任交办的其他工作。
职员E岗职责
1、负责全院信息的收集、整理、打印、分发工作；
2、负责校园网的组稿、文稿初审和网页设计工作；
3、做好全院大事记录整理工作和办公室年鉴工作。
4、完成办公室主任交办的其他工作。
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信息工作制度
信息是党政领导进行决策和指导工作的重要依据，是宣传学院改革、建设、发展等各项工作的一种方式，是上情下达，下情上传的便捷渠道。
为做好信息工作，特制定以下制度：
一、成立院信息工作领导小组，拟出每学期信息工作方案，定期总结经验，不断改进工作。
二、建立和健全以院、系、部、室为基础的灵敏高效的信息网络。
三、及时、准确、全面的反映情况。
对重大事件，院办公室认真核实后要当天报院领导，并报主校区。
四、信息收集的主要内容：
各单位贯彻落实党的方针政策和院党政决策的思路、安排、部署、措施；院党政重要决策作出后广大师生员工的反应，包括正反两方面的意见，以及各种要求和建议；贯彻院党政决策中出现的新情况、新问题，包括阶段性成效、影响决策落实的突出问题和进一步修正、完善有关决策的意见和建议；各单位工作的重要情况和组织的活动；学院的各方面动态（包括思想、工作、学习、生活、管理、环境及突发事件）；校外与学院相关的社会动态等。
五、定期收集民情民意。
各单位除随时上报重要的民情民意外，每二个月要报送一次民情民意的综合信息。
六、广泛收集对决策的反应。
中央重大决策出台前后，要及时地、多层次、多渠道、多侧面地不定期收集情况，如实反映。
七、认真办好《情况反映》和《信息简报》。
《情况反映》随时向领导反映重要动态，重大事件、重大事故；《信息简报》一般每周一期，信息较多或较重要时，增加刊期。
八、信息稿件除各单位送稿外，办公室负责信息工作的同志要到基层组稿，其他同志也要积极撰稿。
九、《信息简报》、《情况反映》由分管信息的副主任从内容是否真实、准确，文字表述是否清楚两方面把关。
重要信息的上报和通报交院办公室主任审阅。
十、做好稿件的统计工作，每学期按用稿的数量、质量，付给信息员一定的稿酬。
十一、每年进行一次总结评比，公布各单位供稿情况，评选“优秀信息员”予以表彰。
十二、将每年的《情况反映》和《信息简报》装订成册，存档备查。
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信访工作制度
信访工作对领导联系群众、关心群众，帮助群众解决困难，了解群众意愿、监督干部清正廉洁和宣传党的路线、方针、政策和校、院的有关规章制度，有着十分重要的作用。
为抓好这项工作，特制订以下制度：
一、要认真对待群众来信来访。
严格按照党和国家的有关方针、政策、法律、法规及院党政的决议处理来信来访所提及的问题。
二、对群众来信，由综合科分类、登记。
给学院党委、行政的信函，由负责信访的同志拆封，根据内容涉及的问题，自己答复、处理或转送有关领导或有关单位；给学院党政负责人的信函，由办公室主任拆封，交负责信访的同志答复、处理或转给有关领导；给学院党政领导本人的信函，送领导本人。
三、对群众来信反映的问题，负责信访的同志能够答复和处理的，可直接答复和处理，并将处理结果记录、上报。
四、对群众来访，要热情接待。
能作出解释处理的，应耐心解释，及时处理。
对每次来访所反映的问题和处理情况要作好记录备查。
五、对群众来访，需领导接待的，先与领导联系，并将要谈的主要问题告知接待的领导，再安排具体时间。
六、每周安排一次领导接待日，按与办公室联系的先后为序，安排接待，负责信访的同志一般应参加接待，做好记录。
七、领导接待来访后，需要有关部门解决的问题，由负责信访的同志转告有关部门，并做好督办和向领导反馈工作。
八、每学期将来信来访的记录（包括反映的问题，处理的结果或转入纪委等有关部门的情况），装订成册备查。
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办公室议事制度
一、议事形式
1、中层干部会。
办公室主任、副主任、总支副书记参加。
2、办公会。
办公室全体人员参加。
二、议事规则：
1、会议由办公室主任主持，提出每次讨论的议题或通报有关工作。
2、一般每周召开一次办公会或中层干部会。
研究问题，通报工作。
遇有重要问题可随时召开。
3、坚持民主集中制的原则。
讨论问题，充分发表意见，严格论证，再作决定。
4、中层干部会研究工作，涉及不应公开的问题，任何人不得泄密，违反规定，追究其责任。
5、中层干部会、办公会由专人做会议记录。
