档 案 管 理Word格式文档下载.docx

档 案 管 理Word格式文档下载.docx

《档 案 管 理Word格式文档下载.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档 案 管 理Word格式文档下载.docx（46页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

科学技术档案馆（待建立）

中国文学艺术档案馆（待建立）

中国声像档案馆（待建立）

2、省、市（自治区、直辖市）以及计划单列市、特大城市设置专门档案馆，按照重点加强各级国家综合档案馆的原则，由同级档案行政管理部门负责统筹规划，报同级人民政府批准，并报国家档案局备案。

3、大、中城市设置城市建设档案馆，收集管理有关城市规划、建设的档案及城市建设管理方面的具有永久保存价值的档案或档案复制件及有关资料。

（三）其他各类档案馆

部门档案馆：

是专业主管部门设置的管理本部门及其直属机构档案的档案馆。

如外交部档案馆、公安部档案馆等。

企业事业单位档案馆：

企事业单位设置的管理本企业或本单位及其直属单位档案的档案馆。

如中国科学院、国家教育部直属院校、中石化等，经主管部门批准，向同级档案行政管理部门备案，可成立档案馆。

※档案馆的任务

《档案法》第八条的规定，承担

下列工作任务：

1、收集和接收本馆保管范围内对国家和社会有保存价值的档案；

2、对所保存的档案严格按照规定整理和保管；

3、采取各种形式开发档案资源，为社会利用档案资源提供服务。

　3、档案室：

　　　是国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案的专门机构。

性质：

档案室即是各级机关单位的内部组织机构，又是国家档案事业组织系统中的基层组织。

职能：

一是贯彻执行有关法律、法规

和国家有关方针政策，建立健全本单

位的档案工作规章制度；

二是指导本单位文件、资料的形成、

积累和归档工作；

三是统一管理本单位的档案，并按照

规定向有关档案馆移交档案；

四是监督、指导所属机构的档案工作。

•4、其他档案机构

联合档案室

信息中心、文件中心、备份中心等

档案教育培训机构

出版宣传机构

科学研究机构

档案咨询机构

社会服务机构（档案寄存中心、档案事务所）

1、档案职业与专业技术资格

档案岗位资格证书

档案专业技术资格

职称改革：

1、浙人专[2006]351号

浙江省人事厅关于印发《浙江省专业技术资格评审工作实施细

则（试行）》的通知

2、浙人发[2009]27号

浙江省人事厅浙江省档案局关于印发《浙江省档案系列初、

中级专业技术资格考试和职务聘任实施办法》的通知 

3、浙人社发[2011]329号

浙江省人力资源和社会保障厅浙江省档案局关于印发《浙

江省档案高级专业技术资格评价条件（试行）》的通知

4、浙人社发[2012]117号

浙江省人力资源和社会保障厅浙江省档案局《关于印发浙

江省档案高级专业技术资格考评结合试点工作方案（试行）的通

知》

2、档案人员素质

《档案法》第九条第二款规定：

“档案

工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备

专业知识。

”

