需求规约OA办公自动化系统分析.docx
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需求规约OA办公自动化系统分析
东软秘密
需求规约
（OA办公自动化系统）
东软集团股份有限公司人才实训中心
版权所有，翻版必究
1引言
1.1目的
本需求规约的编写是为了明确软件所要达到的功能，为后续开发人员的开发做前期准备，作为开发人员交流的参照和后续开发的基础。
1.2背景
随着计算机的普及和计算机技术的飞速发展，越来越多的企业利用计算机解决实际中遇到的问题。
伴随着数字商业的到来，企业的管理意识和环境都发生了巨大的变化，企业的管理结构由多层次结构向扁平化管理结构转化；数字时代企业的信息量和沟通数量巨大，为了提高企业的管理效率，必须提升沟通的质量，要求企业办公高效率、自动化，办公自动化系统应运而生。
办公自动化系统跨越系统管理、日程管理、考勤管理、消息管理、文档管理等五个领域。
1.3参考资料
日程管理模块的日程编辑器参考GoogleCalendar的设计；
1.4术语
文档：
包含文件类型的文档和文件夹类型的文档，是二者的统称；
用户：
本系统针对的用户分为普通员工、部门经理和管理员；
2任务概述
2.1目标
完成一个完全基于浏览器的操作模式，安装简单（B/S架构，不必安装或者只要安装很小的插件），操作方便，具有良好的系统扩充能力的办公自动化系统，提供：
1）文档管理平台
通过本平台，实现文档管理、回收站管理、文件搜索管理、日志管理等功能。
各部门在服务器有自己的共享文件夹，在浏览器中模拟实现操作系统中的文件夹树形结构，可以在文件夹下创建某个文档，可以查询、修改、删除文档；实现回收站管理，可还原、彻底删除文件；实现文件搜索功能；记录文档操作的日志。
2）消息管理平台
通过本平台，实现消息管理、邮箱管理、信息提示等功能。
用户可以对自己未发布的消息进行增删改查；可以指定消息接收者、消息的有效时间等；管理员可以查询所有已发布的消息；用户可以进行邮箱管理，主要有收件箱、发件箱、草稿箱、废件箱的管理；用户登录系统后，在首页显示新消息，可以点击链接直接查看。
3）考勤管理平台
通过本平台，实现签到/签退管理、考勤历史查询、考勤统计、工作日管理、工作时间管理等功能。
用户如果是当天第一次操作，只能签到；当天第一次以后操作，只可以签退；记录签卡备注、签卡时间；管理员可以通过平台按照时间段、部门、姓名等信息查询考勤信息；管理员可以通过平台统计一段时间内指定部门所有员工的迟到、早退、旷工次数等，可以导出Excel表格；管理员可以通过本平台设定当年的工作日，对周末、法定假日、公司休假等日期不做考勤；管理员可以通过平台设定某段日期内上班时间、下班时间；员工可以将出差时间等信息提交给领导审批，审批通过后管理员设定该员工在出差时间段内不做考勤；员工当天如果忘记签到，事后可以提交申请进行补签。
4）日程管理平台
通过本平台实现个人日程管理、部门日程管理、便签管理等功能。
用户可以浏览和编辑自己的日程；用户可以管理联系人名单；用户可以浏览联系人的日程；用户可以浏览和编辑部门日程；用户可以使用迷你日历，迷你日历是一个以图形方式简要显示当前日期、星期、月份的日历，为用户提供当前日期总览；用户可以记录便签。
5）系统管理平台
通过本平台实现部门管理、员工管理、权限管理、菜单定制、系统登录/注销管理等功能。
管理员可以对系统中的所有权限进行管理；可以管理部门信息；可以灵活定制不同角色人员登录系统后显示的菜单；管理员工信息、修改密码等，员工信息包含员工照片；实现只有登录用户才能使用本系统；提供系统注销功能；记录做关键操作的用户信息及操作时间，并提供管理及查询功能。
