商务会议策划方案文档格式.docx
《商务会议策划方案文档格式.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《商务会议策划方案文档格式.docx(14页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
![商务会议策划方案文档格式.docx](https://file1.bdocx.com/fileroot1/2023-2/6/d450484c-5a49-418e-8961-5c90dfbc073a/d450484c-5a49-418e-8961-5c90dfbc073a1.gif)
③席卡(普通席卡即可)
④会议器材的准备(检查各种设备是否准备好,避免突发状况的发生)
⑤会议材料(会议日程、议程等文件,会议签到表)
⑥会议饮料用品(清茶、纯净水、纸杯等)
⑦会议其他用品(纸、笔、烟灰缸、面纸等)
(以上八项由会务组负责)
9、会议组织机构:
会务组、宣传组、文件组、接待组、保卫组、秘书组、后勤组、企划组、
10、会议场所的布置:
(会场布置见附表4)(企划组负责)
(1)会场格局的设计
(2)排列会场座次
(3)会场摆放花卉:
在u型桌中间摆放君子兰
11、预订膳宿(接待组负责)
在纳德大酒店预定15间空房,供参会人员住宿(选择理由:
离杭州西湖较近,四周风景宜人,客人闲暇之余可以去西湖游玩,且该酒店服务较好,口碑不错)
(1)住宿预订:
房间标准:
高级标间8间(418元/间)
豪华单间7间(468元/间)
预订天数:
3天
(2)餐饮预订:
①预订方案:
7.03工作晚餐(两桌)
7.04工作午餐(两桌)、商务晚餐(四桌)
7.05工作午餐(两桌)、烧烤晚会
7.06工作午餐(两桌)
②预订标准:
工作午餐800/桌
商务晚餐1500/桌
烧烤晚会5000元
12、进行全面的会前检查:
(1)检查会场空调,麦克风,投影仪等设备是否齐全,并进行试用,确保其在当天能正常使用(后勤组负责)
(2)会议文件是否准备齐全、签到簿是否做好(文件组负责)
(3)检查警卫部署、证件检验人员的定岗定位、交通指挥及主席台服务人员的就位等(保卫组负责)
二、会中组织工作
(一)报到日安排(7月3日)
1、接站工作
(1)时间:
7:
00—15:
00
(2)地点:
车站或机场
安排车辆准时在车站或机场接待,在酒店门口树立欢迎标牌,欢迎每位参会人员,并派迎宾小姐带领其办理相关手续
2、报到工作
(1)时间:
8:
00—17:
(2)地点:
纳德大酒店一楼大厅(接待组负责)
3、材料的发放(文件组负责)
先请与会人员到纳德大酒店入住,凭邀请函领取门牌号码,并向报到者说明会议的作息时间、注意事项和食宿安排等情况、收取和发放相应材料,待第二天在集体去会场、与会人员还要填写个人信息资料,以便会后制作会议通讯录和以后联系
(二)第一天安排(7月4日,企划组负责)
1、开幕仪式
(1)开幕式前准备(会务组负责):
①时间:
9:
00—10:
②地点:
杭州西湖会议厅外的临时舞台
③人员:
全体与会人员
④器材:
准备好麦克风、音响、鲜花等设备,搭好舞台,并在前天晚上进行相关设备的检测,确保能正常使用。
⑤开幕式会场布置(会场布置见附件5)
(2)开幕式议程
①主持人讲话,宣布开幕式开始
②中国动漫协会会长发表演讲(主持人,协会会长演讲稿见附件6)
③参会人员代表发言
④动漫大师发言
⑤主持人宣布开幕式结束
(3)现场整理,打扫
2、会议“2010中国动漫产业发展”
(1)会议时间:
10:
30—11:
30
(2)会议地点:
杭州西湖会议厅(2号会议厅)
(3)与会人员:
协会市场部成员、群众代表、主持人,记者
(4)会议议题:
①中国动漫产业发展概况
②中国动漫市场消费者构成情况
③中国动漫产业存在的不足
(5)会议议程:
①主持人宣布会议开始
②本协会市场部负责人发言(根据中国动漫产业发展概况分析中国动漫市场消费者构成情况)
③群众代表发言(表达对中国动漫的看发以及期望)
④主持人宣布会议结束
(6)会议器材:
会场、多媒体、音响设备、横幅、扩音设备照明设备、空调设备、入场证件、记者证、席卡、纯净水等
