变电运行部资料管理规定.docx

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变电运行部资料管理规定

变电运行部资料管理规定

　　1.运行部资料分控制室和资料室两部分内容，控制室保存包括管理文件、工作记录、规程制度，资料室保存包括原始档案、运行档案、综合档案和个人档案四个部分。

　　2.档案资料管理应有档案索引目录和卷内目录，并与实际相符。

各种资料应按《运行部资料管理标准》规定进行分类存放，各类档案应分别装入统一的档案盒中，并统一编号，每盒档案中应有档案清单，档案柜门上应打印有相应档案名称，要求字迹清晰。

3.资料室要求室内照明完好，不准乱扯临时线和使用电炉，应有禁止烟火标志，室内经常保持清洁干燥，无杂物。

桌、椅、柜、地面等无灰尘，柜子上面不准堆放任何物品。

4.要建立档案资料借阅、归还登记记录，借阅人要签名，档案借出前经站长同意，要求及时归还。

　　变电运行部资料管理流程

　　1.公司档案室，生产部门转交的技改、基建资料运行部资料员负责接收审查无误后，与变电站履行交接手续，接收人员应签字接收，到站后资料员应在半月内将其进行分类整理存档完毕。

　　2.变电站应及时做好站内110KV以上主设备照片档案的更新和管理工作，新上或更换后的设备需在工程完工后一周内将主设备照片及照片档案上报运行部资料员处。

　　3.变电站应每月根据站内工程完成及施工需要情况，与月底28日前上报工程竣工及所需资料情况报表。

当变电站有改扩建工程或发生设备变更及大修后，变电站应及时对本站相关资料进行更新，变电站资料员应随时了解本站资料情况，并在工程结束后一周内将资料缺失情况上报运行部资料员，运行部资料员负责缺失资料追缴沟通联系工作。

4.运行部、变电站应各尽其则，理顺资料流程，规范内部管理，具体流程如下：

　　站长及资料员：

　　了解本站资料状况

　　及时上报所缺资料

　　上报

　　移交

　　公司机关处室、生产部门、档案室：

移交生产及基建资料，督促缺失资料补充

　　运行部资料员：

接受

　　站长确认信息反馈

　　各种资料并进行核查对缺失资料进行上报

　　资料移交变电站：

对移交资料进行分类存档半月内存档完毕信息反馈

　　5.各种资料的移交、接收，移交人、接收人必须履行签名手续。

　　6.资料管理应做到各负其责，当流程出现不畅时应能够有据可依，有证可查，一旦出现问题应追究相应人员责任。

　　变电运行部资料管理结构图

　　运行部各变电站资料分控制室和资料室两部分内容，控制室保存包括管理文件、工作记录、规程制度，资料室保存包括原始档案、运行档案、综合档案和培训档案四个部分。

　　变电站档案归档标准

　　变电站档案资料控制室档案当年管理文件当年工作记录规程制度图表原始档案资料室档案运行档案綍合档案培训档案变电站资料室应建立菜单，内容包括总目录、资料室平面布置图、资料柜内定置图（表）.档案总目录每个档案盒内的与内容相符的分目录组成,并显示分布位置；且应以站为单位在各类档案编号前加上隶属部门及站名缩写。

一、原始档案原始档案分4类如下:

　　1、YS1----设备制造厂家使用说明书。

要求：

YS1档案存放不要求按单元划分，同种类型的设备可仅有一套使用说明书，但目录中应明确哪些单元用此类设备，YS1档案分类原则如下：

1）YS1-01变压器使用说明书2）YS1-02所用变使用说明书3）YS1-03断路器使用说明书

　　4）YS1-04刀闸使用说明书

　　5）YS1-05PT使用说明书6）YS1-06CT使用说明书7）YS1-07避雷器使用说明书8）YS1-08电抗器使用说明书9）YS1-09电容器使用说明书

　　10）YS1-10其它一次设备说明书

　　11）YS1-11直流系统装置使用说明书12）YS1-12备用电源装置使用说明书13）YS1-13保护装置说明书14）YS1-14电压切换箱装置说明书15）YS1-15操作箱装置说明书16）YS1-16高频收发讯机装置说明书17）YS1-17故障录波器说明书18）YS1-18备自投装置说明书19）YS1-19远动及通信装置说明书20）YS1-20测控装置说明书21）YS1-21闭锁装置说明书22）YS1-22区域稳定装置说明书