•档案人员应具备以下四个方面的素质：

政治素质、专业素质

知识素质、身体素质

3、职业道德准则

1996年9月在我国北京召开的第13届

国际档案大会上通过了《档案工作者职业

道德准则》，共十条。

•4、我国档案人员职业道德规范：

忠于职守、遵守法纪；

爱岗敬业、无私奉献；

求真务实、维护史实；

文明管档、优质服务。

1、档案工作法律法规、政策

　⑴《中华人民共和国档案法》

　　　⑵《中华人民共和国档案法实施办法》

　　　⑶浙江省实施《中华人民共和国档案法》办法

　　　⑷科学技术档案工作条例

⑸机关档案工作条例

⑹国家行政机关公文处理办法

⑺中国共产党机关公文处理条例

⑻中共浙江省委办公厅、浙江省人民政府

办公厅关于加强新时期档案工作的意见

2、相关法律法规涉及档案条款的

《宪法》、《刑法》、《民法通则》、

《著作权法》、《会计法》等44部。

3、档案工作规范性文件

（一）档案馆工作：

《档案馆工作通则》

等16个规范性文件。

（二）机关档案工作：

《机关档案工作业

务建设规范》等12个规范性文件。

（三）企业档案工作：

《企业档案管理规定》

等9个规范性文件。

（四）重点项目档案工作：

《国家重点建设项目

（工程）档案资料管理规定》等17个规范性文件。

（五）专门档案工作：

《诉讼文书立卷方法》、《土地管理档案工作暂行规定》等60个规范性文件。

•4、档案工作标准

（一）国家标准

《GB9705-88文书档案案卷格式》、《GB/T11821-2002照片档案管理规范》等9个国家标准和推荐性标准。

（二）行业标准

《DA/T全宗卷规范》、《DA/T档号编制规则》等35个档案行业推荐性标准。

档案管理主要对象

档案管理的主要对象：

档案收集、整理、保管、

鉴定、检索、提供利用、统计、

编研、新技术应用

第一节档案整理

一、档案整理概述

按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和编目，使之有序化的过程。

档案整理是档案工作业务中的基础环节，通过整理，使档案能够全面、系统地反映立档单位的工作活动面貌，揭示文件材料之间的相互联系，以便于档案管理和利用。

二、档案整理的主要步骤

第一步：

区分全宗

第二步：

全宗内档案的分类

第三步：

立卷（组件）

第四步：

案卷（件）的排列

第五步：

档号编制

第六步：

检索工具（案卷目录、全引目录、归档文件目录、电子目录等）编制

第一步：

全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。

通俗地讲，全宗是一个机关的全部档案。

按照全宗管理档案，是档案工作中的一个基本原则和核心理论。

（一）全宗的基本含义

–全宗是一个有机整体。

是一个国家机构、社会组织或个人形成的档案，同一全宗的档案不能分散。

2.全宗是在一定的历史活动中形成的。

反映了一个机关档案形成的自然规律和特点。

3.全宗是以产生它的国家机构、社会组织或个人为单位构成的，具有相对的稳定性。

（二）立档单位及其构成条件

立档单位，又称全宗构成者，是指形成全

宗的单位或个人。

一个独立从事活动的机关或组织

就是一个立档单位，其形成的全部档案就构成一个

全宗。

立档单位的构成条件：

1.可以独立行使职权，并能以自己的名义单独对外行文；

（首要的、必要的条件）

2.是一个会计单位或经济核算单位，独立编制预算；

3.设有管理人事的机构或人员，有一定的人事任免权。

（三）立档单位变化对全宗划分的影响

