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二采购管理需求分析
1系统定义
1.1项目背景
20世纪90年代以来，企业信息处理量不断加大，企业资源管理的复杂化也不断加大，这要求信息的处理有更高的效率，传统的人工管理方式难以适应以上系统，而只能依靠计算机系统来实现，信息的集成度要求扩大到企业的整个资源的利用、管理。
而采购管理在企业经营管理中占据非常重要的位置。
任何企业要向市场提供产品或服务都离不开原材料或消耗品的采购，企业的采购部门必须适时、适量、适质、适价地完成采购任务，为生产部门提供生产所需要的原材料（或外加工件）。
因此就需要一个采购管理系统来对企业采购情况进行管理，降低材料的采购成本，减少库存，提高采购作业的质量。
1.2项目目标
设定的目标如下：
1）采购基础数据:
采购子系统的基本数据有采购员资料、供应商资料、采购提前期以及业务流程设置。
对这些数据就及时加以维护。
2）采购计划管理:
通过物料需求（订货点控制、订货周期控制等生成的请购计划）来生成采购计划（或采购建议订单），并综合考虑物料的订货批量、采购提前期、库存量、运输方式以及计划外的物料申请，进行系统自动物料合并，也可以人工干预和修改。
另外，有些原材料的采购提前期很长（有的进口件要半年以上的采购周期），因此有可能超过主生产计划制定周期。
这类采购的采购计划应经过销售、财务与计划等部门的综合讨论与评估确定所需的数量和时间，然后制定材料的中期或长期采购计划。
3）采购订单管理:
根据订货批量、采购提前期、库存量、运输方式、用款计划以及计划外的物料申请进行物料合并，生成采购订单，并经过确认后即可进行订单输出，最后下达给供应商，也可以网上发布订单。
对于临时追加的采购任务，可以通过与供应商协商直接下达采购订单。
4）采购询价管理:
落实采购订单的采购供应商。
采购业务人员广泛利用市场的采购供应资源，进行价格咨询并商谈有关交货数量、交货期、质量要求与技术要求，落实每种物料的供应商。
对新开发的供应商资源还要进行供应商的认证过程，经过相应的评审并合格后才能作为许可采购的供应商。
5）供应商评估管理:
建立对供应商档案，同时对首选、次选等供应商加以分类，并建立供应商的供应物品明细（品种、价格、供应期、运输方式等），资料最终必须进行确认才有效。
系统在执行采购订单下达时，要读入相应的供应商资料。
供应商资料是采购子系统的基本资料，并且还要初始化供应商的有关账务资料。
初始化完成后才能处理采购业务。
2系统整体结构
3功能需求
1）采购基础数据功能包括：
物料数据维护、订/交货方式维护、来源类别维护、采购员维护、采购系统维护。
2）采购计划管理功能包括：
请购计划维护、请购计划合并、采购计划生成。
3）采购订单管理功能包括：
采购订单维护、采购合同维护、订单终止或取消、订单结案。
4）采购询价管理功能包括：
报价资料维护、询价资料维护。
5）供应商评估管理功能包括：
供应商类型维护、供应商资料维护、供应商报价维护、供应商评估。
4性能需求
根据用户对本系统的要求，确定系统在响应时间、可靠性、安全性等方面的性能要求。
1）界面需求
页面内容：
主题突出，站点定义、术语和行文格式统一、规范、明确，栏目、菜单设置和布局合理，传递信息准确、及时。
导航结构：
页面具有明确的导航指示，且便于理解，方便用户使用。
2）响应时间需求
无论是客户端还是管理端，当用户登录进行任何操作时，系统应该及时地进行反应，反应的时间在5秒内。
3）可靠性需求
系统保证在多人同时使用时不死机，用户能正常使用
4）开放性需求
系统应具有灵活性
5）系统安全性需求
系统有严格的权限管理功能，各功能模块需有相应的权限方能进入。
系统需能够防止各类错误操作可能造成的数据丢失，破坏。
三采购业务流程
1采购流程
采购申请计划（有仓储部门提出）——采购计划（由采购计划员或采购员编制）——采购计会审（由采购部门评审）——采购渠道确定（由部门采购小组确定）——签订合同——采购——到货验收（由专职或兼职人员按计划、合同、标准等验收）——区分验收状态（合格、不合格、待验）——合格入库——开入库单——验收人或库管员确认——结算（领导在结算签字，付发票和入库单到财务办手续）
2标准采购业务（举例）
2.1采购订单
1．选择供应商：
SA001（三星电子）。
2．选择询价的产品：
P20001（电脑包）。
3．输入预订购的数量为1000个，产品的报价为55元。
4．选择发运的地址、付款及发运方式。
5．选择付款方式：
