中国科学院广州地球化学研究所Word文档下载推荐.docx
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5．5．2离开课题岗位时，应将本人课题文件清理、移交后方可办理手续。
6科研课题文件的归档范围和质量要求
6．1归档范围
6．1．1科研课题文件的归档范围包括课题研究准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定验收阶段、成果申报奖励阶段、成果推广阶段所形成的有关文件（见附件2、3、4）
6．1．2根据学科特点确定的研究实验阶段形成的对科学研究有长远查考价值或作为研究结果依据的原始性课题文件均应归档。
6．1．3获得与科研课题预期目标不相符的结果，或因故中断、终止、撤销的科研课题文件均应归档。
6．1．4直接针对科研课题的管理性文件，应归入科研课题档案。
6．1．5凡承担科研课题，应在协议、合同或委托书中明确，课题结题后档案由课题承担单位保存，并向课题下达单位提供课题成果性文件（原件或与原件相同的副本）以及相关的档案目录。
课题下达单位如需查阅有关课题的文件时，课题承担单位应予提供方便。
6．1．6两个或两个以上单位协作的科研课题，由课题主持单位保存整套档案；
协作单位除保存与自已所承担任务有关的原件外，应将复印件送交主持单位保存。
如确系涉及协作单位的合法利益，不能提供有关复印件，应在协议、合同或委托书中明确，但协作单位应将承担任务的有关档案目录和档号提供主持单位。
主持单位对协作单位提交的档案等负有保密责任。
6．1．7与国（境）外合作研究的科研课题，应在协议、合同中明确课题文件的归档范围，并规定原件的归属。
6．1．8出国（境）参加与科研课题有关的学术活动、合作研究的人员，回国（境）后应将有关的课题文件整理归档。
6．2归档文件的质量要求
6．2．1归档的科研课题文件应为原件，不得擅自修改，剪贴或事后补制。
6．2．2外文文件和相应的中文翻译应归档。
未翻译的外文文件，应译出中文标题，并附简短的内容提要。
6．2．3根据科研实际需要，单位可统一科研用纸（研究报告、实验记录等）的规范格式，并有明确的编写质量要求。
6．2．4科研课题文件的内容必须真实、准确、不得随意更改、变造。
6．2．5科研课题文件应标题简明、字迹工整、数据清楚、图样清晰、签字盖章手续和形成时间完备。
6．2．6科研课题文件应采用耐久性强的书写材料，不得使用易褪色的书写材料（红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等），不得使用热敏纸。
6．2．7复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像和清晰及牢固程度应符合长久保存的要求。
6．2．8录音、录像文件应保证载体的有效性，电子文件应使用不可擦写的电子介质存储。
6科研课题文件的形成积累、整理和鉴定
7．1形成积累
7．1．1科研课题档案应包括管理性文件和科研性文件，分别由科研管理部门和课题组形成、积累。
7．1．2科研课题文件的形成、积累应从课题的预研、开题、研究过程到结题，随时收集、整理。
7．2整理立卷
7．2．1立卷原则：
应遵循科研课题文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
7．2．2根据科研课题文件的内容、价值、数量、密级和载体形式等实际情况，课题组将课题文件进行系统整理，组成一个或若干案卷。
7．2．2．1科研课题的文件较多，可组成多卷（即一题多卷）。
将最能反映课题概况的开题立项文件、论文、专著、验收或鉴定文件、成果申报与获奖文件、科研经费与决算文件等重要文件，整理组成综合卷，排放在课题全部案卷之首。
其余文件按科研工作阶段或重要程度等依次系统组卷。
7．2．2．2科研课题的文件较少，可组成一卷（即一题一卷），直接按科研工作阶段或重要程度等顺序整理组卷。
7．2．2．3长期、连续性的常规性观测实验等原始记录、整理记录及综合分析报告等按时间顺序组卷。