三、议事程序：
1、召开会议前，办公室主任应与副主任沟通讨论内容，听取意见。
2、对情况不明的问题，应先做好调查研究，了解情况，再提交会议讨论。
3、会议中，临时提出的问题，一般不予讨论。
4、主任会讨论重要问题，会前由办公室主任向主管领导汇报、征求意见。
四、议事范围：
1、办公室管理、文秘工作、机要工作、信息工作、信访工作、接待工作、印信工作；
2、网络工作、附中、附小工作、居委会工作；
3、迎新工作、军训工作、开学典礼、学生运动会；
4、综治委、学工委、计生委、爱委会、体委会、校友会工作；
5、人事、福利、考核、评先；
6、办公室工作计划、总结。
7、其他事项。
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办公室督查工作制度
为了使学院党委、行政的决定和工作部署得到贯彻落实，促进学院改革、建设和发展，根据上级有关文件精神，结合我院实际，特制定本制度。
1、学院各部门、各单位应当认真落实学院党委、行政的决定和工作部署，做到有令则行、有禁则止。
各项工作的落实情况由学院办公室负责督查。
2、学院办公室对党委和行政的决定、工作部署进行分解立项，对领导指示和交办的事项进行登记，拟定督查工作要点，由办公室负责人审定后发出督查通知单。
督查通知单对承办单位、任务、责任、时限提出明确要求。
3、在督查通知单发出后，办公室对承办单位完成任务的情况进行检查。
检查的内容是：
承担单位落实工作的情况——包括主要措施、效果，基层的反映、意见和要求，影响落实的主要问题以及进一步完善决策的建议等。
4、在工作落实过程中，由于部门、单位之间因职责不明或利益关系而出现互相制约、互相推诿，影响工作进度时，由办公室及时组织协调，促进落实。
办公室协调不了的重大事项，及时向院分管领导报告，由院领导出面协调。
5、对工作进展情况，以及工作进程中出现的新情况、新问题，由办公室及时综合分析，向党委、行政汇报。
也可根据工作需要，向全院通报。
6、决议落实情况每学期公布一次，作为评比先进单位和考核干部的依据之一。
7、所督查的工作事项完成后，由办公室将完成情况形成书面材料，附于原决定之后存档。
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公文处理办法
为加强公文管理，规范学院各单位、各部门的公文处理，不断提高公文质量和工作效率，根据国务院《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号），结合我院实际情况，特制订如下办法：
第一章总则
第一条公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，请示和答复问题，联系工作，报告情况，交流经验的重要工具，学院各单位、部门，必须高度重视并认真做好公文处理工作。
第二条学院各部门要牢固树立为教学、科研、医疗、产业和基层服务的思想，严格遵守办文规定，减少不必要的行文，杜绝公文旅行，逐步实行网上办文，提高公文处理工作的效率和质量。
第三条公文实行归口管理，院办公室是学院公文处理的管理机构，主管并指导全院的公文处理，全院各单位和部门应明确一名负责人分管公文处理工作，并有专职或兼职文秘人员负责本单位日常公文的处理工作。
第四条公文处理必须做到准确、及时、安全，严格执行有关保密规定。
第二章公文主要种类
第五条同济医学院的公文种类主要有：
1、决定：
对重要事项或重大行动做出安排或布置,用“决定”。
2、决议：
经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。
3、请示：
向上级机关或有关主管部门请求指示或批准时用“请示”。
4、报告：
向上级机关或有关主管部门汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。
5、通知：
发布有关法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项，用“通知”。
6、通报：
表彰先进，批评错误，传达重要情况，用“通报”。
7、函：
平级或不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等，用“函”。
8、会议纪要：
传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行，用“会议纪要”。
9、计划、要点：
对即将进行的工作提出目的、任务、措施、要求的文件。
10、简报：