3需求规定
3.1一般性需求
本系统针对企业内部人员使用，支持中英文两种语言（选做），由于操作人员的计算机水平不同，应该有良好的人机交互界面和帮助支持页面，只有登录验证后的用户才可以使用系统，有良好的安全性能。
3.2功能性需求
3.2.1角色说明
普通员工：
企业内部的员工；
部门经理：
企业内部的某个部门的负责人；
管理员：
负责系统维护的管理人员；
3.2.2整体业务流程描述
用户（包含普通员工、部门经理、管理员）登录后，根据提供的菜单选项，进行权限允许的操作。
以用户为中心，实现办公的自动化，实现考勤、日程、文档、消息的对应管理。
3.2.3操作流程描述
无。
4具体功能点需求
4.1文档管理模块
4.1.1文档管理子模块
4.1.1.1需求描述
用例图如下:
功能需求
功能名称
文档管理
优先级
高
参与者
普通员工、部门经理、管理员
业务背景
本系统中的文档对应操作系统中的一个文件夹，文档中的附件对应操作系统中的文件。
公司所有部门都有属于本部门的文件夹，每个部门的所有人共享本部门的文件夹，用户在浏览器中实现对本部门文档的管理。
功能说明
1、创建新文档：
用户进入本部门文件夹后，可以用鼠标右键或点击“创建新文档”按钮来创建新的文档，系统将自动生成文档的创建者、创建时间、文档位置、文档属性信息（文件夹类型的文档或文件类型的文档）。
权限：
普通员工、部门经理
2、修改文档：
用户选中某一文档后，可以使用鼠标右键或点击“编辑文档”按钮来编辑文档的信息。
权限：
普通员工、部门经理
3、删除文档：
用户选中某一文档后，可以使用鼠标右键或点击“删除文档”按钮将该文件夹及文件夹中的内容放到本系统的文档回收站中。
权限：
普通员工、部门经理
4、查询文档：
用户根据预定的条件（创建时间、创建者、文档属性）查询相应信息，系统以列表的方式将结果返回给用户。
用户可以选择点击查看结果中的任何一个。
权限：
普通员工、部门经理
5、添加新附件：
用户选择某一个文档后，可以使用鼠标右键或点击“添加附件”按钮，系统将自动生成附件的创建者、创建时间、附件所属文档、附件属性信息。
权限：
普通员工、部门经理
6、删除附件：
用户选中某一附件后、可以使用鼠标右键或点击“删除附件”按钮，将附件放到回收站中。
权限：
普通员工、部门经理
7、下载附件：
用户选中某一附件后、可以使用鼠标右键或点击“下载附件”按钮对附件进行下载。
权限：
普通员工、部门经理
8、设置权限：
管理员通过复选框的方式选中一个或多个员工，对其进行权限设置。
权限：
普通员工、部门经理
约束条件
1、普通员工和部门经理只对自己部门的文档拥有权限
2、对于删除操作：
如果其他操作者正在使用该文档，则该文档不可删除
3、对于修改操作：
如果其他操作者正在使用该文档，则该文档不可修改
4、删除文档只能将文档放入回收站中，不可一次性彻底删除
相关查询
无
其他需求
无
4.1.1.2业务流程描述
4.1.1.3数据描述
文档基本信息
名称
描述
是否必添
文档编号
用来唯一描述文档
是
文档属性说明
用来描述文档属性
是
文档位置
描述文档的相对位置，相对于本部门文档的位置
是
文档名称
文档的名字
是
文档创建者
用户编号
是
文档创建时间
是
备注
否
附件基本信息
名称
描述
是否必添
附件编号
用来唯一描述附件的
是
附件所属文档
所属文档编号
是
附件位置
是
附件名称
附件名称
是
附件属性说明
用来描述附件属性
是
附件创建者
用户编号
是
附件创建时间
是
备注
否