7．2．3分类编号
7．2．3．1按《中国档案分类法科学研究档案分类表》对科研课题档案进行分类标引，给出分类号（国家分类号）。
7．2．3．2编制案卷的档号。
档号由本单位分类号和案卷顺序号组成。
本单位分类号依照本单位科研档案分类表编写，案卷顺序号为本分类中的课题序号加案卷卷号。
7．2．4卷内文件排列
7．2．4．1按重要程度或科研工作阶段排列。
7．2．4．2案卷内密不可分的科研课题文件按以下要求排列：
同一事项的请示的批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、附件在后，译文在前、原文在后的顺序排列。
7．2．5拆除案卷内的金属物、对破损的文件进行修补。
7．2．6案卷内的文件采用卷夹或卷盒两种方式保管，可以整卷文件用卷夹装订（即装订卷），也可以每份文件用线装订用卷盒保管（即不装订卷）。
7．2．7案卷内文件幅面一般采用A4型（297mmⅹ210mm）纸。
大于A4型纸的要折叠为统一幅面，图样折叠后标题露在右下角。
小于A4型可不做处理。
7．2．8声像制品的保管按《中国科学院声像档案建档规范》办理。
7．2．9装订卷的全部文件顺序编页号。
无论单面或双面书写、印刷的文件，每页均作为一页，每卷页号均从均从一开始，页号位置在非装订线一侧的上角。
不装订卷，应在每份文件的右上角盖上有档号、件号的档号章，顺序填写。
7．2．10填写卷内目录（式样见附录图附件5）
7．2．10．1序号（即件号）：
以一份文件为单位，按在卷内的排列顺序依次填写，不同案卷应分别从1起编写序号。
7．2．10．2文件题名：
填写文件标题的全称。
如无标题可依据文件的内容自拟确切题名。
外文文件应有翻译的相应中文题名。
7．2．10．3责任者（执笔人）：
填写文件的形成单位或主要责任者。
7．2．10．4责任日期：
填写形成文件的详细日期、时间。
7．2．10．5页号或页数：
装订卷，填写页号，指每份文件首尾页上标注的顺序页号。
不装订卷，填写页数，指每份文件的总页数。
7．2．11填写卷内备考表（式样见附图6）。
7．2．11．1立卷说明：
记载案卷内文件的质量、立卷及其他需要说明的情况。
7．2．11．2立卷人：
具体立卷人签名。
7．2．11．3审查人：
案卷审核人员签名。
7．2．11．4归档后补充说明：
指归档后案卷保管期限和密级的调整以及卷内文件进行补充、移出、销毁等情况的注明。
7．2．11．5填写人：
由课题组人员签名。
7．2．11．6审核人：
综合档案室人员签名。
7．2．12已装订的成套图样或印刷成册的科研文件，自成一卷的，原目录可代替卷内目录；
与其他科研文件组成一卷的，应排列在卷内文件最后，作为一份文件填写卷内目录，不重新编写页号，但应在卷内目录的备注中注明总页数。
7．2．13草拟案卷封面各栏目（草拟用纸式样见附件7），经综合档案室审核后，用毛笔或钢笔工整填写案卷封面。
7．2．13．1单位名称：
即立卷单位名称，必须填写全称。
7．2．13．2案卷题名：
即案卷标题，是根据卷内文件的内容拟定的综合性名称，一般包括项目名称、课题名称和本卷名称。
7．2．13．3立卷部门：
填写负责科研课题文件的立卷归档部门，如×
×
课题组等。
7．2．13．4项目负责人、课题负责人：
如无项目，可不填项目负责人。
7．2．13．5起止目期：
填写案卷内最早和最晚形成文件的年月。
7．2．13．6保管期限：
填写组卷时确定的保管期限（永久、长期或短期）。
7．2．13．7密级：
填写划定卷内文件的最高密级。
7．2．13．8归档日期：
填写科研课题档案正式向综合档案室归档的日期。
7．2．13．9归档序号：
填写立卷归档部门（课题组等）自行编制的案卷流水号。
7．2．13．10分类号、档号：
由综合档案室填写。
7．2．13．11档案馆号：
由中国科学院档案馆填写。
7．2．14本课题所有案卷按重要程度结合科研工作阶段等进行系统排列，固定案卷先后顺序位置。