1、政权更迭的全宗处理

①不同政权中的机关，虽然职能相同或相近，但其所属的政权发生了更迭，政治性质发生了变化，档案应构成不同的全宗。

②中华人民共和国成立前后存在的政治性质不明显的立档单位，如企业、学校、医院等，其档案可以统一作为一个全宗，但档案在新中国成立前后分开整理。

　③党派、政治团体、社团和宗教组织等在各个历史时期和新中国成立前后，其宗旨和组织成分没有发生根本性变化的，其档案应构成一个全宗。

④新中国成立前后存在的政治色彩较强的事业性质的立档单位，如军事院校、警察学校、干部学校等，其档案一般应分别构成不同的全宗。

⑤个人全宗，无论是否存在政权更迭，以及政治立场、信仰、职业有重大变化，其档案均应用为一个全宗。

2.立档单位职能发生根本性变化的全宗处理

　①新设立一个机关。

新成立的机关符合立档单位的构成条件，就构成新的独立全宗。

　②撤销一个独立的机关。

一个独立的机关（立档单位）被撤销，其全宗终止。

　③几个立档单位合并或兼并。

合并前各单位形成的档案应分别构成各自的全宗，到合并时终止；

合并后的新单位所形成的档案构成一个新的全宗。

如果一个立档单位兼并另外几个单位，则被兼并的几个单位原先的档案分别构成各自的全宗，到兼并时终止；

兼并单位在兼并后形成的档案则同属一个全宗。

　④立档单位分立。

一个单位被分立成两个或两个以上的立档单位，分立前形成的档案构成一个全宗，到分立时终止；

分立后各立档单位形成的档案分别开始构成不同的全宗。

　⑤内设机构独立或并入。

独立前形成的档案仍为原立档单位全宗的一部分，不得分散，独立后形成的档案构成新的全宗；

如果一个立档单位的内设机构并入新的立档单位，并入前形成的档案仍作为原立档单位全宗的一部分，并入后形成的档案作为新立档单位全宗的组成部分。

3.立档单位其他变化情况的全宗处理

①立档单位的名称变更和地址变迁，但基本职能不发生改变的，不影响全宗的划分；

②立档单位的领导关系改变和工作范围的扩大与缩小，但基本职能不发生改变的，不影响全宗的划分；

③立档单位内设机构的增减，短期停止活动，以后又恢复等，其全宗应继续延续；

④临时性机构，一般不构成新的全宗。

它所形成的档案，归入有关职能机关的全宗。

但有些临时性机构，存在时间较长，形成档案较多，又难以归入相应的全宗的，可另立全宗。

（四）全宗的补充形式

1.联合全宗

　　　指由两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的档案整体。

①前后存在的两个立档单位，继承关系密切，其形成的文件已经混杂在一起，无法区分；

②合署办公的机关，即“一个单位、两块牌子”，彼此形成的文件实为“一个整体”，无法分开。

2.汇集全宗，也称全宗汇集

　　　指由若干个文件数量很少且具有某些共同特征或联系的小全宗组成的作为一个全宗对待的档案整体。

3.档案汇集

　　　指将全宗不明的、零散的档案，按照一定的方法组织起来的档案集合体。

三、全宗内档案的分类

（一）分类的基本要求

　　全宗内档案的分类，就是把立档单位所形成

的档案，按其来源、时间、内容和形式的异同，

分成若干层次和类别，使之构成一个有机的体系。

　　　　分类应遵循的基本要求：

　　　1.客观性　　　2.逻辑性

　　　3.可操作性

（二）分类方法

1.年度分类法

　　　根据档案形成的不同年度将全宗内档案分成不同的类别的方法。

2.组织机构分类法

　　　根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类，即按照立档单位内部组织机构将全宗内档案分成不同的类别。