用户登录信息（参考系统子模块用户登录信息表）
4.1.2回收站管理子模块
用例图如下：
4.1.2.1需求描述
功能需求
功能名称
回收站管理
优先级
高
参与者
普通员工、部门经理、管理员
业务背景
用户对文件的删除操作繁多、要求系统对删除的文件进行统一的管理
1、还原文档：
用户进入回收站后，选中某一文档，可以通过鼠标右键或点击“还原文档”按钮，系统将文档从回收站移动到原来的位置。
权限：
普通员工、部门经理
2、还原附件：
用户进入回收站后，选中某一附件，可以通过鼠标右键或点击“还原附件”按钮，系统将附件从回收站移动原来的位置。
权限：
普通员工、部门经理
3、彻底删除文档：
用户进入回收站后，选中某一文档，可以通过鼠标右键或点击“彻底删除文档”按钮，系统将文档从服务器中彻底删除。
权限：
普通员工、部门经理
4、彻底删除附件：
用户进入回收站后，选中某一附件，可以通过鼠标右键或点击“彻底删除附件”按钮，系统将附件从服务器中彻底删除。
权限：
普通员工、部门经理
5、清空回收站：
管理员通过鼠标右键或点击“清空回收站”按钮将回收站中的文件彻底删除。
权限：
管理员
约束条件
1、普通员工只能还原或彻底删除自己的文档或附件
2、普通员工只能看到自己的文档或附件
相关查询
无
其他需求
无
4.1.2.2业务流程描述
4.1.2.3数据描述
文档基本信息
名称
描述
是否必添
文档编号
用来唯一描述文档
是
文档位置
描述文档的相对位置，相对于本部门文档的位置
是
备注
否
附件基本信息
名称
描述
是否必添
附件编号
用来唯一描述附件的
是
附件所属文档
所属文档编号
是
附件位置
是
备注
否
用户登录信息（参考系统子模块用户登录信息表）
4.1.3文件搜索管理子模块
4.1.3.1需求描述
用例图如下：
功能需求
功能名称
文件搜索管理
优先级
高
参与者
普通员工、部门经理、管理员
业务背景
公司所有部门都有属于本部门的文档，每个部门的经理和所有普通员工共享本部门的文档。
用户在浏览器中实现对本部门文档的管理，由于文档数量较大，对于部分员工来说，如果知道文档名称，直接对文档进行搜索和定位将更加方便、快捷。
1、搜索文件：
用户进入本部门文档后，通过文档名称、附件名称、创建者、创建时间等条件进行查询，系统将以列表形式返回匹配的结果，员工可选择需要的结果进行操作。
权限：
普通员工、部门经理、管理员
2、下载附件：
用户进行搜索操作后，系统将以列表形式返回匹配的结果。
如果结果中有附件，用户可选择某一附件进行下载。
权限：
普通员工、部门经理
约束条件
普通员工和部门经理只能搜索到自己部门的文件。
相关查询
无
其他需求
无
4.1.3.2业务流程描述
4.1.3.3数据描述
文档基本信息
名称
描述
是否必添
文档编号
用来唯一描述文档
是
文档位置
描述文档的相对位置，相对于本部门文档的位置
是
文档名称
文档的名字
是
文档创建者
用户编号
是
文档创建时间
是
备注
否
附件基本信息
名称
描述
是否必添
附件编号
用来唯一描述附件的
是
附件所属文档
所属文档编号
是
附件位置
是
附件名称
附件名称
是
附件创建者
用户编号
是
附件创建时间
是
备注
否
4.1.4日志管理子模块
4.1.4.1需求描述
功能需求
功能名称
日志管理
优先级
高
参与者
普通员工、部门经理、管理员
业务背景
员工对文档的操作繁多，系统必须对重要的操作进行记录，包括删除文档（附件）、修改文档（附件）、创建文档（附件）和下载附件，还原文档（附件）、彻底删除文档（附件）。
1、记录日志：