7．2．15课题组长填写科研课题档案归档说明书（式样见附件8），重大课题需送单位主管领导审查。
科研课题档案归档说明书作为每个课题档案第一个案卷和第一份文件，登入卷内目录。
7．3归档前鉴定
7．3．1对科研课题档案进行整体价值鉴定。
以整套课题档案为单元，按照课题任务来源、学术价值、科研水平、获奖及效益情况分为重大、重要、一般三级。
7．3．1．1重大级科研课题档案
国家和国家科技主管部门、中国科学院下达的重大科研项目以及重要的国际科技合作项目的档案；
获得国家级各类科技成果奖或院、部、省（自治区、直辖市）级一等科技成果奖的档案；
对自然现象的系统、长期观测和资源、环境等调查考查中积累的无法重复的重要原始性档案资料；
其他有重大学术价值和历史意义的课题档案。
7．3．1．2重要级科研课题档案
国家各部门（国家科技主管部门除外）和省（自治区、直辖市）下达的科研项目以及一般的国际科技合作项目的档案；
获得院、部、省（自治区、直辖市）级二等以下（含二级等）科技成果奖的档案；
属国家、国家科技主管部门、中国科学院下达的重大科研项目，因故中断或终止，但在较长时期内具有较高查考应用及科学价值的档案；
其它有重要学术价值和历史意义的课题档案。
7．3．1．3一般级科研课题档案
重大、重要级以外的一般性科研项目或未取得成果的档案。
7．3．2参照附录2、3、4确定案卷的保管期限。
保管期限分为永久、长期（16-50年）、短期（15年以下）。
重大课题档案为永久或长期，重要课题档案为永久、长期或短期，一般课题档案为长期或短期。
同一案卷内有不同保管期限的文件，应以最高期限为本卷保管期限。
7．3．3划分案卷的保密等级。
密级分为绝密、机密、秘密三种。
同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。
8科研课题档案的验收和归档
8．1验收
8．1．1在科研课题任务结束、进行验收或鉴定前，综合档案室根据科研管理部门下达的科研课题档案预验收通知单，进行预验收。
未经综合档案室进行档案预验收或档案验收不合格的科研课题，科研管理部门不能组织课题的验收或鉴定。
8．1．2科研课题在通过验收或鉴定后，均应在二个月内立卷归档。
中断、终止或撤销的课题，必须在课题中断、终止或撤消后一个月内立卷归档。
综合档案室对案卷进行检查验收，并在科研课题档案归档说明书上签署意见。
8．2归档
8．2．1归档时间
8．2．1．1研究周期长的科研课题按阶段归档。
其中研究实验阶段形成的原始性数据记录等文件，确属使用频繁，经整理立卷、编制目录后，暂由课题组指定专人妥善保管，同时报综合档案室备案，待课题完成后集中归档。
8．2．1．2研究周期短的科研课题在任务结束后，一次性归档。
8．2．1．3科研课题档案案卷均在课题验收、鉴定或结题后三个月内归档完毕。
8．2．2归档手续
课题组填写科研课题档案材料移交目录（式样见附件9）一式两份，连同案卷经综合档案室清点无误后，交接双方在移交目录上签字，并各执一份。
综合档案室接收档案后，填写科研课题档案案卷目录。
9科研课题档案的补充和借阅
9．1补充
9．1．1科研课题档案归档后，在成果申报奖劢、推广应用等阶段形成的新文件，应及时送交综合档案室补充归档，并对课题档案的案卷保管期限及密级进行必要的调整。
9．1．2综合档案室对补充归档的科研课题文件整理编目，并在卷内备案表中注明补充情况。
9．2借阅
9．2．1科研课题档案一般只允许从事本课题任务的人员借阅。
9．2．2非本课题人员因工作需要借阅有关档案，需经本课题组长、科研管理部门同意后在档案阅览室阅览。
9．2．3外单位人员查阅档案，需持有单位盖章、写明借阅内容和理由的介绍信，经课题组长同意，科研管理部门或单位主管领导批准方可查阅，但不得借出和抄录复制。
9．2．4涉及科技机密及知识产权等科研课题档案除课题组相关人员外严禁外借。
附件1
中国科学院广州地球化学研究所
科研课题文件积累袋
室组名称：
工作者姓名：
科研课题
名称
编号
负责人
序
号
文件名称
责任者
（执笔人）
页
数
本袋文件
起止日期
自年月
