企业商务接待管理办法.docx

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企业商务接待管理办法

商务接待管理办法

编制：

公关部

审核：

批准：

XXXXXXX有限公司

二○XX年十一月五日

一、总则

1、为了规范公司商务接待活动，在保证商务接待效果的前提下，加强商务接待费用控制，特制订本方案。

2、商务接待工作是公司重要的对外窗口之一，参加接待的工作人员要遵守纪律，有礼有节、热情大方，树立公司的良好形象。

3、本制度规定了公司商务接待的管理职能、管理内容与要求、检查与考核，适用于公司的全部商务接待活动的管理。

二、管理职能

公关部是公司接待工作的管理部门，公司商务接待以及宴请用餐等均由公关部统一安排。

三、商务接待工作原则

1、对等接待、各负其责、相互配合的原则。

商务接待工作涉及面广，必须坚持重点、兼顾一般，按照对等接待、各负其责、相互配合的原则，上下一致，齐心协力，共同做好接待工作；

2、规范高效、安全节俭、服务一流的原则。

商务接待工作应规范服务，提高办事效率、热情周到，视客情适度接待，提倡节俭，反对浪费，注重思想情感交流，不推诿扯皮，不应付拖拉；

3、统一标准、预算管理、严格控制的原则。

按照公司商务接待标准，对各项商务接待费用实行预算管理，由公关部负责人根据核定的预算严格控制使用，商务接待费用原则上不得超过限额，如需追加预算，由管理中心另行审批。