用于反映情况、交流经验、沟通信息时,用“简报”。
第三章公文格式
第六条公文格式一般包括：
标题、发文字号、主送单位、正文、附件、印章、发文日期、主题词、抄报、抄送单位、机密等级等内容。
第七条公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类。
下发院内行政规章用“发布”；下发院产生的其它公文用“印发”；转发院内部门的公文用“批转”；转发上级、同级或不相隶属单位的公文用“转发”。
第八条请示一般只写一个主送机关，需要同时送其它机关的，应当用抄送形式。
第九条公文如有附件，应在正文之后发文单位名称之前，注明附件名称、顺序和件数。
第十条向院外单位行文时，一律以学院名义，并加盖学院印章。
第十一条发文字号，包括机关代号、年号、顺序号。
以学院或学院党委名义发文由院办公室统一编号，以机关各部门名义发文，由各部门统一编号，在院办公室登记。
联合发文只标明主办单位发文字号。
第十二条发文机关应写机关全称或规范化简称，联合发文时应将主办机关排列在前。
第十三条发文日期以负责人签发日期为准；联合行文以最后签发者签发的日期为准；有关政策条例性文件，以决策机构批准日期为准；会议通过的文件，以通过日期为准。
第十四条编发院级公文应标注主题词，上报的公文，应当按照中共中央办公厅《公文主题词表》、《国务院公文主题词表》的要求标注主题词。
第十五条秘密公文应根据密级分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”。
第十六条除用于张贴的公文外，公文用纸一般采用国际标准A4型（210×297），左侧装订。
第四章行文规则
第十七条凡属学院行政事项，以行政名义行文；凡属党务事项，以学院党组织名义行文。
第十八条学院行政行文时机关代字按不同情况分成三类：
院字、院某字和某字。
凡涉及全院性重要事项，用“院字”。
凡属学院工作某一方面重要的事项，用“院某字”。
以上两个层次均以学院名义行文；凡以机关各部门名义行文的用“某字”。
第十九条院机关各部门在其职权范围内，可对平级或下属单位行文，或与平级单位联合行文。
第二十条对下级单位的重要行文，应抄报直接上级机关。
第二十一条请示的公文，一般应一文一事。
除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，也不要同时抄送同级和下级单位。
第五章公文办理
收文办理程序：
第二十二条收文
院办对收进的外来文件进行启封、登记，并及时分送主任拟办。
第二十三条拟办
主任提出拟办意见，办公室根据拟办意见呈送有关领导批办或交有关部门承办。
第二十四条承办
承办单位收到公文后，应抓紧办理。
急件随到随办。
涉及两个以上单位的公文，由主办单位会同有关单位共同办理，不得推诿、贻误工作。
办理结果要记入文件传阅单，并连同公文及时退回办公室。
第二十五条催办
院办及时掌握公文运转和处理情况，对承办单位进行督促检查，以防积压拖延误事。
第二十六条立卷归档
院办对已办理的公文整理立卷，并按期归档。
发文程序：
第二十七条拟稿
凡由院内形成的各类文件，原稿首页须使用“华中科技大学同济医学院发文稿纸”。
拟稿人根据有关领导指示和要求按期完成拟稿任务,并严格掌握文件格式、规则和注意事项，按照发文稿纸上的要求，填写清楚全部有关事项。
第二十八条文稿审核
拟稿人拟好公文草稿后，须交有关单位负责人进行审核。
涉及两个或两个以上部门的文稿,主办单位要主动与有关部门协商会签。
部门审核和会签后，送交院办核稿。
核稿的重点是：
有无必要行文、公文内容、文字表述、文种使用、格式等是否符合本办法的有关规定等。
凡以院机关部门名义行文的，由各部门自行核稿。
第二十九条签发
以学院和党委名义发文,文稿经院办负责人审核后，按领导分工送请相关领导签发，并据此打印成文。
以各部门名义发文，由部门负责人签发。
除非特别紧急，各部门不得将未经办公室核稿的文稿直接送院领导签发。
第三十条打印、校对
领导签发后的文稿由院办打字室打印，拟稿单位负责校对。
校对人若发现原稿有不妥之处，应及时与撰稿人联系或请示领导解决，禁止自行加改原稿内容。
经校对无误后，由打字室印刷、装订。
第三十一条用印、分发
以学院和党委名义的发文，如须往院外寄发，由拟稿单位带文件底稿和形成文到院办加盖印章后由拟稿单位向外寄发。
对院内发文，除注明由拟稿单位发放外，一律由院办统一发放。
以各部门名义的发文，由各部门自行用印、发放。
第三十二条立卷、归档
对于按发文程序处理完毕的文件，一律由院办打字室将底稿和三份印制件收集整理，立卷归档。