　　23）YS1-23火灾报警及图像监控装置说明书24）YS1-24其它装置说明书

　　同类设备按电压等级分别存档，在相应编号后加数字，但总编号各站保持统一，如YS1-03Ⅰ、YS1-03Ⅱ等；根据实际情况，如有比上述多的设备，可将其往后顺延编号如YS1-25等。

　　2、YS2----设备出厂试验、安装及试验报告。

要求：

YS2档案要求按单元存放，站内所存资料可为复印件，其内容包括：

产品合格证明书、出厂试验报告、安装试验报告、安装调试记录。

（各种设备分别应有哪些资料见附录）注：

根据《变电站标准化管理办法》第4、4、1原始资料档案包括下列内容规定，不必保留设备合格证，已有的设备合格证收集起来统一存放。

　　3、YS3----安装竣工图纸。

要求：

YS3档案可根据图纸实际分类进行归档，编号可包括图纸本身编号。

4、YS4----基建的有关文件和协议。

要求：

YS4档案内容包括征地方案、土地使用证明书、基建部门与变电站所在地周边部门所达成的协议、工程建设文件、竣工、验收文件等。

二、运行档案

　　YX档案资料以站为单位按单元存放，档案盒编号为”YX-01”,如同一内容一个盒放不下可

　　在编号后加续号,如:

YX-01-I,YX-01-Ⅱ。

每个单元内应有如下内容1）本单元一次系统单线图及调度号。

2）各设备技术规范表（含设备铭牌及投入更换日期）。

3）设备交接、大修及历次试验报告。

4）设备运行记事（大修、绝缘分析、异常及缺陷处理）。

设备更换后，应将旧设备资料撤除，重新填写新设备资料即始终保持与运行设备同步。

设备运行档案中的运行记事，每年归档且应有档年的目录,内容应包括以下，且按如下顺序排列：

1）设备检修记录2）设备试验记录

　　3）继电保护及自动装置检验记录　　4）设备缺陷记录类5）自动化设备检验记录6）开关故障跳闸记录

　　7）设备变更、改造情况说明

　　三、综合档案：

分为两大类，编号为ZHI-*和ZHII-*，ZHI为各类记录，ZHII为上级下发的各类生产、安全及管理文件。

1、ZHI档案要求存放以下内容：

　　有人值班变电站管理标准ZH1--01运行日志ZH1--02负荷记录ZH1--03巡视检查记录

　　ZH1--04继电保护及自动装置检验记录ZH1--05蓄电池测量记录ZH1--06设备缺陷记录

　　ZH1--07避雷器动作检查记录ZH1--08设备测温记录ZH1--09解锁钥匙使用记录ZH1--10设备检修记录ZH1--11设备试验记录ZH1--12开关故障跳闸记录ZH1--13收发讯机测试记录ZH1--14安全活动记录

　　ZH1--15自动化设备检验记录ZH1--16反事故演习记录ZH1--17培训记录

　　ZH1—18运行分析记录ZH1—19接地线装拆记录ZH1—20安全工具试验记录ZH1—21维护记录

　　ZH1--22设备专责人记录ZH1--23两票管理记录

　　ZH1—24设备切换试验记录

　　ZH1--25填写操作票及倒闸操作表演ZH1--26进出车辆登记记录ZH1--27反违章纠察记录

　　操作队管理标准:

ZH1--01运行日志

　　ZH1--02巡视检查记录ZH1—03车辆管理记录

　　ZH1--04继电保护及自动装置检验记录ZH1--05蓄电池测量记录ZH1--06设备缺陷记录

　　ZH1--07避雷器动作检查记录ZH1--08设备测温记录ZH1--09解锁钥匙使用记录ZH1--10设备检修记录ZH1--11设备试验记录ZH1--12钥匙借用登记记录ZH1--13收发讯机测试记录ZH1--14安全活动记录

　　ZH1--15自动化设备检验记录ZH1--16反事故演习记录ZH1--17培训记录

　　ZH1—18运行分析记录ZH1—19接地线装拆记录ZH1—20安全工具试验记录ZH1—21维护记录

　　ZH1--22设备专责人记录ZH1--23两票管理记录

　　ZH1—24设备切换试验记录

　　ZH1--25填写操作票及倒闸操作表演ZH1--26进出车辆登记记录ZH1--27反违章纠察记录

　　监控班管理标准:

ZH1—01运行日志

　　ZH1--02巡视检查记录ZH1—03设备缺陷记录ZH1--04安全活动记录ZH1--05反事故演习记录ZH1--06培训记录ZH1--07设备检修记录ZH1--08开关故障跳闸记录ZH1--09无人值班站负荷记录ZH1--10接地线装拆记录ZH1--11有载调压记录ZH1--12电容器投切记录

　　ZH1--13填写操作票及倒闸操作表演ZH1—14单项令操作记录ZH1—15变压器投切记录ZH1—16事故障碍异常记录

　　2、ZHII应包括以下内容

　　ZHII--01国网公司安全文件及事故通报ZHII--02省公司安全文件及事故通报ZHII--03公司及运行部安全文件及事故通报ZHII--04国网公司行政文件

　　ZHII—05省公司行政文件ZHII--06公司行政文件

　　ZHII—07变电运行部行政文件ZHII--08质量管理体系文件

　　ZHII--09职业健康安全管理体系文件ZHII—10环境管理体系文件

　　ZHII--11春、秋查文件ZHII--12各类安全活动ZHII--13各类措施ZHII—14各类预案

　　ZHII—15各类总结及上报资料ZHII—16防火安全检查工作ZHII—17防小动物设施检查工作

　　ZHII—18消防及防汛设施检查维护工作ZHII—19安全保卫工作ZHII—20设备验收工作ZHII—21培训工作ZHII—22民主管理工作ZHII—23班组建设工作ZHII—24QC活动ZHII—25一种工作票ZHII—26二种工作票

　　ZHII—27电缆、动火及带电工作票ZHII—28操作票

　　ZHII—29可靠性报表ZHII—30线损表ZHII—30月报表

　　ZHII—31继电保护及自动装置定值变更通知单ZHII—32设备编号及变更,设备退役通知ZHII—33设备维护周期表ZHII—34事故信息记录ZHII—35试运行方案