四、接待职责分工

1、接待工作是公司窗口式工作，对于塑造企业良好形象、实现公司经营目标，具有十分重要的意义。

各相关部门及人员必须高度重视并且规范行为；

2、接待内容包括：

迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及招待服务等。

分工如下：

①公关部：

提供一般接待良好环境的保障及备品准备，负责接待服务并陪同洽谈及参观介绍。

②前台秘书或总裁秘书：

负责来客引入及会议室的环境保持。

③公关部专员：

提供信息沟通保障及调度控制和来客记录，安排来宾行程、食宿等。

④公关部：

负责接待洽谈并陪同始终。

3、公关部经理对接待工作负有全面责任。

五、商务接待标准

公司商务接待标准，根据来访者的人员级别及访问目的不同，适用不同标准。

主要划分为4个级别：

普通接待、中级接待、高级接待、特殊接待。

1、普通接待

项目名称

说明

适合人群

普通商务类考察人员、技术人员、中层管理者以下人员等；

交通标准

按对方人员要求协助订购，公司不负担费用；

住宿标准

按对方人员要求，公司不负担住宿费用；

餐饮标准

简餐消费控制在 20元/人以下，宴请消费控制在 50元/人以下；

接待陪同人员

接口业务人员、部门主管；

接待车辆

商务车或出租车；

其他接待

1、公司会议室布置投影机、白板、饮品（饮用水、茶、咖啡）；

2、必要时于来宾临行时赠送纪念品，消费控制在 50元/人以下。

备注

2、中级接待

项目名称

说明

适合人员

企业领导、县级地方政府人员、中层管理人员等；

交通标准

按对方人员要求协助订购，公司不负担费用；

住宿标准

按对方人员要求，公司不负担费用；

餐饮标准

简餐消费控制在 50元/人以下，宴请消费控制在 100元/人以下；

接待陪同人员

接口业务人员、部门主管、主管副总；

接待车辆

公司轿车、商务车或出租车；

其他接待

1、必要时制作来宾接待手册；

2、公司会议室布置公司介绍PPT、宣传资料、文件袋（信笺纸、笔）、饮品（饮用水、茶、咖啡）、香烟、烟具；

3、可安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐；

4、必要时于来宾临行时赠送纪念品，消费控制在 500元/人以下。

备注

3、高级接待

项目名称

说明

适合人员

合作地区领导、行业相关部门领导、公司特邀人员等；

交通标准

按对方人员要求订购，公司不负担费用；

住宿标准

住宿标准三星级以上酒店，公司负担费用；

餐饮标准

简餐便消费控制在 100元/人以下，宴请消费控制在 200元/人以下；

接待陪同人员

接口业务人员、部门主管、主管副总、总裁；

必要时安排董事长、股东；

接待车辆

公司轿车或租用专车；

其他接待

1、制作来宾接待手册，必要时安排酒店房间内布置迎宾卡、鲜花、水果；

2、公司显著位置布置迎宾条幅等；

3、公司会议室布置公司介绍PPT、宣传资料、文件袋（笔记本、笔）、饮品（瓶装饮用水、茶、咖啡）、鲜花、水果、香烟、烟具等；

4、安排公司领导与来宾合影并制作相框；必要时安排会谈记录、录音、摄影、摄像；

5、安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐；

6、必要时于来宾临行时赠送纪念品，消费控制在 500元/人以下。

备注

4、特殊接待

项目名称

说明

适合人员

主要行业主管领导、地方行政领导、公司特邀领导、其他特殊人员等；

交通标准

按对方人员要求订购，公司可负担费用；

住宿标准

住宿标准四星级以上酒店，公司负担费用；

餐饮标准

不设定具体标准；

接待陪同人员

接口业务部门主管、公司副总、总裁、董事长

（必要时安排董事长、股东）

接待车辆

公司高级轿车或租用高级专车

其他接待

1、制作来宾接待手册，酒店房间内布置迎宾卡、鲜花、水果；

2、公司显著位置布置迎宾条幅等；

3、公司会议室布置公司介绍PPT、宣传资料、文件袋（笔记本、笔）、饮品（根据来宾喜好安排）、鲜花、水果、香烟、烟具等；

4、安排公司领导与来宾合影并制作相框，全程安排会谈记录、录音、摄影、摄像；

5、公司安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐；

6、于来宾临行时赠送纪念品，不设定具体标准。

备注

六、商务接待流程

1、商务接待的申请与审批

①各部门实施商务接待前，应填写《商务接待申请表》，经部门主管审核，主管副总裁审批后，报公关部专员申请安排接待；

②申请部门在《商务接待申请表》内应明确来宾人数、级别、接待时间、接待事由、接待负责人等信息及相关接待要求建议；

③公司高层领导的商务接待活动，由其助理、秘书填写《商务接待申请》，并作为接待负责人；

④公关部专员接到《商务接待申请表》后，应根据公司商务接待标准进行商务接待行程设计并核定接待预算后，填写《接待行程安排表》，反馈至接待申请部门确认；

⑤经申请部门确认后的《接待行程安排表》，按接待标准进行审批，审批层级如下：

接待标准

管理中心主任审核

分管副总

审批

执行副总裁

审批

总裁审批

普通接待

√

√

中级接待

√

√

√

高级接待

√

√

√

特殊接待

√

√

√

√

⑥如接待申请部门要求部分或全面超标准接待，《接待行程安排表》应按照相应接待标准进行审批；

⑦公关部专员将获批后的《接待行程安排表》报公司财务部，作为预支、报销接待费用的预算凭证。

2、商务接待的实施

①公关部专员依据获批的《接待行程安排表》，落实各项接待安排的责任人及物品置办；

②公关部专员将《接待行程安排表》副本发至申请部门接待负责人，以及接待活动相关领导，以便合理安排时间；

③公关部专员依据接待行程安排，协调接待负责人和公司车辆或租用车辆的时间安排；

④公关部专员依据接待行程安排，制作《来宾接待手册》，交由接待负责人，送至来宾；

⑤接待负责人或公司，应根据接待行程安排，前往车站、机场接送来宾，并陪同来宾办理入住、结算手续；

⑥如接待负责人无法陪同，可由公关部专员或司机代为行使接待负责人职责；

⑦接待负责人应严格执行接待行程安排，保证各项接待活动的有序衔接；

⑧公司领导与来宾合影后，由公关部专员将照片制成相框，交由接待负责人送达来宾，留作纪念；

⑨来宾送行后，接待负责人应适时致电来宾，在致以问候的同时了解来宾对公司各方面的意见，以及对公司接待安排的满意度，并及时填写《商务接待总结报告》，以便公司进行改进。

