pp商务信函签名Word文档下载推荐.docx
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6)国家名称
当写信内名称和地址时,可以参考以下信息:
?
为了表示你的礼貌,可以在收信人的名字前面加诸如先生,女士,小姐等尊称。
?
如果收信人的名字不知道,你可以称呼他为销售经理,副总,总裁等官方头衔。
信内名称和地址的例子:
称呼
每封信通常以称呼开始,根据发信人和收信人的关系以及信函的正式程度,称呼是不同的。
如果信是写给个人的,在名字前面加礼貌用语。
比如:
亲爱的史密斯先生,亲爱的珍小姐,亲爱的琼斯女士。
有时,一些特别的称呼也可以用作问候语。
“亲爱的”这个词用在收信人的姓前面,比如亲爱的帕克教授或者亲爱的克林顿博士
如果收信人的姓名和性别不知道或者这封信更正式一点的话,可以使用“DearSir”,“DearSirs”,“DearSirorMadam”,或者“ToWhomItMayConcern”。
但是美国人通常使用“Gentlemen”而不是“DearSirs”。
美国人写信时,通常在称呼后面加冒号,而英式写法则用逗号代替。
DearMissJane:
DearMissJane,
正文
这是一封信里最重要的一部分。
在这一部分需要给收信人传递一些信息,开始写之前,应该注意以下两点:
写这封信的目的是什么?
呈现这封信最好的方式是什么?
写信时,你应该把写好商务信函的七条原则记住,这七条原则将在第二部分做详细说明。
你最终的目的就是使你的信更专业,清楚,正确并且容易理解。
结尾敬语
这部分不过是以礼貌的方式结束信件,以下是商务信函中最常用的结尾敬语。
签名是指写信人的签名或者签写信人代表的公司名。
签名通常包括以下内容:
1)写信人代表的公司名称
2)写信人手签
3)打印签名
4)写信人工作职位
2.可选部分
以上提到的七部分是商务信函的必要部分。
根据不同的目的,一封信也可能包括以下一个或几个方面:
编号
编号可以使回复与先前的通信相联系,并确保它们可以及时到达正确的人或部门。
它可以避免处理信件时的误解和麻烦。
编号可以采用以下三种方式:
当一个公司给另一公司写信时,编号通常在信头上注明“Ourref.”or“Yourref.”?
编号可以作为回信首段的一部分,比如:
“Thankyouforyourletter,referenceAB01,of4May……”感谢您五月四号发来的编号为AB01的信件。
编号可以在主题中出现。
如:
DearSir,Thankyouforyourletterof4May.
注意项
当给一个机构写信但作者希望信被转给某一个人或某一部门处理时,经办人是必要的。
它通常放在封内名称和地址与称呼之间,并标下划线。
可以使用“Attention:
”,“Attentionof”,or“FortheAttentionof”这样的表达方式。
然而,如果你知道收信人的姓名,就把收信人的名字直接写在封内名称和地址的首行,避免用注意项。
标题
有两种类型的标题:
主标题和段落标题。
主标题
这种标题放在称呼语的下面并标下划线。
它可以帮助确保信函及时传递到正确的收信人或部门。
如果来信含有标题,你最好在回信时使用它以便提醒发信人。
如果你要开始一个通信,使用标题可以由同一主题引出许多信件。
段落标题
标题放在每一段的段首来表明这一段要解决的问题。
段落标题都用大写字母,其后用句号(有些人更喜欢用冒号或者破折号)来将标题和内容间隔开。
段落标题可能有用,但是最好是一封信只涉及一个主题,因为涉及不同主题的信需要由不同部门或个人办理。
比如:
我们希望确认一下我们在过去两个月内相互通信达成的条款规定。
付款条款:
通过以我方为受益人的、保兑的、不可撤销的、采用即期汇票的信用证付款,信用证必须在装运期前一个月到达我方。
装运条款:
必须在六月底之前装运,禁止转运和分批装运。
包装条款:
货物包装在纸箱里,用柔软材料衬着,每箱装10小包。
代理人签署
“PerPro.”是拉丁语perprocurationemde的缩写,意为“代理”。
严格来说,只有合伙人有权签他公司的名,但是为了方便,也可通过授权书将签署权授予一位负责的职员,不过授权签署也有来自习惯的。
在任何一种情况下,代理人可用“perprocurationem”或者“perpro.”,有时直接缩写为“”的形式进行签署。
PerPro.ChinaNationalImport&
ExportCorporation
Signature
经办人代号
经办人代号由口述信件的人和秘书或打字员的首字母组成。
首字母通常要大写并放在签名的下方靠左边缘。
这两部分由冒号或斜杠分开。
例如:
DS/alDS:
al
附件
如果信件里含有附件,在左下方标注“Enclosure”或简写“Enc.”or“Encl.”如果不止一份附件,最好标注附件的数量,下面是几个例子:
Enclosure
Encls.2pricelistsand1catalogue
Enc.BillofLading
抄送
有两种类型的副本标记,第一种是在收到信函副本的人的名字前面加“cc”or“cc:
”标注。
因为现在大多数副本都是影印的,许多人使用CXorPC来标记。
这种标记打印在原件和副本上。
Thesecondtypeofcopynotationisspecifiedonthecopyonlybytheabbreviation“bcc”andtherecipient’sname.Nooneotherthantherecipientofthe“bcc”andyouwillknowheorherhasreceivedacopyoftheletter.第二种标记方法是只有在副本上出现简写的“bcc”加上收信人姓名,这样只有该收信人和你知道他或她已经收到信的副本。
抄送在信中可采用以下形式:
ccThesalesmanager
CXMissJones
bccMr.SmithClinton
附言
附言通常用于以下情况:
1)补充说明信件中被疏忽的内容,应该尽量避免出现这种情况。
2)许多主管偶尔手写添加一些附言使得信更有亲切感。
3)在写销售信时,作者经常把最后的有力的论据放在附言中加以强调。
例如:
附言……7月12日在年度销售会议上与贵方见面。
附言……这种玩具很畅销,在2008年顾客评价中知名度最高。
3.边距
边距对于给读者留下好的视觉印象非常重要,边距应该产生好的画面效果,左右边距通常为30毫米,简要的信函的边距可以宽至34毫米。
4.第二页的写法
除了销售信以外,商务信函通常只写一页,但是有时信息太复杂也可包含两页或多页。
当你需要写的内容超过一页时,第二页的信头可采用如下形式,内容包括收信人姓名,日期,页码。
TheOrientalTradingCo.,Ltd.June6,2008
-Page2-TheUniversalTrading,2009
“-tobecontinued-”(待续)这一短语可以加在第一页页尾的右侧,第二页纸张的质量、尺寸和颜色要与第一页一致。
第2节商务信函的格式和信封的写法
有几种可接受的商务信函写作格式,其中三种格式是最常使用的:
缩格式、平头式和半平头式(或混合式)。
1.商务信函的格式
缩格式
信内名称地址部分每行都比上一行缩进3到5个空格,正文部分每一段的第一行也要缩进3到5个空格。
第二章中Letter-2就是采用这种格式。
平头式
在这种形式下,每一行都从左边空白边缘写起,但是有时信头可以放在中间。
段落之间有加一空行。
这种风格更加受欢迎,因为它使信件看起来更加平衡,更容易打字。
第二章中Letter-2就是采用平头式。
半平头式(混合式)
它是上述两种风格的混合形式。
信内名称和地址部分用平头式,正文中每一段的第一行用缩格式或者反过来。
第二章中Letter-2就是采用这种混合格式。
2.信封地址的写法
通常来说,发信人的姓名和地址放在信封的左上方,收信人的姓名和地址放在信封中央。
信封上的地址可以用两种形式来写:
缩格式和平头式。
内容和风格要与信内名称和地址相一致。
平头式:
缩格式:
以下几种情形下,信封地址需要加入特别标记:
如果信件是通过中间人而不是邮政系统传递给收信人,中间人名字后需加“Kindnessof”,“Bycourtesyof”,“Byfavorof“or“Withfavorof”类似的语句。
DrWilliamBrown…………………收信人名字
KindnessofProf.WaterSnow….…中间人名字
如果信件是先邮寄给中间人,然后由中间人转交给收信人时,中间人的姓名和地址
前需加“C/O”类似的语句。
Mr.ParkDavis……………………收信人名字
C/OMr.Wood…………………….中间人名字
200DoswellAvenue………………中间人的地址
…
USA
当要寄介绍信时,信封的左上方会注明“IntroducingMr.…”,
“Tointroduce…”或者“Recommending…”等类似的语句。
诸如“个人的”、“机密的”、“私人的”、“立即”、“紧急的”等词语也可标注于信封
左下方来表明信函的性质。
第3节商务信函的写作原则
一封好的商务信函可以留给读者好的印象并且带来更多的商业机会。
因此,掌握商务写作技巧非常重要。
你必须牢记以下几个原则,这些原则可以总结为7C,就是清楚,简洁,具体,正确,礼貌,完整和周到。
1.清楚
要确保你的信足够清楚而不被误解,模棱两可的信息可能给双方带来麻烦,而双方进一步的解释会浪费宝贵时间。
因此,当你能确定需要表达什么时,要用简单、普通的词汇直截了当地表达出来。
2.简洁
简洁是指用尽可能少的语言表达你的观点。
一方面,应该避免使用长句,多使用简短的词和句子。
另一方面,应该避免使用过时的词和行话。