　　ZHII—36安全组织技术措施ZHII—37危险点预控措施卡ZHII—38工作到位记录

　　ZHII—39车辆管理记录

　　ZHII—40责任目标分解

　　视各站情况将需要保存的内容在此编号后续加档号,编号顺延.但不允许删减改动编号

　　及内容四、培训档案

　　1、PX01：

个人试卷应用专一资料盒按人员分别存放，资料盒侧面注明XX考试试卷，盒内试卷按年度进行装订。

每年度试卷封面为年度何种试卷分目录，并注明成绩。

盒内第一张为总目录，显示都存有何年试卷。

保存期限3年。

　　2、PX02：

各站仿真培训合格证必须使用资料盒在资料室统一管理，盒的侧面注明仿真培训合格证。

盒内应有目录，显示都有何人的仿真合格证，并注明：

某年某月----某年某月，有效日期。

有效期限内保存。

　　3、PX03：

站内人员的调度系统上岗证。

　　4、PX04：

定岗通知单应用专一资料盒按人员分别存放，资料盒侧面注明XX定岗通知单，盒内第一张为总目录，显示都存有何年定岗通知单。

保存期限3年。

5、PX05：

存放年度各级培训工作计划6、PX06：

存放师徒合同

　　7、PX07：

存放站内人员的培训档案（培训作业,事故预想,倒闸操作表演）,按人员建档并按年保存,编写目录.8、PX08：

各类演习记录五、管理档案

　　1.管理档案均存放控制室，并应均为本年度常用资料，每个档案内应有目录，档案盒编号应为GL-01，内容及顺序如下：

（允许加档编号顺延,但不允许删减改动编号及内容）GL-01变电站管理规范GL-02作业指导书GL-03运行方式GL-04事故处理细则

　　GL-05典型工作票、操作票GL-06现场规程及百题GL-07质量管理体系文件

　　GL-08职业健康安全管理体系文件GL-09环境管理体系文件GL-10春查文件GL-11秋查文件GL-12各类安全活动GL-13各类措施GL-14各类预案

　　GL-15各类总结及上报资料GL-16设备台帐

　　GL-17设备定检及维护周期表GL-18设备验收工作GL-19防火安全检查工作GL-20防小动物设施检查工作GL-21消防设施检查维护工作GL-22防汛工作GL-23安全保卫工作GL-24民主管理工作GL-25班组建设GL-26当月收文GL-27当月操作票GL-28当月一种工作票GL-29当月二种工作票

　　GL-30当月危险点预控措施卡GL-31事故预想

　　GL-32继电保护及自动装置定值变更通知单

　　2.规程类统一加盖有效及受控章,保证均为有效版本,编号统一为GC-01,GC-02以此类推,如一盒放不下应在同内容档案号后加序号如GC-02-Ⅰ.

　　变电运行部资料标示办法

　　依据《公司程序文件》、《国网公司变电站管理规范》及相关内容的有关规定，为了充分．合理的利用档案资源，更好的服务于变电运行部安全生产等各项工作，在变电站运行管理中，提高管理层次，规范变电运行部资料管理，特制定本办法。