现金。
生成的采购订单如图5-1所示（该订单号为1115）：
图5-1采购订单
2.2采购收货
2．在窗口右下方点击“复制从”按钮，再点击“采购订单”按钮，在打开的“从清单选择”中选择订单编号为1115的订单，点击“选择”按钮。
3．点击“添加”按钮。
根据之前的采购订单创建的采购入库单如图5-2所示（收货采购订单编号为760）：
图5-2收货采购订单
结果：
仓库T0001里的物料P20001增加了1000。
如图5-3（入库前数据）和5-4（入库后数据）所示：
图5-3收货前T0001仓库里的P20001的库存
图5-4收货后的库存
2.3采购应付发票
2．在窗口右下方点击“复制从”按钮，再点击“采购订单收货”按钮，在打开的“从清单选择”中选择收货订单编号为760的收货订单，点击“选择”按钮。
3．在“会计”页中查看相应条款。
4．点击“添加”按钮。
因此根据收货采购订单生成了一张应付发票，如图5-5所示（该发票号为604）：
图5-5应付发票
2.4付款
2．选择对应的应付发票。
因此根据应付发票生成了一张付款单，如图5-6所示（该付款单号为249）：
图5-6付款单
3采购退货业务
3.1收货后退货
1．按照“主菜单—管理模块—采购—应付账款—退款”的路径打开“退货”窗口。
2．选择供应商：
3．录入退货的产品的品类和数量。
生成了一张退货单如图5-7所示（退单号为432）：
图5-7退货
库存结果
如图5-8（退货前）和5-9（退货后）所示，P20001在仓库T0001的库存减少了1000：
图5-8退货前
图5-9退货后
3.2开票后退货
1．按照“主菜单—管理模块—采购—应付账款—应付贷项凭证”路径下打开“应付贷项凭证”窗口。
生成了一张应付贷项凭证单如图5-10所示（改单编号为293）：
图5-10应付贷项凭证
5物料需求计划（MRP）
企业怎样才能在规定的时间，规定的地点，按照规定的数量得到真正需要的物料，换句话说，就是库存管理怎样才能符合生产计划的要求，这是物料需求计划所解决的。
MRP起初出现在美国，并由美国生产与库存管理协会倡导而发展起来的。
MRP是一种以计算机为基础的编制生产与实行控制的系统，它不仅是一种新的计划管理方法，而且也是一种新的组织生产方式。
MRP的出现和发展，引起了生产管理理论和实践的变革。
MRP是根据总生产进度计划中规定的最终产品的交货日期，规定必须完成各项作业的时间，编制所有较低层次零部件的生产进度计划，对外计划各种零部件的采购时间与数量，对内确定生产部门应进行加工生产的时间和数量。
一旦作业不能按计划完成时，MRP系统可以对采购和生产进度的时间和数量加以调整，使各项作业的优先顺序符合实际情况。
6MRP的主要目标
MRP系统的主要目标是控制企业的库存水平，确定产品的生产优先顺序，满足交货期的要求，使生产运行的效率达到最高。
具体可归纳为以下几点：
（1）采购恰当数量和品种的零部件．选择恰当的时间订货，尽可能维持最低的库存水平。
（2）及时取得生产所需的各种原材料及零部件，保证按时供应用户所需产品。
（3）保持计划系统负荷的均衡。
（4）规则制造活动、采购活动以及产品的交货日期。
ERP是一个面向供需链管理（SupplyChainManagement）的管理信息集成。
ERP除了传统MRPⅡ系统的制造、供销、财务功能外,在功能上还增加了支持物料流通体系的运输管理、仓库管理（供需链上供、产、需各个环节之间都有运输和仓储的管理问题）;
支持在线分析处理（OnlineAnalyticalProcessing,OLAP）、售后服务及质量反馈,实时准确地掌握市场需求的脉搏;
支持生产保障体系的质量管理、实验室管理、设备维修和备品备件管理;
支持跨国经营的多国家地区、多工厂、多语种、多币制需求;
支持多种生产类型或混合型制造企业,汇合了离散型生产、流水作业生产和流程型生产的特点;
支持远程通信、Web/Internet/Intranet/Extranet、电子商务（E-commerce、E-business）、电子数据交换（EDI）;
支持工作流（业务流程）动态模型变化与信息处理程序命令的集成。
此外,还支持企业资本运行和投资管理、各种法规及标准管理等。
事实上,当前一些ERP软件的功能已经远远超出了制造业的应用范围,成为一种适应性强、具有广泛应用意义的企业管理信息系统。
但是,制造业仍然是ERP系统的基本应用对象。
7主流程及供应商流程
图7-1采购管理EPC建模
8付款流程
图7-3付款流程
9流程说明
9.1采购总流程