3、商务接待行程的变更

①商务接待过程，如来宾要求对行程安排进行调整，现场陪同人员（接待负责人、司机及其他陪同人员）应及时将调整意见通知公关部专员；

②公关部专员收到行程调整意见后，应立即对《接待行程安排表》进行调整；

③如行程调整仅限时间安排调整，公关部专员应将调整后的《接待行程安排表》报公关部经理审批后执行，并将《接待行程安排表》副本发至相关人员；

④如行程调整导致预算增加，公关部专员应将调整后的《接待行程安排表》按审批流程重新进行审批后方可执行，并替换原《接待行程安排表》正、副本；

⑤公关部专员应根据调整后的行程安排，重新制作《来宾接待手册》，并送至来宾。

七、费用报销

1、商务接待结束后，参与接待人员应在5天内将相关票据全部交至公关部专员，统一办理报销手续，无故超过30天未提供票据的，不再予以报销，由财务部从责任人的工资中扣回预支费用；

2、实际发生费用在已获批预算额度内的，由公关部专员持发票至财务部报销；

3、实际发生费用超出获批预算额度的，由责任人填写《费用超额审批表》说明超额原因，按照商务接待审批权限进行审批，获批后方可报销；

八、商务接待过程要求

1、接待人员须严格遵守公司相关规定，不准有任何越格行为发生；

2、公关部专员于接待进行时，须密切注视接待动态，做好控制指挥工作，保证规范进行。

3、接待过程中遇有来宾提出办理限制事宜，须婉言解释。

4、接待环境标准

①物品摆放整齐，且表面无灰尘；

②地面干净无脏物，空气流通清新；

③室温适度，灯光合适，电视调好；

④备品齐全。

5、公司参观规定

①安排来宾参观公司，须报公关部经理批准；

②参观介绍以公关部专员为主，接待部门配合；

③参观过程中，原则上介绍者在来宾前，接待负责人在来宾后；

④参观所到之处，作业人员须集中精力做事，不得东张西望，更不许与参观人员交谈，如有必要可礼貌示意。

6、接待礼仪要求

①参与商务接待人员应着正装，举止礼貌；

②接待人员到车站、机场迎接来宾，应提前10－20分钟到达，恭候来宾到达，对不熟悉的来宾应事先准备迎接牌，注明单位名称和来宾称谓；

③接到来宾后，接待人员应主动向来宾致以问候，并主动帮助来宾提取行李；

④到达住宿地点后，接待人员应主动协助来宾办理入住手续，并提行李送至房间；

⑤接待人员到车站、机场送行，应根据航班、列车时刻合理提前到达，主动帮助来宾拿取、托运行李，办理相关手续；

九、附则

1、本制度为公司商务接待的规范性文件，各部门应严格参照执行；

2、各子公司应参照本制度开展商务接待活动；

3、本制度由公关部依据实际情况变化，不定期进行修订；

4、本制度由公关部附则最终解释；

5、本制度于年月日起执行。

十、备注

除有特殊说明外，本制度适用范围为集团各部门，子公司可参照执行。

子公司与集团公司发生业务关系时，以尊重集团公司制度为执行原则。

附件：

商务接待申请表

申请部门：

　负责人：

1、客人信息：

姓名

单位

职务

电话

2、接待时间：

年月日至年月日共日

3、接待事由：

4、洽谈参加人员：

5、陪同人员：

6、招待项目：

□交通□住宿□宴请□娱乐□游览□其它：

7、其它要求：

部门主管

签字：

日期：

分管副总裁

签字：

日期：

接待行程安排表

接待部门：

接待负责人：

制表人：

日期/时间

接待事项

主讲/陪同

其它参加部门

地点

第一天（月日）

第二天（月日）

第三天（月日）