　　1、文件的发放运行部专人统一管理，上级下发的各专业口专责接收的文件须交运行部资料员统一保管。

运行部需下发的文件统一各专业口专责制定经主管领导批准后交资料员统一编号印发。

2、运行部资料实行两级控制。

　　a运行部档案室控制本部门形成的文件资料、档案及职能部室分发的文件资料。

b变电站管理与本站有关的生产类技术文件资料、管理类文件资料。

3、资料管理分为生产类技术文件资料和管理类文件资料。

　　a生产类技术文件资料包括：

设备原始档案、运行档案、综合档案、培训档案及生产、基建、管理中形成的文件资料。

如：

“设备编号通知单”、“继电保护定值单”、“安全措施”、“试运行方案”等。

　　b管理类文件资料为公司职能部门及运行部发放的管理性文件资料。

如：

“公司各类保电方案”、“公司或运行部成文规定”等。

　　4、技术文件资料及管理类文件资料中，除相关体系的记录中所含内容外，具有时效性非长期保存价值的文件资料如施工措施等，保存一年。

有关安全类文件如安全简报，事故通报等，按安监部门有关要求保存。

　　5、运行部在本部门生产及管理过程中，根据公司有关文件、资料编制的文件，凡是在本部门执行的须盖有效印章，为有效资料。

　　6、收回的、失效的文件资料，运行部档案室及变电站均须填写“文件资料销毁登记表”，并加盖“作废”印章。

　　7、运行部各班站还应建立文件资料的接收记录、借阅记录并按统一格式执行。

　　8、变电站接收文件后应及时填写文件接收记录，并履行传阅签字手续，以保证文件精神的贯彻落实。

对于利用传真机或网络发送的文件也应将发送日期，内容，接收人填写在文件接收记录内。

　　9、文件归档后需借阅有关文件时应通过有关负责人同意后填写文件借阅记录，并应及时归还。

　　10、运行部及变电站资料管理员应保持相对稳定，如有变动时，应在离职前办理交接手续并编写档案交接文据。

　　11、对于有文件接收记录，借阅记录却使文件保管不善造成丢失的班站罚款50元，对于既没有文件接收记录又出现文件丢失的班站罚款100元。

　　此规定自下发之日起执行，如遇和上级有关规定发生抵触时，按上级有关规定执行。

附件

　　1、文件资料相关体系记录格式

　　附件3文件资料相关体系记录格式

　　变电运行部技术文件资料借阅登记表QR-001-03

　　姓名单位文件编号文件题名借阅时间归还时间备注　　

　　变电运行部技术、文件资料作废、销毁清单　　QR－001－05

　　序保管目录档案卷题名蓝图文字材料其它备注编制号期限号号

　　责任者日期卷张卷张卷张　　

　　序号文件编号

　　变电运行部外来技术资料登记表　　QR-001-06

　　发放单位文件题名存放处发送人发送时间

　　备注

　　序号文件资料名称数量移交单位接收单位接收时间备注　　

　　变电运行部档案交接文据　　QR-001-10

　　序号文件编号文件题名交接人接受人档号备注　　

　　文件、资料清单　　QR-001-01

　　序号文件编号发放单位文件题名文件归属类存放处备注变电运行部文件资料移交清单　　QR-001-09

　　档案盒标识要求

　　变电站资料室必须有资料总目录，总目录各资料盒卷内目录汇总而成，每个资料盒内要有本盒资料分目录，盒内资料应编号，以便于查阅。

　　资料索引编号：

　　总档案目录编号意义例：

　　BYMD-ZH1–03–4–2-8　　第8个文件盒第2层档案第4个档案柜第3类巡视检查记录综合档案记录类资料隶属运行部牡丹变　　

　　档案盒脊签

　　2、在第一栏，内容栏上一律采用隶书、小初字型，竖排上对齐方式，直接打印在标签上，若内容较长打印不下时，应按本资料盒具体内容精简，直到能打印下为止，若资料内容较多需增加资料盒时，在资料标题内容下标大写“一”“二”“三”字号、字体同标题内容。

　　3、在第二栏，部门号栏内只允许打印部门代码加资料盒索引编号，一律采用隶书阿拉伯的数字，字号“二号”，横排置中。

部门代码字号“四号”。

　　例：

1、2、9、10101、102如图示

　　内容栏精神文　　明建

　　设资料

　　记避录雷器动作检查

　　**1　　

　　资料目录的式样一、盒内第一页样式

　　GWBY-07部门号栏

　　档案号：

档案柜：

　　档案题名：

建档日期：

保管期限：

　　二、盒内第二页样式：

　　卷内目录

　　档案号：

序号文件资料题名资料编号备注12345　　67

　　1.运行部资料分控制室和资料室两部分内容，控制室保存包括管理文件、工作记录、规程制度，资料室保存包括原始档案、运行档案、综合档案和个人档案四个部分。

　　2.档案资料管理应有档案索引目录和卷内目录，并与实际相符。

各种资料应按《运行部资料管理标准》规定进行分类存放，各类档案应分别装入统一的档案盒中，并统一编号，每盒档案中应有档案清单，档案柜门上应打印有相应档案名称，要求字迹清晰。

3.资料室要求室内照明完好，不准乱扯临时线和使用电炉，应有禁止烟火标志，室内经常保持清洁干燥，无杂物。

桌、椅、柜、地面等无灰尘，柜子上面不准堆放任何物品。

4.要建立档案资料借阅、归还登记记录，借阅人要签名，档案借出前经站长同意，要求及时归还。

　　变电运行部资料管理流程

　　1.公司档案室，生产部门转交的技改、基建资料运行部资料员负责接收审查无误后，与变电站履行交接手续，接收人员应签字接收，到站后资料员应在半月内将其进行分类整理存档完毕。