✓销售部下达月度销售计划，计划分解到周，每月25日下发下月《销售计划表》到仓库；
✓仓库接收《销售计划表》在两个工作日内根据库存状况，将计划转化为《物料需求计划表》下发到采购；
✓采购在接收到《物料需求计划表》，两日内根据采购周期和需求特性选择供应商并制定《采购计划表》报财务审核；
✓财务接收到《采购计划表》后，壹日内根据生产计划和库存进行审核，并报给总经理审批；
✓经总经理审批传至采购部；
✓采购在收到审核通过的《采购计划表》后，与供应商签订采购合同，实施采购作业。
✓《采购订单》或《采购合同》下达后，采购人员对供货周期进行跟踪；
✓货物送到后，采购人员携物品开《验收入库单》送至品质管理部检验（验收单一式五联：
存根联、财务联、仓库联、核算联、检验联）；
判定为不合格品走不合格品控制流程，合格产品办理入库作业。
✓仓库根据采购人员送达的验收入库单点收货物（只限于合格产品），核对是否有误，无误后仓库按指定的区域储放。
若是生产急料，仓管可放生产备料区。
✓点收完毕，办理记账手续，同时登记ERP，月末将相关票据传递至财务。
9.2供应商选择及价格的确定
✓采购部依照物料需求，由技术部/研发部提供的技术标准，采购部利用各种管道寻找供应商。
✓采购部对初选供应商分别记录并做出《供应商调查表》、对供应商员工、生产能力、认证证书、产品检验报告等。
✓对合乎要求采购部组织技术部、研发部、品管部、生产部对供应商进行初步评审。
✓初步评审未经通过则返回重新寻找供应商，通过后纳入《合格供应商名录表》。
✓日常采购部按供应商管理办法进行考核
✓采购人员根据采购计划,判断物资是否需要采购，如需采购，进行询价、比价、议价流程；
✓形成比价单后报财务审批；
✓确定供应厂商，厂商的确认需组织品管部、技术部等共同参加；
✓采购与厂商签订协议书（包括供货合同和品质保证书），进行采购作业。
9.3付款流程
1）付款流程
✓采购物资经检验合格入库，要求供应商开具发票（增值税专用发票或普通）与验收入库单核对无误后同申购单、验收入库单办理报销发票手续。
✓编制付款申请单，先由部门部长审核然后交至财务部长审核无误后呈交总经理审批；
未经审批则返回重新核对。
✓总经理审批通过后将付款申请单交至财务部安排付款、发票核销。
2）预付款流程说明
✓编制《预付款申请单》，先由部门部长审核然后交至财务部长审核无误后呈交总经理审批；
✓总经理审批通过后将预付款申请单交至财务部安排付款。
✓采购物资经检验合格入库，及时跟催并要求供应商开具发票（增值税专用发票或普通）与验收入库单核对无误后同申购单、验收入库单办理报销发票手续。
10EPC介绍概念
EPC模型（事件驱动过程链）（Event-DrivenProcessChain），是软件工程中的一种建模方法。
1）EPC是事件驱动过程链（Event-DrivenProcessChain）的缩写。
2）EPC模型通过将业务过程中的静态资源（系统、组织、数据等）组织在一起形成一个能够完成特定任务或者流程的动态模型。
3）EPC模型体现了商业业务的增值过程。
11EPC建模方法的核心
1）事件Events
事件是环境的一种特定状态，当环境改变到这种状态时，相应的流程就被触发了。
事件可以是某人为事件或者是计算机系统操作的结果；
事件的描述，通常采用一个主谓结构的词组来表示一个状态，比如：
订单到达、成本计算完成。
2）功能Functions
功能表示业务流程中的某个行为或者完成特定任务的活动。
通常，流程中的每一个活动都应该是一个增值过程；
功能可能由人或者计算机系统完成；
每一个功能都包含有输入，经过处理创造输出；
功能的描述，通常采用动宾短语来表示，比如：
输入订单、计算成本，应当避免使用模糊的单个动词来表达。
3）规则Rules（下文介绍）
12EPC-建模规则
1）每一个模型必须至少包含有一个开始事件和一个结束事件。
2）功能与事件总是交替着出现。
3）时间和功能永远只有一个输入和一个输出连接。
4）流程路径使用规则进行分离与合并。
5）功能的多事件触发也是通过规则表达。
6）决策必须是由功能作出。
7）凡是做出了某种决策的功能，后面总是紧跟着规则。
8）通过规则体现某个决策之后的各种可能路径。
9）紧跟在规则之后的事件，体现了决策的一种可能结果。
10）规则不能同时有多个输入和输出。
四E-R图
1第三范式定义
3NF，即第三范式是要求一个数据库表中不包含已在其它表中已包含的非主关键字信息。
例如，存在一个部门信息表，其中每个部门有部门编号（dept_id）、部门名称、部门简介等信息。