当用户进行删除文档（附件）、修改文档（附件）、创建文档（附件）、下载附件、还原文档（附件）、彻底删除文档（附件）操作时，系统将自动记录日志，日志内容包括进行的操作、操作的文件（附件）、操作的时间、操作者等。
权限：
系统自动
2、查看日志：
系统将返回日志的记录，可对记录进行排序，排序的内容包括操作、操作时间、操作者、操作者部门等。
权限：
普通员工、部门经理（可查看本部门日志记录）、管理员可查看全部日志记录
约束条件
1、普通员工和部门经理只能查看本部门的日志记录
2、管理员可查看全部记录
相关查询
无
其他需求
无
4.1.4.2业务流程描述
4.1.4.3数据描述
文档基本信息
名称
描述
是否必添
文档编号
用来唯一描述文档
是
文档名称
文档的名字
是
文档创建时间
是
备注
否
附件基本信息
名称
描述
是否必添
附件编号
用来唯一描述附件的
是
附件所属文档
所属文档编号
是
附件名称
附件名称
是
备注
否
用户登录信息（参考系统子模块用户登录信息表）
4.2消息管理模块
1、消息管理：
对自己未发布的消息进行增加、修改、删除、查看操作。
可以指定消息接收者、消息的有效时间等。
2、消息发布：
可以发布消息。
所有人都可以对某个人单独发送；群发的权限不同，管理员可以给所有人群发，部门经理可以给本部门人员群发，普通员工无权群发。
3、信箱管理：
主要有收件箱（保存自己收到的消息，有已读、未读标记）、发件箱（保存自己已经发布的消息）、废件箱（保存删除的消息，可以还原或者彻底删除消息）、草稿箱（用于保存想稍后发布的消息，可以删除、查看、修改、发布消息）。
4、消息查询：
管理员可以查询所有已发布的消息（按发布时间、接收者、发送者等条件查询，支持多条件组合查询）。
5、信息提示：
用户登录系统后，在首页弹出未读消息提示窗口，可以点击链接直接查看。
6、邮件操作：
人员之间可以互相发送电子邮件，可以添加附件，并能对邮箱进行管理，同时定时刷新邮件显示页面。
4.2.1消息管理子模块
4.2.1.1需求描述
功能需求
功能名称
消息管理
优先级
高
参与者
管理员、部门经理、普通员工
业务背景
主要用来对未发布的消息进行管理设置
功能说明
1、新建消息：
新建消息；
2、删除消息：
删除草稿箱中的某些未发布消息；
3、修改消息：
对草稿箱中的未发布消息进行修改；
4、查看消息：
查看草稿箱中的未发布消息；
5、收件人设置：
可以指定消息接收者；
6、有效期设置：
设置消息的有效时间，即该未发布消息在草稿箱中保存的时限。
约束条件
1、要求消息的编号唯一；
2、指定的消息接收者要实际存在且编号唯一；
3、如果消息有有效时间，时间要在保存到草稿箱操作时的时间（精确到天）之后
相关查询
无
其他需求
无
4.2.1.2业务流程描述
4.2.1.3数据描述
消息信息
名称
描述
是否必添
消息编号
用来唯一区别一个消息的，系统可以自动生成。
是
主题
消息的主题
否
内容
消息的具体内容
是
发布者编号
发布者编号
是
接收者编号
接收者编号
是
发布时间
消息发布的时间
否
有效时间
消息保存在草稿箱里有效时间
否
是否保存到草稿箱
是/否
是
是否已读
是/否
是
是否被收件人删除
是/否
是
是否被发布人删除
是/否
是
是否被收件人永久删除
是/否
是
是否被发布人永久删除
是/否
是
用户登录信息（参考系统子模块用户登录信息表）
4.2.2消息发布子模块
4.2.2.1需求描述
功能需求
功能名称
发布消息
优先级
高
参与者
管理员、部门经理、普通员工
业务背景
主要用来处理消息的发布
功能说明
1、发送给个人：
所有人都可进行该操作；