　　2.变电站应及时做好站内110KV以上主设备照片档案的更新和管理工作，新上或更换后的设备需在工程完工后一周内将主设备照片及照片档案上报运行部资料员处。

　　3.变电站应每月根据站内工程完成及施工需要情况，与月底28日前上报工程竣工及所需资料情况报表。

当变电站有改扩建工程或发生设备变更及大修后，变电站应及时对本站相关资料进行更新，变电站资料员应随时了解本站资料情况，并在工程结束后一周内将资料缺失情况上报运行部资料员，运行部资料员负责缺失资料追缴沟通联系工作。

4.运行部、变电站应各尽其则，理顺资料流程，规范内部管理，具体流程如下：

　　站长及资料员：

　　了解本站资料状况

　　及时上报所缺资料

　　上报

　　移交

　　公司机关处室、生产部门、档案室：

移交生产及基建资料，督促缺失资料补充

　　运行部资料员：

接受

　　站长确认信息反馈

　　各种资料并进行核查对缺失资料进行上报

　　资料移交变电站：

对移交资料进行分类存档半月内存档完毕信息反馈

　　5.各种资料的移交、接收，移交人、接收人必须履行签名手续。

　　6.资料管理应做到各负其责，当流程出现不畅时应能够有据可依，有证可查，一旦出现问题应追究相应人员责任。

　　变电运行部资料管理结构图

　　运行部各变电站资料分控制室和资料室两部分内容，控制室保存包括管理文件、工作记录、规程制度，资料室保存包括原始档案、运行档案、综合档案和培训档案四个部分。

　　变电站档案归档标准

　　变电站档案资料控制室档案当年管理文件当年工作记录规程制度图表原始档案资料室档案运行档案綍合档案培训档案变电站资料室应建立菜单，内容包括总目录、资料室平面布置图、资料柜内定置图（表）.档案总目录每个档案盒内的与内容相符的分目录组成,并显示分布位置；且应以站为单位在各类档案编号前加上隶属部门及站名缩写。

一、原始档案原始档案分4类如下:

　　1、YS1----设备制造厂家使用说明书。

要求：

YS1档案存放不要求按单元划分，同种类型的设备可仅有一套使用说明书，但目录中应明确哪些单元用此类设备，YS1档案分类原则如下：

1）YS1-01变压器使用说明书2）YS1-02所用变使用说明书3）YS1-03断路器使用说明书

　　4）YS1-04刀闸使用说明书

　　5）YS1-05PT使用说明书6）YS1-06CT使用说明书7）YS1-07避雷器使用说明书8）YS1-08电抗器使用说明书9）YS1-09电容器使用说明书

　　10）YS1-10其它一次设备说明书

　　11）YS1-11直流系统装置使用说明书12）YS1-12备用电源装置使用说明书13）YS1-13保护装置说明书14）YS1-14电压切换箱装置说明书15）YS1-15操作箱装置说明书16）YS1-16高频收发讯机装置说明书17）YS1-17故障录波器说明书18）YS1-18备自投装置说明书19）YS1-19远动及通信装置说明书20）YS1-20测控装置说明书21）YS1-21闭锁装置说明书22）YS1-22区域稳定装置说明书

　　23）YS1-23火灾报警及图像监控装置说明书24）YS1-24其它装置说明书

　　同类设备按电压等级分别存档，在相应编号后加数字，但总编号各站保持统一，如YS1-03Ⅰ、YS1-03Ⅱ等；根据实际情况，如有比上述多的设备，可将其往后顺延编号如YS1-25等。

　　2、YS2----设备出厂试验、安装及试验报告。

要求：

YS2档案要求按单元存放，站内所存资料可为复印件，其内容包括：

产品合格证明书、出厂试验报告、安装试验报告、安装调试记录。

（各种设备分别应有哪些资料见附录）注：

根据《变电站标准化管理办法》第4、4、1原始资料档案包括下列内容规定，不必保留设备合格证，已有的设备合格证收集起来统一存放。

　　3、YS3----安装竣工图纸。

要求：

YS3档案可根据图纸实际分类进行归档，编号可包括图纸本身编号。

4、YS4----基建的有关文件和协议。

要求：

YS4档案内容包括征地方案、土地使用证明书、基建部门与变电站所