其他公文由撰稿单位负责整理，立卷归档。
个人不得保存应存档的公文。
第六章附则
第三十三条公文在拟稿、修改、签发的全过程中，必须使用钢笔或毛笔，禁止使用其他书写工具。
第三十四条公文必须按收文或发文程序运转，不得越级办理。
第三十五条本办法自发布之日起施行。
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院办公室用车管理办法
为加强办公室用车管理，特制订本办法：
一、用车范围：
学院党政领导、原校级领导、对外接待、参加主校区大型会议、办公室负责人及有关工作人员。
二、派车程序：
1、党政领导、原校级领导用车可直接通知综合科负责人。
2、对外接待用车，由办公室负责接待的人员会同综合科安排。
3、参加校党委、行政召开的大型会议，由综合科安排车辆。
4、办公室主任、副主任、总支副书记用车由综合科统一安排，其他职员用车应经办公室主任同意。
5、综合科每次联系派车，均应登记，以便每月与车队结帐查对。
三、有关事项：
1、领导因私用车应按上级规定支付有关费用。
2、办公室副主任、其他职员因私用车，需经办公室主任同意，主任因私用车，应经主管领导批准，均按上级规定支付有关费用。
3、各单位参加主校区召开的会议，一律由各单位支付车费。
4、用车情况由综合科统计每月上报一次，以便发现问题，及时纠正。
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办公室机要管理制度
1、办公室分管领导及保密员要认真学习《国家保密法》、《湖北省实施〈国家保密法〉细则》和学校保密工作规则，并在保密工作中坚决贯彻、认真落实。
2、保密员由政治素质高、工作认真负责、保密意识强的同志担任。
在保密工作中要切实做到不该说的机密，绝对不说，不该问的机密绝对不问，不该看的机密，绝对不看；不该记录的机密，绝对不记录；严禁将密级文件带至家中、公共场所或其他不适宜的地方。
保密室按保密规定建设并加强安全措施。
3、收文要认真，秘密、机密、绝密文件均由保密员拆封，特殊情况可由办公室分管领导拆封；登文要规范，切实按党政文件的内容分类登记；办文要及时，尽快将文件送达领导及各单位；定期清理文件，年终全面检查、清退全部文件。
4、保密员去省直机关领送机要文电，学校派专车接送；发往本市或外地的机要文件，应交机要通信部门递送。
5、严禁将秘密文件当废纸出售。
凡需销毁带密级的文件，均需登记造册，经领导审批后，派2名保密人员护送至省委指定的造纸厂监销。
6、中央及国务院文件，除注明可翻印的外，均不得擅自翻印；翻印省委、省政府文件，绝密文件需请示发文单位批准；机密、秘密文件需经办公室领导批准；保密室传真机由保密员专人使用管理，收发传真必须严格履行登记手续。
7、现职领导阅文，要求3日内将文件送还保密室；确保周一上午原老校领导阅文时间，确保周三上午离退休干部阅文时间。
8、保密员工作变动时，要彻底清理所保管的文件，办好交接手续。
同济医学院校友会管理办法
1、在党委和校友总会的领导下，严格按照校友会《章程》办事，重要事情及时向党委汇报、请示。
2、办公室负责人分管校友会，由办公室有关同志具体做校友会工作。
3、逐步建立各地校友会分会，加强联系，互通信息，促进工作。
4、加强校友会资料管理，建立各类文档和数据库。
5、办好校友会“通讯”，报道各地活动情况，宣传学院改革、建设和发展。
6、支持校友会积极开展工作，帮助校友会解决工作中的困难，使之更好地为学校中心工作服务。
7、建立健全有关制度，定期考核工作人员，根据工作业绩情况，实施奖惩。
8、年初审核年度计划，年中定期召开会议，督促检查，给予指导；年末听取工作总结汇报。
9、认真完成大学校友总会交给的各项任务。
华中科技大学同济医学院校园网管理暂行规定
华中科技大学同济医学院校园网是全院性教育和科研计算机网络，是网的接入单位，其目的是利用先进实用的计算机技术和网络通信技术，实现校园内计算机连网、信息资源共享，并通过网与国际学术计算机网互连，其主要服务对象是我院的各级教学、科研、行政单位及广大教职工和学生。
校园网的所有用户必须遵守学校有关的网络管理规定。
第一章总 则
第一条为了保护华中科技大学同济医学院校园网络系统的安全、促进学院计算机网络系统的应用和发展、保证校园网络的正常运行，根据《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《中华人民
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