至年月
密
级
备注
序号
文件内容
保管期限
A1研究准备阶段
A1.1
文献调研、综述报告
长期
A1.2
实验、调查、考察方案等
A1.3
开题报告与论证文件
永久
A1.4
科研课题申请书及批件
A1.5
任务书、协议书、科研合同、会议记要和重要往来函件
A1.6
科研课题研究计划
A2研究实验阶段
A2.1
实验任务书、实验大纲
A2.2
实验、探测、测试、观测、观察、野外调查、考察等原始记录、整理记录和综合分析报告
A2.3
计算文件、数据处理文件
A2.4
设计文件和图纸
A2.5
照片、底片、幻灯片、录音带、影片拷贝、光盘、磁盘等声像、电子文件
永久或长期
A2.6
样品、标本等实物的目录
A2.7
科研课题研究计划执行情况、计划调整、中断、终止或撤销文件
A2.8
阶段研究工作小结
短期
A3总结鉴定验收阶段
A3.1
研究报告
A3.2
论文、专著
A3.3
科研课题经费决算文件
A3.4
科技成果验收、鉴定、评审文件
A3.5
鉴定证书或视同鉴定证书的文件
A3.6
课题工作总结
A4成果申报奖励阶段
A4.1
科技成果登记表
A4.2
科技成果申报表及附件
A4.3
科技成果奖励申报表和审批文件
A4.4
获奖凭证（奖章、奖状、证书）的原件或影印件
A5成果推广应用阶段
A5.1
成果被引用情况材料
A5.2
国内外学术交流评价意见
A5.3
国内外同行评议意见
A5.4
成果宣传媒体报道文件
长期或短期
附录2
基础研究课题文件归档范围及保管期限参考表
附件3
B1研究准备阶段
B1.1
文献调研、考察报告、综述报告
B1.2
应用前景调研报告
B1.3
设计、实验、调查、考察方案等
长期
B1.4
B1.5
B1.6
B1.7
B2研究实验阶段
B2.1
B2.2
B2.3
B2.4
B2.5
B2.6
B2.7
B2.8
B3总结鉴定验收阶段
B3.1
研究报告、研制报告
B3.2
B3.3
工艺技术报告
B3.4
B3.5
科技成果验收、鉴定、评审文件、鉴定会文件
B3.6
B3.7
经济效益和社会效益证明文件
B3.8
B4成果申报奖励阶段
B4.1
B4.2
B4.3
B4.4
B4.5
专利受理文件和专利证书的原件或影印件
B5成果推广应用阶段
B5.1
市场调查、分析报告
B5.2
开发和推广应用方案
B5.3
扩大试生产技术文件
B5.4
技术转让合同、协议书
B5.5
国内外学术交流、同行评议及使用意见信息
B5.6
应用研究课题文件归档范围及保管期限参考表
附件4
发展研究课题文件归档范围及保管期限参考表
C1研究准备阶段
C1.1
C1.2
市场预测及应用前景分析报告
C1.3
开发工作方案
C1.4
C1.5
委托书、协议书、科研合同、会议记要和重要往来函件
C1.6
开发工作计划
C2研究实验阶段
C2.1
C2.2
实验、测试、调查、考察等原始记录、整理记录和综合分析报告
C2.3
C2.4
C2.5
C2.6
样品、标本、样机等实物的目录
C2.7
开发工作等计划执行情况、计划调整、中断、终止或撤销文件
C2.8
C3总结鉴定验收阶段
C3.1
C3.2
C3.3
C3.4
科研投资情况经费决算文件
C3.5
鉴定会文件
C3.6
C3.7
C3.8
开发工作总结
C4成果申报奖励阶段
C4.1
C4.2
C4.3
C4.4
C4.5
C5成果推广应用阶段
C5.1
C5.2
C5.3
扩大生产的设计文件和工艺技术文件
C5.4
产品定型鉴定文件（产品说明书、产品质量检验证及产品合格证、装箱单）
C5.5
C5.6
科技成果展览会、产品展销会资料、成果宣传媒体报道文件
附件5
档号
卷内目录
共1页第1页
序
号
文件题名
文件
编号
责任者
制成日期
页号或
页数
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
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11
12
13
14
15
16
17
升级会员 