3.问题分类法

　　　也称事由分类法，就是按照文件内容所说明的问题将全宗内档案分成不同的类别。

4.门类分类法

　　　按照全宗内档案的性质特点和载体形式将其分成不同的类别，文书档案、科技档案、专门档案、会计档案、特殊载体档案等不同的门类。

5.职能分类法

　　　是问题分类法的一种，按照档案内容所涉及的职能分工将其分成不同的类别。

6、复式分类法

往往采用复式分类法。

如年度—组织机构分类法、组织机构—年度分类法、年度—问题分类法、问题—年度分类法等。

三、分类方案的编制

1.机关全宗分类方案的编制：

分类对象：

本单位形成的全部档案

2.企业全宗分类方案的编制：

《工业企业档案分类试行规则》规定：

工业企业档案分类设置十个一级类目。

综合档案室（按职能分类1）

综合档案室（按职能分类2）

综合档案室（按职能分类3）

四、立卷和案卷件整理

1、立卷（件）：

将归档文件按一定特征分门别类地组成档案的基本保管单位——案卷。

包括文件材料的组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。

2、案卷（件）的排列：

将案卷按年度、组织机构或问题等标准系统排列，以固定案卷序列。

3、按《归档文件整理规则》进行整理归档文件的整理单位——件的界定

一般以每份文件为一件

文件正本与定稿、文件处理单为一件

正文与附件为一件

原件与复制件为一件

转发文与被转发文为一件

报表、名册、图册等一册（本）为一件

来文与复文可为一件

五、档号的编制

（一）档号编制原则

　档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。

是存取档案的标记，并具有统计监督作用。

档号的编制原则：

1.唯一性原则

2.合理性原则

3.稳定性原则

4.扩充性原则

5.简单性原则

（二）档号的结构

1、适用于文书档案编号：

全宗号-目录号-案卷号-件、页（张）号

　×

×

－×

2、适用于档案馆（室）对各类档案的编号

全宗号-类别号-案卷号-件、页（张）号

-×

…n-×

-×

3、适用于专业档案馆、档案室对科技档案的编号

类别号－项目号－案卷号－件、页（张）号

…n-×

4、《归档文件整理规则》颁布实施后，又出现了

两种新的档号结构：

全宗号-年度-机构（问题）代号-保管期限-件号

（×

）

全宗号-保管期限-年度-机构（问题）代号-件号

）

（三）档号的编制方法

档号采用数字型和数字与字母混合型两种形式。

（1）全宗号

全宗号的格式是：

　全宗号用四位代码标识。

第一位一般采用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。

如台州市市委办全宗号为J101。

2.案卷目录号：

以三位阿拉伯数字标识，根据全宗内档案整理状况设置。

一号目录标识：

全宗号-001-案卷号-件页（张）号

3.类别号：

由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识，一般不超过三级。

婚姻档案—涉外婚姻—离婚

类别号可标识：

全宗号-HY·

1·

1-案卷号-件页（张）号

4.项目号：

是档案所反映的项目代号。

使用产品、工程、课题、设备等档案的代字和代号。

工程代号为QLGS

项目号标识：

全宗号-类别号-QLGS–案卷号-件页（张）号

5.案卷号：

用三位阿拉伯数字标识，同一目录或类别内的案卷按排列次序流水编号。

第五卷标识：

全宗号-目录号（类别号、项目代号）-005–件页（张）号

6.件号：

用阿拉伯数字标识。

•不装订的案卷，卷内文件必须单件装订编号，每个案卷的卷内文件按排列次序流水编号。

•按照《归档文件整理规则》整理的档案，同一个类目下的文件按排列次序流水编号。

全宗号–目录号-案卷号-001

7.页（张）号：

页（张）号用阿拉伯数字标识，卷内文件各页（张）按排列次序流水编号。

•六、编制目录

•1、案卷文件目录（文书、业务、科技、会计、特载）

•2、归档文件目录

•3、目录数据库

1、编制文书卷内文件目录

七、文件装订

•装订规则

归档文件应按¡

°

件¡

±

装订，装订时，正本在前，定稿在后；

正文在前，附件在后；

原件在前，复制件在后；

转发件在前，被转发件在后；

复文在前，来文在后；

不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。

•装订方法

三孔一线、缝纫机、单孔一线、包角

八、填写备考表

备考表放在卷内文件之后，用来注明卷内或盒内文件的基本情况，便于档案管理人员和利用者了解案卷的有关情况。

包括：

本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。

•九、不同门类档案整理办法

•1、文书档案

•《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）

•《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）

•2、科技档案

•《科学技术档案案卷构成的一般要求》

•（GB/T11822-2008）

•3、照片档案

•《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）

•4、会计档案

•《会计档案案卷格式》（DA/T39-2008）

•5、印章档案

•《印章档案整理规则》（DA/T40-2008）

•6、磁性载体档案

•《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-95）

第二节档案的收集

•什么是档案收集？

档案收集是按照《中华人民共和国档案法》和国家有关规定，通过一定的制度和办法，将分散在各单位、部门和个人手中和散失在社会上的档案，有组织、有计划地分别集中到有关档案室和各级各类档案馆，实行统一管理。