2、发送给部门：
只有部门主管才能群发给部门所有人；
3、发送给公司：
只有管理员才能群发给公司所有人。
约束条件
1、要求消息的编号唯一；
2、指定的个人消息接收者要实际存在且编号唯一。
相关查询
无
其他需求
群发的权限不同，管理员可以给所有人群发，部门经理可以给本部门人员群发，普通员工无权群发。
4.2.2.2业务流程描述
4.2.2.3数据描述
消息信息
名称
描述
是否必添
消息编号
用来唯一区别一个消息的，系统可以自动生成。
是
主题
消息的主题
否
内容
消息的具体内容
是
发布者编号
发布者编号
是
接收者编号
接收者编号
是
发布时间
消息发布的时间
否
有效时间
消息保存在草稿箱里有效时间
否
是否保存到草稿箱/
是/否
是
是否已读
是/否
是
是否被收件人删除
是/否
是
是否被发布人删除
是/否
是
是否被收件人永久删除
是/否
是
是否被发布人永久删除
是/否
是
用户登录信息（参考系统子模块用户登录信息表）
部门信息（参考系统子模块部门表）
4.2.3信箱管理子模块
4.2.3.1需求描述
功能需求
功能名称
信箱管理
优先级
高
参与者
管理员、部门经理、普通员工
业务背景
主要用来对人员间发送的消息进行管理
功能说明
1、收件箱管理：
保存自己收到的消息，有已读未读标记，可以删除、查看收件箱里的消息；
2、发件箱管理：
保存自己已经发布的消息，可以查看、删除发件箱里的消息；
3、废件箱管理：
保存删除的消息，可以还原或者彻底删除废件箱里的消息；
4、草稿箱管理：
保存想要以后发布的消息，可以删除、查看、修改、发布草稿箱里的消息；
5、对于草稿箱中设置了有效期的消息在过期后系统自动删除这些消息。
约束条件
1、要求消息的编号唯一；
2、指定的消息接收者要实际存在且编号唯一；
3、如果消息有有效时间，时间要在保存到草稿箱操作时的时间（精确到天）之后
相关查询
无
其他需求
无
4.2.3.2业务流程描述
4.2.3.3数据描述
消息信息
名称
描述
是否必添
消息编号
用来唯一区别一个消息的，系统可以自动生成。
是
主题
消息的主题
否
内容
消息的具体内容
是
发布者编号
发布者编号
是
接收者编号
接收者编号
是
发布时间
消息发布的时间
否
有效时间
消息保存在草稿箱里有效时间
否
是否保存到草稿箱/
是/否
是
是否已读
是/否
是
是否被收件人删除
是/否
是
是否被发布人删除
是/否
是
是否被收件人永久删除
是/否
是
是否被发布人永久删除
是/否
是
用户登录信息（参考系统子模块用户登录信息表）
4.2.4消息查询子模块
4.2.4.1需求描述
功能需求
功能名称
管理员查询消息
优先级
高
参与者
管理员
业务背景
管理员可以查询所有已发布的消息
功能说明
1、可以按照发布日期、接收者、发布者条件进行单条件或组合条件查询；
2、查询结果可以按不同的条件排序
约束条件
无
相关查询
管理员可以查询所有已发布的消息，按发布时间、接收者、发送者等条件查询，支持多条件组合查询。
其他需求
无
4.2.4.2业务流程描述
4.2.4.3数据描述
消息信息
名称
描述
是否必添
消息编号
用来唯一区别一个消息的，系统可以自动生成。
是
主题
消息的主题
否
内容
消息的具体内容
是
发布者编号
发布者编号
是
接收者编号
接收者编号
是
发布时间
消息发布的时间
否
有效时间
消息保存在草稿箱里有效时间
否
是否保存到草稿箱/
是/否
是
是否已读
是/否
是
是否被收件人删除
是/否
是
是否被发布人删除
是/否
是
是否被收件人永久删除
是/否
是
是否被发布人永久删除