(7)会场布置:
在U字型会台的中间摆4盆树景,会台上摆放上鲜花、饮料、面纸、笔记本、台式麦克风,U字正对面墙上挂上横幅,在横幅两边摆上两棵高点的树(树的绿色可以缓解会议上的紧张压抑的气氛,缓解眼睛的疲劳,同时花的芬芳也可以使人放松愉悦)
3、会议“2010年全球动漫产业发展”
15:
00—16:
国内外动漫协会市场部人员,企划部人员,国内外动漫大师,成功企业家,主持人,记者
①中国动漫产业的发展模式
②欧美及日韩动漫市场状况和发展模式研究
③国际动漫产业发展的经验
②本协会技术开发部负责人发言(中国动漫产业的发展模式)
③日本动漫协会市场部负责人发言(欧美及日韩动漫市场状况和发展模式研究、国际动漫产业发展的经验)
④自由讨论、交流经验
⑤主持人宣布会议结束
在U字型会台的中间摆4盆树景,会台上摆放上鲜花、饮料、面纸、笔记本、台式麦克风,U字正对面墙上挂上横幅,在横幅两边摆上两棵高点的树
4、商务晚会
(1)时间:
19:
00—21:
30
纳德大酒店三楼宴会厅
(3)人员:
(4)器材:
台式麦克风、多媒体、音响设备、横幅、扩音设备、照明设备、空调设备、
(5)活动:
①动漫协会会长致祝酒词
②开始用餐
③动漫展示(见附件7)
(三)第二天安排(7月5日,企划组负责)
1、会议“2010中国动漫产业市场前景”
杭州西湖会议厅(3号会议厅)
本协会人员、成功企业家、主持人、记者
①中国动漫产业发展存在的主要问题
②发展中国动漫产业的对策
②中国动漫协会负责人发言(分析中国动漫产业发展存在的主要问题及对策)
③成功企业家代表马云发言
④主持人宣布会议结束
2、户外活动
(1)杭州西湖游玩
15点—18点
②地点:
西湖周边各景点
③人员:
全体参会人员
④游玩路线:
包括“一街、二馆、三园、四墓、五景”这十五个西湖景点。
(2)烧烤晚会
18:
00—20:
西湖畔
全体参会人员
(3)注意事项:
西湖的风景宜人,故应带上摄像机、照相机等器械拍照录像留念,注意环境的保护,随身带上垃圾袋,不能乱丢垃圾,尤其是烧烤晚会时,更应注意!
(四)第三天安排(7月6日,企划组负责)
1.会议闭幕式:
(9:
30)
(1)闭幕式前准备
器材:
麦克风、音响、鲜花等设备,搭好舞台(并在前天晚上进行相关设备的检测,确保能正常使用)
(2)闭幕式流程:
①主持人讲话
②中国动漫协会负责人**发表闭幕式致词
③动漫大师对此次研讨会做总结
④主持人宣布此次研讨会结束
(3)现场整理、打扫
补充说明:
(一)会议现场服务工作(秘书组负责)
1、引导座位,维护秩序(安排礼仪小姐引领与会者根据会场原先的座次安排与会者依次就做,等待会议开始,并要做好会场的秩序维护工作,保证会议顺利进行)
2、处理临时性事务工作(在开会过程中,秘书人员要负责处理与会领导临时交办的各种事宜,做好内外联系、传递信息的工作)
3、会场的清洁卫生、开水供应、灯光照明、扩音设施等服务
4、协助领导掌握情况,控制会议进程(秘书人员要对会议中的动态,对与会者的建议和反映,对出现的苗头和倾向等心中有数,并及时向会议领导报告。
会议进行中,视会场气氛情况,可适时向领导建议休息)
(二)会议记录工作(秘书组负责)
记录会议名称、开始和结束时间、地点、主题;
会议出席者名单或出席人数、缺席者名单或缺席人数;
会议主要内容或经过,包括报告内容、讨论事项等等;
会议决定、决议事项;
与会议有关的资料;
记录者签名、负责人签名
三、会后后续工作(秘书组负责)
(一)安排与会人员离开,并派发纪念品(纪念品见附件8)
(二)整理打扫会场,秘书对会议资料进行汇总整理,把每个人的观点建议分开整理,并打印出来。
(三)学术交流会费用结算,并列出清单(见附表9)
(四)制定后期的宣传方案,并预测费用(宣传组负责)
(五)制定招标投资方案,吸引投资商前来投资,以研发出新的动漫制造技术
附表1:
参会人员名单列表(客方)
日本动漫大师:
宫崎骏、车田正美
美国动漫大师:
大卫·
艾立克、弗劳埃德·
戈特弗雷德森
中国动漫大师:
易新超、万氏兄弟
日本动漫协会市场部负责人:
富坚义博、
企划部负责人:
深田恭子
成功企业家:
马云、李嘉成、张朝阳
群众代表:
大学生代表程超、王明、于张峰
青少年代表方天怡、黄玲、蒋鹏飞
记者:
张陈陈、朱天南
主持人:
葛培基
翻译:
周峰、张志元
附表2:
会议议程与日程表
时间
日程
7月3日
下午
接站、签到、发放资料
7月4日
上午
集合,集体乘车去会场
9:
00--10:
开幕式
30--11:
会议主题“2010年中国动漫产业发展”
11:
会议结束,回酒店用餐
15:
会议主题“2010年全球动漫产业发展”
16:
会议结束
晚上
19:
商务晚会
21:
晚会结束
7月5日
集合去会场
会议主题“2010年中国动漫产业市场前景”
10.:
00--20:
西湖游玩
烧烤晚会
回酒店休息
7月6日
会议闭幕式
欢送离开
附表3:
邀请函
尊敬的xxx:
您好
由于国内动画行业开始受到来自两方面的挑战,一个是国外动画片进入中国市场不再受限制,但中国动画片的产量少,原创作品只适应计划经济下做短片,大量的市场需求量不能被满足。
但美国日本动画业发展了20年,远比中国要成熟,数量也很多,与国内形成强烈反差,中国动画产业呈现了明显的劣势。
另一方面国内在销售上也没有形成真正的市场,电视台都是垄断的,销售上只有一种价格,国内单方面并没有形成一个市场,这种劣势也导致相当部分的人才流向了加工制作领域。
故我们中国动漫协会将于7月4日在杭州西湖会议厅举行动漫学术研讨会,诚邀您届时参加,由于会中将有动漫会展,故请各动漫大师携带最新动漫短片展示交流。
会议免费安排食宿,返程机票。
希望您届时光临。
请尽快来函确认。
祝一切顺利!
中国动漫协会
6月15日
附表4:
会场布置示意图
会长
主席位
动漫协会人员
动漫大师
群众代表
记者
鲜花
企业家
主持人
附件5开幕式会场布置示意图
发言人
本协会人员
嘉宾
附表6:
主持人发言稿及协会负责人演讲稿
主持人演讲稿:
大家好,欢迎各位前来参加由中国动漫协会举办的动漫学术研讨会,这次会议的主旨是针对我国动漫事业的发展现状,结合世界动漫产业的发展趋势,探讨我们中国动漫产业中的不足,以及未来的发展前景,下面有中国动漫协会的总负责人汪莹小姐发表讲话。
大家欢迎。
中国动漫协会负责人**小姐的演讲稿:
尊敬的各位来宾:
早上好!
我代表中国动漫协会的全体人员对各位来宾的到来表示热烈的欢迎!
中国动漫协会成立已有2年历史。
本协会的成立,旨在搭建一个学术平台,聚集杭州各地的动漫精英,交流、开发出新的符合时代要求的好动漫,以满足广大动漫爱好者,为中国动漫行业的改革作出贡献。
今天我们非常荣幸的请来了美国和日本的动漫大师前来指导,让我们表示热烈的欢迎。
他们不远万里的来到这里,我代表全体人员向你们致以最崇高的敬意。
来自各地的专家学者齐聚一堂,畅所欲言,对中国动漫行业的发展与前景展开热烈的讨论。
对此,我由衷的相信,中国的动漫产业一定能够在各位的努力下取得更快的发展。
最后,衷心祝愿本次研讨会圆满成功!
祝愿各位来宾满载而归!
谢谢大家!
附件7:
动漫展示流程
一、展前工作
(一)器材准备:
麦克风,电脑,投影仪等(在晚会前进行检查,确保其正常运行)
(二)展示流程:
1、先由我方展示我们的动漫成果,并进行讲解
2、有请万氏兄弟代表展示其动漫成果,并进行相关解说
3、有请美国动漫大师代表展示其国内的最新动漫成果,并进行解说,翻译助理进行现场翻译
4、有请日本动漫大师代表展示其国内的最新动漫成果,并进行相关解说,翻译助理现场翻译
5、各方代表根据上述展示进行简单的动漫制作技术交流
(三)展会后的工作:
1、整理回收相关器材
2、秘书将各方的技术成果记录分类整理,存档
附表8:
纪念品采购方案
纪念品名称:
动漫人物模型
纪念品个数:
23个
纪念品价格:
400元/个
附表9:
费用预算
1.住宿费用:
418元x8间x3天+468元x7间x3天=19860元
2.餐饮费用:
(1)早餐:
250元x3天=750元
(2)午餐和晚餐:
800元x2桌x3天+1500元x4桌+5000=15800元
3.车票、机票:
8000元
4.会议厅及其器材:
10000元
5.礼品:
400元x23个=9200元
合计:
19860元+750元+15800元+8000元+9200元+10000元=63610元