那么在员工信息表中列出部门编号后就不能再将部门名称、部门简介等与部门有关的信息再加入员工信息表中。
如果不存在部门信息表，则根据第三范式（3NF）也应该构建它，否则就会有大量的数据冗余。
简而言之，第三范式就是属性不依赖于其它非主属性。
满足第三范式（3NF）必须先满足第二范式（2NF）。
2三种范式的关系
2.1第一范式（1NF）
在任何一个关系数据库中，第一范式（1NF）是对关系模式的基本要求，不满足第一范式（1NF）的数据库就不是关系数据库。
所谓第一范式（1NF）是指数据库表的每一列都是不可分割的基本数据项，同一列中不能有多个值，即实体中的某个属性不能有多个值或者不能有重复的属性。
如果出现重复的属性，就可能需要定义一个新的实体，新的实体由重复的属性构成，新实体与原实体之间为一对多关系。
在第一范式（1NF）中表的每一行只包含一个实例的信息。
例如，对于图3-2中的员工信息表，不能将员工信息都放在一列中显示，也不能将其中的两列或多列在一列中显示；
员工信息表的每一行只表示一个员工的信息，一个员工的信息在表中只出现一次。
简而言之，第一范式就是无重复的列。
2.2第二范式（2NF）
第二范式（2NF）是在第一范式（1NF）的基础上建立起来的，即满足第二范式（2NF）必须先满足第一范式（1NF）。
第二范式（2NF）要求数据库表中的每个实例或行必须可以被唯一地区分。
为实现区分通常需要为表加上一个列，以存储各个实例的唯一标识。
如图3-2员工信息表中加上了员工编号（emp_id）列，因为每个员工的员工编号是唯一的，因此每个员工可以被唯一区分。
这个唯一属性列被称为主关键字或主键、主码。
第二范式（2NF）要求实体的属性完全依赖于主关键字。
所谓完全依赖是指不能存在仅依赖主关键字一部分的属性，如果存在，那么这个属性和主关键字的这一部分应该分离出来形成一个新的实体，新实体与原实体之间是一对多的关系。
简而言之，第二范式就是非主属性非部分依赖于主关键字。
2.3第三范式（3NF）
满足第三范式（3NF）必须先满足第二范式（2NF）。
简而言之，第三范式（3NF）要求一个数据库表中不包含已在其它表中已包含的非主关键字信息。
那么在图3-2的员工信息表中列出部门编号后就不能再将部门名称、部门简介等与部门有关的信息再加入员工信息表中。
满足第三范式的条件：
若关系R中存在非平凡FDA1A2A3……An->
B,且要么左边{A1A2A3……An}是超键，要么右边的B属于某个键，则认为关系R属于第三范式（3NF）.
1各个实体的E-R图
1）货物类型E-R图:
图8-1
2）库存E-R图：
图8-2
3）供应商E-R图：
图8-3
4）采购订单E-R图：
图8-4
5）收货单号E-R图：
图8-5
6）应付发票E-R图：
图8-6
7）付款E-R图：
图8-7
2总的采购系统E-R图
图8-8总的采购系统E-R图（属性略）
五采购业务流程数据库设计与分析
1数据流程分析
1.1数据流程图
通过需求分析，得出物资采购管理系统数据流程如图所示：
1.2数据字典
（根据编号对数据流程图中的各元素如数据流、数据存储、外部实体和处理逻辑进行细节描述）
（1）数据流的描述
数据流编号：
F1
数据流名称：
创建订单请求
数据流来源：
采购员
数据流去向：
创建订单
数据流组成：
用户名，密码，商品代码，商品数量，到货限期
F2
删除订单请求
删除订单
订单号
F3
查询订单请求
查询订单
F4
添加商品
用户文件
用户名，密码
F5
商品资料
供应商
商品代码，商品名称，商品单位
F6
供应商资料
供应商文件
供应商代码，供应商名称，地址
F7
物料清单
物料清单表
物料代码，物料名称，物料单位
F8
物料总单
F9
初始订单
订单文件
订单号，物料名称，物料单位，物料数量，制单日期，到货限期，单价总额，供应商，制单人
F10
删除单
删除文件
F11
查询单
订单号，物料名称，物料单位，物料数量，制单日期，到货限期，单价总额，供应商，制单人，审核人
F12
审核订单请求
财务部
审核订单
F13
待审核订单
数据流编号：
F14
已审核订单
审核人，审核结果
F15
发送订单请求
发送订单
F16
待发送订单
订单号，物料名称，物料单位，物料数量，制单日期，到货限期，单价总额，供应商，制单人审核人
F17
发送回馈
已发送信息
F18
订单
订单号，物料名称，物料单位，物料数量，制单日期，到
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