是/否
是
用户登录信息（参考系统子模块用户登录信息表）
4.2.5消息提示子模块
4.2.5.1需求描述
功能需求
功能名称
消息提示
优先级
高
参与者
管理员、部门经理、普通员工
业务背景
主要用来提示相关人员有未读消息
功能说明
1、未读消息提示：
相关人员登录后如果有未读消息，则弹出窗口进行提示；
2、未读消息链接：
可以点击未读消息的弹出窗口的链接，直接查看未读消息的内容
约束条件
无
相关查询
无
其他需求
无
4.2.5.2业务流程描述
4.2.5.3数据描述
消息信息
名称
描述
是否必添
消息编号
用来唯一区别一个消息的，系统可以自动生成。
是
主题
消息的主题
否
内容
消息的具体内容
是
发布者编号
发布者编号
是
接收者编号
接收者编号
是
发布时间
消息发布的时间
否
有效时间
消息保存在草稿箱里有效时间
否
是否保存到草稿箱/
是/否
是
是否已读
是/否
是
是否被收件人删除
是/否
是
是否被发布人删除
是/否
是
是否被收件人永久删除
是/否
是
是否被发布人永久删除
是/否
是
用户登录信息（参考系统子模块用户登录信息表）
4.2.6邮件操作子模块
4.2.6.1需求描述
功能需求
功能名称
收发邮件及邮箱管理
优先级
中
参与者
管理员、部门经理、普通员工
业务背景
主要用来完成相关人员与他人之间的邮件传递
功能说明
1、写邮件：
给指定的邮箱发送邮件；
2、添加附件：
发送的邮件里可以添加附件同时发送，附件大小不超过10M；
3、收件箱管理：
保存自己收到的邮件，有已读未读标记，可以删除、查看收件箱里的邮件；
4、发件箱管理：
保存自己已经发送的邮件，可以查看、删除发件箱里的邮件；
5、废件箱管理：
保存删除的邮件，可以还原或者彻底删除废件箱里的邮件；
6、草稿箱管理：
用于保存写了内容但是未发送的邮件，可以删除、查看、修改、发送草稿箱里的邮件
7、邮件刷新：
用户可单独登录邮件模块，登录后系统不会自动帮忙注销，每隔5分钟刷新邮件显示页面
约束条件
1、该功能由用户自己指定的邮箱实现；
2、用户登录系统后点击邮箱链接后输入邮箱名（可保存）和密码
相关查询
无
其他需求
无
4.2.6.2业务流程描述
4.2.6.3数据描述
用户登录信息（参考系统子模块用户登录信息表）
个人信息（参考系统子模块个人信息表）
4.3考勤管理子系统模块
包括签到/签退管理、考勤历史查询、考勤统计、工作日管理、工作时间管理、出差/请假管理、补签管理。
1、签到/签退管理：
如果是当天第一次操作，只能签到；当天第一次以后操作，只可以签退。
记录签卡备注、签卡时间。
2、考勤历史查询：
跟踪并定位数据库中的历史记录，按照时间段、部门、姓名等信息查询。
3、考勤统计：
管理员统计一段时间内指定部门所有员工的迟到、早退、旷工次数等，可以导出Excel表。
4、工作日管理：
管理员设定当年的工作日。
周末、法定假日、公司休假等日期不做考勤。
5、工作时间管理：
管理员设定某段日期内上班时间、下班时间。
6、出差/请假管理：
员工将出差/请假时间等信息提交给领导审批，审批通过后管理员设定该员工在出差/请假时间段内不做考勤。
7、补签管理：
员工当天如果忘记签到/签退，可以提交申请进行补签。
用例图如下：
4.3.1签到/签退管理子模块
如果是当天第一次操作，只能签到；当天第一次以后操作，只可以签退。
记录签卡备注、签卡时间。
4.3.1.1需求描述
功能需求
功能名称
签到/签退管理
优先级
高
参与者
普通员工、部门经理、管理员
业务背景
主要用来管理所有员工签到/签退操作
功能说明
1
升级会员 