有时你要写一封长信,好的做法是把信分为几段,每一段表达一个主要观点。
3.具体
商务写作应该具体明确而不应该笼统概括,特别是当作者需要回信,解决问题,发盘或接受时。
你应该使用明确的事实、数字和时间来强调具体性。
4.正确
正确的语法,标点和拼写是商务写作中基本的要求。
另外,当你要给出涉及日期、规
篇二:
27种常用英文商务信函
27种常用英文商务信函
1请求建立商业关系
RogersChemicalSupplyCo.Omaha8,NebGentlemen:
WehaveobtainedyournameandaddressfromAristoShoes,Milan,andwearewritingtoenquirewhetheryouwouldbewillingtoestablishbusinessrelationswithus.Wehavebeenimportersofshoesformanyyears.Atpresent,Weareinterestedinextendingour,rangeandwouldappreciateyourcataloguesandyourpricesarecompetitivewewouldexpecttotransactasignificantvolumeofbusiness.Welookforwardtoyourearlyreply.
Verytrulyyours自米兰职权里斯托鞋类公司取得贵公司和地址,特此修函,祈能发展关系。
多年来,本公司经营鞋类进口生意,现欲扩展业务范围。
盼能惠赐商品目录和报价表。
如价格公道,本公司必大额订购。
烦请早日赐复。
此致
2.回复对方建立商业关系的请求
Thankyourforyourletterofthe16thofthismonth.Weshallbegladtoenterintobusinessrelationswithyourcompany.Incompliancewithyourrequest,wearesendingyou,underseparatecover,ourlatestcatalogueandpricelistcoveringourexportrange.Paymentshouldbemadebyirrevocableandconfirmedletterofcredit.Shouldyouwishtoplaceanorder,pleasetelexorfaxus.本月16日收到有关商务关系的来函,不胜欣喜。
谨遵要求另函奉上最新之出口商品目录和报价单。
款项烦请以不可撤销保兑之信用状支付。
如欲订货,请电传或传真为盼。
此致敬礼
3.请求担任独家代理
Wewouldliketoinformyouthatweactonasoleagencybasisforanumberofmanufacturers.WespecializeinfinishedcottongoodsfortheMiddleeasternmarket:
Ouractivitiescoveralltypesofhouseholdlinen.Untilnow,wehavebeenworkingwithyourtextilesdepartmentandourcollaborationhasprovedtobemutuallybeneficial.Pleaserefertothemforanyinformationregardingourcompany.WeareveryinterestedinanexclusivearrangementwithyourfactoryforthepromotionofyourproductsinBahrain.Welookforwardtoyourearlyreply.`本公司担任多家厂家的独家代理,专营精制棉织品,包括各灯家用亚麻制品,行销中东。
与贵公司向有业务联系,互利互作。
贵公司纺织部亦十分了解有关业务合作之情况。
盼望能成为贵公司独家代理,促销在巴林市场的货品。
上述建议,烦请早日赐复,以便进一步联系合作。
4.拒绝对方担任独家代理
Thankyouforyourletterof1Septembersuggestingthatwegrantyouasoleagencyforourhouseholdlinens.Iregrettosaythat,atthisstage,suchanarrangementwouldberatherpremature.Wewould,however,bewillingtoengageinatrialcollaborationwithyoucompanytoseehowthearrangementworks.Itwouldbenecessaryforyoutotestthemarketforourproductsatyouend.Youwouldalsohavetobuildupamuchlargerturnovertojustifyasoleagency.Weenclosepricelistscoveringalltheproductsyouareinterestedinandlookforwardtohearingfromyousoon.9月1日