是档案馆（室）获取和丰富档案资源的主要渠道和手段。

（一）档案收集的内容

（二）档案收集的要求

1、科学组织：

档案室：

①掌握本单位的基本职能和工作

活动情况。

　②明确归档范围。

　③制定归档制度。

　④建立归档网络。

档案馆：

①明确接收范围。

②制定进馆单位全宗名册。

③制定进馆序列。

2、信息完整

档案信息要全面真实地反映本单位的主要职能活动和基本历史面貌。

加强对进馆档案的质量检查和未进馆档案的监管。

3、结构优化（突出主体业务）：

文书、业务、基建、设备、科研、会计、照片、录音录像、电子、实物

4、标准控制

通过标准化管理的手段来保证进馆（室）档案的质量。

（三）怎样做好档案室收集工作

1、制定档案室收集范围

国家档案局第8号令

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》

已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，于2006年12月18日公布，自公布之日起施行。

机关文件材料归档范围：

一是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

二是机关工作活动中形成的维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

三是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；

下级机关报送的重要文件材料；

四是其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

2、做好档案室收集基础性工作

A、加强对归档制度的宣传

归档不仅是一项档案业务工作，也是一项法定义务。

B、对文件形成的超前控制

建立档案工作领导小组、建立机关单位档案管理网络、建立档案归档制度等。

C、对文件积累、归档的监督和指导

组织文书部门和业务部门或下属单位进行业务培训，指导各部门确定科学归档范围，指导协助立卷归档工作，加强监督检查。

D、全面检查归档的质量

检查归档文件是否齐全完整，保管期限划分是否准确，案卷质量是否符合要求。

E、加强平时收集工作

加强对零散文件的收集，特别是重大活动档案。

3、明确综合档案室档案收集归档制度：

✓文书材料于次年6月底前归档；

✓科研文件材料在科技活动结束后1个月内归档；

✓基建档案材料在项目竣工验收后3个月内归档；

✓会计材料由会计部门在会计年度终了保管1年后归档；

✓特种载体文件材料在活动结束或办理完毕后随时归档；

✓会议材料、重大活动材料，应在工作结束后1个月内归档；

✓单位领导干部外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。

（四）怎样做好档案馆接收工作

1、接收要求

（1）完整性

（2）规范性

（3）同时接收相关资料（全宗指南、机构沿革、检索工具等）

2、各级综合性国家档案馆收集内容：

一是依法接收各组织机构的档案

1.中国共产党委员会及所属各部门；

2.人民代表大会及其常设机构；

3.人民政府及其所属各部门和单位；

4.人民政协及其常设机构；

5.人民法院、人民检察院；

6.各民主党派机关；

7.工会、共青团、妇联等人民团体；

8.国有企业、事业单位。

9.全部或部分接收以上机构的下属单位和临时机构的档案。

10.乡镇机构形成的档案列入县级综合档案馆接收范围。

二是新中国成立前本行政区内各个历史时期

政权机构、社会组织、著名人物的档案列入综合档案

馆收集范围。

三是本行政区内重大活动、重要事件形成的档案、涉及民生的专业档案列入综合档案馆收集范围。

四是经协商同意，综合档案馆可以收集或代存本行政区内社会组织、集体和民营企事业单位、基层群众自治组织、家庭和个人形成的对国家和社会有利用价值的档案，也可以通过接受捐赠、购买等形式获取。

五是各级部门档案馆，收集本部门及其直属单位形成的档案，但其中履行行政管理职能的档案，要按有关规定定期向综合档案馆移交。

六是国有企业、事业单位设立的档案馆，收集本单位及其所属机构形成的档案。

国有企业发生破产转制，事业单位发生撤销等情况，其档案可按照有关规定由本级综合档案馆接收。

七是省级以上（含省级）档案馆接收保管期限为永久的档案，省级以下（不含省级）档案馆接收保管期限为永久和30年以上（含30年）的档案。

八是档案馆要适应信息化建设的需要，收集电子档案和纸质档案的数字化副本。

有条件的档案馆应根据国家灾害备份的要求，建立电子文件备份中心，开展电子文件备份工作。

九是档案馆在收集档案时，应同时收集有助于了解档案内容、立档单位历史的资料，收集有助于管理和利用档案所必需的专用设备。

3、接收方法

①现行机关档案的接收方法

1.接收期限

•属于中央级和省级国家综合档案馆接收范围的档