有关建议担任家用亚麻制品独家代理的来信收悉。
谨致衷心谢意。
目前时机尚未成熟,不能应允该安排深感抱歉。
然而,本公司乐意与贵公司先试行合作,为今后合作打下基础。
为证明担任独家代理的能力,贵公司宜上述货品作市场调查,研究是否可扩大现有之营业额。
奉上该货品之报价单,敬希查照。
专此候复。
此致敬礼
5.同意对方担任独家代理
Thankyouforyourletterof12Aprilproposingasoleagencyforourofficemachines.Wehaveexaminedourlongand,Imustsay,mutuallybeneficialcollaboration.WewouldbeverypleasedtoentrustyouwiththesoleagencyforBahrain.Fromourrecords,wearepleasedtonotethatyouhavetwoserviceengineerswhotooktrainingcoursesatourMilanfactory.thesoleagencywillnaturallybecontingentonyoumaintainingqualifiedaftersalesstaff.Wehavedrawnupadraftagreementthatisenclosed.Pleaseexaminethedetailedtermsandconditionsandletusknowwhethertheymeetwithyourapproval.Onapersonalnote,ImustsaythatIamdelightedthatweareprobablygoingtostrengthenourrelationship.IhaveverypleasantmemoriesofmylastvisittoBahrainwhenyouentertainedmesodelightfully.IlookforwardtoreciprocatingonyournextvisittoMilan.Myverybestwishestoyouandyourwife.4月12日建议担任为公室器具之独家代理来信已经收悉。
过去双方合作皆互利互助,能获您的眷顾作我公司于巴林的独家代理,殊感荣幸。
据知您公司两服务技师曾到我公司米兰工厂受训。
相信您公司在取得代理权后,仍会继续注重合格售后服务人员的训练。
现随信附上协议草稿,请查实各项条款,惠复是盼。
能加强业务,我亦感到欣喜,前次到访巴林,蒙盛情款待,不胜感激。
祈盼您莅临米兰时,容我一尽地主之谊。
6.借引荐建立业务关系
Atthebeginningofthismonth,IattendedtheHarrogatetoyfair.Whilethere,IhadaninterestingconversationwithMr.DouglasGageofEdutoysplcaboutselectinganagencyforourteachingaids.Douglasdescribedyourdynamicsalesforceandinnovativeapproachtomarketing.Heattributedhisowncompany’ssuccesstoyourexcellentdistributionnetworkwhichhasservedhimforseveralyears.WeneedanorganizationlikeyourstolaunchourproductsintheUK.Ourteachingaidscoverthewholefieldofprimaryeducationinallsubjects.Ourpatented‘Matrix’mathapparatusisparticularlysuccessful.YoumayhavereservationsaboutAmericanteachingaidssuitingyourmarket.ThisisnotaproblemsincewehaveacompleterangeofBritishEnglishversions.IencloseanillustratedcatalogueofourBritishEnglisheditionsforyourinformation.Pleaseletmehaveyourreactionstothematerial.IshallbeinLondondur